Peranan Administrasi Perkantoran Pada PT. Alam Laut Sejahtera Belawan

TUGAS AKHIR

PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA PT. ALAM LAUT SEJAHTERA BELAWAN

Oleh :

ERLINDA KRISTINA SIAGIAN 062103034

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : Erlinda Kristina Siagian

NIM : 062103034

PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN

JUDUL : Peranan Administrasi Perkantoran Pada PT. Alam Laut Sejahtera

Tanggal : ……… Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

( DR. Endang Sulistya Rini, SE MSi ) NIP. 132 010 480

Tanggal : ……… D E K A N

( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec ) NIP. 131 285 985

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

N A M A : Erlinda Kristina Siagian N I M : 062103034

PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN

JUDUL : Peranan Administrasi Perkantoran Pada PT. Alam Laut Sejahtera Belawan.

Medan,……… Menyetujui Pembimbing

( DR. Endang Sulistya Rini, SE, MSi ) NIP. 132 010 480

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur hanyalah pada Tuhan Yesus Kristus atas segala berkat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan paper ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) pada program Diploma III Departmen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyajikan paper yang berjudul “Peranan Administrasi Perkantoran pada PT. Alam Laut Sejahtera” ingin memberikan informasi mengenai pentingnya Peran Administrasi Perkantoran. Didalam penyelesaian paper ini penulis menyadari bahwa masih ada kekurangan dalam penyajian baik dari isi maupun pemaparannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak untuk penyempurnaan paper ini.

Selama dalam masa perkuliahan hingga penyelesaian paper ini, penulis telah banyak menerima bantuan baik moril dan materil dari berbagai pihak. Teristimewa penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada orang tua tercinta ayahanda P. Siagian dan Ibunda R. Hombing yang membesarkan, mendidik, dan membiayai penulis sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan. Serta abangku Hulman dan adik-adikku Hendra dan Andre dan juga seluruh keluarga besarku yang telah memberi dukungan dan motivasi bagi penulis.

Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu DR. Endang Sulistya Rini, SE., MSi selaku ketua Program Studi D III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE., MBA selaku sekretaris Program Studi D III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Khususnya Dosen Program Studi D III Kesekretariatan yang telah mendidik dan memberikan ilmu yang bermanfaat bagi penulis. Semoga Tuhan Membalas jasa Bapak dan Ibu.

5. Seluruh Staff Pegawai dan Administrasi Fakultas Ekonomi yang telah banyak membantu penulis dibangku perkuliahan.

6. Bapak P. Simanjuntak selaku Direktur PT. Alam Laut Sejahtera

7. Seluruh Staff dan Pegawai PT. Alam Laut Sejahtera yang telah membantu memberikan data-data dan informasi yang penulis butuhkan.

8. Terima kasih buat kak Kezia, kak Meri, Bang Manik yang telah membimbingku dan memberikan semangat.

9. Terima kasih buat teman-teman dekatku Martha, Lasria, Dwi dan Yuni yang telah mendukung dan menemani penulis selama ini.

10. Terima kasih buat kakak kelompok kecilku kak Prisne dan teman kelompok ku Murni dan Erni.

11. Terima kasih buat sahabat baikku Fitri, Dian, dan Jumaida yang selalu menjadi teman baikku baik suka maupun duka.

12. Terima kasih untuk teman-teman magangku Andri, Mimi, Umi, Leli, Sanah, Risha, Fitri yang telah menjadi teman magang yang baik bagiku. 13. Terima kasih buat semua teman-temanku stambuk 2006 Kesekretariatan

semoga kita lulus semua ya !

Semoga Tuhan Yang Maha Pengasih membalas kebaikan dan bantuan yang telah diberikan kepada penulis. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan pengetahuan dan kemampuan. Untuk itu penulis mohon maaf dan terbuka untuk kritik yang bersifat membangun dan memperbaiki kekurangan isi tugas akhir ini. Akhirnya harapan penulis semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Medan, Mei 2009

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Permasalahan ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Penulisan & sistematika penulisan ... 4

a. Jadwal penulisan ... 4

b. Sistematika penulisan ... 5

BAB II PROFIL PERUSAHAAN... 7

A. Sejarah ringkas ... 7

B. Struktur Organisasi dan personalia ... 8

C. Job Description ... 11

D. Kegiatan Usaha ... 19

E. Kinerja Usaha ... 22

F. Rencana Kegiatan ... 24

BAB III PEMBAHASAN... 25

A. Kegiatan Administrasi Perkantoran ... 26

B. Kearsipan ... 31

C. Prosedur Surat Masuk/Keluar... 32

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 34

A. Kesimpulan ... 34

B. Saran... 35

DAFTAR PUSTAKA ... 36

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman 1. Surat izin riset ke PT. Alam Laut Sejahtera Belawan ... 37 2. Surat balasan permohonan riset dari PT. Alam Laut Sejahtera Belawan .... 38

B A B I

P E N D A H U L U A N

A. Latar Belakang Masalah

Perusahaan merupakan pusat kegiatan dalam suatu organisasi. Dengan demikian seluruh informasi dan instruksi yang dijadikan pedoman kerja bagi setiap pegawai yang berada di Perusahaan. Organisasi dalam pencapaian tujuan adakalanya jauh dari yang diharapkan, tapi adakalanya diakhiri dengan hasil yang optimal. Hal ini tergantung dari administrasi yang dijalankan oleh tiap-tiap kantor. Agar tujuan dari suatu perusahaan dapat tercapai, maka setiap perusahaan harus mempunyai sistem dan prosedur yang baik dalam mengelola dan mengawasi semua kegiatan yang ada diperusahaan tersebut. Hal ini dapat dipenuhi dengan pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi canggih secara optimal serta administrasi yang dijalankan oleh setiap perusahaan tersebut.

Administrasi kantor yang baik tentunya akan dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat serta dapat melancarkan aktivitas perusahaan dan sistem administrasi kantor yang baik akan memudahkan pelaksanaan pekerjaan pokok dalam mencapai tujuan perusahaan tersebut. Tanpa dukungan administrasi yang baik aktivitas suatu kantor akan terganggu. Sebaliknya administrasi kantor yang kurang baik dan kurang mendapat perhatian akan mengganggu aktivitas perusahaan, baik itu kegiatan yang dilakukan di dalam kantor maupun kegiatan yang dilakukan diluar kantor. Maka jika hal ini terjadi akan mengakibatkan kerugian pada organisasi tersebut.

Guna menjamin pencapaian tujuan secara efektif dan efisien perlu diperhatikan bagaimana peranan administrasi kantor. Kantor dari segi administrasi tersebut baik sarana maupun prasarana atau keseluruhan fasilitas yang bersangkutan dengan administrasi kantor. Keberhasilan dari suatu kantor tercermin dari keberhasilan dari kegiatan administrasi yang baik yang akan berpengaruh dalam memenuhi segala kebutuhan organisasi para karyawannya. Administrasi kantor yang direncanakan dengan cermat sesuai dengan kebutuhannya, haruslah disusun dengan baik sehingga berjalan dengan lancar dan senantiasa disempurnakan, sehingga mempunyai nilai yang penting bagi perusahaan.

Seperti yang diketahui tingkat pertumbuhan dan cara berpikir manusia semakin lama semakin berkembang, sehingga administrasi juga harus ikut maju seiring dengan perkembangan itu. Dibarengi dengan semakin pesatnya perkembangan ilmu dan teknologi manusia sebagai komponen yang terpenting dalam suatu organisasi dituntut untuk lebih berprestasi. Hal ini dapat dipenuhi dengan pemanfaatan ilmu dan teknologi tersebut secara optimal. Dari penjelasan terdahulu dapat diketahui bahwa masalah administrasi merupakan masalah penting dan utama dalam organisasi, dimana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik.

Administrasi kantor memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh yang sudah dilakukan maupun yang sudah berhasil dilakukan. Selain itu, administrasi juga memegang peranan dalam melancarkan kehidupan dan pengembangan organisasi secara

keseluruhan. Jadi tanpa dukungan yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu.

B. Permasalahan

Masalah dapat diartikan sebagai adanya kesenjangan antara harapan dengan kenyataan. Setiap perusahaan mempunyai masalah, masalah yang dihadapi oleh setiap perusahaan itu berbeda-beda satu sama lainnya. Oleh karena itu setiap masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan memerlukan suatu pemecahan yang serius. Agar tidak menghambat kelancaran kegiatan yang dilakukan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan.

Untuk mencegah timbulnya masalah, maka penulis terlebih dahulu menentukan permasalahan agar pemecahannya terarah dan berhasil. Adapun permasalahan tersebut adalah “Bagaimana peranan administrasi pada PT. Alam Laut Sejahtera Belawan”.

C. Tujuan Penelitian

Adapun Tujuan dari Penelitian ini adalah :

Untuk mengetahui peranan administrasi perkantoran pada PT. Alam Laut Sejahtera Belawan.

D. Manfaat Penelitian

Adapun Manfaat dari Penelitian ini adalah : 1. Bagi Perusahaan

Hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan bagi perusahaan yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran kegiatan dalam bidang administrasi. Khususnya mengenai peranan administrasi perkantoran pada PT. Alam Laut Sejahtera.

2. Bagi Penulis

Menambah wawasan dan pengetahuan dalam bidang administrasi. Sehingga penulis dapat membandingkan teori-teori yang diterima penulis selama perkuliahan dengan peranan administrasi perkantoran yang diterapkan pada PT. Alam Laut Sejahtera Belawan.

3. Bagi Pembaca

Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik dalam objek penelitian yang sama.

E. Jadwal Penulisan dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal Penulisan

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan, dimana hal ini diperlukan agar penulis dapat membagi waktu dengan teratur, supaya penulisan tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir

Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III Persiapan

Pengumpulan data Penulisan laporan

Adapun jadwal survei yang dilakukan oleh penulis dilakukan pada tanggal 28 April, 2 Mei, dan 8 Mei pada PT. Alam Laut Sejahtera. Dimana survei tersebut bertujuan memperoleh data-data mengenai administrasi yang dilakukan di kantor bagian administrasi PT. Alam Laut Sejahtera Belawan. Hal ini diperlukan penulis dalam menyelesaikan tugas akhir.

2. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dari tugas akhir ini adalah: BAB I : Pendahuluan

Pada Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, jadwal penelitian dilakukan, dan sistematika penulisan.

BAB II : Profil Perusahaan/Instansi

Profil perusahaan dalam Bab ini terdiri dari sejarah ringkas perusahaan, jenis usaha, struktur organisasi, uraian tugas, kinerja terkini, serta rencana kegiatan.

BAB III : Pembahasan

Dalam pembahasan ini akan membahas tentang Administrasi Perkantoran, kegiatan administrasi, kearsipan, Prosedur surat masuk/keluar

BAB IV : Penutup

Isi dari penutup ini terdiri dari kesimpulan bahwa PT. Alam Laut Sejahtera adalah salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang penyediaan fasilitas, pemasaran, dan perawatan kapal perikanan. saran mengenai kemampuan untuk mengelola dan mengatur administrasi kantor agar lebih ditingkatkan lagi.

B A B I I

P R O F I L P E R U S A H A A N

A. Sejarah Ringkas Perusahaan

PT. Alam Laut Sejahtera didirikan atas keinginan beberapa pengusaha dengan jumlah dana yang disepakati. PT.Alam Laut Sejahtera berdiri pada tahun 1999 dengan izin UU No.1 Tahun 1995 tentang perseroan terbatas (lembaran Negara tahun 1995 No.13. Tambahan lembaran Negara No.3587). Keputusan Menteri Kehakiman RI No.M.01-PR.08.01 Tahun 1996 tentang tata cara pengajuan permohonan dan pengesahan akta pendirian perseroan terbatas, yang akan didirikan selam 75 tahun sesuai dengan aturan yang ditetapkan.

Sertifikat untuk mendirikan PT. Alam Laut Sejahtera adalah sebagai berikut:

1. Surat Perjanjian Sewa Pemakaian Tanah

Surat perjanjian sewa pemakaian tanah dikeluarkan oleh Perum perikanan samudera Belawan di bawah naungan Departmen kelautan dan perikanan Sumatera Utara.

2. Izin Mendirikan Bangunan

Izin mendirikan bangunan dikeluarkan oleh pemerintah daerah tingkat Sumatera UtaraSurat Izin Usaha Perikanan (SIUP)

4. Surat izin Sewa Permukaan Laut

Surat perjanjian sewa permukaan laut dikeluarkan oleh PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia. Surat tersebut merupakan kontrak atas pemakaian permukaan laut untuk mendirikan fasilitas tangkahan.

5. Hiner Ordonansi (HO)

Hiner ordonanasi merupakan surat izin gangguan lingkungan. Surat izin tersebut pada tahun 1997 menjadi surat izin tempat usaha (SITU) HO dikeluarkan pengganti surat izin pemerintah Tk II, yakni Wali kota Medan. Hiner ordonansi akan ditinjau setiap lima tahun atau ada perubahan tempat usaha. 1

Letak berdirinya PT. Alam Laut Sejahtera berada dalam kawasan pelabuhan perikanan samudera Belawan Jl. Gabion Belawan Kotamadya Medan Provinsi Sumatera Utara, dengan luas areal lahan ±2500m. Letak posisi tangkahan ini sangatlah strategis dan menguntungkan, karena berada dekat pusat kota Sumatera Utara dan berada didaerah segitiga pertumbuhan (Thailand, Malaysia, dan Indonesia), perairan selat Malaka dan laut Cina Selatan yang memiliki sumber daya perikanan yang belum dimanfaatkan secara optimal.

B. Struktur Organisasi

Dalam memelihara dan pendayagunaan asset kekayaan perusahaan dan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan, salah satunya adalah dilakukan sistem manajemen yang membuat struktur organisasi. Struktur organisasi yang digunakan dapat dilihat pada gambar 1.

Gambar 1. Struktur Organisasi Sumber: PT Alam Laut Sejahtera

Keterangan :

Ka. Sub Bag : Kepala Sub Bagian Ka. Subsie : Kepala Sub Seksi Ka. Subsie Bag Rt : Rumah Tangga

Ka. Subsie BAP : Bahan Alat Perikanan

Ka. Subsie Perlengkapan Ikan Ka. Subsie Teknik Ka. Subsie Penjualan BAP& Jasa Ka. Subsie Handling Mutu & Kebersihan Ka. Subsie Grading & Penimbangan Ikan Ka. Subsie Negoisasi Penjualan Ikan

Kepala Seksi Pemasaran Kepala Seksi

Presiden Direktur

Direktur

Wakil Direktur

Kepala Bagian Administrasi

Ka. Sub Bag Rt Perlengkapan Ka. Sub Bag

Personalia Kasir

Ka. Sub Bag Akunting

Struktur organisasi merupakan hubungan formal dan informal antar anggota suatu organisasi. struktur organisasi merinci tentang pembagian aktifitas kerja dan hubungan antara aktifitas satu dengan yang lainnya. Dalam rangka untuk memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang, sehingga tugas yang diberikan oleh atasan dapat dikerjaakan secara efisien, sistematik, dan terkoordinir. Struktur organisasi yang ada pada perusahaan adalah merupakan penyusunan kegiatan struktur organisasi yang akan terus berkembang sesuai dengan perkembangan kegiatan serta tujuan perusahaan.

PT.Alam Laut Sejahtera merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penyediaan fasilitas, pemasaran dan perawatan kapal perikanan.yang memiliki struktur organisasi garis dan staf. Struktur ini hampir sama dengan struktur garis, dengan satu dimensi tambahan berupa aktifitas struktur garis dengan memfasilitasi pencapaian tujuan utama organisasi. Adapun karakteristik wewenang langsung maupun aktifitas yang secara langsung berhubungan dengan pencapaian tujuan utama perusahaan.

PT. Alam Laut Sejahtera Belawan sejak perusahaan ini mulai berdiri sampai dengan sekarang telah beberapa kali mengalami perubahan hal ini bertujuan agar sesuai dengan tuntutan dan perkembangan dari kegiatan-kegiatan yang semakin banyak dan kompleks.

Dari hasil penelitian dilapangan, maka yang menjadi kekurangan struktur organisasi garis dan staff ini adalah konflik antar karyawan yang sering menjadi masalah karena adanya perbedaan pendapat yang terjadi antar karyawan. Jadi pada posisi ini peran manajer sangatlah diperlukan dalam rangka pencapaian

tujuan utama perusahaan. Manfaat lainnya adalah fleksibilitas dari personel staf yang memudahkan mereka untuk melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaan baru mereka dengan jumlah waktu yang seminim mungkin. Sehingga kegiatan dapat berjalan dengan efisien dan efektif.

C. Job Description

1. Nama Jabatan : Direktur

Bertanggung jawab kepada: Presiden Komisaris Membawahi : 1.Wakil Direktur

: 2.Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan : 3.Kepala Sistem Pemasaran.

Uraian Tugas :

a. Mengelola dan mengoperasikan kekayaan / asset perusahaan sesuai dengan kebijakan yang telah digariskan oleh presiden komisaris

b. Merumuskan kebijakan operasional perusahaan berdasarkan kebijakan umum yang telah digariskan oleh presiden komisaris

c. Mengarahkan, membina dan mengendalikan seluruh sumberdaya manusia dan perangkat organisasi dalam upaya tercapainya pelayanan umum yang efisien.

d. Melaksanakan koordinasi sebaik-baiknya dengan instalansi pemerintahan dan swasta terkait.

2. Nama Jabatan : Wakil Direktur Bertanggung jawab kepada : Direktur Uraian tugas :

a. Membantu direktur dalam membina hubungan yang harmonis dengan instalansi pemerintah, aparat keamanan, lembaga/organisasi kemasyarakatan dan lingkungan.

b. Mengatur dan memimpin terselenggaranya keamanan dan ketertiban didalam areal usaha.

c. Membantu direktur dalam pembinaan disiplin pegawai.

d. Memimpin mobilisasi pegawai dalam pelaksanaan kegiatan umum yang menyangkut kebersihan, kerapian areal dan perawatan / perbaikan instalansi usaha.

e. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya dan diatas perintah atasan.

3. Nama Jabatan : Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan Bertanggung jawab kepada : Direktur

Membawahi : Kepala Sub Bagian Akunting : Kepala Sub Bagian Personalia Uraian tugas:

a. Mengkordinasi dan mengendalikan pelaksanaan verifikasi data / lainnya menyangkut keuangan dan anggaran.laporan operasional dari bidang.

b. Mengkoordinasi pelaksanaan program kepegawaian, mengembangkan mutu dan keterampilan pegawai sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan.

4. Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Akunting

Bertanggung jawab kepada : Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan Uraian tugas :

a. Melaksanakan pencatatan / pembukuan secara lengkap atas segala transaksi yang mempengaruhi harta dan kewajiban perusahaan secara sistematis dan sesuai dengan manual akuntansi yang telah ditetapkan.

b. Memeriksa kelengkapan dan sahnya pembuatan bukti penerimaan dan pengeluaran kas berikut lampiranya.

5. Nama Jabatan : Kasir

Bertanggung jawab kepada : Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan Uraian tugas :

a. Melaksanakan penerimaan, penyimpangan dan pengeluaran yang sesuai dengan ketentuan dan kebijakan yang telah digariskan.

b. Menyetor seluruh hasil tagihan secara lengkap kepada bank dan perusahaan sesuai dengan ketentuan, mengatur dan menyimpan penyediaan kas untuk keperluan kegiatan sehari-hari.

6. Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Personalia

Bertanggung jawab kepada : Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan Uraian tugas :

a. Menyelenggarakan administrasi kepegawaian, menghimpun dan menyimpan data pegawai

b. Memonitor kehadiran pegawai dengan membuat daftar hadir, kegiatan dinas luar

c. Menyiapkan bahan berupa data dan konduite pegawai dalam rangka pengusulan pengangkatan, mutasi dan pemberhentian pegawai.

d. Menghitung, menyusun dan memeriksa kebenaran atas daftar gaji / upah lembur dan pembayaran jenis lainnya untuk disetujui atasan.

7. Nama Jabatan : Kepala SubBag Rumah tangga & Perlengkapan Bertanggung jawab kepada : Kepala Bagian Administrasi & Keuangan Uraian tugas:

a. Mengatur dan mengawasi penggunaan peralatan kerja, melaksanakan pemeliharaan dan perawatan secara rutin dan berkesinambungan.

b. Mengatur dan mengendalikan penggunaan kendaraan operasional untuk kepentingan perusahaan, menyusun program pemeliharaan / perawatan kendaraan secara berkesinambungan agar kondisi selalu siap dipakai.

c. Melaksanakan tugas sehubungan dengan keperluan tamu-tamu dan mengatur akomodasi serta konsumsi jika diperlukan.

d. Menyiapkan keperluan rapat-rapat atau acara lainnya yang diperlukan bagi kepentingan perusahaan.

8. Nama Jabatan : Kepala Seksi Produksi Bertanggung jawab kepada : Direktur

Membawahi : Kepala Subsie Penangkapan Ikan Kepala Sub Teknik

Uraian tugas :

a. Mengkoordinasikan penyusunan rencana operasional dan program pemeliharaan / perawatan, pembangunan / investasi sarana dan prasarana yang berada di perusahaan.

b. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan operasional dan perawatan kapal agar senantiasa siap pakai dan berjalan lancar.

c. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan perbaikan dan perawatan sarana dan prasarana agar tetap optimal dalam mendukung kegiatan operasional usaha

d. Memonitor, mengevaluasi dan mengusulkan penyempurnaan mekanisme dan prosedur operasional kapal dan perawatan sarana dan prasarana sehingga dapat berjalan lancar dan efisien.

9. Nama Jabatan : Kepala Subsie Penangkapan Ikan Bertanggung jawab kepada : Kepala Seksi Produksi

Uraian tugas :

a. Membuat jadwal keberangkatan kapal penangkapan ikan.

b. Melaksanakan perbaikan dan perawatan kapal yang memenuhi persyaratan teknik.

c. Menyiapkan pembekalan bahan dan alat perikanan (BAP) untuk kapal yang akan dioperasionalkan.

d. Mempersiapkan nahkoda dan anak buah kapal (ABK) yang memenuhi syarat.

10.Nama Jabatan : Kepala Subsi Teknik Bertanggung jawab kepada : Kepala Seksi Produksi Uraian tugas :

a. Mengatur penempatan kapal-kapal di dermaga dan melakukan perbaikan dan pemeliharaan instalansi.

b. Melaksanakan perbaikan dan perawatan jalan dan areal.

c. Menyiapkan pemakaian dan perawatan instalansi listrik, air dan komunikasi yang efektif dan efisien

d. Perintah atasan

11.Nama Jabatan : Kepala Seksi Pemasaran Bertanggung jawab kepada : Direktur

Uraian tugas :

a. Mengkoordinasikan penyusunan rencana dan pelaksanaan pemasaran ikan, BAP dan jasa.

b. Mengkoordinasi dan mengendalikan unit kerja secara baik sehingga unit-unit pada jajaran seksi berada pada kondisi siap kerja dan kompak.

c. Mengkoordinasi dan pencatatan secara otentik atas volume dan harga ikan dan BAP yang dijual.

d. Mengkoordinasikan dan mengendalikan penyetoran hasil penjualan kas dan kredit ikan dan BAP segera setelah proses transaksi penjualan selesai

12.Nama Jabatan : Kepala Subsie Sorfasi, Garding dan Penimbangan Bertanggung jawab kepada : Kepala Seksi Pemasaran

Uraian tugas :

a. Menghunjuk, mengawasi dan memberi petugas sortasi, grading dan penimbangan dalam jumlah dan tingkat keterampilan yang tepat.

b. Membuat sistem, alat dan bahan yang cukup untuk memperlancar pelaksanaan tugas.

c. Memimpin pelaksanaan sortasi, grading dan penimbangan secara cepat dan cermat.

d. Mengawasi aliran ikan dari mulai sortasi, grading sampai pada proses penjualan.

e. Memelihara alat timbangan agar tetap baik dan akurat.

13.Nama Jabatan : Kepala Subsie Penjualan Ikan lokal dan ekspor Bertanggung jawab kepada : Kepala Sub Pemasaran

Uraian tugas :

a. Melakukan monitoring harga ikan di gabion, Medan, Malaysia serta tempat lain yang dinilai berpengaruh.

b. Menetapkan strategi penjualan ikan, penetapan kuota eksport / import penetapan tunai dan kredit bagi pembeli.

d. Mengawasi dan mengendalikan pembayaran tunai dan kredit dengan administrasi yang otentik

e. Melakukan transaksi penjualan ikan dengan administrasi yang sah dan dapat dipertanggung jawabkan.

14.Nama Jabatan : Kepala Subsie Handling, Mutu dan kebersihan Bertanggung jawab kepada : Kepala Seksi Pemasaran

Uraian tugas :

a. Menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan dalam penanganan, peningkatan dan penjagaan mutu ikan.

b. Menyiapkan peralatan yang digunakan untuk penanganan pengepakan ikan dalam keadaan baik.

c. Membersihkan peralatan gudang dan drainase serta peralatan (wadah) yang digunakan.

d. Melaksanakan tugas lain atas perintah atasan.

e. Melakukan evaluasi terhadap tingkat disiplin pegawainya dan melaporkannya kepada atasan.

f. Melaksanakan tugas lain dalam bidangnya dan atas perintah atasan. 15.Nama Jabatan : Kepala Subsie Penjualan BAP dan Jasa

Bertanggung jawab kepada : Kepala Seksi Pemasaran Uraian tugas :

a. Melaksanakan penjualan bahan dan alat perikanan serta jasa kepada konsumen secara tunai dan kredit

b. Menyusun anggaran belanja pada unit kerjanya dan melaksanakan secara efektif dan efisien.

c. Melaksanakan evaluasi atas tingkat disiplin pegawainya dan melaporkan kepada atasan.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain pada bidangnya.

e. Melaksanakan tugas-tugas lain pada bidangnya dan atas perintah atasan

D. Kegiatan Usaha

Adapun yang menjadi kegiatan usaha pada PT. Alam Laut Sejahtera adalah Gabion, Medan, dan Malaysia, Singapura. Ditempat-tempat tersebutlah PT. Alam Laut Sejahtera melakukan jaringan usaha mereka. Adapun jenis kegiatan yang dilaksanakan pada PT. Alam Laut Sejahtera adalah : Pada dasarnya PT. Alam Laut Sejahtera bergerak pada 2 bidang yaitu :

1. Bidang Perdagangan 2. Bidang Jasa

1. Bidang Perdagangan

PT. Alam Laut Sejahtera dikatakan bergerak dibidang perdagangan dikarenakan perusahaan ini memiliki beberapa kapal sendiri yang dioperasionalkan kelaut untuk menangkap ikan. Oleh karena itu perusahaan ini tidak dapat membuat target pasti akan hasil tangkapan yang akan didapat. Hal ini dikarenakan perusahaan ini tidak seperti perusahaan produksi umumnya yang dapat membuat target. Hasil tangkapan ikan dilaut yang mereka dapatkan

tergantung kepada hasil alam. Apabila cuaca baik maka kemungkinan besar hasil tangkapan yang mereka dapat akan banyak, akan tetapi apabila cuaca tidak baik maka hasil tangkapan mereka akan sangat sedikit bahkan tidak jarang kapal harus pulang karena kondisi yang tidak memungkinkan kapal untuk meneruskan perjalanan mencari ikan.

2. Bidang Jasa

PT. Alam Laut Sejahtera dikatakan bergerak dalam bidang jasa dikarenakan perusahaan ini memberikan/menyediakan bentuk pelayanan jasa kepada para mitra kerja (pengusaha/pemilik kapal), yang telah melabuhkan kapalnya diperusahaan ini lewat pembayaran fee (sewa). Dimana bentuk pelayanan yang diberikan oleh perusahaan ini dapat memberikan penghasilan bagi perusahaan. Berikut ini merupakan bentuk-bentuk jasa yang diberikan oleh

PT. Alam Laut Sejahtera agar dapat memuaskan para pengusaha/pemilik kapal yaitu berupa :

1. Pengembalian hasil penjualan ikan yang dititipkan oleh pemilik kapal yang memasukkan ikannya diperusahaan ini dengan cepat. Artinya : sisa uang setelah dipotong fee/sewa harus diberikan kepada pengusaha selambat-lambatnya 10 hari setelah kapal dibongkar (muatan kapal diturunkan lalu hasil tangkapanya dijual )

2. Memberikan rasa keamanan dan kenyamanan baik bagi pribadi pengusaha/pemilik kapal yaitu dengan cara memberikan pengawalan kepada

pengusaha yang mengambil uang. Maupun bagi kapal pengusaha yang dilabuhkan di dermaga PT. Alam Laut Sejahtera.

3. Membuat rasa kekeluargaan yang erat artinya perusahaan peduli terhadap para pengusahanya yang mengalami masalah/musibah. Misalnya,apabila kapal pengusaha tersebut mengalami masalah dengan polisi air maka, PT. Alam Laut Sejahtera ikut serta membantu untuk menyelesaikan masalah.

4. Tidak memberatkan pengusaha dengan banyaknya birokrasi, maksudnya para pengusaha tidak diberatkan dengan biaya-biaya seperti : gedung, air, telepon, dan lain-lain

5. Menyediakan tong-tong ikan yang dapat dipakai oleh mitra usaha mereka . 6. Memberikan perawatan kapal kepada kapal-kapal yang dimiliki oleh mitra

usaha.

Dari bentuk servis atau pelayanan yang ditawarkan tersebut maka diharapkan PT. Alam Laut Sejahtera dapat memperoleh pendapatan yang meningkat serta dapat menjalin kerjasama yang baik kepada pihak-pihak lain yang ingin menjadi mitra usaha dari perusahaan ini. Karena perusahaan ini sangat bergantung dari bidang jasa, dimana pada bidang inilah yang menjadi prioritas utama perusahaan yaitu bagaimana cara meningkatkan pelayanan dalam rangka meningkatkan pendapatan perusahaan. PT. Alam Laut Sejahtera Belawan merupakan salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang penyediaan fasilitas, pemasaran, dan perawatan kapal perikanan serta perdagangan ikan.

E. Kinerja Terkini

Kinerja perusahaan sangat penting untuk ditingkatkan, hal ini diperlukan guna mengetahui apakah perusahaan tersebut mempunyai kinerja yang baik atau tidak. Maka untuk itu pada bagian berikut ini akan membahas mengenai kinerja pada PT. Alam Laut Sejahtera Belawan. Setelah melihat laporan laba-rugi yang terdapat pada halaman dibawah ini maka dapat dilihat laba bersih yang dicapai perusahaan pada tahun 2008. Dimana perusahaan memperoleh laba bersih sebesar Rp 89.472.781,87, jumlah ini menunjukkan penurunan laba sebesar Rp 88.638.490,93 atau sebesar 49,76 % dari tahun 2007.

Penurunan Laba tersebut dikarenakan penurunan piutang usaha pada tahun 2008 sebesar Rp 37.515.190,00 sedangkan piutang usaha pada tahun 2007 sebesar Rp 111.929.301,00. Sehingga perusahaan mengalami penurunan laba sebesar RP 74.414.111,00, sementara pada kedua tahun tersebut piutang usaha merupakan sumber pemasukan utama pada arus kas. Untuk mengetahui lebih lanjut kinerja perusahaan pada PT. Alam Laut Sejahtera maka pada halaman dibawah ini disajikan laporan laba-rugi PT. Alam Laut Sejahtera Belawan.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan perusahaan memang sangatlah penting dilakukan oleh perusahaan, untuk meningkatkan pendapatan perusahaan yang lebih besar. Oleh sebab itu pihak perusahaan perlu mengkaji cara-cara agar hasilnya memuaskan. Sehingga dibuatlah rencana kegiatan kerja perusahaan selama satu tahun.

Adapun rencana kegiatan tersebut dimulai dari : 1. Merenovasi kantor PT. Alam Laut Sejahtera

2. Memperluas pemasaran ikan PT. Alam Laut Sejahtera

3. Memperbaiki tata cara pengarsipan pada PT. Alam Laut Sejahtera 4. Menambah fasilitas kantor PT. Alam Laut Sejahtera.

5. Membeli kapal kembali dan memperluas dermaga PT. Alam Laut Sejahtera 6. Menambah gedung PT. Alam Laut Sejahtera untuk disewakan

7. Menambah peralatan Penagkapan ikan.

8. Menghemat segala biaya : artinya sebisa mungkin segala Biaya-biaya pengeluaran yang dikeluarkan harus seminimal mungkin. Contoh : Biaya- biaya yang harus di hemat adalah sebagai berikut :

a) Biaya Telepon ( dengan menghemat pemakaian telepon) b) Biaya Listrik ( dengan menghemat pemakaian listrik ) c) Biaya Air ( dengan menghemat pemakaian air).

B A B I I I P E M B A H A S A N

Sebagaimana diuraikan pada Bab sebelumnya maka tujuan dari pembahasan ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan kerja administrasi kantor pada PT. Alam Laut Sejahtera. Administrasi kantor adalah proses kegiatan administratif yang dilaksanakan dikantor sebagai pusat kegiatan ketatausahaan yang dilaksanakan secara terus menerus dengan mempergunakan segala peralatan kantor untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pokok organisasi guna mencapai tujuan yang diharapkan.

Untuk mempermudah pekerjaan kantor, maka seorang pimpinan harus melakukan pembagian tugas dan tanggungjawab guna menghindari terjadinya kekeliruan dalam pelaksanaan pekerjaan.

Pada umumnya kegiatan administrasi di mulai dari surat-surat yang masuk kemudian diproses dengan penerimaan, pencatatan, pengaruh, penerusan kemudian surat keluar sampai dengan kearsipan. Pada PT. Alam Laut Sejahtera sendiri proses kegiatan administrasi perkantorannya belum diatur dengan baik. Padahal administrasi perkantoran sangatlah berpengaruh pada kelangsungan hidup perusahaan. Dengan prosedur administrasi yang baik, maka kegiatan administrasi perusahaan akan berjalan dengan lancar sehingga dapat terwujud effisiensi dan efektifitas kerja perusahaan yang bersangkutan.

A. Kegiatan Administrasi Perkantoran

Administrasi dapat diartikan dalam arti luas dan dalam arti sempit. Administrasi dalam arti luas adalah proses penyelenggaraan kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan sumber daya manusia dan bukan manusia.

Administrasi dalam arti sempit adalah suatu proses kegiatan yang dilakukan oleh dan melibatkan sebagian orang dalam organisasi, untuk mencapai bagian sasaran antara yang ditetapkan. Dimana sebutan khusus untuk untuk administrasi sempit ini adalah ketatausahaan. Adapun kegiatan ketatausahaan secara umum yang dilaksanakan dikantor misalnya: pekerjaan surat menyurat, pengurusan arsip / dokumen, catat mencatat, pembukuan, penghitungan dan pekerjaaan lainnya.

Dari bagan struktur organisasi di atas maka dapat dilihat sistem administrasi dari PT.Alam Laut Sejahtera:

1. Keuangan (Akunting)

Didalam perusahaan ini apabila ada setiap barang yang ingin dibeli maka sebelum kasir mengeluarkan uang untuk membeli barang yang diperlukan oleh setiap departmen, maka setiap departmen harus membuat dulu bon faktur permintaan dimana disana dijelaskan barang apa yang ingin dibeli dan harus mendapat persetujuan dari bagian akunting. Artinya harus ada persetujuan dari akunting yang telah ditanda tangani baru kasir dapat mengeluarkan uang untuk membeli barang yang diperlukan oleh setiap departmen.

2. Personalia

Didalam penerimaan karyawan pada perusahaan ini haruslah melalui ujian seleksi dan yang telah dinyatakan lulus seleksi penerimaan karyawan oleh bagian personalia. Didalam melakukan pendekatan setiap karyawan harus melalui prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.Dalam arti setiap karyawan yang ingin menyampaikan segala sesuatunya baik kritik,saran maupun tuntutan haruslah melalui prosedur yaitu sebelum sampai kebagian kepala administrasi harus melalui kepala sub personalia.

3. Perlengkapan

Apabila setiap departmen ingin mengajukan permintaan akan suatu barang maka barang yang ingin diminta harus dibuat bon faktur permintaan sehingga barang ingin diminta tersebut dapat segera dipenuhi oleh perusahaan. Adapun fasilitas atau perlengkapan yang ada pada perusahaan ini adalah komputer, mesin ketik, mesin SWIFT, mesin faximile, filling cabinet, telepon,

timbangan, berkas kotak (boxfile), meja, kursi, AC, penerangan, pensil, pulpen, cap nomor, lem, karet penghapus, tinta, dan kenderaan.

Adapun jenis-jenis pekerjaan yang terdapat di dalam PT. Alam Laut Sejahtera adalah:

1. Menerima, mengirim, dan mengangkut pesanan-pesanan dengan kapal. 2. Membuat rekening.

3. Surat menyurat, mendikte, mengetik. 4. Menyimpan warkat.

5. Menyampaikan piutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan.

6. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat-surat pos 7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan memberikan alamat.

8. Bermacam-macam pekerjaan seperti menelpon, dan menerima tamu.

Adapun ciri-ciri pekerjaan kantor adalah :

1. Suatu fungsi yang bersifat memudahkan atau meringankan: dimana pekerjaan kantor merupakan media yang penting dalam menyatukan berbagai macam kegiatan perusahaan.

2. Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan : Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain mengerjakan pekerjaan mereka secara lebih efektif. Dimana pekerjaan kantor membantu memberi data kepada pemimpin-pemimpin puncak yang diperlukan untuk menjalankan manajemen dalam perusahaan.

3. Volume ditentukan oleh pihak luar : Tidak seperti banyak kegiatan perusahaan yang penting volume pekerjaan kantor ditentukan oleh factor-faktor diluar kantor. Faktor ini meliputi : Jumlah pengiriman barang dengan kapal, jumlah surat penjualan, jumlah pegawai pabrik, dan jumlah barang yang dijual.

4. Sumbangan secara tidak langsung bagi keuntungan : Pekerjaan kantor dapat memberi sumbangan secara tidak langsung kepada kemampuan perusahaan dalam mencapai keuntungan.

5. Isi : Susunan pekerjaan kantor lebih banyak terdiri dari pekerjaan mengetik dan menghitung dan pekerjaan lainnya adalah memeriksa,menyimpan warkat, menggandakan, menelpon, mengirim surat, dll.

6. Pemencaran : Pekerjaan kantor tidak hanya dalam satu bagian akan tetapi pekerjaan kantor dapat dikerjakan dalam tiap bagian atau department.

Adapun fungsi utama kantor pada PT. Alam Laut Sejahtera adalah : 1. Untuk menerima keterangan (misalnya : Surat-surat, harga-harga,

kutipan-kutipan, dan sebagainya).

2. Untuk mencatat keterangan (misalnya : Persediaan, harga, catatan-catatan kepegawaian).

3. Untuk Menyusun keterangan (misalnya : Dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya).

4. Untuk memberi keterangan (misalnya : Faktur-faktur penjualan, perkiraan-perkiraan dan sebagainya).

5. Untuk menjamin Aktiva-aktiva (misalnya : Pemeliharaan uang tunai, persediaan-persediaan, dan sebagainya).

Pentingnya prosedur-prosedur perkantoran yang baik pada PT. Alam Laut Sejahtera dikarenakan:

1. Pekerjaan kantor dapat dilakukan dengan lancar (yakni aliran pekerjaan yang lebih baik).

2. Memberikan pengawasan yang lebih baik terhadap apa yang dilakukan dan bagaimana melakukannya.

3. Mengakibatkan Penghematan dalam Biaya-biaya produksi tetap dan pengeluaran-pengeluaran umum.

4. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik diantara departmen-departmen yang berlainan.

5. Membantu dalam latihan pegawai-pegawai baru.

6. Berhubungan dengan formulir-formulir perkantoran, alat-alat pekerjaan tata usaha yang penting.

Berikut ini merupakan pendapatan-pendapatan yang masuk pada PT. Alam Laut Sejahtera adalah sebagai berikut :

a) Pendapatan fee perdagangan ikan b) Pendapatan fee perdagangan udang c) Pendapatan fee perdagangan kepiting d) Pendapatan fee pasifik

e) Penjualan es, garam, plastik f) Dan lain-lain.

Berikut ini adalah biaya-biaya Operasional yang dikeluarkan oleh PT. Alam Laut Sejahtera adalah sebagai berikut :

1. Biaya Telepon, Air, Listrik. 2. Biaya Gaji

3. Biaya Bantuan atau sumbangan. 4. Biaya Pemeliharaan dan Rehabilitasi. 5. Biaya Administrasi.

B. Kearsipan

Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik. Menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu, sehingga setiap surat bila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.

Berikut ini merupakan macam-macam Arsip : 1. Arsip Dinamis

Arsip yang dipergunakan secara langsung dan perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Pada umumnya arsip ini senantiasa dapat berubah baik nilai maupun isinya sesuai dengan fungsinya

2. Arsip Statis

Arsip yang tidak digunakan langsung pada perencanaan dalam kehidupan kebangsaan. Pada umumnya arsip tersebut mempunyai nilai abjad.

Keuntungan Sistem Kearsipan yang Baik adalah :

a. Kepadatan : tidak menggunakan terlalu banyak tempat, khususnya ruang lantai.

b. Hal dapat didekati : lemari arsip harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah menyimpan surat surat atau mengambilnya.

c. Keamanan : Kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya.

d. Kehematan : sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang, tenaga kerja, dan biaya lainnya.

e. Elastisitas : bilamana perlu sistem kearsipan harus dapat diperluas. f. Warkat harus diproduksi dengan penangguhan

seminimum-minimumnya.

g. Warkat harus selalu disusun secara up to date meskipun hal demikian itu dapat bergantung kepada penyusunan tenaga kerja dan pengawasan.

C. Prosedur Surat Masuk/Keluar

Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT. Alam Laut Sejahtera. Surat masuk adalah segala surat masuk yang tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha ataupun dari instansi tertentu. Agar surat masuk tersebut tidak hilang,maka haruslah dicatat dengan cara-cara tertentu.

Surat keluar adalah segala surat keluar yang tertulis yang dikirimkan kesuatu badan usaha ataupun instansi tertentu. Dimana setiap surat yang dikirim harus ada pertinggalnya bagi perusahaan, sebagai tanda bukti surat keluar. Prosedur pengaturan surat masuk harus melalui :

1. Buku prosedur surat masuk / surat keluar 2. Buku expedisi

Pada PT. Alam Laut Sejahtera surat masuk dapat dibedakan menjadi 3 jenis surat :

a. Surat Biasa : Surat yang sifatnya biasa dan tidak memerlukan penanganan dengan cepat.

b. Surat Penting : Surat yang sifatnya penting dan memerlukan penanganan dengan cepat dari perusahaan / organisasi.

c. Surat Rahasia : Surat yang sifatnya sangat rahasia dan hanya dapat dibuka oleh orang yang dituju oleh surat tersebut.

3. Sistem Pengindeksan

Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Ada beberapa sistem yang digunakan pada PT. Alam Laut Sejahtera dalam mengindeks dokumen maupun arsip, yaitu :

a. Sistem Kronologis

Sistem ini didasarkan pada urutan waktu surat atau dokumen atau arsip diterima atau waktu dikirim keluar organisasi.

b. Sistem Abjad

Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan.

c. Sistem Numerik

Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.

B A B I V

K E S I M P U L A N D A N S A R A N

A. Kesimpulan

Sebagai akhir dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mencoba menarik kesimpulan setelah menguraikan dari bab-bab sebelumnya, yakni:

1. PT. Alam Laut Sejahtera adalah salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang penyediaan fasilitas, pemasaran dan perawatan kapal perikanan.

2. Kegiatan administrasi kantor yang dilakukan pada PT. Alam laut Sejahtera adalah kegiatan dalam surat-menyurat, pengarsipan, pengadaan dokumen-dokumen.

3. Secara umum admininistrasi dari segi keuangannya sangat baik. Akan tetapi dari segi kearsipannya perusahaan ini masih jauh dari prosedur kearsipan yang ditetapkan oleh perusahaan.

4. Peranan administrasi pada PT. Alam Laut Sejahtera sangatlah penting untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, karena administrasi perkantoran ini dapat membantu perusahaan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan kantor dan Tata usaha serta menunjang kelancaran aktivitas perusahaan.

B. Saran

Penulis akan mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin nantinya menjadi bahan masukkan sebagai berikut :

1. Mengingat peranan administrasi perkantoran sangatlah menentukan kelancaran aktivitas perusahaan, maka penulis menyarankan kemampuan untuk mengelola dan mengatur administrasi kantor agar lebih ditingkatkan lagi.

2. Perusahaan harus mampu memperbaiki sistem kearsipan yang ada di perusahaan tersebut. Agar sistem kearsipan diperusahaan tersebut dapat mengikuti sistem kearsipan yang baik.

3. Mempertahankan dan melengkapi peralatan kantor.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi, Pola Kearsipan Modern, Penerbit Djambatan, Jakarta, 1996. Gie,The Liang, Administrasi Perkantoran, Cet VII, Penerbit Liberty,

Yogyakarta, 2007

Handayaningrat, Soewarno, Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen, Cet II, Penerbit Gunung Agung, Jakarta, 1982.

Moekijat, Tata Laksana Kantor, CV. Mandar Maju, Cet ke VII, Bandung, 1995. Moenir, A.S, Manajemen Pelayanan Umum Indonesia, PT. Bumi Aksara, Cet

ke I, Jakarta, 1992

Prajudi, Admosudirdjo, Dasar dasar Ilmu Administrasi, Cet IX, Ghalia Indonesia, Jakarta, 1996.

Siagian Sondang.P, Kerangka Ilmu Administrasi, Cet I, Rineke Cipta, Jakarta, 1992.

Sukarna, Pengantar Ilmu Administrasi, Cet I, Penerbit Mandar Maju, Bandung, 1989.

Sukoco, Munir, Badri, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, PT.Gelora Aksara, Surabaya, 2006

Warsidi, Adi, Administrasi Perkantoran, Universitas Terbuka, Depdikbud, Jakarta, 1986.

B. Kearsipan

Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik. Menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu, sehingga setiap surat bila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.

Berikut ini merupakan macam-macam Arsip : 1. Arsip Dinamis

Arsip yang dipergunakan secara langsung dan perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Pada umumnya arsip ini senantiasa dapat berubah baik nilai maupun isinya sesuai dengan fungsinya

2. Arsip Statis

Arsip yang tidak digunakan langsung pada perencanaan dalam kehidupan kebangsaan. Pada umumnya arsip tersebut mempunyai nilai abjad.

Keuntungan Sistem Kearsipan yang Baik adalah :

a. Kepadatan : tidak menggunakan terlalu banyak tempat, khususnya ruang lantai.

b. Hal dapat didekati : lemari arsip harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah menyimpan surat surat atau mengambilnya.

c. Keamanan : Kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya.

d. Kehematan : sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang, tenaga kerja, dan biaya lainnya.

e. Elastisitas : bilamana perlu sistem kearsipan harus dapat diperluas. f. Warkat harus diproduksi dengan penangguhan

seminimum-minimumnya.

g. Warkat harus selalu disusun secara up to date meskipun hal demikian itu dapat bergantung kepada penyusunan tenaga kerja dan pengawasan.

C. Prosedur Surat Masuk/Keluar

Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT. Alam Laut Sejahtera. Surat masuk adalah segala surat masuk yang tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha ataupun dari instansi tertentu. Agar surat masuk tersebut tidak hilang,maka haruslah dicatat dengan cara-cara tertentu.

Surat keluar adalah segala surat keluar yang tertulis yang dikirimkan kesuatu badan usaha ataupun instansi tertentu. Dimana setiap surat yang dikirim harus ada pertinggalnya bagi perusahaan, sebagai tanda bukti surat keluar. Prosedur pengaturan surat masuk harus melalui :

1. Buku prosedur surat masuk / surat keluar 2. Buku expedisi

b. Surat Penting : Surat yang sifatnya penting dan memerlukan penanganan dengan cepat dari perusahaan / organisasi.

c. Surat Rahasia : Surat yang sifatnya sangat rahasia dan hanya dapat dibuka oleh orang yang dituju oleh surat tersebut.

3. Sistem Pengindeksan

Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Ada beberapa sistem yang digunakan pada PT. Alam Laut Sejahtera dalam mengindeks dokumen maupun arsip, yaitu :

a. Sistem Kronologis

Sistem ini didasarkan pada urutan waktu surat atau dokumen atau arsip diterima atau waktu dikirim keluar organisasi.

b. Sistem Abjad

Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan.

c. Sistem Numerik

Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.

B A B I V

K E S I M P U L A N D A N S A R A N

A. Kesimpulan

Sebagai akhir dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mencoba menarik kesimpulan setelah menguraikan dari bab-bab sebelumnya, yakni:

1. PT. Alam Laut Sejahtera adalah salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang penyediaan fasilitas, pemasaran dan perawatan kapal perikanan.

2. Kegiatan administrasi kantor yang dilakukan pada PT. Alam laut Sejahtera adalah kegiatan dalam surat-menyurat, pengarsipan, pengadaan dokumen-dokumen.

3. Secara umum admininistrasi dari segi keuangannya sangat baik. Akan tetapi dari segi kearsipannya perusahaan ini masih jauh dari prosedur kearsipan yang ditetapkan oleh perusahaan.

4. Peranan administrasi pada PT. Alam Laut Sejahtera sangatlah penting untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, karena administrasi perkantoran ini dapat membantu perusahaan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan kantor dan Tata usaha serta menunjang kelancaran aktivitas perusahaan.

B. Saran

Penulis akan mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin nantinya menjadi bahan masukkan sebagai berikut :

1. Mengingat peranan administrasi perkantoran sangatlah menentukan kelancaran aktivitas perusahaan, maka penulis menyarankan kemampuan untuk mengelola dan mengatur administrasi kantor agar lebih ditingkatkan lagi.

2. Perusahaan harus mampu memperbaiki sistem kearsipan yang ada di perusahaan tersebut. Agar sistem kearsipan diperusahaan tersebut dapat mengikuti sistem kearsipan yang baik.

3. Mempertahankan dan melengkapi peralatan kantor.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi, Pola Kearsipan Modern, Penerbit Djambatan, Jakarta, 1996. Gie,The Liang, Administrasi Perkantoran, Cet VII, Penerbit Liberty,

Yogyakarta, 2007

Handayaningrat, Soewarno, Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen, Cet II, Penerbit Gunung Agung, Jakarta, 1982.

Moekijat, Tata Laksana Kantor, CV. Mandar Maju, Cet ke VII, Bandung, 1995. Moenir, A.S, Manajemen Pelayanan Umum Indonesia, PT. Bumi Aksara, Cet

ke I, Jakarta, 1992

Prajudi, Admosudirdjo, Dasar dasar Ilmu Administrasi, Cet IX, Ghalia Indonesia, Jakarta, 1996.

Siagian Sondang.P, Kerangka Ilmu Administrasi, Cet I, Rineke Cipta, Jakarta, 1992.

Sukarna, Pengantar Ilmu Administrasi, Cet I, Penerbit Mandar Maju, Bandung, 1989.

Sukoco, Munir, Badri, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, PT.Gelora Aksara, Surabaya, 2006

Warsidi, Adi, Administrasi Perkantoran, Universitas Terbuka, Depdikbud, Jakarta, 1986.