A. Kegiatan Administrasi Perkantoran
Administrasi dapat diartikan dalam arti luas dan dalam arti sempit. Administrasi dalam arti luas adalah proses penyelenggaraan kegiatan organisasi
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan sumber daya manusia dan bukan manusia.
Administrasi dalam arti sempit adalah suatu proses kegiatan yang dilakukan oleh dan melibatkan sebagian orang dalam organisasi, untuk mencapai
bagian sasaran antara yang ditetapkan. Dimana sebutan khusus untuk untuk administrasi sempit ini adalah ketatausahaan. Adapun kegiatan ketatausahaan
secara umum yang dilaksanakan dikantor misalnya: pekerjaan surat menyurat, pengurusan arsip dokumen, catat mencatat, pembukuan, penghitungan dan
pekerjaaan lainnya. Dari bagan struktur organisasi di atas maka dapat dilihat sistem administrasi dari
PT.Alam Laut Sejahtera: 1.
Keuangan Akunting Didalam perusahaan ini apabila ada setiap barang yang ingin dibeli maka
sebelum kasir mengeluarkan uang untuk membeli barang yang diperlukan oleh setiap departmen, maka setiap departmen harus membuat dulu bon faktur
permintaan dimana disana dijelaskan barang apa yang ingin dibeli dan harus mendapat persetujuan dari bagian akunting. Artinya harus ada persetujuan dari
akunting yang telah ditanda tangani baru kasir dapat mengeluarkan uang untuk membeli barang yang diperlukan oleh setiap departmen.
Universitas Sumatera Utara
2. Personalia
Didalam penerimaan karyawan pada perusahaan ini haruslah melalui ujian seleksi dan yang telah dinyatakan lulus seleksi penerimaan karyawan oleh
bagian personalia. Didalam melakukan pendekatan setiap karyawan harus melalui prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.Dalam arti setiap
karyawan yang ingin menyampaikan segala sesuatunya baik kritik,saran maupun tuntutan haruslah melalui prosedur yaitu sebelum sampai kebagian
kepala administrasi harus melalui kepala sub personalia. 3.
Perlengkapan Apabila setiap departmen ingin mengajukan permintaan akan suatu barang
maka barang yang ingin diminta harus dibuat bon faktur permintaan sehingga barang ingin diminta tersebut dapat segera dipenuhi oleh perusahaan. Adapun
fasilitas atau perlengkapan yang ada pada perusahaan ini adalah komputer, mesin ketik, mesin SWIFT, mesin faximile, filling cabinet, telepon,
timbangan, berkas kotak boxfile, meja, kursi, AC, penerangan, pensil, pulpen, cap nomor, lem, karet penghapus, tinta, dan kenderaan.
Adapun jenis-jenis pekerjaan yang terdapat di dalam PT. Alam Laut Sejahtera adalah:
1. Menerima, mengirim, dan mengangkut pesanan-pesanan dengan kapal.
2. Membuat rekening.
3. Surat menyurat, mendikte, mengetik.
4. Menyimpan warkat.
Universitas Sumatera Utara
5. Menyampaikan piutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang
belum diselesaikan. 6.
Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat-surat pos 7.
Pekerjaan memperbanyak warkat dan memberikan alamat. 8.
Bermacam-macam pekerjaan seperti menelpon, dan menerima tamu.
Adapun ciri-ciri pekerjaan kantor adalah : 1.
Suatu fungsi yang bersifat memudahkan atau meringankan: dimana pekerjaan kantor merupakan media yang penting dalam menyatukan berbagai macam
kegiatan perusahaan. 2.
Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan : Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain mengerjakan pekerjaan mereka
secara lebih efektif. Dimana pekerjaan kantor membantu memberi data kepada pemimpin-pemimpin puncak yang diperlukan untuk menjalankan manajemen
dalam perusahaan. 3.
Volume ditentukan oleh pihak luar : Tidak seperti banyak kegiatan perusahaan yang penting volume pekerjaan kantor ditentukan oleh factor-faktor diluar
kantor. Faktor ini meliputi : Jumlah pengiriman barang dengan kapal, jumlah surat penjualan, jumlah pegawai pabrik, dan jumlah barang yang dijual.
4. Sumbangan secara tidak langsung bagi keuntungan : Pekerjaan kantor dapat
memberi sumbangan secara tidak langsung kepada kemampuan perusahaan dalam mencapai keuntungan.
Universitas Sumatera Utara
5. Isi : Susunan pekerjaan kantor lebih banyak terdiri dari pekerjaan mengetik
dan menghitung dan pekerjaan lainnya adalah memeriksa,menyimpan warkat, menggandakan, menelpon, mengirim surat, dll.
6. Pemencaran : Pekerjaan kantor tidak hanya dalam satu bagian akan tetapi
pekerjaan kantor dapat dikerjakan dalam tiap bagian atau department.
Adapun fungsi utama kantor pada PT. Alam Laut Sejahtera adalah : 1.
Untuk menerima keterangan misalnya : Surat-surat, harga-harga, kutipan- kutipan, dan sebagainya.
2. Untuk mencatat keterangan misalnya : Persediaan, harga, catatan-catatan
kepegawaian. 3.
Untuk Menyusun keterangan misalnya : Dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya.
4. Untuk memberi keterangan misalnya : Faktur-faktur penjualan, perkiraan-
perkiraan dan sebagainya. 5.
Untuk menjamin Aktiva-aktiva misalnya : Pemeliharaan uang tunai, persediaan-persediaan, dan sebagainya.
Pentingnya prosedur-prosedur perkantoran yang baik pada PT. Alam Laut Sejahtera dikarenakan:
1. Pekerjaan kantor dapat dilakukan dengan lancar yakni aliran pekerjaan yang
lebih baik. 2.
Memberikan pengawasan yang lebih baik terhadap apa yang dilakukan dan bagaimana melakukannya.
Universitas Sumatera Utara
3. Mengakibatkan Penghematan dalam Biaya-biaya produksi tetap dan
pengeluaran-pengeluaran umum. 4.
Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik diantara departmen-departmen yang berlainan.
5. Membantu dalam latihan pegawai-pegawai baru.
6. Berhubungan dengan formulir-formulir perkantoran, alat-alat pekerjaan tata
usaha yang penting. Berikut ini merupakan pendapatan-pendapatan yang masuk pada PT. Alam
Laut Sejahtera adalah sebagai berikut : a
Pendapatan fee perdagangan ikan b
Pendapatan fee perdagangan udang c
Pendapatan fee perdagangan kepiting d
Pendapatan fee pasifik e
Penjualan es, garam, plastik f
Dan lain-lain.
Berikut ini adalah biaya-biaya Operasional yang dikeluarkan oleh PT. Alam Laut Sejahtera adalah sebagai berikut :
1. Biaya Telepon, Air, Listrik.
2. Biaya Gaji
3. Biaya Bantuan atau sumbangan.
4. Biaya Pemeliharaan dan Rehabilitasi.
5. Biaya Administrasi.
Universitas Sumatera Utara
B. Kearsipan
Kategori