Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Pada Rumah Sakit Umum Cibabat

(1)

(2)

SKRIPSI

Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi

Jenjang Strata Satu Fakultas Teknik & Ilmu Komputer

KIKI PURNAWAN 10507979

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(3)

(4)

ABSTRAK

Rumah Sakit Umum Cibabat merupakan instansi yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan di bawah pemerintahan daerah kota Cimahi. Sistem manajemen kepegawaian yang berjalan di Rumah Sakit Umum Cibabat, khususnya pada proses pengelolaan data pegawai, proses pencatatan riwayat pegawai, dan proses pelayanan administrasi kepegawaian masih belum optimal, karena sistem yang digunakan masih bersifat manual dengan tingginya volume data pegawai yang diolah. Dari hal tersebut ditemui beberapa kendala dalam proses pencarian data pegawai, proyeksi pensiun, proyeksi kenaikan pangkat dan rekapitulasi pegawai. Untuk itu, diperlukan suatu sistem informasi yang dapat menangani masalah tersebut. Tujuan dilaksanakannya penelitian ini untuk mengetahui sistem yang berjalan, membuat perancangan, melakukan pengujian dan implementasi sistem informasi manajemen kepegawaian. Kegunaan dari penelitian ini adalah untuk memberikan kemudahan dalam memperoleh informasi kepegawaian, kemudahan proses pelayanan administrasi kepegawaian, dan menambah wawasan pengetahuan teori maupun praktek serta sumbangan pemikiran bagi peneliti.

Penelitian ini dilakukan dengan pendekatan deskriptif kualitatif, dimana teknik pengumpulan data primer dilakukan dengan observasi dan wawancara, sedangkan data sekunder diperoleh dari buku dan dokumen yang terdapat di sub bagian Kepegawaian Rumah Sakit Umum Cibabat. Metode pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat menggunakan pendekatan terstruktur dengan metode Prototype, sedangkan alat yang digunakan dalam merancang sistem berupa Flow Map, Diagram Kontek, DFD (Data Flow Diagram). Bahasa pemrograman yang digunakan PHP dengan database MySQL.

Pengembangan sistem informasi manajemen kepegawaian dari hasil penelitian diharapkan mampu mengatasi kendala yang dihadapi Rumah Sakit Umum Cibabat. Sistem dibangun dengan model koneksi client-server sehingga mengintegrasikan beberapa unit. Diharapkan dapat mempercepat proses pencarian data pegawai dan pelayanan administrasi kepegawaian, serta pembuatan laporan lebih efektif.

Kata kunci : pegawai, sistem informasi, kepegawaian, sistem informasi kepegawaian

(5)

iii ABSTRACT

Cibabat Hospital is a government agency organized under the government health services in Cimahi. Staffing management system that runs at the Cibabat Hospital, particularly on the process of managing employee data, the process of recording a history of employees, and staffing administration service process is not optimal, because the system used manual processed with high volumes of employee data. From it encountered several obstacles in the search process employee data, retirement projections, projections of employee promotions and recapitulation. For that, we need an information system that can handle such problems. The purpose of this study to determine the implementation of the system running, making the design, testing and implementation of staffing management information systems. The usefulness of this study is to provide ease in obtaining personnel information, ease the process of administrative services staffing, broaden knowledge and enhance insight for researchers.

This research was conducted with descriptive qualitative approach, where primary data collection technique is done by observation and interviews, while secondary data obtained from the books and documents contained in sub-section staffing of Cibabat Hospital. Method of Staffing Management Information System development at Cibabat Hospital using a structured approach with the method of Prototype, while the tools used in designing the system in the form of Flow Map, Context Diagram, DFD (Data Flow Diagram). The programming language used PHP with MySQL database.

Staffing management information system development of research results is expected to overcome the obstacles encountered Cibabat Hospital. Systems built with the client-server connection model that integrates multiple units. The search process employee data and staffing administration services more quickly, more effectively and preparing reports.

Key words: employees, information systems, staffing, staffing management information system

(6)

Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobil’alamin, segala puji bagi Allah

yang memuliakan kita, karena berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi dengan judul “Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat”, yang merupakan syarat

mata kuliah Skripsi dalam menyelesaikan program Strata I program studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer di Universitas Komputer Indonesia, Bandung.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan Skripsi ini masih terdapat banyak kekurangan, hal ini dikarenakan keterbatasan kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki. Dalam penyusunan laporan Skripsi ini penulis banyak mendapat bantuan serta saran-saran dari berbagai pihak baik moril maupun materil, maka dari itu dengan segala kerendahan hati perkenankanlah penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc. selaku rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie, Ir., M.Sc selaku dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer.

3. Dadang Munandar, SE., M.Si selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.

4. Sintya Sukarta, ST, MT selaku pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan serta arahan.

(7)

6. Uce Herdiana, S.KM., MM selaku Kepala Sub Bagian Kepegawaian RSUD Cibabat yang telah memberikan izin untuk melaksanakan penelitian.

7. Rian Priyandi, S.Kom, dan Ibu Ida Mulyani selaku staf sub bagian kepegawaian RSUD Cibabat yang telah membantu penulis dalam melaksanakan penelitian.

8. Yang terpenting adalah keluarga yang senantiasa memberikan do’a,

motivasi dan dukungan yang tiada henti dengan kasih sayang.

9. Rekan-rekan semua, khususnya kelas MI Konversi yang tidak dapat disebutkan satu-persatu.

Penulis berharap semoga laporan Skripsi ini dapat memberikan manfaat yang besar khususnya bagi penulis dan bagi pembaca pada umumnya. Akhir kata penulis ucapkan semoga bantuan yang telah diberikan kepada penulis dalam penyusunan Skripsi ini akan mendapat balasan rahmat dan hidayahNya. Amien. Wassalamuallaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Bandung, Februari 2012

(8)

vi LEMBAR PENGESAHAN

LEMBAR KEASLIAN

MOTTO ... i

ABSTRAK ... ii

ABSTRACT ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL ... xviii

DAFTAR SIMBOL ... xxi

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 4

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian ... 6

1.4. Kegunaan Penelitian... 6

1.4.1. Kegunaan Praktis ... 6

1.4.2. Kegunaan Akademis ... 7

1.5. Batasan Masalah... 8

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 8

BABII. LANDASAN TEORI ... 10

(9)

vii

2.1.3. Klasifikasi Sistem... 11

2.2. Konsep Dasar Informasi ... 13

2.2.1. Pengertian Informasi ... 13

2.2.2. Kualitas Informasi ... 14

2.2.3. Nilai Informasi ... 14

2.3. Pengertian Sistem Informasi ... 15

2.4. Pengertian Kepegawaian ... 16

2.5. Pengertian Kenaikan Pangkat ... 17

2.6. Jenis Jabatan ... 18

2.7. Pengertian Mutasi/Rotasi ... 18

2.8. Pengertian DUK ... 19

2.9. Arsitektur Aplikasi ... 20

2.9.1. Pengertian Jaringan Komputer ... 21

2.9.2. Tipe-Tipe Jaringan Komputer ... 21

2.9.3. Topologi Jaringan Komputer ... 22

2.10. Perangkat Lunak Pendukung... 24

2.10.1. Sekilas Tentang PHP ... 24

2.10.2. Sekilas Tentang MySQL ... 25

BAB III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN ... 27

3.1. Objek Penelitian ... 27

3.1.1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Cibabat ... 27

(10)

viii

3.2. Metode Penelitian... 33

3.2.1. Desain Penelitian ... 33

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data ... 34

3.2.2.1. Sumber Data Primer ... 34

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder ... 35

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 35

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem ... 35

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem ... 36

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan ... 37

1. Flow Map ... 38

2. Diagram Kontek ... 38

3. Data Flow Diagram ... 39

4. Kamus Data ... 40

5. Perancangan Basis Data ... 42

3.2.4. Pengujian Software... 47

BAB IV. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 49

4.1. Analisis Sistem yang Berjalan ... 49

4.1.1. Analisis Dokumen ... 49

4.1.2. Analisis Prosedur Yang Berjalan ... 54

4.1.2.1. Flow Map ... 61

4.1.2.2. Diagram Kontek ... 67

(11)

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 75

4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan ... 75

4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 76

4.2.3.1. Flow Map ... 76

4.2.3.2. Diagram Kontek ... 89

4.2.3.3. Data Flow Diagram ... 90

4.2.3.4. Kamus Data ... 95

4.2.4. Perancangan Basis Data ... 106

4.2.4.1. Normalisasi ... 106

4.2.4.2. Relasi Tabel ... 114

4.2.4.3. Entity Relationship Diagram ... 115

4.2.4.4. Struktur File ... 116

4.2.4.5. Kodifikasi ... 130

4.2.5. Perancangan Antar Muka ... 133

4.2.5.1. Struktur Menu ... 133

4.2.5.2. Perancangan Input ... 134

4.2.5.3. Perancangan Output ... 114

4.2.6. Perancangan Arsitektur Jaringan... 150

BAB V. PENGUJIAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM ... 152

5.1. Pengujian ... 152

5.1.1. Rencana Pengujian ... 152

(12)

5.1.2.3. Pengujian Proses ... 160

5.1.3. Kesimpulan Hasil Pengujian ... 161

5.2. Implementasi ... 161

5.2.1. Batasan Implementasi ... 162

5.2.2. Implementasi Perangkat Lunak ... 162

5.2.3. Implementasi Perangkat Keras ... 163

5.2.4. Implementasi Basis Data (Sintak SQL) ... 164

5.2.5. Implementasi Antar Muka ... 171

5.2.6. Implementasi Instalasi Program ... 173

5.2.7. Penggunaan Program ... 174

BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN... 202

6.1. Kesimpulan ... 202

6.2. Saran ... 203

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

(13)

1.1. LATAR BELAKANG PENELITIAN

Sejalan dengan diimplementasikannya otonomi daerah maka setiap daerah baik propinsi, kabupaten maupun kotamadya dituntut untuk mandiri. Salah satu dampak diberlakukannya otonomi daerah adalah terjadinya pelimpahan wewenang didalam pengelolaan kepegawaian dari pemerintahan pusat kepada pemerintahan daerah yang meliputi pengangkatan, penempatan, pemindahan/mutasi maupun pemberhentian sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Sehingga pemerintah daerah mampu menigkatkan kinerja pegawai di semua level. Jumlah pegawai negeri yang begitu besar serta tuntutan masyarakat terhadap kinerja pemerintah yang profesional dan dapat memberikan pelayanan prima kepada masyarakat, merupakan suatu tantangan yang harus dijawab oleh pemerintah daerah.

Kepegawaian atau sumber daya manusia merupakan aset yang paling penting dalam sebuah organisasi pemerintahan ataupun swasta. Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat merupakan suatu instansi yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan di bawah pemerintahan daerah kota Cimahi, seiring dengan bertambah luasnya wilayah kerja dan tingginya tingkat kunjungan pasien, Rumah Sakit Umum Cibabat memiliki jumlah pegawai yang semakin meningkat. Manajemen kepegawaian dalam institusi ini menjadi sebuah sistem yang komplek. Manajemen kepegawaian secara lengkap meliputi data pribadi, data

(14)

karir (riwayat jabatan, kepangkatan), data pendidikan (formal dan informal), data remunerasi (gaji, tunjangan, penggantian biaya, dan lain-lain), data performansi kerja (absensi, penilaian, sanksi, dan lain-lain). Untuk meningkatkan kinerja pegawai di semua level dimaksud, ketersediaan informasi yang cepat dan terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan kualitas kinerja pemerintah dalam hal meningkatkan pelayanan informasi kepegawaian pada subbagian kepegawaian Rumah Sakit Umum Cibabat.

Kondisi di Rumah Sakit Umum Cibabat saat ini, yang meliputi proses pencatatan data pokok pegawai, pencatatan riwayat pendidikan, proses administrasi kenaikan pangkat, dan beberapa proses lainnya masih menggunakan proses pencatatan/pengelolaan manual dalam buku dan pengolah dokumen dengan kuantitas data pegawai yang sangat banyak. Selain itu juga sering terjadi kesulitan dalam pencarian dan pembuatan beberapa rekapitulasi data pegawai seperti pembuatan daftar urut kepangkatan (DUK), rekapitulasi pendistribusian pegawai, rekapitulasi berdasarkan pangkat golongan, rekapitulasi berdasarkan pendidikan, rekapitulasi berdasarkan usia, dan kriteria lainnya. Hal tersebut dirasa kurang efektif dan efisien yang menyebabkan beban waktu kerja bertambah, penyajian informasi yang cukup lama dan kurang mutakhirnya informasi data pegawai yang ada. Di bawah ini merupakan tabel data ketenagaan pegawai di Rumah Sakit Umum Cibabat pada awal tahun 2011.

(15)

Tabel 1.1 Data Ketenagaan di RSU Cibabat

No. Tingkat Pendidikan Jumlah Pegawai

1 Tenaga Medis 59

2 Tenaga Keperawatan 270

3 Tenaga Kefarmasian 33

4 Tenaga Kesehatan Masyarakat 7

5 Tenaga Gizi 9

6 Tenaga Keterapian Fisik 3 7 Tenaga Keteknisan Medis 49

8 Sarjana 30

9 Sarjana Muda/ D3 14

10 Sekolah Menengah Tingkat Atas 102

11 SMTP dan SD Ke Bawah 20

TOTAL 596

Sumber : Data Ketenagaan (Form RL4) RSU Cibabat Maret 2011

Melihat cukup banyaknya volume data pegawai yang diolah, tuntutan penyajian informasi yang cepat dan tuntutan kinerja pegawai negeri sipil yang profesional, tentunya dalam melaksanakan kegiatannya Rumah Sakit Umum Cibabat menginginkan proses pengelolaan data pegawai yang dapat berjalan secara efektif dan efisien. Sehubungan dengan hal tersebut, maka pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu sistem informasi manajemen kepegawaian dalam lingkup proses pencatatan data pokok pegawai, proses kenaikan pangkat, proses penilaian pelaksanaan pekerjaan PNS (DP3), proses kenaikan gaji berkala, rekapitulasi data pegawai dan beberapa proses lainnya akan lebih mudah dalam ketelitian, akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi. Proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, serta dapat memberikan manfaat, baik untuk subbagian kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat maupun pihak eksekutif institusi pemerintahan daerah untuk menilai kinerja, perencanaan sumber daya manusia, atau perubahan status kemampuan dan karir.

(16)

Melihat hal tersebut, Rumah Sakit Umum Cibabat memerlukan sistem informasi manajemen kepegawaian yang dapat menunjang dalam pengelolaan data kepegawaian dan peningkatan kinerja pegawai. Berdasarkan permasalahan yang dihadapi Rumah Sakit Umum Cibabat yang telah diungkap di atas, penulis menetapkan judul penelitian “Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat”.

1.2. Identifikasi Dan Rumusan Masalah

Melihat latar belakang penelitian tersebut di atas penulis mengidentifikasi beberapa masalah yang berkenaan dengan pengelolaan kepegawaian di Rumah Sakit Umum Cibabat dan kendala yang sering dihadapi yaitu antara lain :

1. Kesulitan dalam pencarian data pegawai yang mengakibatkan penyajian informasi kepegawaian dan pelayanan administrasi kepegawaian terhambat.

2. Dokumentasi data pegawai yang ada pada sub bagian kepegawaian Rumah Sakit Umum Cibabat kurang lengkap, serta cukup sulitnya pemutakiran data pegawai dengan kuantitas data yang cukup banyak.

3. Masih cukup banyaknya pegawai yang tidak termonitor keberadaan dan status kepegawaiannya, dikarenakan pengelolaan sistem dokumentasi dan tata kearsipan pegawai saat ini belum efektif.

(17)

4. Cukup sulitnya dalam pengurusan beberapa pelayanan administrasi kepegawaian seperti pengelolaan kenaikan pangkat, pengelolaan kenaikan

gaji berkala, penentuan peraih penghargaan, penentuan proyeksi pensiun,

dan penentuan daftar urut kepangkatan. Hal ini disebabkan dokumentasi data pegawai yang tidak lengkap, rusak atau hilang dan banyaknya jumlah pegawai yang dikelola.

5. Terlambatnya penyajian informasi atau rekapitulasi kepegawaian, dikarenakan dalam penyusunan informasi harus direkap secara manual yang dirasa kurang akurat.

Adanya proses penelitian yang dilakukan dan melihat identifikasi masalah di atas, maka diperoleh rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana proses pengelolaan kepegawaian di Rumah Sakit Umum Cibabat.

2. Bagaimana perancangan sistem informasi manajemen kepegawaian di Rumah Sakit Umum Cibabat, yang dapat digunakan untuk mengelola data-data kepegawaian dengan baik.

3. Bagaimana pengujian sistem informasi manajemen kepegawaian di Rumah Sakit Umum Cibabat.

4. Bagaimana implementasi sistem informasi manajemen kepegawaian di Rumah Sakit Umum Cibabat.

(18)

1.3. Maksud Dan Tujuan Penelitian

Maksud dari dilaksanakannya penelitian ini untuk membangun suatu sistem informasi manajemen kepegawaian di Rumah Sakit Umum Cibabat guna menunjang peningkatan pengelolaan data pegawai di Rumah Sakit Umum Cibabat. Adapun tujuan penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui proses pengelolaan kepegawaian yang berjalan di Rumah Sakit Umum Cibabat.

2. Untuk membuat perancangan sistem informasi manajemen kepegawaian di Rumah Sakit Umum Cibabat.

3. Untuk melakukan pengujian sistem informasi manajemen kepegawaian di Rumah Sakit Umum Cibabat.

4. Untuk melakukan implementasi sistem informasi manajemen kepegawaian di Rumah Sakit Umum Cibabat.

1.4. Kegunaan Penelitian

Kegunaan dilaksanakannya penelitian ini dibagi menjadi 2 bagian yaitu kegunaan praktis dan akademis.

1.4.1. Kegunaan Praktis

1. Bagi RSUD Cibabat

Membantu proses pengelolaan data kepegawaian, memberikan kemudahan dalam memperoleh informasi kepegawaian dan dapat membantu

(19)

mengembangkan sistem informasi manajemen kepegawaian secara tepat dan lengkap.

2. Bagi Pegawai

Untuk meminimalisir proses kerja pegawai khususnya pada sub bagian kepegawaian dalam pengelolaan kepegawaian dan pembuatan rekapitulasi data pegawai, serta kemudahan proses pelayanan administrasi kepegawaian.

1.4.2. Kegunaan Akademis

1. Pengembangan ilmu

Sebagai pengembangan ilmu yang diperoleh pada program studi sistem informasi khususnya dalam sistem informasi manajemen kepegawaian. 2. Bagi peneliti lain

Menjadi bahan masukan sebagai studi kepustakaan bagi peneliti lain yang akan melakukan penelitian yang sama dengan bidang yang dibahas dalam penelitian ini.

3. Bagi penulis/peneliti

Untuk menambah wawasan serta pengetahuan dalam sistem informasi manajemen kepegawaian serta dapat membandingkan ilmu yang diperoleh dibangku kuliah dengan aplikasi di lapangan.

(20)

1.5. Batasan Masalah

Permasalahan yang telah dijelaskan di atas masih terlalu luas untuk dibahas, karenanya penulis mencoba membatasi masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini. Adapun batasan masalahnya adalah sebagai berikut :

1. Perancangan hanya dibatasi pada proses pengelolaan data pegawai beserta riwayat, pengelolaan kenaikan pangkat reguler, pengelolaan KGB (Kenaikan Gaji Berkala), pengelolaan DP3, pengelolaan pensiun, pengelolaan DUK, serta beberapa rekapitulasi pegawai.

2. Sistem ini tidak membahas menangani kenaikan pangkat anumerta dan kenaikan pangkat pilihan tertentu.

3. Permohonan kenaikan pangkat hanya dapat dilakukan pada bulan April dan Oktober saja.

4. Sistem yang dibangun terbatas hanya pada pengelolaan data pegawai dengan status PNS atau CPNS.

5. Sistem yang dibangun tidak membahas mengenai sistem absensi dan pengelolaan penggajian, tetapi sebatas pengelolaan administrasi kenaikan gaji berkala.

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Rumah Sakit Umum Cibabat pada sub bagian kepegawaian, yang beralamat di Jalan Raya Cibabat 140 Cimahi, dengan waktu penelitian kurang lebih selama 2 bulan. Adapun estimasi jadwal penelitian

(21)

dalam merancang sistem informasi manajemen kepegawaian ini adalah sebagai berikut :

Tabel 1.2. Estimasi Jadwal Penelitian

No Waktu

Kegiatan Agustus September Oktober November Desember

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Penyusunan Proposal

2. Analisis Kebutuhan

3. Perancangan Sistem

4. Evaluasi Sistem/ Prototipe 5. Pengujian

(22)

2.1. Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang lebih menekankan pada prosedur dan komponen atau elemennya.

2.1.1. Pengertian Sistem

Menurut Robert G. Murdic dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi karangan Al - Bahra Bin Ladjamudin (2005 : 3) bahwa Sistem adalah sebagai seperangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama.

Pengertian yang lain diungkapkan oleh Gerald. J dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi karangan Al - Bahra Bin Ladjamudin (2005 : 3) bahwa sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Melihat dari dua pengertian sistem tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen atau prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan memiliki tujuan.

(23)

2.1.2. Karakteristik Sistem

Al-Bahra Bin Ladjamudin dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan bahwa suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu diantaranya :

1. Komponen Sistem 2. Batasan Sistem

3. Lingkungan Luar Sistem 4. Penghubung Sistem 5. Masukan Sistem 6. Keluaran Sistem 7. Pengolahan Sistem 8. Sasaran Sistem

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya. Al-Bahra Bin Ladjamudin dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan bahwa sistem dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa sudut pandang diantaranya :

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.

(24)

Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem operasi, sistem penjualan, dan lain sebagainya.

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat oleh manusia (ditentukan dan tunduk kepada kehendak sang pencipta alam). Misalnya sistem perputaran bumi, sistem pergantian siang dengan malam, sistem kehidupan umat manusia.

Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system. Karena menyangkut pengunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu

Sistem tertentu (deterministic system)beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan dan relatif stabil/konstan dalam jangka waktu yang lama. Contohnya adalah pada sistem komputer.

Sistem tak tentu (probabilistic system) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Contohnya pada sistem sosial, sistem politik, dan sistem demokrasi.

4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup (close system)merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis

(25)

tanpa ada turut campur tangan dari pihak luarnya walaupun sebenarnya bersifat relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau sub sistem yang lain.

2.2. Konsep Dasar Informasi

Sumber informasi adalah data. Sedangkan data adalah kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Informasi diperoleh setelah data-data mentah diproses atau diolah.

2.2.1. Pengertian Informasi

Menurut Gordon. B. Davis dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi karangan Al - Bahra Bin Ladjamudin (2005 : 8) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun yang akan datang.

Menurut Raymon McLeod dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi karangan Al - Bahra Bin Ladjamudin (2005 : 9) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relative tidak berarti bagi pemakai.

Melihat pengertian informasi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah hasil dari pengolahan satu atau beberapa data yang memberikan arti dan manfaat.

(26)

2.2.2. Kualitas Informasi

Menurut John Burch dan Gary Grudnitski dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi karangan Al-Bahra Bin Ladjamudin, agar informasi dihasilkan lebih berharga, maka informasi harus memenuhi kriteria sebagai berikut :

1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Sehingga mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan

2. Relevan

Infomasi harus relevan, benar-benar terasa manfaatnya bagi yang membutuhkan.

3. Tepat Waktu

Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, sehingga informasi yang diberikan kepada penerima harus tepat waktu, karena informasi digunakan sebagai tindakan atau alat pengambilan keputusan.

2.2.3. Nilai Informasi

Nilai suatu informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu:

1. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

2. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila informasi tersebut tidak dinilai dengan keuntungan nilai uang tetapi ditaksir dengan nilai efektifitasnya.

(27)

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Al - Bahra Bin Ladjamudin (2005 : 14) dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem informasi mendefinisikan :

Sistem Informasi merupakan suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Bila mengacu pada definisi sistem maka sistem informasi dapat definisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri atas komponen – komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

Sistem informasi mempunyai beberapa komponen yang dapat kita ilustrasikan pada gambar 2.1. kelima komponen tersebut dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

Hardware (Perangkat

Keras)

Sofware (Perangkat

Lunak)

DATA

Procedure (Prosedur)

People (Manusia)

Mesin Manusia

Gambar 2.1 Lima komponen Sistem Informasi

( Sumber : Al-Bahra bin Ladjamudin, 2005 )

1. Hardware (perangkat keras), seperti : keyboard, monitor, microprocessor dan lain sebagainya.

2. Software (perangkat lunak), merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komponen melaksanakan tugas tertentu.

(28)

3. Brainware (manusia) adalah mereka yang terlibat dalam kegiatan sistem informasi seperti operator, pemimpim sistem informasi dan sebagainya 4. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih

lanjut untuk menghasilkan informasi.

5. Prosedur atau metode-metode, menghubungkan berbagai perintah dan aturan yang akan menentukan rancangan dan penggunaan sistem informasi.

2.4. Pengertian Kepegawaian

Kepegawaian yang berasal dari kata pegawai memperoleh awalan ke- dan akhiran -an yang memiliki arti kegiatan atau aktivitas, yaitu aktivitas memanfaatkan, memberdayakan dan lain-lain yang bermakna segala sesuatu yang berhubungan dengan pegawai yang dimanfaatkan oleh suatu instansi dan menjadi tanggung jawab instansi tersebut.

Menurut Harsono (2006 : 7) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian mengatakan bahwa istilah kepegawaian dapat dilihat dari 2 (dua) pengertian yaitu a. Menunjuk pada semua pegawai suatu perusahaan (lembaga, badan,

kantor, dan lain-lain sebagai organisasi kerja).

b. Melukiskan prosedur-prosedur administratif mengenai pengupahan, pengaturan, dan penggantian pegawai-pegawai.

Sedangkan perbedaan antara buruh, karyawan dan pegawai yang dikutip dalam buku Manajemen Kepegawaian (Harsono 2006 : 9 ) yaitu :

1) Buruh, adalah mereka yang bekerja pada usaha perorangan yang biasanya dalam jangka waktu pendek (tidak tetap) yang diberi imbalan

(29)

berupa upah secara harian, mingguan atau borongan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

2) Karyawan, adalah mereka yang bekerja pada suatu badan usaha atau perusahaan baik milik swasta atau pemerintahan, dengan jangka waktu cukup lama yang diberikan imbalan kerja berupa gaji yang diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3) Pegawai, adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya, dan gaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2.5. Pengertian Kenaikan Pangkat

Menurut Harsono (2006 : 134) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian medefinisikan kenaikan pangkat sebagai penghargaan yang diberikan atas prestasi dan pengabdian PNS terhadap negara. Jenis sistem kenaikan pangkat di lingkungan PNS yaitu :

a) Kenaikan Pangkat Reguler

Diberikan pada PNS yang tidak menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu, diberikan sepanjang tidak melampaui pangkat atasan langsungnya.

(30)

b) Kenaikan Pangkat Pilihan

Diberikan pada PNS yang menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu yang pengangkatannya ditetapkan dengan Keputusan Presiden atau PNS yang menunjukan prestasi kerja luar biasa baiknya.

c) Kenaikan Pangkat Anumerta

Diberikan pada PNS yang dinyatakan tewas, dinaikan pangkatnya setingkat lebih tinggi.

2.6. Jenis Jabatan

Jabatan karier bagi PNS terbagi menjadi jabatan struktural dan jabatan fungsional. Menurut Harsono (2006 : 75) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian, Jabatan Struktural yaitu jabatan yang secara tegas disebutkan dalam struktur organisasi. Adapun tingkatan yang ada pada jabatan struktural dinamakan eselon yang disusun berdasarkan berat dan ringannya tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak.

Definisi Jabatan Fungsional menurut Harsono (2006 : 76) yaitu jabatan yang tidak secara tegas digambarkan dalam strukutur organisasi, namun jika ditinjau dari segi fungsinya sangat diperlukan dalam organisasi.

2.7. Pengertian Mutasi/Rotasi

Dalam bukunya Manajemen Kepegawaian, Harsono (2006 : 74) mengartikan mutasi sebagai perpindahan pegawai dari satu jabatan ke jabatan

(31)

lainnya baik yang sejajar (rotasi) maupun meningkatkan lebih tinggi, intern atau ke luar organisasi.

2.8. Pengertian Daftar Urut Kepangkatan (DUK)

Menurut Harsono (2006 : 96) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian, Daftar Urut Kepangkatan merupakan salah satu indikator dalam penetapan seseorang PNS dalam menduduki suatu jabatan, melakukan pembinaan karier pegawai berdasarkan sistem karier, dan sistem prestasi kerja.

Urut-urutan nomor dalam penetapan DUK adalah : a) Pangkat

Urut-urutan pangkat PNS paling senior/tinggi dicantumkan dalam nomor urut tertinggi diikuti pangkat yang lebih rendah/junior dalam DUK. Apabila ada panagkat yang sama, maka PNS yang lebih tua, masa kerjanya lebih lama, dalam pangkat tersebut ditempatkan dalam DUK yang lebih tinggi. b) Jabatan

Dalam hal ada PNS berpangkat dalam waktu yang sama, maka penentuan urutan dalam DUK adalah PNS yang jabatannya lebih tinggi atau yang menduduki jabatan lebih dahulu yang dicantumkan dalam urutan DUK yang lebih tinggi.

c) Masa Kerja

Bagi PNS yang berpangkat sama dan memangku jabatan yang sama eselonnya, maka PNS yang memiliki masa kerja lebih banyak dicantumkan dalam urut yang lebih tinggi.

(32)

d) Latihan Jabatan

Apabila ada PNS berpangkat sama, memangku jabatan dalam eselon yang sama, masa kerjanya sama, maka untuk menentukan nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK adalah mereka yang lebih banyak mengikuti latihan jabatan dan yang lebih dulu mengikuti latihan jabatan.

e) Pendidikan

Untuk PNS yang sama dalam hal jabatan, pangkat, masa kerja, maupun lulus latihan jabatan yang sama, maka mereka yang lulus dari pendidikan formal yang lebih tinggi atau lebih dahulu yang dicantumkan dalam DUK yang lebih tinggi.

f) Usia

Bila ada PNS yang berpangkat sama, menjabat dalam eselon yang sama, memeiliki masa kerja yang sama, mengikuti pendidikan pelatihan kepegawaian yang sama pula, maka PNS yang berusia lebih tinggi yang dicantumkan dalam urutan DUK yang lebih tinggi.

2.9. Arsitektur Aplikasi

Arsitektur Aplikasi disini menjelaskan mengenai definisi jaringan komputer, tipe-tipe jaringan komputer, topologi jaringan komputer dan manfaat jaringan komputer.

(33)

2.9.1. Pengertian Jaringan Komputer

Jaringan Komputer adalah sekelompok komputer otonom yang saling berhubungan antara satu dengan lainnya menggunakan protokol komunikasi melalui media komunikasi sehingga dapat saling berbagi informasi, program – program, penggunaan bersama perangkat keras seperti printer, harddisk, dan sebagainya. (http://prima.kurniawan.students-blog.undip.ac.id).

2.9.2. Tipe-Tipe Jaringan Komputer

Budhi Irawan (2005 : 19) dalam bukunya Jaringan Komputer menjelaskan bahwa jaringan komputer dapat dibedakan berdasarkan cakupan geografisnya. Ada empat kategori utama jaringan komputer yaitu :

a. LAN ( Local Area Network )

Local Area Network (LAN) adalah jaringan yang menghubungkan beberapa komputer dalam suatu area yang kecil, misalnya di dalam suatu gedung perkantoran atau kampus.

b. MAN ( Metropolitan Area Network )

Metropolitan Area Network (MAN) merupakan jaringan yang menghubungkan beberapa jaringan komputer dalam wilayah yang lebih luas, cakupannya meliputi suatu kota. MAN menghubungkan LAN-LAN yang lokasinya berjauhan.

c. WAN ( Wide Area Network )

WAN (Wide Area Network) dirancang untuk menghubunkan komputer-komputer yang terletak pada suatu cakupan geografis yang luas, seperti hubungan dari satu kota ke kota lain di dalam suatu negara.

(34)

2.9.3. Topologi Jaringan Komputer

Menurut Budhi Irawan (2005 : 25) dalam bukunya Jaringan Komputer, Topologi secara fisik dari suatu jaringan lokal adalah merujuk kepada konfigurasi kabel, komputer dan perangkat laninnya.

Berikut ini merupakan tipe-tipe utama topologi fisik yang sering digunakan di dalam jaringan lokal diantaranya :

1. Topologi Linear Bus (Garis Lurus)

Topologi Linear Bus (Garis Lurus) terdiri dari satu jalur kabel utama dimana pada masing-masing ujungnya diberikan sebuah terminator. Semua node pada jaringan (file server, workstation, dan perangkat lainnya) terkoneksi pada sebuah kabel utama (backbone).

Gambar 2.2 Topologi Linear Bus

(Sumber : Budhi Irawan. Jaringan Komputer, 2005)

2. Topologi Star (Bintang)

Pada topologi Star, masing-masing workstation dihubungkan secara langsung ke server atau hub. Keunggulan dari topologi tipe Star ini adalah bahwa dengan adanya kabel tersendiri untuk setiap workstation ke server, maka bandwidth atau lebar jalur komunikasi dalam kabel akan semakin lebar sehingga akan

(35)

meningkatkan unjuk kerja jaringan secara keseluruhan. Kelemahan dari topologi star adalah kebutuhan kabel yang lebih besar dibandingkan dengan topologi lainnya.

Gambar 2.3 Topologi Star

(Sumber : Budhi Irawan. Jaringan Komputer, 2005)

3. Topologi Ring (cincin)

Di dalam topologi Ring semua workstation dan server dihubungkan sehingga terbentuk suatu pola lingkaran atau cincin. Tiap workstation ataupun server akan menerima dan melewatkan informasi dari satu komputer ke komputer lain, bila alamat- alamat yang dimaksud sesuai maka informasi diterima dan bila tidak informasi akan dilewatkan.

Gambar 2.4 Topologi Ring

(36)

4. Topologi Tree (Pohon)

Topologi model ini merupakan perpaduan antara topologi bus dan star, yang mana terdiri dari kelompok-kelompok dari workstation dengan konfigurasi star yang terkoneksi ke kabel utama yang menggunakan topologi bus.

2.10. Perangkat Lunak Pendukung

Perangkat lunak yang digunakan untuk mendukung pengembangan sistem informasi manajemen kepegawaian yaitu bahasa pemrograman web PHP (PHP Hypertext Prepocessor) dan database MySQL Server.

2.10.1. Sekilas Tentang PHP

PHP awalnya merupakan singkatan dari Personal Home Page, sebuah tool untuk memonitor pengunjung suatu web. Kemudian singkatan PHP mengacu pada PHP : Hypertext Prepocessor (singkatan rekursif) yaitu bahasa pemrograman yang digunakan secara luas untuk penanganan, pembuatan dan pengembangan sebuah web dan bisa digunakan pada HTML.

PHP diciptakan oleh Rasmus Lerdorf pertama kali tahun 1995. Pada awalnya PHP bernama FI (Form Interprented) kemudian lebih dikembangkan untuk membangun aplikasi web, mendukung database (seperti MySQL/Oracle) dan memproses berbagai form. Untuk dapat menjalankan PHP dibutuhkan suatu sistem yang telah terkonfigurasi dengan baik. Sistem ini meliputi suatu web server (seperti Apache Web Server), tools (PHP) dan database (MySQL). Ketiganya

(37)

merupakan suatu bentuk open source yang dapat berjalan multi platform (Windows maupun Linux/Unix).

PHP berada pada sisi server, keluaran dari fungsi PHP pada halaman biasanya dikembalikan sebagai kode HTML, yang dapat dibaca oleh browser. Karena kode PHP ditransformasikan ke dalam HTML sebelum halaman ditampilkan, maka pengguna tidak dapat melihat kode PHP pada halaman.

2.10.2. Sekilas Tentang MySQL

MySQL dikembangkan oleh sebuah perusahaan Swedia bernama MySQL AB, yang kala itu bernama TcX DataKonsult AB, sejak sekitar 1994–1995, meski cikal bakal kodenya bisa disebut sudah ada sejak 1979. TcX adalah perusahaan pengembang software dan konsultan database.

MySQL merupakan software DBMS yang multithread dan multi-user. MySQL tersedia sebagai software gratis dibawah lisensi GNU (General Public Lisence). MySQL merupakan software yang bersifat Open source, dimana software ini dilengkapi dengan source code (kode yang dipakai untuk membuat MySQL).

Sebagai software DBMS MySQL memiliki sejumlah fitur seperti yang dijelaskan di bawah ini :

(38)

1. Multi platform

MySQL tersedia pada beberapa platform (Windows, Linux,Unix dll).

2. Andal, cepat dan mudah digunakan

MySQL tergolong sebagai database server (server yang melayani permintaan terhadap database) yang andal, dapat menangani database yang besar dengan kecepatan tinggi, mendukung banyak sekali fungsi untuk mengakses database, dan sekaligus mudah untuk digunakan.

3. Jaminan Keamanan Akses

MySQL mendukung pengamanan database dengan berbagai kriteria pengaksesan. Dimungkinkan untuk mengatur hak akses user tertentu. MySQL juga mendukung konektivitas ke berbagai software. Database yang ditangani MySQL dapat diakses melalui program yang dibuat dengan Aplikasi Desktop dan aplikasi berbasis web seperti PHP.

4. Dukungan SQL

MySQL mendukung perintah SQL. Structure Query Language merupakan standar dalam pengaksesan database relasional.

Secarta prinsip perintah-perintah SQL dapat dibagi menjadi tiga kelompok: a. DDL (Data-Definition Language),

b. DML (Data-Manipulation Language) c. DCL (Data Control Language)

(39)

3.1. Objek Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Umum Cibabat, dengan objek penelitian pada sub bagian kepegawaian serta bagian umum dan program.

3.1.1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Umm Cibabat

Rumah sakit umum Cibabat adalah Rumah Sakit milik Pemerintah Kota Cimahi Provinsi Jawa Barat sejak tahun 2001 yang sebelumnya di bawah naungan Pemerintah Kabupaten Bandung. Berdiri di area seluas 20.290 m2.

Sebelum tahun 1940-an Rumah Sakit Cibabat merupakan kawasan rumah dinas tempat tinggal pejabat Belanda di Kabupaten Bandung, dihuni oleh Mr. Rydee yang pada saat itu menjabat sebagai Kepala GBO. Sarana dan prasarana yang ada pada saat itu terdiri dari: bangunan seluas ±300m2 dan lahan seluas ± 912m2.

Periode 1950-1973 Rumah Sakit Pembantu Cibabat dipimpin oleh dr. Sanitioso yang merangkap sebagai staf medik kantor kesehatan Kabupaten Bandung. Status Rumah Sakit Pembantu Cibabat, berada di bawah Kantor Kesehatan Kabupaten Bandung. Ketenagaan yang dimiliki saat itu, terdiri dari 1 orang Dokter (merangkap Kepala Rumah Sakit), seorang Perawat Bidan dan Perawat kurang lebih sebanyak 10 orang. Sedangkan jenis pelayanan yang diberikan saat itu berupa perawatan wanita, perawatan laki-laki dan kebidanan.

(40)

Pada tahun 1973, Kepala Rumah Sakit Cibabat dijabat oleh dr. Abikusna, yang juga merangkap sebagai Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung. Saat itu status Rumah Sakit Pembantu Cibabat ditingkatkan menjadi Rumah Sakit Umum Kelas D.

Pada tahun 1978 Direktur RSU Cibabat dijabat oleh dr. Nina Sekartina dan status RSU Cibabat pada saat tersebut adalah RSU Kelas D yang keberadaannya di bawah Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung.

Mulai tahun 1985 jabatan Direktur RSU Cibabat diganti oleh dr. H. Umbaran Tisnamihardja. Pada periode ini sudah mulai banyak data sarana dan kegiatan yang dapat dijadikan sebagai referensi, sehingga dapat lebih lengkap menyajikan gambaran RSU Cibabat. Status RSU Cibabat saat itu adalah RSU Kelas D sebagai Unit Pelaksana Teknis Dinas pada Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung. Pada tahun 1987 status RSU Cibabat meningkat dari RSU Kelas D menjadi RSU Pemerintah Daerah Kelas C melalui Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor: 303/Menkes/SK/IV/1987.

3.1.2. Visi Dan Misi

Visi Rumah Sakit Umum Cibabat

Mewujudkan pelayanan kesehatan prima tahun 2012.

Misi Rumah Sakit Umum Cibabat

(41)

3.1.3. Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT UMUM CIBABAT CIMAHI

INSTALASI INSTALASI

DIREKTUR

dr.Hj.ENDANG K. WARDANI

WAKIL DIREKTUR PELAYANAN

BIDANG PELAYANAN MEDIS

SUB BAGIAN UMUM DAN PERLENGKAPAN

SUB BAGIAN PROGRAM DAN

PELAPORAN

WAKIL DIREKTUR UMUM DAN KEUANGAN

BAGIAN KEUANGAN DAN AKUTANSI BAGIAN

UMUM DAN PROGRAM

SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN

BIDANG PENUNJANG MEDIS

SUB BAGIAN MOBILITAS DANA

SUB BAGIAN ANGGARAN

SEKSI KEPERAWATAN SUB BAGIAN

AKUTANSI

SEKSI PELAYANAN MEDIS

SEKSI PENUNJANG MEDIS

SEKSI REKAM MEDIS

INSTALASI

KOMITE RUMAH SAKIT

SATUAN PENGAWAS

INTERN

KELOMPOK JAFUNG

Gambar3.1 Struktur Organisasi

(42)

3.1.4. Deskripsi Tugas Pokok

1. Direktur

Memimpin, menentukan kebijakan, membina, mengkoordinasikan, mengendalikan, dan mengawasi pelaksanaan tugas Rumah Sakit sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2. Wakil Direktur Umum Dan Keuangan

Melaksanakan sebagian tugas direktur dalam membantu mengkoordinasikan, membantu mengevaluasi kegiatan ketatausahaan dan perencanaan, kegiatan umum dan program, kegiatan keuangan dan seluruh instalasi. Membawahi :

a. Bagian Umum dan Program

Melaksanakan kegiatan Umum dan Program. Mempunyai fungsi melaksanakan urusan ketatausahaan. melaksanakan urusan program dan pelaporan. Membawahi :

1) Sub Bagian Umum dan Perlengkapan

Melaksanakan sebagian tugas kesekretariatan di bidang administrasi umum dan perlengkapan. Mempunyai fungsi Pengelolaan Surat dan arsip, protokoler, pengelolaan inventaris, pengelolaan kendaraan dinas dan pengelolaan keamanan.

2) Sub Bagian Kepegawaian

Melaksanakan sebagian tugas kesekretariatan dibidang kepegawaian meliputi pengembangan pegawai, dan kesejahteraan pegawai serta informasi kepegawaian. Mempunyai fungsi :

(43)

a) Pelaksanaan analisis kebutuhan kepegawaian, pengadaan pegawai dan mutasi pegawai serta tata usaha kepegawaian b) Penyusunan program pendayagunaan dan pengembangan

pegawai

c) Pelaksanaan penyusunan gaji, tunjangan dan insentif pegawai d) Pengelolaan kesejahteraan pegawai.

3) Sub Bagian Program dan Pelaporan

Melakukan sebagian tugas melakukan penyusunan anggaran, pemantauan dan evaluasi serta pelaporan anggaran.

b. Bagian Keuangan dan Akuntansi

Melaksanakan sebagian tugas melakukan pengelolaan keuangan rumah sakit yang meliputi penyusunan dan evaluasi anggaran, perbendaharaan dan mobilisasi dana serta akuntansi dan verifikasi. Membawahi :

1) Sub Bagian Mobilitas Dana

Melaksanakan kegiatan perbendaharaan dan mobilitas dana. Mempunyai fungsi Pelaksanaan kegiatan perbendaharaan rumah sakit dan pelaksanaan kegiatan mobilisasi dana rumah sakit.

2) Sub Bagian Anggaran

Melaksanakan sebagaian tugas bagian keuangan di bidang administrasi verifikasi dan pelaksanaan anggaran.

(44)

3) Sub Bagian Akuntansi

Melaksanakan kegiatan akuntansi keuangan dan manajemen. Mempunyai fungsi Pelaksanaan kegiatan akuntansi keuangan, pelaksanaan kegiatan akuntansi manajemen dan pelaksanaan kegiatan verifikasi.

3. Wakil Direktur Pelayanan

Melaksanakan pengelolaan bidang pelayanan dan bidang penunjang pelayanan serta peningkatan mutu pelayanan kesehatan rumah sakit. Membawahi :

a. Bidang Pelayanan Medis

Melaksanakan pengelolaan layanan medik, keperawatan dan rekam medik.. Membawahi :

1) Seksi Keperawatan

Melaksanakan pengelolaan kebutuhan pelayanan keperawatan di rawat jalan, gawat darurat, rawat inap dan rawat khusus.

2) Seksi Pelayanan Medis

Melaksanakan pengelolaan layanan medik.

b. Bidang Penunjang Medis

Melaksanakan pengelolaan penunjang medik, pelayanan bidang administrasi rekam medis. Membawahi :

(45)

1) Seksi Rekam Medis

Melaksanakan sebagian tugas bagian pelayanan di bidang administrasi rekam medis.

2) Seksi Penunjang Medis

Melaksanakan pengelolaan penunjang medik.

3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan cara atau teknik ilmiah untuk memperoleh fakta-fakta atau prinsip-prinsip dari suatu pengetahuan dengan cara mengumpulkan, mencatat dan menganalisa data berdasarkan ilmu pengetahuan dengan tujuan dan kegunaan tertentu.

3.2.1. Desain Penelitian

Metode atau desain penelitian yang digunakan dalam penelitian ini merupakan metode deskriptif kualitatif. Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi mengenai status suatu gejala yang ada, yaitu keadaan gejala menurut apa adanya pada saat penelitian dilakukan yang berorientasi pemecahan masalah. Sedangkan penelitian kualitatif menekankan pada makna, penalaran, definisi suatu situasi tertentu (dalam konteks tertentu), lebih banyak meneliti hal-hal yang berhubungan dengan kehidupan sehari-hari. Tujuan penelitian kualitatif biasanya berkaitan dengan hal-hal yang bersifat praktis. (http:// www.jonathansarwono.info/)

(46)

Melalui desain penelitian deskriptif kualitatif ini, peneliti berusaha memperoleh data pada fakta-fakta yang tampak sebagaimana keadaan sebenarnya.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Jenis dan metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Data primer merupakan data yang diperoleh peneliti dengan cara meneliti langsung ke sub bagian kepegawaian di Rumah Sakit Umum Cibabat.

1. Observasi

Yaitu metode untuk mendapatkan data dengan melakukan pengamatan langsung dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala atau fenomena yang terkait tanpa pengajuan pertanyaan. Adapun bagian-bagian yang di observasi dalam penelitian ini yaitu sub bagian kepegawaian, bagian umum dan program, dan instalasi diklat.

2. Wawancara

Metode wawancara ini dilakukan kepada narasumber atau pun ahli, dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mendukung perumusan permasalahan. Adapun yang menjadi responden dalam wawancara yaitu staf sub

(47)

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Data sekunder merupakan data yang diperoleh peneliti melalui dokumentasi-dokumentasi yang ada di Rumah Sakit Umum Cibabat. Dokumentasi merupakan cara pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen dasar yang ada di Rumah Sakit Umum Cibabat khususnya di sub bagian kepegawaian yaitu diantaranya formulir isian pegawai yang berisi daftar riwayat kepangkatan, riwayat jabatan, riwayat pendidikan, riwayat pelatihan, SK pengangkatan CPNS/PNS, dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan masalah yang dibahas dalam penelitian ini.

3.2.3. Metode Pendekatan Pengembangan Sistem

Sub bab ini akan menjelaskan mengenai metode pendekatan, pengembangan sistem, metode analisis dan alat bantu analisis perancangan.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang digunakan oleh penulis adalah pendekatan terstruktur. Pendekatan struktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

Terdapat beberapa alasan penulis menggunakan pendekatan terstruktur diantaranya adalah mudah dipahami dan mudah digunakan artinya metode ini

(48)

mudah dimengerti, selain itu metode terstruktur telah banyak digunakan dalam pengembangan sistem informasi.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Analisis dan pengembangan dalam membangun sistem informasi yang kompleks membutuhkan metode – metode atau paradigma pengembangan yang mampu membantu menganalisis dan mendesain secara lebih detail sehingga informasi yang dihasilkan lebih akurat.

Secara garis besar kerangka pemecahan masalah dari suatu penelitian yang dilakukan dapat dilihat dalam paradigma yang dipakai yaitu model proses Prototype yang terdiri dari tiga tahapan, yaitu mendengarkan keluhan konsumen, merancang dan membuat sistem dan ujicoba sistem atau verifikasi.

Ujicoba Sistem / Verifikasi Mendengarkan

Keluhan

Konsumen Merancang dan Membangun

Sistem

Gambar 3.2 Model Proses Prototype

(49)

1. Mendengarkan Keluhan Konsumen

Prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan konsumen bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari perangkat lunak serta mengidentifikasi segala kebutuhan - kebutuhan yang diperlukan untuk melakukan perancangan. 2. Merancang dan Membuat Sistem

Pada tahap ini, perancangan difokuskan pada penyajian aspek-aspek perangkat lunak yang dibangun agar pelanggan atau konsumen dapat menerima tampilan pada format masukan atau keluarannya.

3. Ujicoba Sistem atau Verifikasi

Pada tahap ini, sistem yang telah dibangun dievaluasi oleh pelanggan atau konsumen. Hal itu dilakukan agar bisa dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembangan perangkat lunak selanjutnya.

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Alat bantu analisis dan perancangan yang dipakai dalam pendekatan terstruktur kadang-kadang dikelompokkan ke dalam desain dan peralatan analisis. Beberapa alat bantu analisis dan perancangan yang akan dijelaskan pada sub bab berikut diantaranya adalah diagram alir (flow map), diagram konteks, data flow diagram (DFD), kamus data dan perancangan basis data yang meliputi normalisasi dan tabel relasi.

(50)

1. FlowMap

Flow Map disebut juga diagram aliran dokumen atau diagram prosedur kerja merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan termasuk tembusan-tembusannya. Flow map menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi. Jogiyanto (2001 : 800). Kegunaan dari Flow Map ini adalah

a. Menggambarkan aktivitas apa saja yang sedang berjalan. b. Menjabarkan aliran dokumen yang terlihat.

c. Menjelaskan hubungan-hubungan data dan informasi dengan bagian-bagian dalam aktivitas tersebut.

2. Diagram Kontek

Diagram kontek adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram kontek merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem, sedangkan aliran memodelkan hubungan antara sistem dengan terminator di luar sistem. Tidak boleh ada data store dalam diagram kontek. Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005 : 64)

(51)

Diagram Kontek terdiri dari :

a. Entitas : Manusia, organisasi atau sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang ada.

b. Aliran Data : Informasi yang masuk kedalam sistem dan keluar dari sistem.

3. DataFlowDiagram

DFD (Data Flow Diagram) merupakan suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. Jogiyanto (2001 : 699)

Simbol – simbol yang digunakan dalam DFD adalah : a. Kesatuan Luar

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (External Entity) di lingkungan sistem dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar dilambangkan dengan empat persegi panjang.

b. Arus Data

Arus data (Data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini

(52)

menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

c. Proses

Suatu proses (process) adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Setiap proses harus diberi penjelasan yaitu nama proses dan identifikasi proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.

d. Simpanan Data

Simpanan Data (Data store) dilambangkan dengan sepasang garis horizontal paralel tanpa tertutup pada salah satu ujungnya atau sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

4. Kamus Data

Kamus data disebut juga System Data Dictionary merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem secara lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun perancangan sistem. Jogiyanto (2001 : 725).

(53)

Kamus data mengidentifikasikan beberapa hal berikut : a. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD.

b. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran data.

c. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data.

d. Mendeskripsikan hubungan detail antara penyimpanan yang akan menjadi titik perhatian dalam DFD.

Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat :

a. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data.

b. Alias

Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau depertemen satu dengan yang lainnya.

c. Arus data atau aliran proses

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju.

d. Struktur data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-item data apa saja.

(54)

5. Perancangan Basis Data

a. Normalisasi

Ketika merancang suatu basis data untuk suatu sistem relasional, prioritas utama dalam mengembangkan model data logikal adalah dengan merancang sutau representasi data yang tepat bagi relationship dan constrain (batasannya).

Konsep dan teknik normalisasi ini pertama kali dikenalkan oleh Dr. E.F Codd pada tahun 1972. Normalisasi sering dilakukan sebagai uji coba pada sutau relasi secara berkelanjutan untuk menentukan apakah relasi tersebut sudah baik atau masih melanggar aturan-aturan standar yang diberlakukan pada suatu relasi yang normal (sudah dapat dilakukan proses insert, update, delete dan modify pada satu atau beberapa atribut tanpa mempengaruhi integritas data dalam relasi tersebut)

Normalisasi dapat didefinisikan sebagai proses pengelompokkan data kedalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk basis data yang mudah untuk dimodifikasi. Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005 : 169)

Tujuan dari normalisasi tersebut adalah mencegah terjadinya penyimpangan (Anomaly) yaitu Insertion anomaly, Delete anomaly, Update anomaly.

Suatu relasi dalam basis data dapat dikatakan normal atau tidak menimbulkan anomaly jika setidaknya memenuhi kriteria bentuk Normal

(55)

ketiga (3 Normal Form). Aturan bentuk normal yang digunakan biasanya sebagai berikut:

1) Bentuk tidak Normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.

2) Bentuk Normal Kesatu (1 NF)

Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa grup elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi diantara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic. Suatu relasi dikatakan dalam bentuk pertama jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal (atomic value) untuk setiap barisnya.

3) Bentuk Normal Kedua (2 NF)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria untuk bentuk normal kesatu. Semua atribut bukan kunci memiliki ketergantungan sepenuhnya terhadap kunci primer. Sehingga membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci primernya. Kunci primer haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.

4) Bentuk Normal Ketiga (3 NF)

Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan kunci tidak memiliki ketergantungan transitif terhadap kunci primer. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci

(56)

tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional terhadap atribut bukan kunci lainnya. Seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap kunci primer di relasi itu saja.

b. ERD (Entity Relationship Diagram)

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data. ERD menguntungkan bagi profesional sistem, karena ERD memperlihatkan hubungan antar data store pada DFD. Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005 : 142). Diagram hubungan entitas atau yang lebih dikenal dengan E-R diagram, adalah notasi grafik dari sebuh model data atau sebuh model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan dalam sistem secara abstrak. Elemen-elemen diagram hubungan entitas :

1. Entitas

Pada ERD, Entitas (entity) digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada di dalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan atau dimana terdapat data. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelompokkan dalam empat jenis nama, yaitu orang, benda, lokasi, kejadian (terdapat unsur waktu di dalamnya).

(57)

2. Relasi

Pada ERD, relasi (relationship) dapat digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. Pada umumnya penghubung (relationship) diberi nama dengan kata kerja dasar, sehingga memudahkan untuk melakukan pembacaan relasinya. Penggambaran hubungan yang terjadi adalah sebuah bentuk belah ketupat dihubungkan dengan dua bentuk empat persegi panjang.

3. Atribut

Secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap relationship. Maksudnya, atribut adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya yang dimaksud entitas maupun relationship, sehingga dikatakan atribut adalah elemen dari setiap entitas dan relationship.

4. Kardinalitas

Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum tupel atau baris yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Kardinalitas relasi merujuk kepada banyaknya hubungan maksimum yang terjadi dari entitas yang satu ke entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya. Terdapat 3 macam kardinalitas relasi yaitu :

1) One to One (1:1)

Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas kedua dan sebaliknya. Jadi satu nilai atribut di entity A dihubungkan paling banyak dengan satu nilai atribut dengan satu nilai atribut di Entity B,

(58)

sehingga primary key dari entity yang dibutuhkan harus terdapat di skema relasi entity yang dibutuhkan. Dengan kata lain relasi one to one berarti satu data memiliki satu data pasangan.

2) One to Many atau Many to One (1 : N)

Tingkat hubungan satu ke banyak sama dengan banyak ke satu. Tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.

3) Many to Many (N : N)

Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya. Baik dilihat dari sisi entitas yang pertama, maupun dilihat dari sisi yang kedua.

e. Tabel Relasi

Suatu file yang terdiri dari beberapa grup yang berulang-ulang perlu diorganisasikan kembali. Proses mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang ini disebut relasi antar tabel sehingga tabel-tabel dapat berelasi dengan baik dan terorganisasi.

(59)

3.2.4. Pengujian Software

Menurut Roger S. Pressman (2002 : 525) dalam bukunya Software Engineering : A Practioners’s Approach mendefinisikan pengujian software (perangkat lunak) adalah elemen kritis dari jaminan kualitas perangkat lunak dan merepresentasikan kajian pokok dari spesifikasi, desain, dan pengkodean.

Dalam buku klasiknya mengenai pengujian perangkat lunak, Glen Myers menyatakan sejumlah aturan yang berfungsi sebagai sasaran pengujian pada perangkat lunak adalah:

1. Pengujian adalah proses eksekusi suatu program dengan maksud menemukan kesalahan.

2. Test case yang baik adalah test case yang memiliki probabilitas tinggi untuk menemukan kesalahan yang belum pernah ditemukan sebelumnya. 3. Pengujian yang sukses adalah pengujian yang mengungkap semua

kesalahan yang belum pernah ditemukan sebelumnya.

Sasaran kita adalah mendesain pengujian yang secara sistematis mengungkap kelas kesalahan yang berbeda dan melakukan dengan jumlah waktu dan usaha minimum. Terdapat dua teknik pendekatan dalam melakukan pengujian software, yaitu :

a. Pengujian White-Box

Pengujian ini berfokus pada struktur kontrol program. Test case dilakukan untuk memastikan bahwa semua statemen pada program telah dieksekusi paling tidak satu kali selama pengujian dan bahwa semua kondisi logis telah diuji.

(60)

b. Pengujian Black-Box

Pengujian ini berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan demikian pengujian black-box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program, metode ini melakukan pengujian terhadap fungsi operasional software.

Pengujian black-box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagi berikut :

1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang, 2. Kesalahan interface,

3. Kesalahan dalam struktur data atau database eksternal, 4. Kesalahan kinerja,

5. Inisialisasi dan kesalahan terminasi.

Teknik atau metode pengujian software yang penulis akan gunakan adalah pengujian black-box. Pengujian black-box menyinggung ujicoba yang dilakukan pada interface software (GUI). Apakah input diterima dengan benar, dan output yang dihasilkan benar, apakah integritas informasi eksternal terpelihara. Ujicoba black-box memeriksa beberapa aspek sistem, tetapi memeriksa sedikit mengenai struktur logical internal software.

(61)

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1. Analisis Sistem yang Berjalan

Analisis Sistem pengelolaan kepegawaian yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui dan mempelajari sistem yang ada. Untuk mengetahui hal tersebut diperlukan suatu penggambaran aliran-aliran informasi dari bagian-bagian yang terkait.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan metode analisis data dengan cara mengumpukan data-data yang berhubungan dengan obyek yang akan diteliti dengan memperhatikan fungsi dokumen, sumber data dan atribut yang ada dalam dokumen tersebut. Di bawah ini merupakan analisis dokumen yang terdapat di Sub bagian Kepegawaian di Rumah Sakit Umum Cibabat.

1. Nama : Usulan Kebutuhan Tenaga

Fungsi : Sebagai informasi usulan kebutuhan pegawai dari unit kerja (bagian/subbagian/bidang/seksi)

Sumber Data : Unit kerja (bagian/subbagian/bidang/seksi) Rangkap : 1 (satu)

Atribut : no surat, tanggal surat, jenis tenaga, jenjang, nama jurusan

(62)

2. Nama : Surat Perintah Rotasi/Pemindahan Jabatan

Fungsi : Informasi perintah/keputusan rotasi jabatan di lingkungan RSU Cibabat.

Sumber Data : Subbagian kepegawaian Rangkap : 4 (empat)

Atribut : no surat perintah, tanggal surat, nama pegawai, nip, golongan, nama jabatan, tmt awal jab, pejabat penetap rotasi

3. Nama : Surat perintah orientasi (SPO)

Fungsi : Informasi perintah untuk melaksanakan orientasi diklat bagi pegawai

Sumber Data : Subbagian kepegawaian Rangkap : 1 (empat)

Atribut : no surat perintah, nama pegawai, nip, pangkat, golongan ruang, nama jabatan

4. Nama : SK CPNS

Fungsi : Informasi petikan keputusan pengangkatan calon pegawai negeri sipil

Sumber Data : Pegawai Rangkap : 1 (satu)

Atribut : no sk, tanggal sk, nama pegawai, nip, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, jenjang pendidikan, jurusan

(63)

pendidikan, golongan ruang, masa kerja golongan, unit kerja, tmt pangkat, tmt akhir kgb, pejabat penetap 5. Nama : SK Kenaikan Pangkat Golongan

Fungsi : Informasi petikan keputusan kenaikan pangkat golongan bagi pegawai

Sumber Data : BKD Kota Cimahi Rangkap : 1 (satu)

Atribut : no sk, tanggal sk, nama pegawai, nip lama, tanggal lahir, pangkat, golongan ruang, tmt pangkat, jenjang pendidikan, masa kerja golongan, nama jabatan, unit kerja, pejabat penetap

6. Nama : Data Pegawai (Formulir isian data pegawai terisi)

Fungsi : Mengetahui seluruh informasi pegawai, baik data pokok, riwayat pendidikan, riwayat pelatihan, riwayat kepangkatan, riwayat jabatan, penghargaan, data keluarga, kgb terakhir, sanksi, dan informasi pegawai lainnya.

Sumber Data : Subbagian kepegawaian Rangkap : 1 (satu)

Atribut : nip, nip lama, no karpeg, nrk, nama pegawai, gelar depan, gelar belakang, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status perkawinan, alamat, telp, no kartu askes, no kartu taspen, npwp, sk pangkat, tgl sk

(64)

pangkat, tmt pangkat, pangkat, golongan ruang, pejabat penetap pangkat, sk kgb terakhir, tmt kgb, no sk jabatan, tgl sk jabatan, jenis jabatan, eselon, nama jabatan, tmt jabatan, tmt akhir jabatan, pejebat penetap jab, bagian/bidang, nama penghargaan, no sk penghargaan, tgl sk penghargaan, tahun penghargaan, asal perolehan, jenjang pendidikan, jurusan pendidikan, nama sekolah, tempat sekolah, nomor ijazah, tanggal ijazah, jenis diklat, nama diklat, tempat diklat, penyelenggara, tingkat, tgl mulai diklat, tgl selesai dikat, jml jam diklat, nomor sertifikat, tanggal sertifikat, predikat, nama pasangan, tempat lahir pasangan, tgl lahir pasangan, tgl nikah, pekerjaan pasangan, nama anak, tempat lahir anak, tgl lahir anak, jenis kelamin anak, status anak, jenjang pendidikan, pekerjaan anak

7. Nama : Formulir DP-3 (Data Nilai DP3)

Fungsi : Mengetahui informasi nilai pekerjaan pegawai yang diberikan oleh penilai (atasan langsung).

Sumber Data : Unit Kerja (Kepala Bagian/Kepala Subbagian/Kepala Bidang/Kepala Seksi)

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : pangkat, jenjang pendidikan, nama pegawai, nama jabatan, bagian/bidang, nip, no karpeg, unsur yang

(65)

dinilai, nilai, sebutan nilai, tahun penilaian 8. Nama : DP-3

Fungsi : Mengetahui Informasi penilaian, jumlah nilai yang didapat dalam periode tertentu, dan informasi penilai (atasan langsung) serta atasan penilai. Digunakan sebagai pendukung proses kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan indikator kinerja pegawai

Sumber Data : Subbagian kepegawaian Rangkap : 2 (dua)

Atribut : Periode penilaian, nama pegawai, nip, pangkat golongan, jabatan, bagian/bidang, nama pejabat penilai, nip pejabat penilai, pangkat golongan pejabat penilai, jabatan pejabat penilai, bagian/bidang pejabat penilai, nama atasan pejabat penilai, nip atasan pejabat penilai, pangkat golongan atasan pejabat penilai, jabatan atasan pejabat penilai, bagian/bidang atasan pejabat penilai, unsur yang dinilai, nilai, sebutan nilai, ket

9. Nama : Laporan Daftar Urut Kepangkatan

Fungsi : Sebagai indikator dalam penetapan seorang PNS dalam menduduki suatu jabatan, pembinaan karir dan prestasi kerja. Diurutkan berdasarkan pangkat, jabatan/eselon, masa kerja, pelatihan jabatan, pendidikan, dan usia. Sumber Data : Subbagiann kepegawaian

(66)

Rangkap : 2 (dua)

Atribut : nip, nama pegawai, golongan, tmt pangkat, nama jabatan, tmt jabatan, eselon, tmt eselon, masa kerja tahun, masa kerja bulan, pelatihan struktural, tahun lulus pelatihan, jurusan pendidikan, tahun lulus pendidikan, jenjang pendidikan, tempat tanggal lahir, usia

10. Nama : Laporan Rekapitulasi Pegawai

Fungsi : Mengetahui informasi jumlah pegawai atau rekapitulasi pegawai berdasarkan golongan ruang.

Sumber Data : Subbagian kepegawaian Rangkap : 2 (dua)

Atribut : Golongan ruang, jumlah pegawai, persentase jumlah pegawai

4.1.2. Analisis Prosedur Yang Berjalan

Pelaksanakan aktivitas pengelolaan data pegawai memiliki prosedur, prosedur tersebut penulis terjemahkan ke dalam bentuk narasi dan kemudian digambarkan dalam bentuk flow map. Dibawah ini merupakan prosedur sistem pengelolaan kepegawaian yang berjalan pada Rumah Sakit Umum Cibabat.

Prosedur Usulan Kebutuhan dan Pencatatan Data Pegawai

1. Unit kerja dalam hal ini bagian/subbagian/bidang/seksi mengajukan usulan kebutuhan tenaga/pegawai kepada sub bagian kepegawaian.

(67)

2. Sub bagian kepegawaian akan memeriksa data pegawai yang cocok dengan kriteria kebutuhan dari unit kerja.

3. Jika ada yang sesuai dan memungkinkan untuk dilakukan rotasi maka akan dilakukan rotasi jabatan dengan membuat surat perintah rotasi rangkap 4 (empat) yang di acc/legalisasi oleh Kabag. Umum dan Program serta disetujui oleh Direktur.

4. Surat perintah rotasi yang telah disetujui diserahkan pada unit kerja bersangkutan, diserahkan pada pegawai yang dirotasi, arsip pada sub bagian kepegawaian dan arsip bagian umum dan program. Sub bagian kepegawaian akan mencatat riwayat jabatan pegawai pada data pegawai berdasar Surat perintah rotasi.

5. Jika kriteria kebutuhan pegawai dari unit kerja tidak sesuai atau tidak memungkinkan untuk melakukan rotasi, sub bagaian kepegawaian akan membuatkan usulan pengadaan pegawai rangkap 2 (dua) yang di acc/legalisasi oleh Kabag. Umum dan Program serta disetujui Direktur untuk diajukan pada BKD Kota Cimahi dan satu lagi diarsipkan.

6. Pegawai yang telah mendapat perintah ditempatkan di RSU Cibabat akan menyerahkan biodata pegawai beserta lampiran pendukung (salinan ijazah, salinan SK CPNS, salinan sertifikat pelatihan, salinan KARPEG, dan lampiran lain). Biodata pegawai beserta lampiran pendukung tersebut diarsipkan dalam data kepegawaian.

7. Dari data pegawai tersebut dibuat surat perintah orientasi rangkap 4 (empat) yang di acc/legalisasi Kabag. Umum dan Program serta disetujui

(1)

38 TPegawai

Cetak Laporan

DUK

8.1 Data pegawai

Lap. DUK

Cetak

Lap. Daftar

Nominatif

8.3 Data pegawai

R

e

k

ap

D

at

a

P

e

g

aw

ai

Lap. Daftar Nominatif

BAG. UMUM &

PROGRAM

Cetak

Rekap

Data Pegawai

8.2

(2)

Pegawai id_pegawai* nip_lama nip_baru no_karpeg glr_depan glr_belakang nama_pegawai tmpt_lahir tgl_lahir jenis_kel stat_nikah agama alamat telp no_hand email foto nama_pasangan tmpt_lahir_pas tgl_lahir_pas tgl_nikah instansi_kerja Det_anak id_pegawai** nama_anak tmpt_lahir_anak tgl_lahir_anak jenis_kel_anak pekerjaan_anak id_jenjang** status_anak Bagbid id_bagbid* bagbid Jabatan id_jabatan* jenis_jabatan nama_jabatan Subbagbid id_subbagbid* Id_bagbid** subbagbid Golongan id_golongan* golongan pangkat Jenjang id_jenjang* jenjang_pend Penghargaan id_penghargaan* nama_penghargaan Jurusan id_jurusan* nama_jurusan kel_jurusan Diklat id_diklat* nama_diklat jenis_diklat Srt_usulanpeg id_srtusulan* no_srtusulan tgl_srtusulan Srt_usulanpeg_det id_srtusulan** id_jenjang** jenis_tenaga jumlah_keb Srt_rotasi id_srtrotasi* no_srtrotasi Srt_rotasi_det id_srtrotasi** id_pegawai** Srt_orientasi no_srtorientasi* id_pegawai** tgl_srtorientasi tmt_orientasi Srt_antarpen no_srtantar* Srt_sanksi no_sk_sanksi* id_pegawai** tgl_sk_sanksi nama_sanksi jenis_pelanggaran pejabat_sanksi nama_pej_sanksi nip_pej_sanksi ket_sanksi KGB no_sk_kgb* Srt_ketdis no_srtkdis* tgl_srtkdis id_pegawai** Srt_antarkp id_srtpkp* no_srtpkp tgl_srtpkp bln_periode_kp thn_periode_kp Srt_antarkp_det id_srtpkp** jenis_kp id_golongan** id_pegawai** Riw_pendidikan id_pegawai** id_jenjang** id_jurusan** nm_sekolah alamat_skl no_ijazah thn_lulus Riw_golongan id_pegawai** id_golongan** stat_pegawai tmt_gol no_sk tgl_sk pejabat_sk mkgol_thn mkgol_bln Riw_jabatan id_pegawai** id_jabatan** eselon id_bagbid** id_subbagbid** tmt_mulai_jab tmt_akhir_jab no_sk_jab tgl_sk_jab pejabat_sk_jab Riw_pelatihan id_pegawai** id_diklat** penyelanggara_diklat angkatan_diklat tgl_mulai_dklat tgl_selesai_diklat jml_jam no_sertifikat tgl_sertifikat Riw_penghargaan id_pegawai** id_penghargaan** no_surat_peng thn_peng asal_peng Peg_pensiun id_pegawai** no_sk_pensiun tgl_sk_pensiun DP3 id_pegawai** periode_awal_nilai periode_akhir_nilai id_penilai pangkat_penilai gol_penilai jabatan_penilai id_atasan_penilai gol_atasan_penilai pangkat_atasan_penilai nilai_kesetiaan nilai_prestasikerja nilai_tanggungjwb nilai_ketaatan nilai_kejujuran

(3)

40 PEGAWAI

RIWAYAT PENDIDIKAN no_sp_diklat*

GOLONGAN

JABATAN

BAGBID

SUBBAGBID

JURUSAN

JENJANG

PENGHARGAAN

DIKLAT

RIWAYAT GOLONGAN RIWAYAT JABATAN RIWAYAT PELATIHAN MEMPUNYAI RIWAYAT PENGHARGAAN

PEG_PENSIUN

SRT_ORIENTASI

SRT_ROTASI

SRT_ANTARKP

DP3

SRT_USULANPEG

SRT_SANKSI

DETAIL SRT USULAN

MEMPUNYAI

DETAIL ANTARKP

SRT_PERDIK

SRT_ANTARPEN

KGB

MENDAPATKAN MEMPEROLEH MEMPEROLEH MEMPEROLEH MEMPUNYAI DETAIL ROTASI MENDAPATKAN

N

1 N

no_srtantar* no_sk_sanksi* id_penghargaan* id_srtpkp* no_sk_kgb* no_srtorientasi*

id_srtrotasi* id_diklat* id_diklat* id_jabatan* id_bagbid* id_subbagbid* id_srtusulan* id_pegawai* id_jurusan* Id_jenjang* DETAIL ANAK MEMPUNYAI