Hambatan dalam pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) di RSU Dr. Pirngadi Medan.

(1)

HAMBATAN DALAM PELAKSANAAN SISTEM

INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

(SIMRS) DI RSU DR. PIRNGADI

MEDAN

SKRIPSI

Diajukan untuk memenuhi tugas dan melengkapi syarat guna memperoleh gelar Sarjana Kedokteran Gigi

Oleh : RARA SYAFARA

NIM : 050600038

FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2009

(2)

Fakultas Kedokteran Gigi

Departemen Ilmu Kedokteran Gigi Pencegahan/Kesehatan Gigi Masyarakat Tahun 2009

Rara Syafara

Hambatan dalam pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) di RSU Dr. Pirngadi Medan.

xiii + 54 halaman

Sistem informasi manajemen berbasis komputer sudah merupakan sarana pendukung yang mutlak diperlukan untuk operasional rumah sakit. Secara umum banyak ditemukan hambatan dalam pelaksanaan SIMRS ini dimana hambatan terbesar terdapat pada SDM (Sumber Daya Manusia). Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sejauhmana pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan serta hambatan-hambatan dalam pelaksanaannya. Penelitian ini bersifat deskriptif kualitatif menggunakan metode survei dengan teknik wawancara dan kuesioner terbuka terhadap 18 orang staf operator SIRS.

Pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan pada tahun 2009 sejauh ini cenderung dimanfaatkan untuk mempermudah pentransferan data yang terbatas pada instalasi rawat jalan saja. Adapun hambatan terbesar ditemukan pada operator, dimana operator masih belum memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup untuk melaksanakan tugasnya, serta kurangnya komitmen untuk menggunakan sistem komputerisasi ini.

(3)

PERNYATAAN PERSETUJUAN

Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan tim penguji skripsi

Medan, 10 Agustus 2009

Pembimbing : Tanda tangan

Simson Damanik, drg., M.Kes NIP : 131 126 696

(4)

TIM PENGUJI SKRIPSI

Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan tim penguji pada tanggal 10 Agustus 2009

TIM PENGUJI

KETUA : Oktavia Dewi, drg., M.Kes

ANGGOTA : 1. Rika Mayasari Alamsyah, drg.,M.Kes 2. Simson Damanik, drg.,M.Kes

(5)

KATA PENGANTAR

Dengan mengucap syukur kepada ALLAH SWT yang telah memberikan rahmat dan karuniaNYA sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Kedokteran Gigi. Shalawat dan salam semoga selalu dilimpahkan kepada Rasulullah SAW, keluarga beliau, sahabat serta orang-orang yang mengikuti beliau hingga hari akhir.

Dalam penulisan skripsi ini, penulis ingin memberikan penghormatan pertama dan terima kasih yang tiada terhingga kepada yang tercinta, ayahanda Ade Iskandar dan ibunda Hj. Darmawati atas cinta, kasih sayang, doa, perhatian dan dukungan tidak terbatas pada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Untuk kakanda-kakanda tercinta Desi Puspita, SE dan Noni Faran Siska, SH, serta adinda-adinda tersayang Nanda Rabiulfha, M. Reza Fahruza dan Muharissa Yuni Sastria atas keceriaan, perhatian, kasih sayang, dan warna-warni hidup sehingga penulis selalu mendapatkan semangat baru bagi hari-hari penulis. Kemudian tak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada Kurniadi Angriawan, ST yang selalu setia mendampingi dan bersedia mendengarkan segala keluh-kesah penulis, juga atas segala bantuan, kesabaran, perhatian, semangat, doa, dukungan, tawa dan keceriaannya yang selalu dapat menguatkan penulis.

(6)

Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati, penulis juga menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Prof. Ismet Danial Nasution, drg., Ph.D (K) selaku Dekan Fakultas Kedokteran Gigi USU, yang telah memberikan bimbingan kepada penulis selama menjalani pendidikan di FKG USU.

2. Prof. Dr. Nurmala Situmorang, drg., MKM selaku Ketua Departemen Ilmu Kedokteran Gigi Pencegahan/Kesehatan Gigi Masyarakat yang turut membantu penulis untuk kelancaran dalam penyelesaian skripsi ini.

3. Simson Damanik, drg., M.Kes selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran dalam membimbing dan membantu serta selalu memberi semangat kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

4. Oktavia Dewi, drg., M.Kes dan Rika Mayasari Alamsyah, drg.,M.Kes selaku dosen penguji yang telah bersedia meluangkan waktu dan pikiran untuk memberikan saran bagi skripsi penulis.

5. Soekendi, drg. selaku kepala instalasi SIRS dan seluruh pegawai di instalasi SIRS RSU DR. Pirngadi Medan yang telah meluangkan waktunya dan turut memberikan bantuan serta semangat kepada penulis selama penelitian.

6. Wilda Hafny lubis, drg., Msi yang turut memberikan semangat dan masukan-masukan sehingga lebih membuka pikiran penulis dalam pembuatan skripsi ini.

7. Malem Ukur Tarigan, drg., Sp.KGA dan T. Hermina M, drg. selaku dosen wali yang telah banyak membantu dan membimbing penulis dalam menjalani pendidikan di FKG USU.

8. Keluarga besar penulis, Atok (alm), Nenek, Nenek Rajab (alm), Pak Uwo Inul dan keluarga besarnya, Om Irsan (alm), Bunda, `Wo Inin, Om Is, Teta, Teti, Mama Oni, Cuta, Kak

(7)

Dina, Cherli, Melisa, Tasya, Nada Afshien Myeesa, Om Oyon, Bang Edi, Bang Ibob, Bang Bobby, `Wak Yan, Om Koes, Bang Pandi, Om Ferry, Mak Uwo Upik, Chandra, Ipan, Fitri, dan yang lainnya atas kasih sayang, doa, cinta, perhatian dan dukungan yang tiada hentinya untuk penulis.

9. Lia, Echy dan Piciya sahabat terbaik penulis, untuk suka, duka, perhatian, kasih sayang dan arti persahabatan tulus yang kalian berikan.

10. D`Zero (Fantok, Puput, Lily, Beby dan Omok) dan Aya`, sahabat terbaik penulis, untuk kebersamaan dan kehadiran kalian di setiap harinya yang begitu berkesan bagi penulis.

11. Ipe, Dika, Mimi, Fadil, Arif, Fina, dan teman-teman SKEED (Fatma, Enda, Royyan, Niko, Tejo, Kenta, Neny, Tary, Fahmi, Birkud, Putwel, dan Dei) untuk persahabatan kita, dukungan serta doa dari jauh kepada penulis.

12. Sahabat-sahabat di IT TELKOM (Adi, Anggi, Peos, Wilsky senior, Wilskis Jr., Kemat, Damara, Adeos, Tile, Dilla, Nana, Uwan, Binta, Alin, Handre, Ajo, Qthink, Arif, Fachri Chairul, Daviska, Albena, Fachmi Ichsan, Romeo Rullist, Yonaldo, Tongat, dan Nico) yang selalu memberikan support moriil dan doa dari kejauhan kepada penulis.

13. Tucin dan Bili, atas dukungan dan doa yang kalian berikan.

14. Rodo dan Amerina Syafharini, teman baik penulis, untuk bantuannya dalam mencari bahan bagi skripsi penulis.

15. My Kuuipoo (Opi dan Nia), bang Ibob dan Pocut, saudara musisi penulis, untuk

karya-karya dan perfomance kita yang memberikan semangat baru bagi penulis dan membuat hari-hari penulis menjadi lebih indah dari biasanya.

16. Arifin Ahmad, untuk bantuannya memperbaiki notebook penulis, sehingga penulis dapat melanjutkan pengerjaan skripsi ini dengan baik.

(8)

17. Teman-teman yang selalu memberi dukungan kepada penulis: bang Akbar, bang Eja, Nanda Bella, Anna, Rika, Poe, Agnes, Def, Pipit, Ririn, Maslah, Adi Praja, Ayoe, Thomas, Sri Mawar, Sally GO, Olin, Besties (Ira, Salsa, Rina dan Nina), Aufar dan teman-teman stambuk 2005 FKG USU serta seluruh kakanda dan kawan-kawan seperjuangan di FKG USU yang membantu dalam kelancaran pembuatan skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun.

Penulis mempersembahkan skripsi ini untuk Ayahanda (Ade Iskandar), Ibunda (Hj. Darmawati) serta sang kakek tercinta (Alm. H. Raswif Ta`at) dan om tersayang (Alm. Irsan) sebagai sosok yang begitu banyak memberikan inspirasi bagi penulis. Akhirnya penulis mengharapkan semoga skripsi ini dapat memberikan sumbangan pikiran yang berguna bagi fakultas, pengembangan ilmu dan masyarakat.

Medan, 10 Agustus 2009

Penulis,

(RARA SYAFARA NIM : 050600038 )

(9)

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL ... HALAMAN PERSETUJUAN ...

HALAMAN TIM PENGUJI SKRIPSI ...

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 5

1.3 Tujuan Penelitian ... 5

1.4 Manfaat Penelitian... 5

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi ... 6

2.2 Sistem Informasi Manajemen ... 8

2.3 Peran SIM di Rumah Sakit ... 10

2.4 Hambatan dalam Pelaksanaan SIMRS ... 14

2.5 Modul SIMRS terintegrasi ... 16

2.6 Kerangka Konsep ... 18

BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Rancangan Penelitian ... 19

(10)

3.3 Waktu Penelitian ... 19

3.4 Populasi dan Sampel ... 19

3.4.1 Populasi... 19

3.4.2 Sampel ... 20

3.5 Variabel Penelitian ... 20

3.6 Definisi Operasional ... 21

3.7 Manajemen Data ... 22

3.7.1 Sumber Data ... 22

3.7.2 Teknik Pengumpulan Data... 23

3.7.3 Instrumen Penelitian ... 23

3.7.4 Pengolahan Data ... 24

BAB 4 HASIL PENELITIAN 4.1 Distribusi Operator Pengelola Laporan SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan ... 25

4.2 Kemampuan Responden di Unit Terkait SIMRS RSU DR. Pirngadi Medan ... 26

4.3 Distribusi Perangkat Keras (Hardware) SIMRS ... 27

4.4 Keadaan Komponen Pendukung SIMRS di Unit-Unit Terkait Tempat Responden Bekerja ... 30

4.5 Hasil Wawancara ... 31

4.6 Pelaksanaan SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan ... 34

4.7 Hambatan dalam Pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan ... 42

BAB 5 PEMBAHASAN 5.1 Pelaksanaan SIMRS di Instalasi Rawat Jalan dan Penunjang Medik (TPP, Poliklinik/Lab, dan Billing) RSU Dr.Pirngadi Medan... 45

5.2 Hambatan dalam Pelaksanaan SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan... 46

5.2.1 Hambatan dari segi SDM ... 47

5.2.2 Hambatan dari segi fasilitas pendukung SIMRS (hardware, software dan jaringan/LAN) dan data ... 49

(11)

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan ... 51 6.2 Saran ... 52

DAFTAR RUJUKAN ... 53

LAMPIRAN

(12)

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

1. Frekuensi distribusi operator SIMRS

di RSU Dr. Pirngadi Medan tahun 2009 ... 24 2. Persentase distribusi kemampuan pada 18 orang responden

berdasarkan tingkat pendidikan, masa kerja, pelatihan/penataran, dan pengetahuan tentang SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan

tahun 2009 ... 25 3. Frekuensi distribusi komputer dan printer yang dialokasikan

untuk SIMRS Pirngadi Tahun 2009 ... 27 4. Persentase distribusi keadaan komponen pendukung SIMRS

pada unit terkait tempat responden bekerja (18 unit komputer)

di RSU Dr. Pirngadi Medan tahun 2009. ... 29 5. Daftar modul aktif tahun 2007 s/d 2009 ... 37 6. Distribusi unit instalasi rawat jalan dan unit penunjang medik

yang mengaktifkan modul beserta jumlah perangkat komputernya

tahun 2007 s/d 2009 ... 40 7. Hambatan yang terdapat dalam pelaksanaan SIMRS

di beberapa unit terkait dengan modul aktif

(13)

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

1. Data dan informasi ... 7

2. Sistem Informasi Manajemen ... 9

3. Peran Informasi dalam pengambilan keputusan... 10

(14)

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran

1. Daftar Kuesioner terhadap 18 responden di unit terkait SIMRS dengan modul aktif tentang kemampuan responden dan keadaan komponen pendukung SIMRS. 2. Pedoman dan hasil wawancara terhadap kepala instalasi SIRS dan Staf IT. 3. Surat keterangan selesai penelitian.

4. Frekuensi distribusi pegawai SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan tahun 2007-2008 dan tahun 2008-2009.

5. Inventaris barang pada instalasi SIRS tahun 2009. 6. Struktur organisasi instalasi SIRS.

7. Tabel uraian modul-modul SIRS Prima.

8. Daftar modul aktif tahun 2007 s/d 2009 RSU Dr. Pirngadi Medan. 9. Indikator pelayanan kesehatan RSU Dr. Pirngadi Medan tahun 2008.

10.Distribusi unit instalasi rawat jalan dan unit penunjang medik yang mengaktifkan modul beserta jumlah perangkat komputernya tahun 2007 s/d 2009

(15)

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Sistem informasi sebagai pendukung kegiatan manajemen merupakan suatu metode formal yang dapat menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang akurat serta tepat waktu yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan, memungkinkan perencanaan dan pengawasan, serta fungsi-fungsi operasional dilaksanakan secara efektif.1 Teknologi informasi dimaksudkan untuk melakukan otomatisasi berbagai proses administrasi yang berlangsung dalam kegiatan operasional perumahsakitan dan juga sebagai sarana untuk menjalankan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengambilan keputusan, penilaian, serta pengendalian.2 Informasi yang dipergunakan secara optimal serta sistem informasi yang terencana dengan baik, merupakan pendukung keberhasilan manajemen rumah sakit sehingga pihak manajemen RS dapat bertindak tepat dalam pengambilan keputusan.3 Sistem informasi manajemen berbasis komputer sudah merupakan sarana pendukung yang mutlak diperlukan untuk operasional rumah sakit.

Secara garis besar, ada 5 komponen yang mendasari pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS), yaitu Sumber Daya Manusia (SDM), hardware,

software, data, dan jaringan (Local Area Network).

2,5

Dalam pelaksanaan SIMRS, banyak ditemukan permasalahan pada komponen tersebut yang pada akhirnya akan menghambat jalannya SIMRS, misalnya keterbatasan pada jumlah, kemampuan serta komitmen SDM, keterbatasan pada program software maupun keterbatasan teknis lainnya.6

(16)

Rumah Sakit Umum Dr. Pirngadi Medan merupakan rumah sakit kelas B milik Pemerintah Kota Medan dan juga sebagai Rumah Sakit Pendidikan sesuai dengan SK Menkes RI No.433/Menkes/SK/IV/2007, dimana rumah sakit ini diharuskan mutlak melaksanakan SIMRS. Dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan kesehatan, rumah sakit ini telah membentuk organisasi dan tata kerja instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) yang menjalankan program SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit).

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) pada RSU Dr. Pirngadi Medan adalah suatu program yang berbasis penggunaan komputer yang menggunakan

Local Area Network (LAN) yang melakukan kegiatan pengumpulan data, penyajian data,

informasi data, analisa dan menyimpulkan data, serta menyampaikan informasi data yang tersimpan dalam sistem hardware data dan menggunakan tujuh belas modul. Modul-modul tersebut berperan sebagai prosedur tetap dalam kegiatan SIMRS di tiap unit yang terkait. Namun dalam pelaksanaan di lapangan belum semua modul telah berfungsi sebagaimana mestinya. Manfaat program SIMRS bagi pihak manajemen adalah memberikan informasi khusus tentang sistem keuangan yang transparan dan akurat yang dapat dipergunakan pihak manajemen RSU Dr. Pirngadi Medan untuk mengambil keputusan dan kebijakan yang efektif.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit RSU Dr. Pirngadi sejak tahun 2007 telah terkait pada seluruh jaringan, namun semua unit-unit tersebut belumlah terintegrasi secara menyeluruh. Hanya beberapa unit yang aktif menjalankan modul SIMRS, yaitu unit TPP (Tempat Pendaftaran Pertama) rawat jalan, poliklinik terkait SIMRS (poli gigi, poli anak sehat-sakit, poli bedah digestif, poli mata, dan poli kulit dan kelamin), IDT (Instalasi Diagnostik Terpadu), penunjang medis (PK, PA, Radiologi), billing (kasir), sedangkan

(17)

untuk rawat inap dan lainnya, SIMRS belum terlaksana. Hal ini terjadi karena ditemukannya berbagai kendala yang dihadapi oleh masing-masing unit.

Dalam pelaksanaannya SIMRS di RSU Dr. Pirngadi tidak berjalan maksimal dikarenakan adanya permasalahan di masing-masing unit, misalnya kurangnya tenaga operator, adanya kelalaian operator di unit TPP sehingga masih terjadi kasus rujukan dan karcis yang double, di unit radiologi dan PK (Patologi Klinik) yang sering terjadi perubahan tarif mengakibatkan adanya perbedaan tarif yang terakses.

Secara umum hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan SIMRS ini adalah yang ditemukan pada komponen SDM, biasanya hanya berupa hambatan psikologis saja, dimana hambatan tersebut dapat berasal dari semua jenjang mulai dari dewan direksi sampai kepada pihak pelaksana. Misalnya dewan direksi takut melakukan investasi yang relatif besar tanpa adanya kepastian.2 Hal ini didukung oleh penelitian tentang penerapan SIMRS di RSUP Haji Adam Malik Medan yang dilakukan oleh Sitepu Roslenni (2004), dimana beliau menyimpulkan bahwa faktor penghambat yang utama dari pelaksanaan SIMRS di RSUP Haji Adam Malik Medan adalah komponen sumber daya manusia.7

Hambatan dan segala keterbatasan dalam sistem yang memanfaatkan teknologi komputerisasi ini tentunya dapat diatasi dengan penanganan yang baik. Misalnya dalam hal keterbatasan operator, dimana penanggulangannya yakni:

1. Operator sebagai pengguna SIMRS haruslah terlatih, karena bila salah mengisi maka keluaran yang dihasilkan akan salah pula.

2. Melakukan pendidikan dan pelatihan terhadap operator yang dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mereka.

(18)

3. Penanganan lebih lanjut lagi yakni dengan menyediakan cadangan petugas yang dapat menggantikan jika operator utama berhalangan.

Menurut Hari Kusnanto dalam makalahnya yang disampaikan pada Kongres PERSI VII 1996, menyampaikan beberapa alasan mengapa SIMRS belum berkembang pesat, antara lain:8

1) konsep ekonomi informasi kesehatan belum dirumuskan secara jelas;

2) manajer belum betul-betul memahami perlunya SIMRS; 3) keasingan terhadap teknologi informasi;

4) kesulitan dalam menghadapi perubahan budaya dan perilaku dengan diterapkannya SIMRS;

5) kurangnya saling pengertian antara klinisi, manajer, dan pengelola SIMRS. Pengembangan sistem informasi yang tidak tertata akan menyebabkan ketinggalan teknologi tanpa sempat diantisipasi, under utilize dimana perangkat komputer hanya sebagai pengganti mesin ketik dan kalkulator saja, organisasi hanya mendapat nama tetapi membebani organisasi, manajer dan karyawan tidak merasa ada kemajuan dalam proses manajemen sehingga pelaksanaan keputusan menjadi terlantar bahkan ditinggalkan.

Peneliti mengasumsikan bahwa pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) RSU Dr. Pirngadi Medan belum berjalan dengan maksimal, dimana terdapat berbagai hambatan pada komponen utama di tiap unit yang menyebabkan program SIMRS ini tidak berjalan sepenuhnya. Oleh karena itu peneliti ingin mengetahui dan mencoba menggambarkan hambatan-hambatan tersebut, terutama hambatan pada tiap komponen SIMRS, agar dapat menjadi masukan untuk perbaikan kegiatan ini bagi rumah sakit sehingga program SIMRS tidak dirasakan sia-sia.

(19)

1.2 Rumusan masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas, maka batasan masalah pada penelitian ini adalah:

1. Sejauhmanakah pelaksanaan SIMRS pada unit TPP, poliklinik, dan billing di RSU Dr. Pirngadi Medan sejak tahun 2007 sampai sekarang (tahun 2009)?

2. Apa saja hambatan-hambatan yang ditemukan pada SDM, hardware, software, data dan Local Area Network (LAN) dalam pelaksanaan SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan?

1. 3 Tujuan penelitian

1. Mengetahui sejauhmana pelaksanaan SIMRS pada unit TPP, poliklinik, dan

billing RSU Dr. Pirngadi Medan sejak tahun 2007 sampai sekarang (tahun 2009).

2. Mengetahui hambatan-hambatan yang ditemukan pada SDM, hardware,

software, data dan Local Area Network (LAN) dalam pelaksanaan SIMRS di RSU Dr.

Pirngadi Medan.

1. 4 Manfaat penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:

1. Penelitian ini memberikan gambaran tentang sejauhmana SIMRS di RSU Dr. Pirngadi dilaksanakan sehingga data yang diperoleh dapat menjadi salah satu masukan dalam penyempurnaan pelaksanaannya di masa mendatang.

2. Memberikan paradigma baru bagi pengembangan ilmu kesehatan masyarakat terutama dalam SIMRS dan sebagai masukan bagi peneliti yang akan datang melakukan penelitian mengenai konsep ekonominya.

(20)

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem informasi

Rumah sakit merupakan intitusi yang bersifat kompleks dan memiliki organisasi yang majemuk, maka dalam pengelolaannya (manajemennya) rumah sakit sebaiknya didukung oleh sistem informasi yang terencana dengan baik.

Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur atau kumpulan dari beberapa komponen yang saling berkaitan satu dan lainnya yang mempunyai tujuan tertentu.

1-3

Sistem memiliki elemen-elemen yang menjadi ciri dari sistem tersebut, antara lain tujuan, masukan, proses, keluaran, mekanisme pengendali dan umpan balik, serta batas.

Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah diolah dan memiliki arti bagi penggunanya.

5,6

Istilah informasi sering bertumpang tindih dengan istilah data, oleh karena itu kedua istilah tersebut harus dibedakan satu dengan lainnya.

Data merupakan fakta-fakta atau kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu, atau lebih singkatnya diartikan sebagai gambaran kasar dari fakta dan gambar, sedangkan informasi merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa melalui suatu proses yang meliputi komparasi, klasifikasi, analisis, dan penarikan kesimpulan sehingga dihasilkan suatu pengetahuan yang berguna bagi pemakainya.

5,8

Informasi yang dihasilkan menggambarkan apa yang telah dicapai pada masa lalu, apa yang dikerjakan sekarang, dan di masa mendatang.1,8 Informasi dihasilkan dari data yang tersimpan di dalam database yang dibuat dalam bentuk susunan atau format yang dapat membantu

(21)

proses pengambilan keputusan. Informasi tersebut hendaknya memiliki 4 dimensi dasar informasi, yakni relevan, akurat, tepat waktu, serta lengkap.12

Gambar 1. Data dan informasi

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang fungsi internalnya terbatas pada pemrosesan informasi dengan melakukan 6 tipe operasi, antara lain menangkap (capturing), mentransmisikan (transmitting), menyimpan (storing), mengambil (retrieving), memanipulasi

(manipulating), dan menampilkan (displaying) informasi.

Sistem informasi rumah sakit merupakan suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengelolaan data, penyajian informasi, analisa, dan penyimpanan informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit.

Adapun jenis sistem informasi di rumah sakit, antara lain, adalah sebagai berikut.

1. Sistem informasi administrasi, merupakan sistem informasi yang membantu pelaksanaan administrasi rumah sakit. Misalnya: billing system, pelaporan data obat-obatan, penggajian, dll.

6,11

2. Sistem informasi klinik, merupakan sistem informasi yang secara langsung untuk membantu pasien dalam pelayanan medis selama pasien di rumah sakit. Misalnya: sistem yang membantu pelayanan laboratorium, radiologi, obat-obatan, dll.

Data

Pengolahan

• Komparasi

• Klasifikasi

• Analisis

• Kesimpulan

(22)

3. Sistem informasi manajemen, merupakan sistem informasi yang membantu manajemen rumah sakit dalam pengambilan keputusan. Misalnya: sistem informasi manajemen pelayanan, keuangan, dan pemasaran.

2.2 Sistem Informasi Manajemen ( SIM )

Para ahli telah menjabarkan beberapa pengertian dari SIM untuk memudahkan memahaminya. Menurut Soeparto Adikoesoemo, SIM merupakan suatu sistem yang menggunakan komputer sebagai dasar untuk menghasilkan informasi yang diperlukan manajer dimana informasi tersebut menggambarkan apa yang telah dicapai pada waktu yang lalu, apa yang sedang dikerjakan sekarang, dan kegiatan di masa mendatang. SIM adalah salah satu sumber daya organisasi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan manajer dalam organisasi tersebut. SIM adalah suatu metode formal untuk menyediakan informasi bagi para manajer secara akurat dan tepat waktu, yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan dan pelaksanaan fungsi-fungsi operasional secara efektif.

Sumarni dan Suprihanto (1993) menyatakan bahwa SIM adalah sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Dewasa ini, SIM telah menggunakan alat bantu berupa komputer akibat adanya ledakan informasi.

Sistem Informasi Manajemen merupakan sesuatu yang penting bagi kegiatan operasional rumah sakit, dimana pelaksanaannya terdiri atas 3 kegiatan utama, yaitu input, proses, dan output, dengan menggunakan sistem komputerisasi yang dirancang untuk mendukung fungsi-fungsi pelaksanaan, manajemen, serta keputusan dari suatu organisasi.

(23)

Gambar 2. Sistem Informasi Manajemen1

Dapat disimpulkan bahwa, Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen-komponen manual dan terkomputerisasi yang bertujuan untuk menyediakan fungsi-fungsi operasional dan mendukung pembuatan keputusan manajemen dengan menyediakan informasi yang dapat digunakan oleh pembuat keputusan untuk merencanakan dan mengontrol kegiatan perusahaan.

Adapun peran informasi dalam pengambilan keputusan di rumah sakit, yakni dalam hal permintaan tujuan dan target, kebutuhan pelayanan, alokasi sumber daya, pengendalian mutu pelayanan, serta evaluasi program.6

Data

Proses

Informasi

(24)

Gambar 3. Peran informasi dalam pengambilan keputusan6

Kecanggihan teknologi informasi akan memberikan dukungan dan bantuan bagi manajer dalam pengambilan keputusan. Lebih lanjut, peran sistem informasi akan lebih jauh lagi, tidak hanya sebagai pendukung, tetapi sebagai pakar yang akan memberikan berbagai alternatif jalan keluar yang diperlukan. Sistem pakar akan mempercepat proses pengambilan keputusan dan menjamin keakuratan informasi.

2.3 Peran SIM di rumah sakit

Pelaksanaan SIM merupakan sesuatu yang sangat penting dalam suatu rumah sakit sehingga memberikan manfaat dengan tersedianya informasi yang selalu up to date dan dinamis bagi manajer dalam suatu pengambilan keputusan.13

Permintaan Tujuan dan Target

Evaluasi Program

Pengendalian Mutu Pelayanan

Aloksi Sumber Daya

Pelaksanaan Kebutuhan INFORMASI

(25)

Menurut Rowland dan Rowland (1984), peran SIM di rumah sakit dapat berfungsi medikal maupun bisnis. Untuk setiap fungsi, SIM dapat berperan baik dalam sistem transaksi, perencanaan operasional, sistem pengawasan serta perencanaan strategis.8

J.R. Griffith (1987) menyatakan bahwa SIMRS amat berperan dalam akuntansi manajemen serta audit medik. Akuntansi manajemen meliputi penagihan pembayaran pasien, pembayaran gaji dan insentif sesuai dengan beban kerja, pemesanan logistik rumah sakit, pengurusan dengan pihak ketiga dalam asuransi, serta perencanaan keuangan. Dalam hal audit medik, SIMRS amat diperlukan mengingat terjadinya tiga hal penting di rumah sakit, yaitu:

1. teknologi kedokteran kini semakin berkembang, semakin kompleks, semakin kuat, semakin punya resiko bahaya, dan semakin mahal, sehingga memerlukan pengawasan yang ketat;

2. teknologi sistem informasi semakin canggih sehingga memungkinkan melakukan pengawasan ketat dengan biaya yang wajar;

3. situasi lingkungan yang mengharuskan pelayanan kesehatan di rumah sakit dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

Adapun beberapa manfaat SIMRS, adalah sebagai berikut.

a. Manfaat umum

Memberikan nilai tambah dengan meningkatkan: 1. efisiensi;

2. kemudahan;

(26)

4. mendukung pemasaran jasa RS dalam hal mutu, kecepatan, kenyamanan, kepastian, biaya, bahkan gengsi pelayanan;

5. meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen rumah sakit;

6. mendukung kerja sama, keterkaitan, dan koordinasi antarbagian/unit dalam rumah sakit. Misalnya unit registrasi dengan unit rekam medik dalam hal petugas rekam medik dapat mengetahui secara realtime pasien yang mendaftar di bagian registrasi, koordinasi antara unit rawat jalan/rawat inap dengan unit apotik/farmasi dalam hal resep

online dan informasi lainnya, dll;

7. meningkatkan pendapatan rumah sakit.

b. Manfaat operasional, yaitu:

1. kecepatan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan administrasi; 2. akurasi data;

3. integrasi data di setiap unit yang terkait;

4. peningkatan pelayanan yang semakin cepat dan akurat;

5. peningkatan efisiensi dimana beban kerja lebih difokuskan ke arah analisis; 6. kemudahan pelaporan.

c. Manfaat manajerial, yaitu:

1. kecepatan pengambilan keputusan;

2. akurasi dan cepat dalam mengidentifikasi masalah; 3. kemudahan dalam penyusunan strategi.

d. Manfaat organisasi, yaitu:

1. perubahan budaya kerja yang mensyaratkan kedisiplinan dalam pemasukan data baik dalam hal ketepatan waktu maupun kebenaran data;

(27)

2. adanya transparansi kerja dimana setiap pihak terkait dapat melihat jalannya proses transaksi di rumah sakit dan secara tidak langsung juga ikut mengawasi proses tersebut;

3. adanya koordinasi antarunit;

4. pemahaman kerja sistem rumah sakit yang lebih baik; 5. mengurangi biaya administrasi.

Secara garis besar, ada 5 komponen yang mendasari pelaksanaan SIMRS, yaitu:

1. SDM (human resources): komponen yang terdiri dari manusia yang bertanggung jawab atas terselenggaranya proses SIM, seperti pimpinan RS/manajer dan para pegawai RS yang berhubungan dengan sistem komputer yang terkait satu sama lain di berbagai unit.

2,5

2. Sumber daya perangkat keras (hardware resources): sumber daya berupa perangkat keras yang digunakan dalam sistem informasi, tidak hanya berupa mesin (komputer, printer, scanner), namun juga berupa media seperti database (hardware penyimpan data), disket, magnetic tape, optical disc, compact disc, flashdisc, atau paper

form.

3. Sumber daya perangkat lunak (software resources): merupakan keseluruhan dari proses instruksi program, antara lain system software, application software, dan prosedur.

4. Sumber daya data/input: bukan sekedar bahan mentah dari sistem informasi, tetapi berupa berbagai macam data yang disusun secara terstruktur dan digunakan sebagai bahan dasar untuk membuat berbagai macam informasi sesuai kebutuhan.

(28)

5. Sumber daya jaringan komputer (network resources): tercakup teknologi telekomunikasi seperti internet, intranet, dan ekstranet.

Namun perlu diketahui bahwa dalam pelaksanaannya terdapat hal-hal yang menjadi prasyarat yang menentukan keberhasilan SIMRS ini, yakni:

1. adanya komitmen dari pimpinan RS untuk menerapkan teknologi ini di dalam organisasi dengan segala konsekuensinya;

2. dukungan moral dari seluruh anggota tim manajemen dan seluruh karyawan; 3. pembentukan infrastruktur dengan baik dan benar;

4. nilai investasi optimum yang sesuai dengan kebutuhan dengan mempertimbangkan ruang gerak pertumbuhannya;

5. proses pengembangannya berjalan terus-menerus.

Suatu sistem informasi hendaknya terorganisir dengan baik sehingga dapat menjalankan fungsinya sebagai alat pendukung bagi kegiatan operasional suatu organisasi. Pengembangan sistem informasi yang tidak tertata akan menyebabkan ketinggalan teknologi tanpa sempat diantisipasi, under utilize dimana perangkat komputer hanya sebagai pengganti mesin ketik dan kalkulator saja, organisasi hanya mendapat nama tetapi membebani organisasi, manajer dan karyawan tidak merasa ada kemajuan dalam proses manajemen sehingga pelaksanaan keputusan menjadi terlantar bahkan ditinggalkan.9

2.4 Hambatan dalam pelaksanaan SIMRS

Sistem komputerisasi dalam pelaksanaan SIMRS memiliki keterbatasan yang dapat berkembang menjadi hambatan.

(29)

Adapun keterbatasan yang dimaksud, antara lain:

1. Keterbatasan perangkat sistem, dimana perangkat yang dipergunakan harus yang memiliki keterbatasan memori dan kecepatan, sehingga beban kerja komputer dapat disesuaikan dan dianjurkan pengembangan yang bertahap.

2. Keterbatasan perangkat lunak, dimana perangkat lunak yang dibuat kebanyakan sesuai dengan RS tertentu. Sistem yang baik memerlukan perangkat lunak yang lengkap, tetapi makin lengkap program tentu penggunaannya akan semakin rumit. Jadi program juga dipilih secara cukup sederhana dan sesuai kebutuhan.

3. Keterbatasan operator, dimana operator sebagai pengguna sistem haruslah yang terlatih, karena bila salah mengisi data maka akan menghasilkan keluaran yang salah pula. Selain itu harus dipikirkan juga tentang penyediaan cadangan petugas yang dapat menggantikan jika operator berhalangan hadir, sehingga tidak akan terjadi kelumpuhan dalam pekerjaan.

4. Keterbatasan teknis lainnya, seperti kestabilan aliran listrik maupun virus yang dapat menyerang program vital komputer, maka hendaklah penggunaan komputer dinas tidak dicampur dengan komputer perorangan sehingga penyebaran viruspun dapat dicegah.

Hari Kusnanto dalam makalahnya yang disampaikan pada Kongres PERSI VII 1996, menyampaikan bahwa sistem informasi rumah sakit amat berperan dalam memadukan berbagai kepentingan dari berbagai pelanggan rumah sakit. Menurutnya, ada beberapa alasan mengapa Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) belum berkembang pesat, antara lain:

1) konsep ekonomi informasi kesehatan belum dirumuskan secara jelas,

(30)

2) manajer belum betul-betul memahami perlunya SIMRS, 3) keasingan terhadap teknologi informasi,

4) kesulitan dalam menghadapi perubahan budaya dan perilaku dengan diterapkannya SIMRS,

5) kurangnya saling pengertian antara klinisi, manajer, dan pengelola SIMRS. Secara umum hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan SIMRS ini biasanya hanya berupa hambatan psikologis saja, dimana hambatan tersebut dapat berasal dari semua jenjang mulai dari dewan direksi sampai kepada pihak pelaksana. Misalnya dewan direksi yang takut untuk melakukan investasi yang relatif besar tanpa adanya kepastian dan manfaatnya secara langsung, ataupun dari pihak pelaksananya sendiri dimana terdapatnya keenggangan untuk beradaptasi ataupun menggunakan sistem baru ini.2

2.5 Modul SIMRS terintegrasi

Untuk memudahkan pengolahan data rumah sakit, maka diperlukan modul-modul SIMRS yang terintegrasi. Secara umum modul-modul tersebut terdiri atas:

1. modul pendaftaran dan penerimaan;

2. modul pencatatan medik/rekam medik; 3. modul pelayanan gawat darurat; 4. modul pelayanan rawat jalan; 5. modul pelayanan rawat inap; 6. modul akuntansi pasien; 7. modul akuntansi umum; 8. modul piutang;

(31)

9. modul sistem utang; 10.modul persediaan barang;

11.modul harga tetap dan pemeliharaan; 12.modul penggajian.

(32)

2.6Kerangka Konsep

SDM

HARDWARE SOFTWARE DATA

LOCAL AREA NETWORK (LAN)

TPP

POLIKLINIK

BILLING

INSTALASI SIRS Bank Data PELAKSANAAN SIMRS RSU DR. PIRNGADI MEDAN

(33)

BAB 3

METODE PENELITIAN

3.1 Rancangan penelitian

Penelitian ini dilaksanakan dengan menggunakan metode survei yang bersifat deskriptif kualitatif dimana gambaran tentang hambatan dalam pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan diperoleh dari pengolahan data primer maupun sekunder.

3.2 Lokasi penelitian

Penelitian dilaksanakan di RSU Dr. Pirngadi Medan yang sudah menerapkan SIMRS di unit yang sudah terkait satu sama lain.

3.3 Waktu Penelitian

Waktu penelitian ini dilaksanakan mulai 7 April 2009 sampai dengan 7 Mei 2009.

3.4 Populasi dan sampel

Adapun populasi dan sampel dari penelitian ini adalah sebagai berikut.

3.4.1 Populasi

Populasi dalam penelitian ini adalah pegawai di instalasi SIRS yaitu kepala instalasi dan seorang staf IT (Information Technology), dan operator yang berhubungan dengan sistem komputer pada unit-unit yang sudah terkait SIMRS dengan modul aktif, yakni TPP (Tempat Pendaftaran Pertama) rawat jalan, poliklinik terkait SIRS (poli gigi, poli anak sehat-sakit, poli bedah digestif, poli mata, dan poli kulit dan

(34)

kelamin) penunjang medis (PK, PA, radiologi), IDT (Instalasi Diagnostik Terpadu),

billing/kasir. Jumlah populasi keseluruhan adalah 23 orang.

3.4.2 Sampel

Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah teknik purposive

sampling yaitu operator bertugas di unit-unit TPP, poliklinik, dan billing terkait LAN

(Local Area Network) yang telah diaktifkan modul SIMRS pada komputernya.

Sampel dalam penelitian ini berjumlah 18 orang staf pengelola laporan (operator) yang ada di TPP, poliklinik, dan billing yang akan diberi kuesioner baik untuk mengetahui kemampuan responden maupun untuk mengetahui keadaan fasilitas pendukung di unit terkait SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan tahun 2009. Keterangan tambahan yang berupa wawancara untuk mengetahui tentang hambatan dalam pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan dilakukan terhadap 2 orang dari responden yakni Ka Instalasi SIRS dan staf IT.

3.5 Variabel penelitian

Variabel dalam penelitian ini adalah:

1. Sumber Daya Manusia yakni 18 orang operator komputer pengelola laporan SIMRS (dilihat berdasarkan kemampuannya) pada unit TPP, poliklinik dan

billing yang telah mengaktifkan modul SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan.

2. Hardware berupa komputer dan printer yang tersebar untuk program

SIMRS (dilihat berdasarkan jumlahnya, aktif/tidak aktif, dan kondisi baik/tidak baik) yang dipergunakan oleh 18 orang operator pengelola laporan di TPP, poliklinik, dan

(35)

3. Software berupa program SIMRS yakni modul aktif yang telah di-install

pada komputer berdasarkan kondisi baik/tidak baik sebagai panduan bagi 18 orang operator pengelola laporan untuk mengisi data-data yang diperlukan sesuai yang tertera pada modul di unit TPP, poliklinik, dan billing RSU Dr. Pirngadi Medan.

4. Data yang berupa data pasien, dokter, maupun tarif obat yang wajib diisi sesuai dengan modul yang tersedia oleh 18 orang operator pengelola laporan pada unit TPP, poliklinik, dan billing (dilihat berdasarkan kelengkapan pengisian data tersebut) di RSU Dr. Pirngadi Medan.

5. LAN (Local Area Network) yakni jaringan yang menghubungkan unit TPP, poliklinik, dan billing yang telah mengaktifkan modul SIMRS (dilihat berdasarkan kondisi terhubung dengan baik/tidak baik) pada RSU Dr. Pirngadi Medan.

3.6 Definisi operasional

1. Hambatan yang dimaksud adalah permasalahan/kendala yang ditemukan dalam pelaksanaan SIMRS di unit TPP (berupa kurangnya staf operator dan kekliruan dalam pembuatan karcis berobat yang dobel), poliklinik (berupa seringnya terjadi perubahan tarif), dan billing (berupa perbedaan tarif yang terakses pada billing) RSU Dr. Pirngadi Medan sejak tahun 2007 sampai tahun 2009.

2. SDM yang dimaksud adalah 18 orang operator komputer pengelola laporan SIMRS (dilihat berdasarkan kemampuannya) pada unit TPP, poliklinik dan billing yang telah mengaktifkan modul SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan.

3. Hardware yang dimaksud berupa komputer dan printer yang tersebar

(36)

baik/tidak baik) yang dipergunakan oleh 18 orang operator pengelola laporan di TPP, poliklinik, dan billing yang telah mengaktifkan modul SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan.

4. Software merupakan program SIMRS yakni modul aktif yang telah di-install pada komputer berdasarkan kondisi baik/tidak baik sebagai panduan bagi 18

orang operator pengelola laporan untuk mengisi data-data yang diperlukan sesuai yang tertera pada modul di unit TPP, poliklinik, dan billing RSU Dr. Pirngadi Medan.

5. Data yang dimaksud berupa data pasien, dokter, maupun tarif obat yang wajib diisi sesuai dengan modul yang tersedia oleh 18 orang operator pengelola laporan pada unit TPP, poliklinik, dan billing (dilihat berdasarkan kelengkapan pengisian data tersebut) di RSU Dr. Pirngadi Medan.

6. Local Area Network (LAN) merupakan jaringan yang menghubungkan unit

TPP, poliklinik, dan billing yang telah mengaktifkan modul SIMRS (dilihat berdasarkan kondisi terhubung dengan baik/tidak baik) pada RSU Dr. Pirngadi Medan.

3.7 Manajemen data 3.7.1 Sumber data

Sumber data dalam penelitian ini adalah data primer yakni melalui kuesioner terhadap responden (para operator) yang menjalankan sistem komputer SIMRS baik untuk mengetahui kemampuan responden maupun untuk mengetahui keadaan fasilitas pendukung di unit terkait SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan serta melalui informasi tambahan berupa wawancara terhadap 2 orang dari responden yakni pimpinan SIRS dan seorang staf SIRS membahas tentang perkembangan pelaksanaan

(37)

SIRS dari awal terbentuk (2007) sampai sekarang serta untuk mendapatkan informasi mengenai hal-hal yang menjadi hambatan dalam pelaksanaan SIMRS ini.

Serta data sekunder yang diperoleh dari instalasi SIRS untuk mendapatkan informasi mengenai pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi sejak awal terbentuk sampai sekarang (2009), informasi mengenai distribusi fasilitas yang tersedia untuk pelaksanaan SIMRS di tiap unit di RSU Dr. Pirngadi Medan dan informasi mengenai kendala-kendala yang dihadapi di tiap unit yang belum terkait SIMRS yang menyebabkan SIMRS belum dapat dijalankan di unit-unit tersebut.

3.7.2 Teknik pengumpulan data

Cara pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu dengan menggunakan kuesioner terbuka untuk mengetahui kemampuan responden maupun untuk mengetahui keadaan fasilitas pendukung di unit terkait SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan pada tiap unit serta mengetahui hambatan dalam pelaksanaan sistem informasi manajemen, metode wawancara dengan instrumen berupa daftar pertanyaan tertentu untuk mendapatkan keterangan dan pendirian secara lisan dari responden tentang hambatan dalam pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan.

3.7.3 Instrumen penelitian

Instrumen atau alat bantu dalam pengumpulan data pada penelitian ini adalah: a. Alat tulis, kuesioner, dan daftar pertanyaan yang telah dirancang sedemikian rupa.

(38)

3.7.4 Pengolahan data

Pengolahan data pada penelitian ini dilakukan dengan menghitung persentase distribusi kemampuan SDM pengelola data secara umum dan menyeluruh serta persentase fasilitas-fasilitas yang tersedia untuk pelaksanaan SIMRS ini. Pada penelitian ini peneliti tidak menggunakan uji statistik, pengukuran dilakukan berdasarkan data primer dan data sekunder yang diperoleh, kemudian hasil penelitian disajikan dalam bentuk deskripsi untuk mendapatkan gambaran atau pengertian yang bersifat umum dan relatif menyeluruh tentang hambatan dalam pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan.

(39)

BAB 4

HASIL PENELITIAN

Setelah melakukan penelitian terhadap pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen di RSU Dr. Pirngadi, maka diperoleh hasil sebagai berikut:

4.1 Distribusi operator pengelola laporan SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan

Adapun distribusi operator pada pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan untuk setiap unit terkait modul aktif adalah seperti yang terlihat pada tabel 1.

Tabel 1. FREKUENSI DISTRIBUSI OPERATOR SIMRS DI RSU DR. PIRNGADI MEDAN TAHUN 2009.

Unit Jumlah (n)

TPP 6

Poliklinik gigi 1

Poliklinik anak sehat 1

Poliklinik bedah 2

IDT 1

Poliklinik kulit dan kelamin 1

Poliklinik mata 1

Poliklinik THT 1

Radiologi 1

Laboratorium patologi klinik 2

Laboratorium patologi anatomi 1

Jumlah 18

(40)

Jumlah responden dalam penelitian ini 18 orang yang merupakan keseluruhan dari operator yang ada di tiap unit terkait SIMRS dengan modul aktif dari 23 orang keseluruhan pegawai SIMRS saat ini. (Distribusi seluruh pegawai SIMRS saat ini dapat dilihat pada lampiran 4).

4.2 Kemampuan responden di unit terkait SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan

Secara umum kemampuan responden dapat digambarkan menurut tingkat pendidikan, masa kerja, pelatihan/penataran, dan pengetahuan tentang SIMRS.

Tabel 2. PERSENTASE DISTRIBUSI KEMAMPUAN PADA 18 ORANG RESPONDEN BERDASARKAN TINGKAT PENDIDIKAN, MASA KERJA, PELATIHAN/PENATARAN, DAN PENGETAHUAN TENTANG SIMRS DI RSU DR.PIRNGADI MEDAN TAHUN 2009.

Kemampuan Responden Jumlah (orang) Persentase (%)

Tingkat Pendidikan SMA D3 Sarjana (S1) 14 2 2 77,78 11,11 11,11

Masa Kerja di SIRS 0-2 tahun > 2 tahun

15 3

83,33 16,67

Pelatihan/Penataran

Tidak pernah ikut Pernah ikut

5 13

27,78 72,22

Kemahiran menggunakan program SIMRS Tidak Mahir Mahir 15 3 83,33 16,67

(41)

Tabel di atas menunjukkan bahwa kemampuan responden berdasarkan tingkat pendidikan, terdapat 14 orang (77,78 %) berpendidikan SMA, 2 orang (11,11 %) berpendidikan D3 yakni pada jurusan D3 komputer dan sastra Inggris, dan 2 orang (11,11 %) berpendidikan S1 yang keduanya berasal dari jurusan ekonomi manajemen.

Selanjutnya berdasarkan masa kerja di organisasi SIRS, terdapat 15 orang (83,33 %) yang telah bekerja di organisasi SIRS selama kurang dari 2 tahun, dan 3 orang (16,67 %) yang bekerja selama lebih dari 2 tahun.

Pelatihan/penataran bagi para pegawai SIRS ini pernah diikuti oleh sekitar 13 orang (72,22 %) responden dan 5 orang (27,78 %) jumlah responden yang belum pernah mengikuti pelatihan/penataran untuk kegiatan SIMRS ini.

Dalam hal kemahiran menggunakan program SIMRS, hanya terdapat 3 orang (16,67 %) responden yang betul-betul mahir menggunakan program SIMRS ini yakni operator pada TPP, poli gigi dan poli anak sehat, dimana ketiganya memiliki masa kerja yang lebih lama. Dua dari operator tersebut memiliki jenjang pendidikan sarjana di bidang manajemen, dan seorang lagi memiliki jenjang pendidikan diploma jurusan komputer. Selebihnya sekitar 15 orang (83,33 %) operator pada unit lainnya tidak mahir menggunakan program SIMRS ini. Kemahiran menggunakan program SIMRS diukur dengan melihat kemampuan responden dalam mengolah data menjadi suatu informasi yang berguna.

4.3 Distribusi perangkat keras (hardware) SIMRS

Distribusi fasilitas pendukung berupa komputer dan printer yang disediakan untuk pelaksanaan SIMRS tahun 2009 adalah seperti yang terlihat pada tabel berikut.

(42)

Tabel 3. FREKUENSI DISTRIBUSI KOMPUTER DAN PRINTER YANG DIALOKASIKAN UNTUK SIMRS PIRNGADI TAHUN 2009.

Lokasi Jumlah

komputer Aktif

Tidak aktif

Jumlah

printer Aktif

Tidak aktif

SIRS 12 3 9 6 3 3

Tempat Pendafataran

Pasien (TPP) 9 6 3 3 3 -

Poli Gigi 1 1 - 1 1 -

Farmasi Lantai I 1 - 1 - - -

TPP IGD 1 - 1 - - -

Keuangan IGD 1 - 1 1 - 1

Farmasi IGD 1 - 1 - - -

THT 1 1 - 1 1 -

Poli Anak Sehat

Sakit 1 1 - - - -

Radiologi 1 1 - - - -

Poli Bedah Digestif 2 2 - - - -

IDT 1 1 - - - -

Patologi Klinik 2 2 - 1 1 -

Patologi Anatomi 1 1 - 1 1 -

Gudang Farmasi 1 - 1 - - -

Unit Stroke 1 - 1 - - -

Lantai V 1 - 1 1 - 1

Lantai VI 1 - 1 1 - 1

(43)

Tabel 3. FREKUENSI DISTRIBUSI KOMPUTER DAN PRINTER (LANJUTAN).

Letak Jumlah

komputer Aktif

Tidak aktif

Jumlah

printer Aktif

Tidak aktif

Lantai VIII 1 - 1 1 - 1

Poli Mata 1 1 - 1 - 1

Poli Kulit &

Kelamin 1 1 - - - -

Poliklinik

Rehabilitasi Umum 1 - 1 - - -

Anggaran Mobilisasi Dana (AMD)

1 - 1 - - -

PAP 1 - 1 - - -

Kopitekkes 1 - 1 - - -

PD Pria 1 - 1 - - -

PD Wanita 1 - 1 - - -

EIS 1 - 1 - - -

K.Instalasi Rawat

Jalan 1 - 1 1 - 1

HRD 1 - 1 - - -

Jumlah 52 21 31 20 10 10

Sumber : Instalasi SIRS RSU. Dr. Pirngadi Medan

Berdasarkan tabel tersebut, maka diperoleh hasil bahwa jumlah komputer yang disediakan untuk program SIMRS adalah 52 buah yang tersebar di seluruh unit rumah sakit. Namun komput er yang aktif menggunakan program SIMRS hanya sebanyak 21 buah dan selebihnya dipergunakan untuk keperluan lainnya di tiap unit. Jumlah printer yang aktif dipergunakan untuk program SIMRS adalah 20 buah. Dan yang aktif dipergunakan untuk keperluan SIMRS adalah setengahnya (10 buah).

(44)

4.4 Keadaan komponen pendukung SIMRS di unit-unit terkait tempat responden bekerja

Hasil pengamatan terhadap komponen pendukung SIMRS di unit-unit terkait SIMRS tempat responden bekerja dapat dilihat pada tabel 4 berikut.

Tabel 4. PERSENTASE DISTRIBUSI KEADAAN KOMPONEN PENDUKUNG SIMRS PADA UNIT TERKAIT TEMPAT RESPONDEN BEKERJA (18 UNIT KOMPUTER) DI RSU DR. PIRNGADI MEDAN TAHUN 2009.

Komponen pendukung

SIMRS

Keadaan/kondisi n=18

Baik Tidak baik

n _% _n _%

Hardware

(komputer) 18 100,00 0 0

Software

(program

SIMRS) 17 94,44 1 5,56

LAN (Local

Area Network) 18 100,00 0 0

Akses data 6 33,33 12 66,67

Berdasarkan tabel di atas, keadaan komponen pendukung program SIMRS berdasarkan kondisi komputer, dimana seluruh komputer yang tersebar di tiap unit tempat responden bekerja berada dalam keadaan baik. Komputer-komputer tersebut masih dapat beroperasi walaupun kedaan program SIMRS sendiri bermasalah (tidak bisa dioperasikan).

(45)

Kemudian untuk keadaan perangkat lunaknya yang berupa program SIMRS, dimana terdapat 17 komputer (94,44 %) dalam keadaan baik dimana program SIMRSnya dapat beroperasi sebagaimana mestinya, dan hanya 1 komputer (5,56 %) yakni pada TPP yang mengalami gangguan software dimana program SIRS tidak dapat dioperasikan karena terkena virus. Komputer tersebut untuk sementara dialihfungsikan menjadi layaknya komputer biasa untuk membantu proses admistrasi pasien lainnya.

Keadaan LAN (Local Area Network) di unit-unit terkait tempat responden bekerja berada dalam kondisi baik dimana kesuluruhan komputer terkait LAN dapat berhubungan antara satu unit dengan unit lainnya.

Keadaan pengaksesan data di unit terkait berdasarkan tabel tersebut hanya terdapat 6 orang responden (33,33 %) yang keseluruhan pada unit TPP mengakses data dengan baik yakni secara lengkap sesuai dengan form yang tersedia, sedangkan 12 orang responden (66,67 %) di unit lainnya tidak mengakses data dengan baik, dimana pengaksesan data tidak dilakukan secara lengkap, dikarenakan seringnya terjadi perubahan tarif pada unit-unit tersebut dan adanya ketetapan dari masing-masing unit-unit untuk hanya mengisi data yang diperlukan saja tanpa harus memenuhi semua data di form yang tersedia.

4.5 Hasil wawancara

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan terhadap 2 orang responden yakni seorang pegawai SIRS selaku Staf IT (informasi teknologi) dan seorang kepala instalasi SIRS, maka diperoleh informasi sebagai berikut.

(46)

a. Wawancara terhadap staf IT instalasi SIRS RSU Dr. Pirngadi Medan.

Pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi banyak memiliki permasalahan terutama dalam hal minimnya sumber daya manusia yang memiliki pendidikan di bidang sistem informasi dan terlatih dalam melakukan pengelolaan data, pentransferan data, serta pemrosesan data menjadi suatu informasi yang berguna bagi manajemen rumah sakit. Kendala lain yang dapat ditemukan sejauh ini yaitu para pegawai yang menjadi operator di tiap unit terkait SIMRS juga masih belum memiliki kemauan yang kuat dalam menjalankan sistem komputerisasi ini dan cenderung mengutamakan kepentingan sendiri sehingga hasil yang didapatkan untuk pelaksanan SIMRS ini belumlah maksimal.

Upaya pihak SIRS untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan operator dalam mengoperasikan komputer yakni dengan mengadakan pendidikan dan pelatihan untuk operator-operator yang menempati setiap unit terkait SIMRS. Namun tidak semua operator mengikuti pendidikan dan pelatihan tersebut dikarenakan tidak diwajibkan untuk mengikuti. Lagipula, dalam setiap pelatihan selalu diadakan simulasi untuk menguji kemampuan dan keterampilan operator sesuai dengan yang diajarkan, namun hasil dari simulasi tersebut nenunjukkan bahwa operator tidak menguasai tentang program SIRS ini. Operator tersebut hanya mampu untuk mengisi data pasien di modul tanpa mengerti bagaimana cara mengolah data tersebut menjadi sesuatu informasi yang diperlukan. Kemungkinan hal ini juga disebabkan karena jangka waktu pelatihan tersebut terlalu panjang terhadap pelatihan berikutnya, yang idealnya dilakukan 2 kali setahun setiap pertengahan dan akhir tahun. Namun pendidikan/pelatihan tersebut baru diadakan sebanyak 3 kali sejak awal dibentuk instalasi SIRS (awal tahun 2007).

(47)

Tingkat kejenuhan operator (human error) juga menjadi salah satu hal yang mempengaruhi kinerja para operator tersebut. Hal ini terbukti dari masih seringnya operator melakukan kesalahan dalam mengisi data pasien atau sering terjadinya pengisian karcis masuk pasien yang double.

Selain masalah sumber daya manusia yang cenderung terdapat pada operator, permasalahan lain yang dapat ditemukan yakni terdapat pada fasilitas pendukung pelaksanaan SIMRS ini. Beberapa diantaranya adalah permasalahan pada pasokan listrik yang kurang serta pemakaian saklar listrik berganda yang menyebabkan sering terjadinya

korsleting pada komputer-komputer tersebut sehingga pengaksesan data dapat terhenti

sewaktu-waktu dan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk perbaikannya.

b. Wawancara terhadap kepala instalasi SIRS RSU Dr. Pirngadi Medan.

SIMRS pada RSU Dr. Pirngadi Kota Medan adalah suatu program yang berbasis komputerisasi yang menggunakan Local Area Network (LAN) yang berurusan dengan pengumpulan data, pengelolaan data, penyajian data, informasi data, analisa dan menyimpulkan data, menyampaikan informasi data yang tersimpan dalam sistem

hardware data. Pelaksanaan SIMRS di RS belum dirasakan ideal, dikarenakan banyak

modul yang tidak dipergunakan sehingga hanya sebagian instalasi saja yang aktif menggunakan jalur SIRS ini.

Adapun manfaat yang dapat dirasakan sejauh ini setelah diterapkannya SIMRS di RS ini seperti memberikan data-data yg akurat dan segera, memberikan kepastian harga pada pasien, mempercepat pelayanan pada pasien, dan mengatur sistem keuangan yang jelas dan transparan.

(48)

Untuk meningkatkan keahlian SDM pengelola SIMRS, maka diadakan pendidikan dan pelatihan secara berkala 2 kali setiap tahunnya.

Bentuk kerja sama antara instalasi SIRS dengan manajemen yakni memberikan informasi khususnya sistem keuangan dana yang transparan dan akurat yang dapat dipergunakan manajemen untuk mengambil keputusan dan kebijakan efektif yang bermanfaat dalam pengelolaan RSU Dr. Pirngadi Medan. Kebijakan itu biasanya berupa pemberian insentif setiap tahunnya bagi pegawai RS, dan berupa pengalokasian fasilitas pada unit-unit yang membutuhkan, namun hal tersebut disesuaikan pula dengan pendapatan RS yang dapat dilihat melalui informasi pendanaan yang dilaporkan oleh instalasi SIRS.

Pada umumnya kendala dalam pelaksanaan SIMRS ini adalah kendala pada SDM pengelola dan komitmen pihak penyelenggara SIMRS itu sendiri. Antara lain, kurangnya tenaga operator yang memiliki keahlian dan komitmen yang tinggi terhadap pekerjaannya. Kendala yang ditemukan pada operator seperti keengganan untuk menggunakan sistem komputerisasi dan cenderung memilih cara-cara manual ataupun seperti operator yang cenderung mempergunakan fasilitas SIMRS untuk kepentingan pribadi, seperti bermain

games dan membuka internet.

4.6 Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) di RSU Dr. Pirngadi Medan

Pelaksanaan SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) di RSU Dr. Pirngadi dimulai pada tanggal 23 Desember 2006. Kemudian dengan tuntutan mutu pelayanan kesehatan yang semakin meningkat, pada tanggal 18 Februari 2007 terbentuklah

(49)

koordinator Sistem Informasi RS sehingga SIMRS yang pada awalnya hanya merupakan suatu proyek kerja rumah sakit berkembang menjadi suatu struktur organisasi berupa instalasi dengan nama Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) yang merupakan bagian dari organisasi di lingkungan Badan Pelayanan Kesehatan RSU Dr. Pirngadi kota Medan.

Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) dipimpin oleh seorang kepala yang ditetapkan dalam suatu keputusan Kepala Badan Pelayanan Kesehatan RSU Dr. Pirngadi kota Medan dengan sebutan Kepala Instalasi SIRS.

Instalasi SIRS ini memiliki visi dan misi yang antara lain yaitu :

1. Visi : menjadi pusat pengembangan teknologi informasi guna mewujudkan RSU Dr. Pirngadi Medan yang tanggap terhadap kebutuhan masyarakat dan kemajuan IPTEK.

2. Misi : melakukan pengembangan teknologi informasi secara terus-menerus sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan dunia medis, mengembangkan SDM dalam IPTEK, serta memberikan kemudahan pelayanan kesehatan kepada pasien.

Dalam upaya mencapai visi dan misinya, manusia merupakan salah satu penentu sukses keberhasilan. Adapun usaha yang dilakukan oleh SIRS untuk meningkatkan keterampilan SDM pelaksana SIMRS adalah dengan mengadakan pendidikan dan pelatihan khusus untuk pelaksanaan SIMRS. SIRS memiliki struktur organisasi sendiri yang berjenis struktur organisasi fungsional dimana organisasi diatur berdasarkan pengelompokan aktivitas dan tugas yang sama untuk membentuk unit-unit kerja. Lebih jelasnya gambar struktur organisasi dapat dilihat pada lampiran 6. Namun sumber daya manusianya masih terbatas dan belum memiliki job description yang jelas.

(50)

SIMRS pada RSU Dr. Pirngadi Kota Medan adalah suatu program yang berbasis komputerisasi yang menggunakan Local Area Network (LAN) yang berurusan dengan mengumpulkan data, pengelolaan data, penyajian data, informasi data, analisa dan menyimpulkan data, menyampaikan informasi data yang tersimpan dalam system

hardware data. Dengan tersedianya data online sangat mendukung dan memungkinkan

staf dan operator untuk memberikan informasi kepada pasien dan manajemen, jumlah kunjungan pasien, status pasien, mengenai daftar tarif berobat, transaksi billing system yang sedang berjalan, memberikan informasi kamar rawat inap sehingga memudahkan pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan dengan cepat, akurat dan efisien, dimana dalam melakukan akses billing system dimonitoring oleh Kepala Instalasi SIRS dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Badan Pelayanan Kesehatan RSU Dr. Pirngadi Kota Medan, agar dana yang masuk dan keluar dari pemberian pelayanan kepada pasien jelas dan transparan.

Sedangkan manfaat yang diberikan SIMRS kepada manajemen dapat memberikan informasi sistem keuangan khususnya dana anggaran yang lebih transparan dan akurat, sehingga manajemen dalam mengambil keputusan dan kebijakan efektif yang lebih bermanfaat dalam pengelolaan RSU Dr. Pirngadi Kota Medan.

Dalam menjalankan fungsi SIMRS, RSU Dr. Pirngadi bekerja sama dengan perusahaan lain yakni PT. Bina Mutuprima Indonesia dalam usaha pengadaan software yang menjadi prosedur tetap dalam pelaksanaan SIMRS. Software tersebut bernama SIRS Prima.

SIRS Prima adalah paket software rumah sakit terpadu yang terintegrasi dinamis terhadap modul-modul dalam satu kesatuan sistem yakni sistem manajemen rumah sakit

(51)

(totality integrated). Teknologi ini berbasis konsep tepat guna yang didesain khusus untuk menjawab semua kebutuhan manajemen rumah sakit modern.

Modul-modul SIRS Prima yang digunakan antara lain : 1. Modul pendaftaran pasien (TPP)

2. Modul Rawat Jalan 3. Modul Billing/Kasir 4. Modul Rawat Inap 5. Modul Rekam Medik

6. Modul Laboratorium Patologi Klinik 7. Modul Laboratorium Patologi Anatomi 8. Modul Kamar Bedah

9. Modul Ruang Bersalin/VK

10.Modul Instalasi Gawat Darurat (IGD) 11.Modul Gudang Farmasi

12.Modul Farmasi 13.Modul Keuangan

14.Modul Direktur Utama/Executive Infomation System (EIS ) 15.Modul Master

16.Modul Radiologi

17.Modul Human Resources Management System (HRMS)

Dalam pelaksanaannya di lapangan, dari ke-17 modul yang telah disiapkan pada SIRS Prima, belum semua digunakan sebagaimana fungsinya. (Uraian modul-modul SIRS Prima terdapat pada lampiran 7).

(52)

Adapun daftar modul yang aktif di tahun 2007, 2008, dan 2009 yakni seperti yang terlihat pada tabel berikut.

Tabel 5. DAFTAR MODUL AKTIF TAHUN 2007 S/D 2009

MODUL TAHUN 2007 TAHUN 2008 TAHUN 2009

Pendaftaran Pasien (TPP) √ √ √

Rawat jalan √ √ √

Billing/kasir √ √ √

Rawat inap - - -

Rekam medik √ √ √

PK (Patologi Klinik) √ √ √

PA (Patologi Anatomi) √ √ √

Bedah - - -

Ruang bersalin - - -

IGD - - -

Gudang Farmasi - - -

Farmasi - -

Keuangan √ √ √

EIS (Executive Information System) √ - -

Master - - -

Radiologi √ √ √

Human Resources Management System

(HRMS) - - -

Jumlah (modul) 9 8 8

Sumber : Instalasi SIRS RSU. Dr. Pirngadi Medan

Keterangan simbol:

√ : aktif

(53)

Pada tahun 2007, terdapat 9 modul yang aktif dari 17 modul yang ada. Modul EIS masih berjalan dengan baik di tahun tersebut. Namun pada tahun 2008, modul EIS dinonaktifkan sehingga modul yang aktif berkurang menjadi 8 modul. Pada tahun 2009 tidak terjadi perubahan terhadap modul-modul yang aktif tersebut.

Pelaksanaan SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan diprioritaskan untuk rawat jalan. Adapun skema dari SIMRS ini adalah seperti yang terlihat pada gambar 5.

Gambar 4. Skema pelaksanaan SIMRS di RSU. DR. Pirngadi Medan

Dalam proses pemberian informasi, staf operator yang telah diberi izin menggunakan username dan password, dapat mengakses data yang telah diinput di komputer. Setiap unit terkait SIMRS selalu ada billing system, sehingga dapat dikatakan bahwa staf operator di tiap unit memiliki pekerjaan rangkap, dimana operator tersebut sebagai pengakses data di poliklinik sekaligus pengakses data di billing.

(54)

Proses pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan mulai tahun 2007 sampai dengan 2009 masih sama (belum mengalami perubahan). Adapun proses pelaksanaan SIMRS yakni dimulai dari TPP (Tempat Pendaftaran Pertama), dimana setiap pasien yang datang akan didata di TPP ini. Data-data pasien diakses ke komputer sesuai dengan modul/form yang tersedia. Untuk pasien lama, data-datanya telah tersimpan di rekam medik sehingga operator hanya tinggal memasukkan no. rekam medik pasien agar data pasien tersebut langsung terakses keseluruhannya di modul. Kemudian data-data pasien akan dikirim melalui LAN (Local Area Network) sesuai dengan poliklinik tujuan pasien dan juga dikirim ke bank data yang ada di instalasi SIRS. Sebagai bukti, pasien hanya membawa kartu kecil bertuliskan no pendaftaran. Kemudian di poliklinik akan diakses data tentang segala tindakan yang dilakukan pada pasien serta data dokter yang menangani pasien. Lalu data pasien tersebut akan dikirim kembali ke bank data dan diakses ke

billing/kasir untuk pasien membayar tarif berobatnya. Bukti pembayaran tersebut akan di-print out untuk pasien dan dikirim kembali ke bank data malalui LAN. Tahap akhir dari

rantai SIMRS ini adalah pengolahan data di instalasi SIRS yang dilakukan oleh staf IT (Information Technology) untuk dihasilkan suatu laporan informasi sesuai dengan menu laporan yang ada di modul. Laporan tersebut kemudian akan dikirim ke bagian pengelolaan data rekam medik untuk digabung dengan laporan dari instalasi lain yang dihasilkan dari pengolahan data secara manual. Laporan keseluruhan yang berasal dari pengolahan data secara manual tersebut yang kemudian menjadi pegangan bagi pihak manajemen unttuk membuat berbagai macam keputusan. (Contoh laporan berupa indikator pelayanan kesehatan RSU Dr. Pirngadi dapat dilihat pada lampiran 9).

(55)

Berdasarkan data yang diperoleh di tahun 2007, 2008, dan 2009, unit di instalasi rawat jalan yang mengaktifkan modul sesuai dengan fungsinya adalah seperti yang terlihat pada tabel 6 berikut.

Tabel 6. DISTRIBUSI UNIT INSTALASI RAWAT JALAN DAN UNIT PENUNJANG MEDIK YANG MENGAKTIFKAN MODUL BESERTA JUMLAH PERANGKAT KOMPUTERNYA TAHUN 2007 S/D 2009

UNIT TAHUN 2007 (n) TAHUN 2008 (n) TAHUN 2009 (n)

TPP rawat jalan 6 6 6

TPP IGD 2 2 -

PK (Patologi Klinik) 2 2 2

PA (Patologi Anatomi) 1 2 1

Radiologi 1 2 1

Poli gigi 1 1 1

Poli THT - 2 1

Poli anak sehat-sakit - - 1

Poli kulit dan kelamin - - 1

Poli Bedah Digestif - - 2

IDT (Instalasi Diagnostik

Terpadu) - - 1

Poli mata - 1 1

JUMLAH 13 18 18

Sumber : Instalasi SIRS RSU. Dr. Pirngadi Medan

Berdasarkan tabel tersebut dapat diketahui bahwa di tahun 2007 hanya terdapat 6 unit di instalasi rawat jalan yang mengaktifkan modul SIMRS. Kemudian di tahun 2008 terjadi penambahan pada unit yang mengaktifkan modul yakni pada poli mata dan THT

(56)

sehingga jumlah unit keseluruhannya adalah 8 unit instalasi rawat jalan, dan tahun 2009 terjadi penambahan kembali pada unit yang mengaktifkan modul yakni pada poli anak sehat-sakit, poli kulit dan kelamin, poli bedah digestif serta poli IDT, sehingga jumlahnya menjadi 11 unit di instalasi rawat jalan, namun untuk TPP IGD modulnya dinonaktifkan. (Jenis pelayanan RSU Dr. Pirngadi Medan dapat dilihat pada lampiran 11).

Adapun menu laporan yang dihasilkan dari SIMRS pada instalasi rawat jalan yakni laporan layanan unit (layanan per dokter per periode, rekap layanan pasien per tahun, rekap layanan pasien per bulan), laporan trend kunjungan pasien (kunjungan pasien tahunan, kunjungan pasien bulanan, kunjungan pasien harian), laporan kunjungan per unit (kunjungan unit per periode, kunjungan unit bulanan/tahunan), laporan kunjungan per tipe pasien (kunjungan per tipe pasien per periode, kunjungan per tipe pasien bulanan/tahunan), laporan kunjungan per asal pasien (kunjungan per asal per periode, kunjungan per asal bulanan/tahunan).

4.7 Hambatan dalam pelaksanaan SIMRS di RSU Dr.Pirngadi Medan

Secara umum hambatan dalam pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan yang menyebabkan SIMRS tidak terkait pada seluruh instalasi yakni :

1. Sarana saklar listrik yang tidak sesuai dengan standar PLN yang mengakibatkan sering terjadi arus hubungan pendek/korsleting.

2. Terjadi pemadaman listrik tiba-tiba.

3. Masih kurangnya perangkat printer dibeberapa unit. 4. Backup server tidak ada.

(57)

6. Masih ada beberapa unit memerlukan tambahan PC. 7. Koneksi jaringan gedung baru yang sulit.

8. Belum diaktifkannya beberapa modul dikarenakan tempat/lokasi masih belum disepakati.

9. Belum adanya staf/SDM yang memadai di unit-unit terkait SIMRS. 10. Staf IT yang tidak standby di tempat.

11. Perubahan tarif. 12. Rehabilitasi bangunan. 13. Perubahan tarif askes.

14. Keamanan/kenyamanan operator. 15. Permainan/game dan situs porno. 16. Kebersihan sarana/PC dari virus.

17. Proses pengamprahan untuk kebutuhan komputer sangat lambat.

Hambatan-hambatan tersebut diperoleh dari hasil wawancara terhadap staf IT dan terhadap kepala instalasi SIRS. Ditemukan pula hambatan pada unit terkait SIMRS dengan modul aktif tempat responden bekerja yang diperoleh melalui observasi dan berdasarkan keterangan staf IT tersebut. Adapun hambatan yang terdapat dalam pelaksanaan SIMRS di unit terkait tempat responden bekerja dapat dilihat pada tabel 7 berikut.

(58)

Tabel 7. HAMBATAN YANG TERDAPAT DALAM PELAKSANAAN SIMRS DI BEBERAPA UNIT TERKAIT DENGAN MODUL AKTIF TEMPAT RESPONDEN BEKERJA.

Lokasi Permasalahan

TPP Kurangnya staf TPP, & karcis berobat selalu terjadi dobel.

Radiologi

Sering terjadi perubahan tarif yang menyebabkan perbedaan tarif yang terakses pada radiologi dan

billing.

PK (Patologi Klinik)

Sering terjadi perubahan tarif yang menyebabkan perbedaan tarif yang terakses pada lab. PK dan

billing.

Poli gigi

Perubahan tarif askes yang ditanggung/tidak yang menyebabkan perbedaan tarif yang terakses pada poli gigi dan billing.

Poli THT Ruangan komputer yang tidak aman dan nyaman. Poli anak sehat-sakit Ruangan komputer yang tidak aman dan nyaman. Poli kulit dan kelamin Ruangan komputer yang tidak aman dan nyaman. Poliklinik bedah Operator sering tidak menggunakan fasilitas

sebagaimana mestinya.

IDT Operator sering tidak menggunakan fasilitas

sebagaimana mestinya.

Poliklinik mata

Operator sering tidak mengakses data ke komputer dan menggunakan fasilitas untuk kepentingan pribadi.

PA (Patologi Anatomi)

Sering terjadi perubahan tarif yang menyebabkan perbedaan tarif yang terakses pada lab. PA dan

billing.

(59)

BAB 5 PEMBAHASAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil penelitian untuk mengetahui sejauhmana pelaksanaan SIMRS yang diterapkan RSU Dr. Pirngadi Medan serta hambatan-hambatan dalam pelaksanaannya. Aspek yang ditinjau yakni berupa komponen pelaksana SIMRS di unit TPP, poliklinik dan billing terkait SIMRS. Kemudian dilihat komponen manakah yang menjadi penghambat terbesar secara umum dalam pelaksanaan SIMRS di RSU Dr. Pirngadi tersebut. Adapun komponen yang mendasari pelaksanaan SIMRS ini adalah sumber daya manusia, hardware, software, data, dan jaringan (Local Area Network).

5.1 Pelaksanaan SIMRS rawat jalan di TPP, poliklinik/lab, dan billing RSU Dr. Pirngadi Medan

Pada dasarnya, pelaksanaan SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan yang terkomputerisasi sangat tergantung pada software berupa modul sebagai prosedur tetap dalam pengaksesan data ke komputer. Instalasi yang terkait program SIMRS ini hanya terbatas pada sebagian instalasi rawat jalan dan penunjang medik saja yakni TPP, poli-poli, laboratorium PK, laboratorium PA, dan unit radiologi, dimana pada akhir proses selalu ada billing system/pembayaran tarif berobat. Instalasi rawat jalan yang mengaktifkan modul semakin merata distribusinya di tiap tahun, sampai pada tahun terakhir (2009) sudah 11 unit yang mengaktifkan modulnya. Untuk itu pendistribusian unit pengguna SIMRS pada instalasi rawat jalan ini dikatakan cukup baik.

(60)

Adapun pelaksanaan SIMRS pada instalasi rawat jalan ataupun pada instalasi penunjang medik sejauh ini hanya berkisar pada pentransferan data dari satu unit ke unit lainnya. Untuk tahap pengolahan data menjadi laporan, tidak dilakukan di tiap unit, namun dilakukan pada instalasi SIRS oleh staf IT. Dan pada akhirnya laporan tersebut harus digabungkan dengan laporan lain dari berbagai instalasi yang diolah secara manual di bagian pengelolaan data rekam medik untuk diberikan kepada pimpinan rumah sakit. Dalam hal ini pimpinan rumah sakit tidak dapat langsung mengakses laporan-laporan dari tiap instalasi di rumah sakit dikarenakan modul EIS yang sudah tidak diaktifkan lagi, melainkan harus memintanya melalui bagian pengelolaan data rekam medik yang ada di rumah sakit. Sejauh ini peran SIMRS di RSU Dr. Pirngadi Medan dirasakan hanya sampai pada tahap mempermudah pentransferan dan pengolahan beberapa data di beberapa unit terkait, namun untuk penyampaian laporan/informasi, SIMRS kurang dimanfaatkan.

SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan juga dirasakan kurang dimanfaatkan untuk kebutuhan manajerial dalam pengambilan keputusan dikarenakan peran manajemen dalam SIMRS ini hanya tertumpu pada sistem keuangan. Untuk kebijakan lainnya, manajemen bertolak dari laporan yang dihasilkan oleh bagian pengelolaan data rekam medik yang ada di rumah sakit, dimana pengelolaan data tersebut dilakukan secara manual.

5.2 Hambatan dalam pelaksanaan SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan

Adapun hambatan yang dapat dirasakan dalam pelaksanaan SIMRS ini adalah dilihat dari segi SDM, komponen pendukung SIMRS, dan hambatan teknis lainnya.

(61)

5.2.1 Hambatan dari segi SDM

Sumber daya manusia merupakan salah satu komponen dalam pelaksanaan SIMRS. Oleh karena itu sumber daya manusia tentunya memiliki peranan penting dalam pelaksanaan SIMRS ini. Salah satu permasalahan yang ada pada pelaksanaan SIMRS RSU Dr. Pirngadi adalah minimnya tenaga SDM sebagai operator sehingga program SIMRS hanya terbatas pada satu wilayah kecil saja yang dalam hal ini adalah pada sebagian instalasi rawat jalan dan penunjang medik.

Sumber daya manusia yang bekerja sebagai operator juga memiliki keterbatasan yang menimbulkan permasalahan-permasalahan. Adapun permasalahan yang terjadi dari sisi operator seperti pada unit TPP yakni seringnya melakukan kekeliruan berupa pembuatan karcis berobat yang dobel ataupun tidak mengakses data. Kekeliruan seperti ini sangat fatal mengingat pengaksesan data harus dilakukan dengan benar agar keluaran/informasi yang dihasilkan juga akurat. Kekeliruan ini dapat dimungkinkan baik karena tingkat kejenuhan operator (human error) ataupun tingkat kemampuan responden yang masih rendah dibidang SIMRS (seperti yang terlihat pada tabel 2). Adapun tolok ukur dari kemampuan responden ini berupa tingkat pendidikan responden yang sebagian besar hanya tamatan SMA, masa kerja responden yang sebagian besar hanya sekitar 0-2 tahun dimana pengalaman yang diperoleh dirasakan masih kurang, serta sebagian besar responden tidak mahir dalam menjalankan program SIMRS. Adapun upaya yang dilakukan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan SDM ini yakni dengan mengadakan pelatihan/penataran program SIMRS, tetapi pelatihan/pendidikan ini pun tidak dilakukan sebagaimana harusnya yakni hanya dilakukan tiga kali semenjak SIRS

(62)

dibentuk. Adapun pelatihan yang diadakan oleh instalasi SIRS ini dirasakan kurang berhasil, karena para operator tersebut tidak mengikuti pelatihan tersebut secara berkesinambungan selama tiga tahun sejak program SIMRS dicanangkan, dikarenakan program pelatihan ini tidak wajib untuk diikuti. Padahal dalam setiap pelatihannya selalu diadakan simulasi untuk mengevaluasi kemampuan operator sesuai yang diajarkan. Namun hasil dari simulasi tersebut nenunjukkan bahwa operator tidak menguasai tentang program SIMRS ini (sesuai dengan hasil wawancara terhadap staf IT). Operator tersebut hanya mampu untuk mengisi data pasien di modul tanpa mengerti bagaimana cara mengolah data tersebut menjadi sesuatu informasi yang diperlukan dalam Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS).

Permasalahan lainnya dari segi SDM terlihat pada penggunaan sarana/fasilitas SIMRS yang tidak digunakan untuk kepentingan SIMRS melainkan penggunaannya dicampur untuk keperluan pribadi. Hal ini menunjukkan kurangnya minat, komitmen serta tanggung jawab SDM dalam melakukan pekerjaannya.

Selain kesalahan dari responden/operator, terdapat pula kesalahan dari pihak manajemen masing-masing unit terkait SIMRS. Kesalahan yang ada berupa seringnya terjadi perubahan tarif berobat dari tiap unit tersebut yang menyebabkan adanya perbedaan pengaksesan data tarif di satu unit terhadap unit lainnya. Hal ini terjadi karena tidak adanya koordinasi yang baik dari pihak manajemen terkait.

Semua permasalahan di atas sesuai dengan tinjauan pustaka dimana dikatakan bahwa secara umum hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan SIMRS ini biasanya

(63)

hanya berupa hambatan psikologis saja, dimana hambatan tersebut dapat berasal dari semua jenjang mulai dari dewan direksi sampai kepada pihak pelaksana.

5.2.2 Hambatan dari segi fasilitas pendukung SIMRS (hardware, software dan jaringan/Local Area Network) dan data

Distribusi fasilitas komputer telah dilakukan pada seluruh instalasi, namun hanya setengahnya (sekitar 40,38 %) yang terpakai untuk keperluan SIMRS (seperti yang terlihat pada tabel 3). Fasilitas yang disediakan pun menjadi sangat mubazir dan tidak dimanfaatkan sebagaimana mestinya. Faktor jaringan (Local Area Network) yang tidak dapat menjangkau lokasi unit dapat menjadi penyebab dari tidak diaktifkannya modul pada komputer yang tersedia di unit-unit bukan terkait SIMRS. Selain komputer, printer juga merupakan hardware penting yang mendukung pelaksanaan SIMRS ini, dimana fungsi printer dimaksudkan untuk mencetak form

billing pasien sehingga transparansi tarif jelas untuk bukti pembayaran pasien.

Distribusi printer untuk SIMRS masih dirasakan belum cukup (seperti yang terlihat pada tabel 3), dimana printer yang aktif digunakan untuk kepentingan billing tidak tersebar secara merata pada seluruh unit yang terkait SIMRS dengan modul aktif. Hal ini menyebabkan penggunaan printer tidak dilakukan sebagaimana fungsi utamanya melainkan dipergunakan untuk kepentingan lain di rumah sakit.

Selain permasalahan dari segi hardware, ditemukan juga permasalahan pada

software yang dalam hal ini berperan sebagai prosedur tetap dalam pelaksanaan

SIMRS. Permasalahan yang ada berupa seringnya software terkena virus baik secara langsung melalui jaringan (LAN) maupun secara tidak langsung melalui USB.

(64)

Software yang terkena virus tidak ditanggulangi dengan tanggap oleh staf IT. Hal ini

dimungkinkan karena program antivirus yang sesuai belum ditemukan sehingga program tidak dapat dioperasikan lagi.

Dari segi jaringan, penghubungan antarunit terkait SIMRS sudah sangat baik. Hal itu terlihat dari keadaan kabel dan sistem conectivity yang tidak terputus pada unit-unit tersebut.

Dari segi data, dapat dilihat bahwa pengaksesan data yang dilakukan operator di unit terkait SIMRS sebagian besar tidak lengkap. Hal ini dimungkinkan karena terjadi perubahan-perubahan di tiap unit seperti perubahan tarif berobat yang semula sudah ditetapkan maupun ketetapan dari masing-masing unit untuk hanya mengisi data yang diperlukan saja tanpa harus memenuhi semua data di form yang tersedia. Hal ini berdampak pada keluaran/informasi yang akan dihasilkan nantinya dimana hasilnya akan tidak akurat dan terjadinya kesalahan dalam pengaksesan data di satu unit terhadap unit lainnya.

5.2.3 Hambatan teknis lainnya

Keterbatasan teknis lainnya juga terjadi dalam pelaksanaan SIMRS RSU Dr. Pirngadi, seperti kurangnya kestabilan aliran listrik serta sarana saklar listrik yang tidak sesuai dengan standar PLN. Hal ini mengakibatkan seringnya terjadi arus hubungan pendek/korsleting, terganggunya kinerja komputer, dan dapat langsung merusak komponen komputer serta sistem akan langsung mati sehingga tidak dapat dipergunakan untuk melayani dan mengolah data pasien. Pada akhirnya semua hal tersebut berdampak pada usia operasional komputer yang akan semakin berkurang.

(65)

BAB 6

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Pelaksanaan SIMRS di RSU DR. Pirngadi Medan sejauh ini cenderung dimanfaatkan hanya untuk mempermudah pentransferan data dari unit TPP, poliklinik dan billing. Untuk pengambilan keputusan, pihak manajemen tidak memanfaatkan menu laporan yang dihasilkan program SIMRS di instalasi rawat jalan, melainkan melalui data yang dihasilkan secara manual oleh bagian pengelolaan data rekam medik di rumah sakit.

2. Adapun hambatan terbesar yang dapat ditemukan sejauh ini yakni hambatan yang terdapat pada SDM dalam hal ini adalah operator, dimana kurangnya pengetahuan dan keterampilan tentang SIMRS ini serta kurangnya komitmen dalam menjalankan SIMRS menjadi kendala utama dalam pelaksanaan SIMRS.

3. Ketersediaan dan keadaan fasilitas pendukung SIMRS di unit terkait dengan modul aktif ini dikategorikan baik karena secara keseluruhan fasilitas tersebut dapat dioperasikan dan dimanfaatkan sesuai kebutuhan.

4. Pengaksesan data sebagian besar tidak dilakukan dengan lengkap, sehingga data yang diperoleh kurang lengkap dan informasi yang dihasilkan tidak akurat. Hambatan teknis lainnya juga berpengaruh dalam pelaksanaan SIMRS RSU Dr. Pirngadi Medan.

(66)

6.2 Saran

1. Bagi pihak rumah sakit, peneliti menyarankan agar diadakan perekrutan tenaga SDM khususnya diposisi operator yang lebih banyak lagi dan terlatih dibidang sistem komput erisasi, agar penerapan dan pelaksanaan SIMRS dapat diperluas cakupannya sampai ke unit-unit lainnya sehingga fasilitas yang tersedia dapat digunakan secara maksimal.

2. Bagi pihak instalasi SIRS diharapkan untuk mengadakan pendidikan dan pelatihan SIMRS secara berkala dalam jangka waktu yang relatif dekat serta mewajibkan SDM-nya mengikuti pendidikan/pelatihan tersebut sehingga keahlian SDM tentunya akan meningkat secara signifikan.

3. Perlu diadakan penelitian lebih lanjut tentang hambatan dalam pelaksanaan SIMRS ini agar dapat diketahui jenis hambatan lainnya serta cara penanggulangannya.

(1)

Software yang terkena virus tidak ditanggulangi dengan tanggap oleh staf IT. Hal ini dimungkinkan karena program antivirus yang sesuai belum ditemukan sehingga program tidak dapat dioperasikan lagi.

Dari segi jaringan, penghubungan antarunit terkait SIMRS sudah sangat baik. Hal itu terlihat dari keadaan kabel dan sistem conectivity yang tidak terputus pada unit-unit tersebut.

5.2.3 Hambatan teknis lainnya

(2)

BAB 6

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

3. Ketersediaan dan keadaan fasilitas pendukung SIMRS di unit terkait dengan modul aktif ini dikategorikan baik karena secara keseluruhan fasilitas tersebut

(3)

6.2 Saran

3. Perlu diadakan penelitian lebih lanjut tentang hambatan dalam pelaksanaan SIMRS ini agar dapat diketahui jenis hambatan lainnya serta cara penanggulangannya.

(4)

DAFTAR RUJUKAN

1. Adikoesoemo S. Manajemen rumah sakit. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan, 1994 : 11, 101.

2. Affandie H. Penerapan teknologi informasi untuk meningkatkan pelayanan rumah sakit dalam menyongsong PJPT-II. Cermin Dunia Kedokteran 1994; 91: 78, 80-1.

3. Djojodibroto RD. Kiat mengelola rumah sakit. Jakarta : Penerbit Hipokrates, 1997: 1-2, 9, 65.

4. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Dalam rangka meningkatkan pelayanan dan kinerja rumah sakit. 15 April 2008.

5. Herlambang S, Tanuwijaya H. Sistem informasi: konsep, teknologi & manajemen. Yogyakarta : Penerbit Graha Ilmu, 2005 : 49, 116-8, 121-2.

6. Sitepu Roslenni. Evaluasi penerapan sistem informasi manajemen rumah sakit di RSUP Haji Adam Malik Medan. Tesis. Medan : Bagian Ilmu Kesehatan Masyarakat USU, 2004 : 56.

(5)

10. HM Jogiyanto. Model kesuksesan sistem teknologi informasi. Yogyakarta : Penerbit ANDI Yogyakarta, 2007 : 59.

11. Wawoeroendeng JE. Effective hospital management. Cermin Dunia Kedokteran 1994; 91: 86-7.

12. Mc Leod Raymond, Schell GP. Sistem informasi manajemen. 9th

13. Misbahuddin. Gambaran prosedur sistem informasi manajemen rekam medis unit gawat darurat rumah sakit di Indonesia. J Spektrum -; 6: 167.

ed. Alih Bahasa. Yulianto Heri. Jakarta : PT INDEKS, 2007 : 12, 167.

(6)

Fakultas Kedokteran Gigi

Departemen Ilmu Kedokteran Gigi Pencegahan/Kesehatan Gigi Masyarakat Tahun 2009

Rara Syafara

Hambatan dalam pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) di RSU Dr. Pirngadi Medan.

xiii + 54 halaman

Hambatan dalam pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) di RSU Dr. Pirngadi Medan.