Prosedur dan Sistem Kerja Pada Koperasi Serai Serumpun Langkat

B. Prosedur dan Sistem Kerja Pada Koperasi Serai Serumpun Langkat

Koperasi Serai serumpun didirikan untuk memberi kesempatan kepada anggotanya memperoleh pinjaman dengan mudah dan bunga ringan. Koperasi Serai Serumpun berusaha untuk mencegah para anggotanya terlibat dalam jeratan kaum lintah darat pada waktu mereka memerlukan sejumlah uang dengan jalan menggiatkan tabungan dan mengatur pemberian pinjaman uang dengan bunga serendah-rendahnya dan tidak mengutamakan keuntungan. Koperasi Serai Serumpun menghimpun dana dari para anggotanya yang kemudian menyalurkan kembali dana tersebut kepada para anggotanya. Menurut Widiyanti dan Sunindhia2001 koperasi simpan pinjam memiliki tujuan untuk mendidik anggotanya hidup berhemat dan juga menambah pengetahuan anggotanya terhadap perkoperasian. Didalam mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan, koperasi harus mampu melalui prosedur dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja. Badan usaha mengharapkan pegawai yang memiliki prosedur dan sistem kerja yang baik agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik dalam koperasi, sehingga kegiatan simpan pinjam dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya 1 Prosedur Keanggotaan Setiap warga negara Indonesia pada dasaarnya memiliki hak untuk menjadi anggota koperasi. Akan tetapi, karena koperasi adalah sebuah badan hukum yang akan melakukan tindakan – tindakan hukum, maka yang benar – benar dapat diterima sebagai anggota sebuah koperasi hanyalah mereka yang mampu melakukan tindakan hukum atau tindakan Koperasi , dan Universitas Sumatera Utara yang memenuhi persyaratan sesuai dengan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga koperasi itu. Seorang anggota koperasi yang baik adalah yang mengutamakan pemenuhan semua kewajibannya sebelum menuntut hak – haknya. Berikut kewajiban dan hak dan syarat – syarat khusus yang harus dipenuhi anggota koperasi serumpun langkat. Adapun syarat – syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi anggota koperasi pegawai negeri serai serumpun langkat yaitu : 1. Guru dan pegawai negeri dari sekolah dasar sd yang berdomisili di kabupaten langkat. 2. Membayar simpanan pokok dan simpanan wajib 3. Mentaati semua peraturan yang ada dikoperasi serai serumpun a. Kewajiban anggota 1. Membayar simpanan pokok dan simpanan wajib sesuai dengan hasil rapat anggota 2. Membayar kewajiban, seperti membayar pinjaman kepada koperasi apabila anggota tersebut memiliki pinjaman dengan tepat waktu 3. Memberikan pendapat ataupun masukan demi kemakmuran dan kemajuan koperasi 4. Setiap anggota wajib mengikuti rapat anggota tahunan RAT b. Hak Anggota 1. Hak untuk menghadiri, menyatakan pendapat, dan memberikan suara dalam rapat anggota; 2. Memiih dan atau dipilih menjadi pengurus; 3. Mengemukakan pendapat atau sar an – saran kepada pengurus diluar rapat anggota, baik diminta maupun tidak diminta. Universitas Sumatera Utara 4. Memanfaatkan koperasi dan mendapat pelayanan yang sama diantara sesama anggota; 5. Mendapatkan keterangan mengenai perkembangan koperasi menurut ketentuan dalam anggaran dasar. 2 Prosedur Kepengurusan Persyaratan untuk dipilih dan diangkat menjadi pengurus koperasi serumpun langkat merupakan wewenang dari rapat anggota koperasi dan dicantumkan dalam anggaran dasar koperasi. Berpedoman pada undang – undang No. 121967, persyaratan menjadi anggota pengurus koperasi serumpun langkat ditetapkan sebagai berikut : 1 Mempunyai sifat kejujuran dan terampil kerja 2 Syarat – syarat lain yang ditentukan dalam anggaran dasar a. Sistem kerja pengurus koperasi 1. Ketua I : - Mengkoordinir segala aktivitas sistim kerja pengelolaan koperasi - Mengkoordinir pembukuan dan mengakses ketatausahaan Koperasi - Sebagai perencana strategi pengelola koperasi - Mengusahakan agar Koperasi berjalan secara baik 2. Ketua II : - Melayani anggota yang meminjam dengan ketulusan dan kesabaran - Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas - Melakukan pembinaan terhadap anggota yang terjerat kredit macat - Mengontrol penggunaan keuangan Koperasi uang masuk dan uang keluar - Universitas Sumatera Utara 3. Bendahara : - Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan Koperasi - Mengontrol penggunaan keuangn Koperasi - Meneladani anggota meminjam denga hati yang tak terbebani 4. Sekretaris I : - Bertanggung jawab atas pengelolaan Keuangan Koperasi - Mengontrol penggunaan keuangan Koperasi - Meneladani anggota meminjam dengan hati yang tak terbebani 5. Sekretaris II : - Membantu tugas-tugas sekertaris I - Mengatur dan mengeloa kantor - Membukukan semua simpanan anggota maupun Pihak ke-3 - Mengatur dan memeriksa anggota yang meminjam ART da memberi laporan kepada Bendara - Mengawasi berapa jumlah anggota yang terlayani dalam meminjam setiap bulannya 6. Badan Pengawas Koperasi : - Mengontrol Buku Kas Induk Negara dan Perhitungan Laba Rugi - Mengidentifikasi masalah dalam tahun berjalan - Bertanggung jawab atas pemeriksaan Buku Kas dalam pendapatan dan Penyaluran terhadap Anggota Koperasi - Memberikasn usul dan sejarah pada pengawas akomodir - Mengaspirasi anggota Universitas Sumatera Utara - Mengawasi perjalanan penggunaan simpanan anggota maupun pihak ke-3 7. Sekretaris Pengawas : - Mengawasi jalannaya unit usaha penyaluran simpanan simpan pinjam dan barang - Mencatat dan mengagendakan rapat - Mengawasi dan membuat laporan hasil pengawasanpemeriksaan - Megawasi dan melaporkan berapa jumlah anggota yang terlayani dalam meminjam - Mendokumentasikan laporan Pengawas 8. Anggota : - Mengawasi jalannya unit simpan pinjam pada anggota - Melaporkan hasil kutipan perbulan pada anggota Koperasi - Mengawasi dan melaporkan berapa jumlah anggota yang terlayani dalam meminjam - Mengontrol kredit Koperasi - Mendokumnetasi hasil laporan pengawasan Dalam hal penyaluran dana terhadap masyarakat, koperasi memiliki beberapa prosedur – prosedur tertentu, yaitu : 1 prosedur permohonan dan pinjaman dan pengembalian kredit Dalam prakteknya dikoperasi pegawai negeri serai serumpun , sesuai dengan riset penulis maka yang dibenarkan meminjam hanyalah anggota koperasi yang telah memenuhi persyaratan yang telah ditentukan Setiap jenis pinjaman harus dibuat ketentuan yang jelas sehingga mudah dimengerti oleh calon peminjam. Ketentuan tersebut mencakup antara lain: Universitas Sumatera Utara 1. Persyaratan calon peminjam 2. Besarnya pinjaman 3. Imbalan bunga atau bagi hasil 4. Biaya administrasi, materai, denda 5. Jangka waktu pinjaman 6. Sistem pengembalian pinjaman 7. Jaminan Bentuk perjanjian pinjaman koperasi pegawai negeri serai serumpun adalah dalm bentuk tertulis . adapun didalam perjanjian pinjaman tersebut terdiri dari atas persyaratan – persyaratan yang harus dipenuhi peminjam debitur yaitu : a Identitas si peminjam nama, pekerjaan, alamat dan tanda tangan peminjam b Besarnya pinjaman c Besarnya angsuran d Bunga jasa pinjaman e Jangka waktu pinjaman f Tanggal pembayaran pertama g Nama bendahara dan tanda tangan kepala unit simpan pinjam , ketua dan bendahara koperasi yang bersangkutan selaku saksi h Kesanggupan untuk memenuhi prestasi dan sanksi – sanksi yang telah ditetapkan Adapun prosedur perjanjinjian pemberian pinjman kredit terhadap anggota koperasi serai serumpun adalah sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara 1. Pelayanan pinjaman uang tunai kepada anggotanya dilaksanakan pada setiap awal bulan dari tanggal 1 sd tanggal 6 2. Untuk mendapatkan pemberian pinjaman , anggota diwajibkan menyampaikan permohonan tertulis kepada pengurus selambat – lambatnya tangal 20 bulan sebelumnya dan permohonan tersebut harus dapat persetujuan dari atasan langsung masing – masing 3. Pinjaman akan diberikan kepada anggota yang : a. Keanggotaannya pada koperasi pegawai negeri serumpun langkat telah mencapai minimal 5 bulan b. Pembayaran simpanan wajib bulanannya berjalan lancar tidak ada tunggakan c. Telah melunasi pinjamannya yang lalu sesuai dengan jangka waktu yang ditetapkan telah jatuh tempo 4. Pelayanan pinjaman uang tunai terdiri dari 2 dua paket dan setiap anggota boleh memilih salah satunya dengan ketentuan sebagai berikut : a. Pinjaman paket I : Besar pinjaman maksimal 3x gaji bersih masing – masing anggota dengan jangka waktu maksimal 12 dua belas bulan. b. Pinjaman paket II diberikan kepada anggota yang telah diangkat menjadi PNS dan telah menyerahkan kepada pengurus asli SK Capeg , asli SK PNS, asli KARPEG , asli TASPEN dan asli SK pangkat terakhir. 5. Anggota penerima pinjaman diwajibkan membayar bunga, provisi kredit dan SWK Simpanan Wajib Khusus yang disesuaikan dengan perbankan dan telah disahkan dalam Universitas Sumatera Utara rapat anggota jika sangat mendesak dapat diputuskan melalui rapat pengurus bersama badan pengawas dan wakil anggota . 6. Anggota yang tidak membayar simpanan pokok pinjamannya 3 tiga bulan berturut – turut, pengurus berkewajiban mengirim surat tagihan khusus dengan tembusan kepada Ka Kandep Koperasi PKM dan atasan langsungnya masing – masing. Apabila surat permohonan tersebut selesai diteliti maka sebagai langkah selanjutnya adalah surat permohonan tersebut diajukan kepada pengurus untuk dapat dipertimbangkan. Adapun yang menjadi bahan pertimbangn permohonan tersebut : a Tujuan pinjaman, Dalam hal pemberian pinjaman pengurus menilai serta mempertimbangkan kegunaan dari pinjaman tersebut. b Prestasi pengembalian masa yang telah lewat dari data yang telah ada pada bendahara, dimana didalam data itu tercatat keterangan mengenai pengembalian pinjaman sipemohon. c Partisipasi si peminjam pada koperasi apakah sipeminjam ada atau tidak turut turut serta didalam menyumbangkan tenaga atau pikirannya baik sebagai pengurus maupun anggota biasa d Menyangkut keadaan keuangan si peminjam dalam hal peminjam adalah anggota perorangan maka diperhatikan penghasilannya sebagai pegawai negeri yaitu gaji pokoknya. Khusus bagi peminjam perorangan harus menunjukkan surat kuasa pemotongan gaji oleh bendahara Dari kriteria diatas maka suatu permohonan pinjaman dapat diterima atsupun diolak tergantung dari pertimbangan pengurus. Dan apabila permohonan pinjaman tersebut dikabulkan maka mengenai jumlahnya akan ditentukan oleh pengurus. Universitas Sumatera Utara Atas dasar dikabulkannya permohonan tersebut selanjutnya si pemohon kembali kepada bendahara untuk menerima jumlah pinjaman yang telah disetujui oleh pengurus. Dalam hal permohonan tersebut dilakukan oleh anggota koperasi, maka surat perjanjian pinjaman tersebut ditandatangani oleh peminjam, ketua pengurus koperasi dan bendahara, dan setelah itu uang pinjaman dapat diambil oleh anggota yang bersangkutan. Setelah sipeminjam menerima uang pinjaman, maka dalam hal ini tetap ada pengawasan dari pihak panitia kreditapakah benar sipeminjam tersebut menggunakan uang pinjaman sesuai dengan keterangan yang diterangkan pada saat meminjam uang tersebut. Dalam hal pengembalian uang pinjaman tergantung kepada jumlah dan jangka waktu yang ditentukan. Jumlah dan jangka waktu pinjaman yang dipraktekkan dalam koperasi pegawai negeri serai serumpun adalah sebagai berikut : 1. Pinjaman paket I Besar pinjaman minimal 3x gaji bersih masing masing anggota dengan jangka waktu maksimal 12 dua belas bulan. 2. Pinjaman paket 2 - Besar pinjaman maksimal 4 sd 8x bersih masing – masing anggota dengan jangka waktu maksimal 24 dua puluh empat bulan. - Pinjaman paket II diberikan kepada anggota yang telah diangkat menjadi PNS dan telah menyerahkan kepada pengurus asli SK Capeg. Asli SK PNS, asli Karpeg, asli taspendan asli SK pangkat terakhir. Uang yang dipinjam oleh anggota dikembalikan secara menyicil setiap bulan melalui pemotongan gaji oleh masing – masing kepala unit simpan pinjam, sehingga uang pijaman Universitas Sumatera Utara tersebut lunas. Pemotongan gaji tersebut disertai dengan membayar bunga 1, provisi kredit, dan simpanan wajib khusus SWK yang disesuaikan dengan perbankan dan telah disesuaikan dengan rapat anggota jika sangat mendesak bisa diputuskan melalui rapat pengurus dengan badan pengawas dan wakil kelompok anggota. Walaupun begitu sipeminjam dapat menunggak pembayaran dalam hal – hal yang dibutuhkan, hanya saja pembayarannya harus dilakukan untuk bulan yang akan datang. Karena ketentuan pemberian pinjaman kepada anggotanya adalah atas kelayalan dan dananya berasal dari modal sendiri yang berasal dari berbagai macam simpanan anggota dan dana – dana pembagian SHU terus mengalami peningkatan, serta modal pinjaman yang dipergunakan untuk meningkatkan volume usaha dan pelayanan kepada anggota. Dalam ketentuan pasal 1765 KUH Perdata ditentukan dan diperbolehkan memperjanjikan bunga atas pinjaman uang atau lain barang yang menghabis karena pemakaian. Jika ketentuan masalah bunga dikaitkan dengan apa yang dipraktekkn dalam Koperasi Pegawai Negeri Serai Serumpun, maka jelas bahwa hal itu adalah bunga yang diperjanjikan oleh kedua belah pihak , karena debitur anggota koperasi mengambil kredit setelah setuju dengan bunga yang dibebankan kepadanya. Sebelum hutangnya lunas, sipeminjam diperbolehkan meminjam kembali tergantung kepada tujuan peminjaman apakah mendesak atau tidak. Namun untuk angsuran hutang sebelumnya minimal telah berjalan 3 tiga atau 5 lima bulan. 2 Prosedur Penyelesaian Masalah Jika Ada Anggota yang Tidak Dapat Mengembalikan Pinjaman Kepada Koperasi Serai Serumpun Universitas Sumatera Utara Ada dua kemungkinan alasan debitur tidak melaksanakan kewajibannya yaitu: 1. Karena kesalahan debitur, baik karena kesengajaan maupun karena kelalaian 2. Karena keadaan memaksa force merjeure ataupun diluar kemampuan dari sidebitur Sehubung dengan permasalah tersebut diatas tentu kita tidak terlepas dari pembahasan mengenai wanprestasi. Wanprestasi kelalaian atau kealpaan seorang debitur terdiri dari empat macam, yaitu : 1. Tidak melakukan apa yang disanggupi akan dilakukannya 2. Melaksanakan apa yang dijanjikannya, tetapi tidak sebagaiamana yang dijanjikan 3. Melakukan apa yang dijanjikan tetapi terlambat 4. Melakukan sesuatu yang menurut perjanjian tidak boleh dilakukannya Adapun tindakan yang diambil oleh koperasi terhadap anggota yang wanprestasi dalam pengembalian pinjaman baik itu pinjaman paket I maupun paket II harus melalui langkah – langkah yang telah ditentukan oleh koperasi yang telah diatur oleh anggaran dasar dan anggaran rumah tangga. Prosedur mengenai penyelesaian jika ada anggota peminjam yang tidak dapat mengembalikan pinjaman kreditnya kepada Koperasi Pegawai Negeri Serai Serumpun Langkat adalah sebagai berikut : 1. Apabila bagi anggota yang meninggal dunia dan masih mempunyai hutang atau pinjaman pada Koperasi Serai Serumpun maka hutang atau pinjaman terebut dinyatakan lunas, karena pada saat anggota mendapat pinjaman sudah diasuransikan oleh koperasi Universitas Sumatera Utara 2. Apabila anggota yang tunggakan angsuran pinjamannya sampai 3 tiga bulan berturut – turut maka pengurus akan membuat surat tagihan khusus kepada atasan langsung yang bersangkutan dengan tembusan kepada Ka.Kandep Koperasi PKM 3. Apabila bagi anggota yang tidak bisa membayar pinjaman disebabkan karena pindah, pensiun, dan atau diberhentikan dengan tidak hormat sebagai Pegawai Negeri Sipil, sebagai pembayarannya diambil dari simpanan anggota yang bersangkutan pada Koperasi Pegawai Negeri Serai Serumpun Langkat.

C. Sarana Pendukung Terlaksananya Prosedur dan Sistem Kerja Koperasi