11
2004: 14, arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu lembaga dan mempunyai nilai guna yang disusun menurut sistem tertentu agar
pada saat diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan, arsip adalah kumpulan
rekaman kegiatan dalam bentuk warkat, surat, dokumen, atau catatan yang berisikan tentang apa, siapa, dimana, kapan, dan bagaimana kegiatan tersebut
terlaksana.
2. Fungsi Arsip
Arsip memiliki fungsi utama sebagai sumber informasi. Informasi yang terkandung di dalam arsip dapat digunakan untuk berbagai kegiatan seperti
perencanaan, pengendalian, dan penganalisaan kegiatan, karena di dalam arsip terdapat rekaman kegiatan tentang apa, siapa, kapan, dimana, dan bagaimana
suatu kegiatan tersebut terlaksana. Menurut Basir Barthos 2007: 2, arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan
kebijakan, pengambilan
keputusan, pembuatan
laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya. Menurut
Dewi Anggrawati 2004: 14, arsip sebagai sumber ingatan, sumber informasi, bahan penelitian, bahan pengembangan pembangunan, bukti tertulis, dan
gambaran peristiwa masa lampau. Arsip juga dapat difungsikan sebagai sumber informasi untuk referensi
suatu organisasi atau lembaga dalam melaksanakan kegiatan yang akan dilaksanakan berikutnya. Referensi dari arsip ini dapat digunakan untuk
12
menganalisa dan mengembangkan kegiatan yang akan direncanakan agar lebih baik dari kegiatan sebelumnya. Arsip juga dapat digunakan sebagai bahan bukti
atau bahan keterangan dari suatu pernyataan yang ditanyakan, karena arsip merupakan bukti yang legal dari kegiatan yang telah terlaksana. Menurut A. W.
Widjaja 1986: 102, arsip sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat digunakan untuk mengingatkan mengenai suatu masalah dan sebagai sumber
dokumentasi maka arsip digunakan oleh pimpinan untuk membuat atau mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi.
Menurut Gina Madiana 2004: 14, arsip sebagai sumber informasi, sumber ingatan, bahan bukti, acuan, dan dijadikan data.
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan, arsip memiliki fungsi utama sebagai sumber informasi karena di dalam arsip terekam hasil kegiatan
yang telah terlaksana. Informasi yang terekam ini dapat digunakan sebagai bukti yang legal sebagai bahan pembuktian yang sah.
3. Jenis Arsip
