DFD Level 1 DFD Level 2

DFD Level 2 Proses 3.0 Pengelolaan Kenaikan Pangkat PEGAWAI BKD KOTA CIMAHI Cek persyaratan 3.1 Data Pegawai Copy SK CPNSPNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat Buat nominatif usulan kenaikan pangkat 3.2 Nominatif usulan kenaikan pangkat Catat riwayat pangkat golongan baru 3.3 SK kenaikan pangkat Data pegawai S K k e n a ik a n p a n g k a t Arsip Sanksi Data sanksi Copy SK CPNSPNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat tdk lengkap BAG. UMUM PROGRAM C o p y S K CP N S P N S , Co p y S K P a n g k a t te ra k h ir , Co p y S K N ip b a ru , co p y D P 3 , Co p y S e rti fi k a t D ik la t Le n g k a p Data Sanksi Nominatif usulan kenaikan pangkat setujui, Copy SK CPNSPNS, Copy SK Pangkat terakhir, Copy SK Nip baru, copy DP3, Copy Sertifikat Diklat Lengkap Arsip Lamp. pegawai S K k e n a ik a n p a n g k a t Gambar 4.10 DFD Level 2 Proses 3.0 Sistem yang Berjalan DFD Level 2 Proses 4.0 Pengelolaan Kenaikan Gaji Berkala PEGAWAI DIREKTUR Buat Surat Ketetapan KGB 4.2 Cek Masa KGB 4.1 Copy SK KGB terakhir, copy KARPEG Data KGB Catat Data SK KGB 4.3 Surat Ketetapan KGB setujui Surat Ketetapan KGB setujui BAG. UMUM PROGRAM C o p y K A R P E G , C o p y S K K G B te rak h ir Arsip Syarat KGB Arsip KGB S u rat K e te tap an K GB Data KGB, SK KGB Data KGB Gambar 4.11 DFD Level 2 Proses 4.0 Sistem yang Berjalan DFD Level 2 Proses 5.0 Pengelolaan DP3 Isi Penilaian 5.1 Buat DP3 5.2 Form DP3 Data Nilai DP3 Arsip DP3 Pegawai Sahkan Oleh Pejabat Penilai Atasan Pejabat Penilai 5.3 DP3 PEGAWAI DP3 sah DP3 sah Gambar 4.12 DFD Level 2 Proses 5.0 Sistem yang Berjalan DFD Level 2 Proses 6.0 Pengelolaan Diklat Sanksi PEGAWAI DIREKTUR BAG. UMUM PROGRAM Buat Ketetapan Sanksi 6.1 Data Pegawai Data pelanggaran, Lamp. Bukti Pelanggaran Catat Data sanksi 6.2 Arsip Sanksi SK Sanksi, Lamp. Bukti Pelanggaran SK Sanksi Catat riwayat Diklat 6.6 C o p y s e rti fi k a t D ik la t S P P e la k sa n a a n D ik la t Ketetapan Sanksi, Lamp. Bukti Pelanggaran D a ta P e g a w a i Daftar Usulan Pegawai Diklat Buat Perintah Penugasan 6.5 Daftar Usulan Pegawai Diklat sesuai Data Pegawai Buat usulan pegawai Diklat 6.3 Periksa daftar usulan pegawai Diklat 6.4 Lamp. Bukti Pelanggaran Data sanksi,SK Sanksi, Lamp. Bukti Penawaran Diklat legalisasi Penawaran Diklat legalisasi D a fta r U su la n P e g a w a i D ik la t se su a i Arsip DUPD sesuai Daftar Usulan Pegawai Diklat sesuai Gambar 4.13 DFD Level 2 Proses 6.0 Sistem yang Berjalan DFD Level 2 Proses 7.0 Pengelolaan Pensiun PEGAWAI BKD KOTA CIMAHI Data Pegawai Buat proyeksi pensiun 7.1 Data Pegawai Buat pengantar pensiun 7.2 P e rmo h o n a n P e n si u n , C o p y K A RP EG , C o p y S K N ip b a ru , C o p y S K C P N S P N S , C o p y su ra t n ik a h , C o p y K K , C o p y a k ta a n a k , C o p y D P 3 , C o p y S k p a n g k a t t e ra k h ir Catat pegawai pensiun 7.6 SK pensiun Data Pegawai Pensiun Data pensiun DIREKTUR BAG. UMUM PROGRAM Buat DPCP 7.3 Surat Pengantar Pensiun setujui Permohonan Pensiun, Copy KARPEG, Copy SK Nip baru, Copy SK CPNSPNS, Copy surat nikah, Copy KK, Copy akta anak, Copy DP3, Copy Sk pangkat terakhir DPCP Buat riwayat pekerjaan 7.4 Buat Ket. Disiplin 7.5 Arsip Sanksi Data Sanksi K e t. D isi p li n Riwayat Pekerjaan SK Pensiun Permohonan Pensiun, Copy KARPEG, Copy SK Nip baru, Copy SK CPNSPNS, Copy surat nikah, Copy KK, Copy akta anak, Copy DP3, Copy Sk pangkat terakhir, Surat Pengantar pensiun setujui Surat Pengantar Pensiun Info waktu pensiun D a ta P e ga w a i Da ta P e g a w a i Data Pegawai Data Pegawai Data Sanksi Data pensiun Gambar 4.14 DFD Level 2 Proses 7.0 Sistem yang Berjalan DFD Level 2 Proses 8.0 Pengelolaan Laporan Data Pegawai Buat Laporan DUK 8.1 Data pegawai Lap. DUK Buat Lap. Daftar Nominatif 8.3 Data pegawai R e k ap D at a P e g aw ai Lap. Daftar Nominatif BAG. UMUM PROGRAM Buat Rekapitulasi Data Pegawai 8.2 Data Pegawai D at a P e g a w ai D at a P e g aw ai Data Pegawai Gambar 4.15 DFD Level 2 Proses 8.0 Sistem yang Berjalan

4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Melihat dari analisis sistem pengelolaan kepegawaian yang berjalan saat ini ternyata masih menimbulkan beberapa kendala yang dihadapi seiring tingginya jumlah data pegawai yang diolah, penulis mencoba untuk mengevaluasi sistem yang berjalan diantaranya : Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang Berjalan No. Permasalahan Rencana Solusi 1 Sulitnya pencarian data pegawai untuk mendukung proses pelayanan administrasi kepegawaian, misal pada proses rotasimutasi yang membutuhkan pencarian pegawai berdasarkan kriteria pendidikan terakhir ataupun berdasarkan unit kerja. Hal tersebut mengakibatkan penyajian informasi kepegawaian dan pelayanan administrasi kepegawaian terhambat. Dibuat sebuah sistem terkomputerisasi yang didalamnya terdapat proses pencarian data pegawai dengan berbagai kriteria agar dapat menyelesaikan permasalahan tersebut. 2 Data pegawai yang ada pada sub bagian kepegawaian kurang lengkap, sehingga penyajian informasi kepegawaian kurang akurat. Dikarenakan cukup sulitnya pemutakiran data pegawai dengan kuantitas data yang cukup banyak. Dirancang sebuah sistem basis data relasional yang dapat menampung seluruh dokumentasi data pegawai dan riwayatnya secara lengkap, dapat selalu di update setiap ada penambahan atau perubahan dengan mudah. 3 Pengelolaan sistem dokumentasi dan pemantauan pegawai pada tiap unit kerja yang ada saat ini dirasa belum efektif. Sehingga masih cukup banyak pegawai yang tidak termonitor keberadaaanya serta pendistribusian pegawai ke unit-unit kerja masih belum sesuai dengan kebutuhan dari tiap unit kerja. Dirancang sistem yang terintegrasi dengan basis data, terdapat fitur pencarian berdasar unit kerja untuk mempermudah monitor keberadaan ataupun pendistribusaian pegawai pada tiap unit kerja. 4 P engurusan beberapa pelayanan administrasi kepegawaian cukup menyulitkan, karena adanya suatu ketentuan khusus yang harus terpenuhi berdasarkan perundang- undangan yang berlaku, sementara data yang ada kurang lengkap dan jumlah data yang dikelola cukup banyak. Seperti halnya pada proses pengelolaan kenaikan pangkat, pengelolaan kenaikan gaji berkala, penentuan proyeksi pensiun, dan penentuan daftar urut kepangkatan. Dibuat sebuah sistem informasi yang dapat memudahkan proses pengelolaan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan pengelolaan pensiun. Dimana sistem dapat memberitahukan informasi secara periodik proyeksi jika ada pegawai yang telah memenuhi syarat berdasarkan TMT terakhir, batas usia pensiun ataupun ketentuan lainnya yang telah ditetapkan. 5 Terlambatnya penyajian informasi atau rekapitulasi kepegawaian, dikarenakan dalam penyusunannya masih secara manual dengan mengumpulkan seluruh data pegawai yang ada dan hasilnya dirasa kurang akurat. Dirancang sebuah sistem informasi yang memudahkan dalam penyajian informasi atau rekapitulasi yang dibutuhkan dengan cepat untuk mendukung pihak eksekutif dalam mengambil suatu kebijakan.

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan merupakan bagian dari metodologi pengembangan suatu perangkat lunak dan dilakukan setelah melalui tahapan analisis. Perancangan sistem informasi dimaksudkan untuk menggambarkan sistem yang diusulkan sebagai perbaikan dari sistem lama.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan sistem informasi ini adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai dalam pembuatan rancangan sistem yang baru untuk memperbaiki sistem yang lama. Perancangan sistem yang diusulkan tidak bertolak belakang dengan sistem yang sedang berjalan, tetapi untuk lebih mengefektifkan dan mengefisienkan sistem yang lama dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Diharapkan nantinya sistem yang baru dapat membantu mengatasi kendala yang ada dan dapat menghasilkan informasi kepegawaian yang cepat dan tepat di lingkungan Rumah Sakit Umum Cibabat.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Gambaran umum sistem yang diusulkan dari hasil analisis dan evaluasi sistem yang sedang berjalan pada sub bab sebelumnya yaitu usulan rancangan sistem baru dalam pengelolaan data kepegawaian. Dimana dalam sistem yang diusulkan ini, penulis melakukan beberapa perubahan dan penambahan dalam hal proses, penyimpanan data dan pembuatan laporan yang semula dilakukan dengan