Pendekatan Penelitian Waktu dan Tempat Penelitian Variabel Penelitian Definisi Operasional

38

BAB III METODE PENELITIAN

A. Pendekatan Penelitian

Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang bertujuan untuk mendeskripsikan hasil penelitian dengan apa adanya dan penelitian ini hanya mendeskripsikan satu variabel saja tanpa membandingkan dengan variabel lain. Purwanto 2008: 177 mendefinisikan penelitian deskriptif hanya melibatkan satu variabel pada satu kelompok tanpa menghubungkan dengan variabel lain atau membandingkan dengan kelompok lain. Menurut Mardalis 2008: 26, penelitian deskriptif adalah penelitian yang hanya mendeskripsikan informasi apa adanya sesuai dengan variabel yang diteliti.

B. Waktu dan Tempat Penelitian

Waktu pelaksanaan penelitian pada Bulan Februari-Maret 2015. Tempat penelitian ini dilaksanakan di 11 SMA Negeri di Kota Yogyakarta.

C. Variabel Penelitian

Variabel dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip, dimana variabel tersebut memiliki kajian yang akan dijelasakan pada definisi operasional.

D. Definisi Operasional

Pengelolaan arsip yang diteliti yakni pengelolaan arsip surat, pengelolaan arsip surat merupakan kegiatan pengurusan terhadap surat-surat yang sudah selesai diolah dan menunggu untuk disimpan. Penyimpanan arsip surat dilakukan dengan menggolongkan arsip surat yang memiliki kode klasifikasi atau pokok 39 masalah yang sama dan kemudian diurutkan sesuai dengan tanggal pencatatan surat. Kegiatan penyimpanan arsip surat dilakukan untuk keperluan penggunaan informasi yang terkandung di dalam surat saat kemudian hari diperlukan. Penyimpanan arsip surat juga erat kaitannya dengan tempat penyimpanan atau lingkungan penyimpanan dimana arsip tersebut disimpan, sehingga pemeliharaan terhadap arsip surat perlu dilakukan untuk menjaga kondisi fisik arsip dari faktor-faktor perusaknya. Pemeliharaan arsip surat dilakukan dengan melakukan pencegahan dan penanganan arsip surat yang sudah rusak. Kegiatan pemeliharaan arsip surat dilakukan dengan membersihkan debu, penyemprotan racun serangga, penyemprotan racun jamur, dan pencegahan terhadap faktor perusak arsip surat lainnnya. Semakin adanya aktivitas dan dinamika suatu lembaga yang membuat arsip surat semakin banyak yang tersimpan dan dapat membuat tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi, sehingga diperlukannya kegiatan penyusutan arsip surat. Penyusutan arsip surat dilakukan dengan mengurangi jumlah arsip surat dari tempat penyimpanan. Pengurangan arsip surat dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan 2 cara yakni pemindahan arsip surat yang dinilai vital bagi penyelenggaraan negara ke lembaga yang berwenang dalam pengelolaan arsip seperti kantor arsip dan perpustakaan daerah ARPUSDA dan melakukan pemusnahan arsip yang dinilai sudah habis masa berlakunya dengan menghancurkan kondisi fisik dari arsip tersebut. Penyusutan arsip surat harus dilakukan dengan adanya pendampingan dari lembaga pengelola arsip yang berwenang untuk dijadikan saksi penyusutan arsip dan pembuktian bahwa arsip yang akan susutkan memang sudah habis masa berlakunya. 40

E. Populasi Penelitian