Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
FLOWMAP SISTEM PENGELOLAAN PEREKAMAN DATA PEGAWAI REKAPITULASI YANG DIUSULKAN `
PEGAWAI BAGIAN UMUM PROGRAM
DIREKTUR BKD KOTA CIMAHI
INSTALASI DIKLAT
SPO setujui
SPO setujui SPMT
SPO Acc
kabag
SPMT SPMT
SPO
SPMT
SPO setujui Setujui
SPMT SPMT
SPO acc
SPMT SPMT
SPO setujui
SPMT SPMT
SPO acc
SPO setujui SPO setujui
Keterangan : A2
: Arsip Lampiran SK, Sertifikat, Ijazah dll
A5 : Arsip Surat Usulan Pengadaan
A6 : Arsip Surat Perintah Orientasi
L1 : Arsip Lap. DUK
L2 : Arsip Rekap Pegawai
L3 : Arsip Lap. Daftar Nominatif
SPO : Surat Perintah Orientasi
DUK : Daftar Urut Kepangkatan
Lap. DUK
Lap. DUK
Lap. DUK
Lap. DUK Acc
kabag
Lap. DUK
Lap. DUK acc
Lap. DUK
Lap. DUK acc Setujui
Lap. DUK
Lap. DUK setujui
Lap. DUK
Lap. DUK setujui
Lap. DUK setujui
Lap. DUK
Rekap pegawai L1
Lap. DUK
Rekap pegawai Acc
kabag
Lap. DUK
Rekap pegawai acc
Setujui L2
Rekam Data Pegawai
Buat Surat Perintah
Orientasi
Cetak Lap. DUK
Cetak Rekap Data
Pegawai
DA TA
BA SE
KE PE
GA W
AIA N
Copy SK CPNS Copy Ijazah
Copy Sertifikat Copy KARPEG
Biodata Pegawai
A6 SPO setujui
A2
A
A
Cetak Lap. Daftar
Nominatif
Lap. DUK
Lap. Daftar Nominatif
Lap. DUK
Lap. Daftar Nominatif
Acc kabag
Lap. Daftar Nominatif
Lap. Daftar Nominatif
Lap. DUK
Lap. Daftar Nominatif
Setujui
Lap. DUK
Lap. Daftar Nominatif
setujui
Lap. DUK
Lap. Daftar Nominatif
setujui Lap. Daftar
Nominatif setujui
L3 A7
Copy SK CPNS Copy Ijazah
Copy Sertifikat Copy KARPEG
Biodata Pegawai
Copy SK CPNS Copy Ijazah
Copy Sertifikat Copy KARPEG
Biodata Pegawai
Copy SK CPNS Copy Ijazah
Copy Sertifikat Copy KARPEG
Biodata Pegawai
Lap. DUK
Rekap pegawai acc
Rekap pegawai setujui
Rekap pegawai setujui
Rekap pegawai setujui
Cek Usulan Pengadaan
A
Copy SK CPNS Copy Ijazah
Copy Sertifikat Copy KARPEG
Biodata Pegawai
Copy SK CPNS Copy Ijazah
Copy Sertifikat Copy KARPEG
Biodata Pegawai tdk
sesuai
Sesuai Tdk Sesuai
A
Gambar 4.17 Flowmap Sistem Pengelolaan Perekaman Data
Pegawai dan Rekapitulasi yang Diusulkan
FLOWMAP SISTEM PENGELOLAAN KENAIKAN PANGKAT GOLONGAN KGB YANG DIUSULKAN SUBBAGIAN KEPEGAWAIAN
PEGAWAI BAGIAN UMUM
PROGRAM DIREKTUR
BKD KOTA CIMAHI
Copy KARPEG
Nominatif Usulan KP
Nominatif Usulan KP
Nominatif Usulan KP
setujui
Setujui
Nominatif Usulan KP acc
SK Kenaikan Pangkat
Keterangan : A2
: Arsip Lampiran SK, Ijazah dll
A8 : Arsip Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat
A9 : Arsip SK KGB pegawai
KGB : Kenaikan Gaji Berkala KP
: Kenaikan Pangkat
Copy SK KGB terakhir
Surat Ketetapan KGB
A9
Proyeksi Kenaikan
Pangkat Daftar Proyeksi
KP Daftar Proyeksi
KP Acc
kabag Daftar Proyeksi
KP acc Daftar Proyeksi
KP acc Daftar Proyeksi
KP acc
Buat Nominatif Usulan KP
Copy SK CPNS PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG Copy SK NIP
baru Copy DP3 2 thn
terakhir Copy Sertifikat
Diklat Copy SK CPNS
PNS Copy SK
pangkat akhir Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy DP3 2 thn terakhir
Copy Sertifikat Diklat
Copy SK CPNS PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG Copy SK NIP
baru Copy DP3 2 thn
terakhir Copy Sertifikat
Diklat tdk lengkap
Copy SK CPNS PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG Copy SK NIP
baru Copy DP3 2 thn
terakhir Copy Sertifikat
Diklat tdk lengkap
Copy SK CPNS PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG Copy SK NIP
baru Copy DP3 2 thn
terakhir Copy Sertifikat
Diklat lengkap
1
1
Acc kabag
Nominatif Usulan KP acc
Nominatif Usulan KP
setujui
Copy SK CPNS PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG Copy SK NIP
baru Copy DP3 2 thn
terakhir Copy Sertifikat
Diklat lengkap
A8
Copy SK CPNS PNS
Copy SK pangkat akhir
Copy KARPEG Copy SK NIP
baru Copy DP3 2 thn
terakhir Copy Sertifikat
Diklat lengkap
Nominatif Usulan KP
setujui
2 2
Rekam Riwayat Kepangkatan
3
3
SK Kenaikan Pangkat
SK Kenaikan Pangkat
SK Kenaikan Pangkat
A2
Copy KARPEG Copy
SK KGB terakhir
4
4
Copy KARPEG Copy
SK KGB terakhir tdk sesuai
Copy KARPEG Copy
SK KGB terakhir tdk sesuai
Copy KARPEG Copy
SK KGB terakhir sesuai
Buat Surat Ketetapan KGB
Surat Ketetapan KGB
Acc Kabag Surat
Ketetapan KGB acc
Surat Ketetapan KGB
Acc Kabag Surat
Ketetapan KGB setujui
Surat Ketetapan KGB
setujui Surat
Ketetapan KGB setujui
5 5
D A
T A
B A
SE K
EP EG
A W
A IA
N
Cek Persyaratan
sesuailengkap tdk sesuaitdk
lengkap
Cek Masa KGB
tdk sesuaitdk lengkap
sesuailengkap
Gambar 4.18 Flowmap Sistem Pengelolaan Kenaikan Pangkat dan Kenaikan
Gaji Berkala yang Diusulkan
FLOWMAP SISTEM PENGELOAAN DP3, SANKSI PEREKAMAN RIWAYAT DIKLAT YANG DIUSULKAN SUBBAGIAN KEPEGAWAIAN
PEGAWAI BAGIAN UMUM PROGRAM
UNIT-UNIT KERJA DIREKTUR
BKD KOTA CIMAHI
INSTALASI DIKLAT
Data Nilai DP3
Acc penilai atasan
penilai
Penawaran Diklat
Penawaran Diklat
Disposisi Penawaran
Diklat legalisasi Penawaran
Diklat legalisasi
Copy Sertifikat DIklat
Copy Sertifikat DIklat
A2
Keterangan : A2
: Arsip pegawai copy Sertifikat, copy Ijazah dll
AD : Data DP3 pegawai
DP3 : Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS
SK
: Surat KeputusanKetetapan
SP : Surat Perintah
A10 : Arisp Penawaran Diklat
A11 : Arisp SP Pelaksanaan Diklat
A12 : Arsip Usulan Pegawai Diklat sesuai
AD
D AT
AB AS
E KE
PE G
AW AI
AN
Hitung Rekam DP3
DP3 Cetak DP3
DP3 setujui DP3 setujui
DP3 setujui
Buat Ketetapan
Sanksi
Lamp. Bukti Pelanggaran
Lamp. Bukti Pelanggaran
Lamp. Bukti Pelanggaran
Ketetapan Sanksi
Setujui SK Sanksi
SK Sanksi Arsip
Sanksi
Daftar Usulan Pegawai Diklat
Penawaran Diklat legalisasi
Buat Daftar Usulan
Pegawai Diklat
Daftar Usulan Pegawai Diklat
D Penawaran
Diklat legalisasi A10
D
Daftar Usulan Pegawai Diklat
sesuai Ya
Buat Perintah Penugasan
Diklat
SP Pelaksanaan Diklat
6a 6a
SP Pelaksanaan Diklat
Setujui SP Pelaksanaan
Diklat setujui SP Pelaksanaan
Diklat setujui SP Pelaksanaan
Diklat setujui SP Pelaksanaan
Diklat setujui SP Pelaksanaan
Diklat setujui A11
Rekam Riwayat Diklat
Copy Sertifikat DIklat
Daftar Usulan Pegawai Diklat
sesuai Daftar Usulan
Pegawai Diklat sesuai
A12
Cek Daftar Usulan
Ketetapan Sanksi
SK Sanksi
Tid ak
6b
6b
Gambar 4.19 Flowmap Sistem Pengelolaan DP3, Sanksi dan
Diklat yang Diusulkan
FLOWMAP SISTEM PENEGLOLAAN PENSIUN YANG DIUSULKAN SUBBAGIAN KEPEGAWAIAN
PEGAWAI BAGIAN UMUM PROGRAM
DIREKTUR BKD
KOTA CIMAHI
Acc Kabag
Permohonan Pensiun
Surat Pengantar Pensiun
Acc Kabag
Setujui Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy SK CPNS PNS
Copy Surat Nikah
Copy KK Copy Akta
Anak Copy DP3
Copy SK Pangkat Terakhir
DPCP DPCP
Setujui DPCP
setujui DPCP
setujui Riwayat
Pekerjaan Riwayat
Pekerjaan Riwayat
Pekerjaan setujui
Setujui
Riwayat Pekerjaan
setujui Permohonan
Pensiun Copy KARPEG
Copy SK NIP baru Copy SK CPNS
PNS Copy Surat Nikah
Copy KK Copy Akta Anak
Copy DP3 Copy SK Pangkat
Terakhir Surat Pengantar
Pensiun setujui DPCP setujui
SK Pensiun
F
G E
G
Ket. Displin setujui
SK Pensiun SK Pensiun
SK Pensiun
D ATAB
ASE KE
PE G
AW AI
AN
Proyeksi Pensiun
Info Waktu Pensiun
Info Waktu Pensiun
Info Waktu Pensiun acc
Info Waktu Pensiun acc
Info Waktu Pensiun acc
Buat Pengantar
Pensiun
Cetak DPCP
Permohonan Pensiun
Copy KARPEG Copy SK NIP
baru Copy SK CPNS
PNS Copy Surat
Nikah Copy KK
Copy Akta Anak
Copy DP3 Copy SK
Pangkat Terakhir
Surat Pengantar Pensiun setujui
Buat Riwayat Pekerjaan
Buat Ket. Dispilin
Ket. Displin Ket. Displin
Setujui Ket. Displin
setujui Ket. Displin
setujui DPCP
setujui
E F
Riwayat Pekerjaan
setujui
Entry Pegawai Pensiun
1 2
1 2
Surat Pengantar Pensiun
Surat Pengantar Pensiun acc
Surat Pengantar Pensiun acc
Surat Pengantar Pensiun setujui
Surat Pengantar Pensiun setujui
Permohonan Pensiun
Copy KARPEG Copy SK NIP
baru Copy SK CPNS
PNS Copy Surat
Nikah Copy KK
Copy Akta Anak
Copy DP3 Copy SK Pangkat
Terakhir Permohonan
Pensiun Copy KARPEG
Copy SK NIP baru
Copy SK CPNS PNS
Copy Surat Nikah
Copy KK Copy Akta
Anak Copy DP3
Copy SK Pangkat
Terakhir
Keterangan : KARPEG : Kartu Pegawai
DP3
: Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS
DPCP
: Daftar Perorangan Calon Penerima Pensiun
KK
: Kartu Keluarga
Gambar 4.20 Flowmap Sistem Pengelolaan Pensiun
yang Diusulkan
Uraian tekstual atau prosedur dari sistem informasi manjemen kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat yang diusulkan adalah sebagai berikut :
Prosedur usulan kebutuhan dan perekaman data pegawai yang diusulkan
1. Unit kerja dalam hal ini bagiansubbagianbidangseksi mengajukan usulan kebutuhan tenagapegawai kepada sub bagian kepegawaian.
2. Sub bagian kepegawaian akan mencari data pegawai pada database kepegawaian yang sesuai dengan kriteria pendidikan dari unit kerja.
3. Jika ada yang sesuai dan memungkinkan untuk dilakukan rotasi maka akan dilakukan rotasi jabatan dengan membuat surat perintah rotasi yang
dicetak rangkap 4 empat dan di acclegalisasi oleh Kabag. Umum dan Program serta disetujui oleh Direktur.
4. Surat perintah rotasi yang telah disetujui diserahkan pada unit kerja bersangkutan, diserahkan pada pegawai yang dirotasi, arsip pada sub
bagian kepegawaian dan satu lagi arsip bagian umum dan program. Berdasar surat keputusan rotasi tersebut, riwayat jabatan pegawai pada
database akan otomatis diperbaharui sesuai yang kutipan pada Surat rotasi.
5. Jika kriteria kebutuhan pegawai dari unit kerja tidak sesuai atau tidak memungkinkan untuk dilakukan rotasi, sub bagaian kepegawaian akan
membuatkan surat usulan pengadaan pegawai dicetak rangkap 2 dua yang di acclegalisasi oleh Kabag. Umum dan Program serta disetujui
Direktur untuk diajukan pada BKD Kota Cimahi dan satu lagi sebagai arisp sub bagian kepegawaian.
6. Pegawai yang telah mendapat perintah ditempatkan di RSU Cibabat akan menyerahkan biodata pegawai beserta lampiran pendukung salinan
ijazah, salinan SK CPNS, salinan sertifikat pelatihan, salinan KARPEG, dan lampiran lain pada sub bagian kepegawaian. Biodata pegawai
tersebut direkam kedalam database dan lampiran pendukungnya diarsipkan.
7. Selanjutnya sub bagian kepegawaian membuat surat perintah melaksanakan orientasi SPO yang dicetak rangkap 4 empat di
acclegalisasi Kabag. Umum dan Program serta disetujui Direktur untuk diserahkan pada pegawai tersebut, diserahkan pada Instalasi Diklat, arsip
Sub Bagian Kepegawaian dan arsip satu lagi Bagian Umum dan Program.
Prosedur Kenaikan Pangkat Golongan yang diusulkan
1. Berdasarkan pemberitahuan atau proyeksi kenaikan pangkat dari sistem, sub bagian kepegawaian akan mencetak Daftar Proyeksi Kenaikan
Pangkat dari database yang disetujui Kabag. Umum dan Program kemudian diserahkan pada pegawai yang tercantum dalam daftar
tersebut. 2. Selanjutnya Pegawai yang bersangkutan menyerahkan permohonan
persayaratan naik pangkat berupa salinan SK CPNSPNS, salinan SK pangkat terakhir, salinan SK NIP baru, salinan DP3 2 tahun terakhir, dan
salinan sertifikat Diklat pada sub bagian kepegawaian.
3. Sub bagian kepegawaian akan memeriksa persyaratan tersebut dan mencocokannya dengan proyeksi kenaikan pangkat, dan memeriksa data
sanksi pada database untuk memastikan pegawai tersebut tidak pernah dijatuhi hukuman displin.
4. Jika persyaratan telah sesuai, sub bagian kepegawaian membuat Nominatif Usulan Kenaikan Pangkat dicetak rangkap 2 dua yang di acc
Kabag. Umum dan Program serta disetujui Direktur untuk diserahkan beserta lampiran persyaratan kenaikan pangkat ke BKD kota Cimahi dan
satu lagi sebagai arsip Sub Bagian Kepegawaian. 5. Selanjutnya dari daftar nominatif kenaikan pangkat dan persyaratan
tersebut BKD Kota Cimahi menurunkan SK kenaikan pangkat diserahkan pada sub bagian kepegawaian.
6. Berdasar SK kenaikan pangkat, sub bagian kepegawaian akan merekam atau memperbaharui data pangkat pegawai pada database, kemudian
menyerahkan SK kenaikan pangkat pada pegawai bersangkutan.
Prosedur Kenaikan Gaji Berkala yang diusulkan
1. Pegawai yang telah mencapai masa kenaikan gaji berkala 2 tahun sekali menyerahkan salinan SK KGB terakhir dan salinan KARPEG pada Sub
Bagian Kepegawaian. 2. Sub bagian kepegawaian akan memeriksa kesesuaian masa KGB dengan
proyeksi masa KGB dari sistem, dan memeriksa data sanksi dari
database untuk memastikan pegawai tersebut tidak pernah dijatuhi hukuman displin.
3. Jika telah sesuai, sub bagian kepegawaian akan membuatkan Surat Ketetapan kenaikan gaji berkala dicetak rangkap 3 tiga yang di acc
Kabag Umum dan Program serta disetujui Direktur. 4. Surat Ketetapan KGB yang telah disetujui Direktur RSU Cibabat
diserahkan pada pegawai sebanyak 2 rangkap, dan satu lagi sebagai arsip sub bagian kepegawaian.
Prosedur Pengelolaan DP3 yang diusulkan
1. Berdasar permintaan penilaian dari pegawai bawahannya ataupun setiap periode tertentu, unit-unit kerja Kepala BagianKepala BidangKepala
Sub bagianKepala Seksi atau bertindak sebagai pejabat penilai akan merekam data nilai DP3 pada database.
2. Sistem akan menghitung total, rata-rata nilai dan nilai sebutannya. Dari data DP3 yang telah terekam, kemudian unit-unit kerja tersebut akan
mencetaknya rangkap 2 dua untuk disetujui pejabat penilai dan atasan pejabat penilai.
3. DP3 yang telah disetujui diserahkan pada pegawai dan satu lagi diserahkan pada sub bagian kepegawaian untuk diarsipkan.
Prosedur Pengelolaan Sanksi yang diusulkan
1. Unit kerja Kepala BagianKepala BidangKepala SubbagianKepala Seksi menginformasikan pengaduan pelanggaran disiplin pegawai pada
sub bagian kepegawaian dengan melampirkan bukti pelanggaran misal berupa tingkat presensi mangkir.
2. Sub bagian kepegawaian akan membuat Surat Ketetapan Sanksi dicetak rangkap 2 dua dan menyerahkannya pada Direktur untuk disetujui.
3. Dari data pelanggaran tersebut, Direktur akan menjatuhkan sanksi dengan menyetujui Surat Ketetapan Sanksi yang diserahkan pada sub
bagian kepegawaian untuk diarsipkan dan satu lagi diserahkan pada pegawai yang bersangkutan.
Prosedur Pengajuan Diklat yang diusulkan
1. Berdasarkan informasi penawaran Diklat dari BKD Kota Cimahi, Bagian Umum dan Program mendisposisikan penawaran diklat tersebut dan
membuatnya menjadi rangkap 3 tiga untuk diserahkan pada sub bagian kepegawaian, bagian Instalasi Diklat dan satu pada Unit-unit kerja.
2. Dari penawaran Diklat tersebut unit-unit kerja akan menyerahkan daftar usulan pegawai yang akan diikutkan Diklat pada bagian Instalasi Diklat.
3. Bagian Instalasi Diklat akan memeriksa daftar usulan pegawai diklat yang diusulkan oleh unit-unit kerja dengan memeriksa data pegawai pada
database untuk memastikan daftar usulan tersebut sesuai. Jika telah sesuai bagian Instalasi Diklat akan mebuat Daftar usulan pegawai Diklat
menjadi rangkap 3 tiga untuk diserahkan pada Bagian Umum dan Program, pada sub bagian kepegawaian dan satu lagi arsip bagian
Instalasi Diklat. 4. Berdasar daftar usulan pegawai diklat yang telah sesuai bagian Instalasi
Diklat membuat Surat Penugasan Pelaksanaan Diklat dicetak rangkap 3 tiga yang disetujui Direktur untuk diserahkan pada pegawai yang akan
mengikuti Diklat, pada Sub bagian kepegawaian, dan satu lagi pada Bagian Umum dan Program.
5. Pegawai yang telah menyelesaikan Diklat menyerahkan copy sertifikat hasil Diklat pada sub bagian kepegawaian untuk kemudian direkam pada
database dan diarsipkan.
Prosedur Pengelolaan Pensiun yang diusulkan
1. Berdasarkan pemberitahuan atau proyeksi masa pensiun dari sistem, sub bagian kepegawaian akan mencetak proyeksi pensiun dari database yang
disetujui Kabag. Umum dan Program kemudian diserahkan pada pegawai yang tercantum dalam daftar tersebut.
2. Dari pemberitahuan tersebut, pegawai yang akan pensiun menyerahkan permohonan dan persyaratannya pada sub bagian kepegawaian yaitu
berupa salinan KARPEG, salinan SK Nip baru, salinan SK CPNS dan PNS, salinan surat nikah, salinan kartu keluarga, salinan akta anak,
salinan DP3, salinan SK pangkat terakhir.
3. Berdasar permohonan pensiun, sub bagian kepegawaian membuatkan surat pengantar pensiun yang di acc Kabag Umum dan Program serta
disetujui Direktur. Selain itu juga sub bagian kepegawaian mencetak Daftar Perorangan Calon Penerima Pensiun DPCP, riwayat pekerjaan
pegawai, dan keterangan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin untuk disetujui Direktur sebagai kelengkapan persyaratan pensiun.
4. Semua persyaratan dan permohonan diserahkan pada BKD Kota Cimahi. Berdasarkan permohonan pensiun dan persyaratan yang telah dipenuhi
BKD Kota Cimahi menurunkan SK Pensiun. 5. Berdasarkan SK Pensiun sub bagian kepegawaian akan merekam
pegawai pensiun pada database, kemudian menyerahkan SK Pensiun tersebut pada pegawai bersangkutan.
Prosedur Pengelolaan Laporan Pegawai yang diusulkan
1. Setiap bulannya sub bagian kepegawaian mencetak laporan Daftar Urut Kepangkatan rangkap 2 dua yang di acc Kabag. Umum dan Program
dan disetujui Direktur untuk diserahkan pada BKD Kota Cimahi dan satu lagi sebagai arsip sub bagian kepegawaian.
2. Sub bagian kepegawaian juga akan mencetak Laporan Daftar Nominatif Pegawai serta Rekapitulasi Data Pegawai masing-masing rangkap 2 dua
yang di acc Kabag. Umum dan Program dan disetujui Direktur untuk diserahkan pada BKD Kota Cimahi dan satu lagi sebagai arsip sub bagian
kepegawaian.