Birokrasi Tinjauan Tentang Organisasi

Suatu keterampilan utama yang diharapkan dari seorang manajer ialah kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif. Keterampilan untuk memberlakukan kebijaksanaan, mengusahakan supaya instruksi-instruksinya dapat dipahami dengan jelas dan menyempurnakan pelaksanaan kerja tergantung dari komunikasi yang efektif. Manajer yang tidak dapat berkomunikasi dengan bawahannya tentang pekerjaan-pekerjaan yang perlu dilaksanakan tidak akan berhasil menyuruh bawahannya untuk mengerjakannya. Sebaliknya, apabila bawahan tidak dapat berkomunikasi secara bebas dengan pimpinan, maka informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan secara sukses itu tidak akan ada. Komunikasi merupakan cara untuk memudahkan manajemen, akan tetapi bukan merupakan kegiatan yang berdiri sendiri dan menjadi bagian yang pokok dari segala sesuatu yang dikerjakan oleh pimpinan. Berkomunikasi mengandung arti yang lebih luas dari pada sekedar mengatakan atau menuliskan sesuatu. Komunikasi ditentukan oleh kondisi interpretasi dari penerima berita tersebut dan sikap dari komunikator dan penerimanya, bukan saja diantara mereka, akan tetapi juga terhadap subyeknya. Kesulitan-kesulitan berkomunikasi dapat mengakibatkan sesuatu yang umum disebut “jurang” gap komunikasi. Untuk memperkecil gap tersebut, manajer harus berusaha menciptakan suasana saling percaya- mempercayai sebagai kondisi yang baik untuk berkomunikasi. Memanfaatkan waktu yang tepat timing juga merupakan sesuatu yang vital, mengatakan sesuatu yang tepat di tempat yang tepat pula bernilai sangat tinggi. Komunikasi yang baik merupakan suatu motivasi. Kondisi seperti itu dapat mendorong perasaan untuk berpartisipasi, akan lebih banyak menarik perhatian terhadap pekerjaan. Saling memberikan informasi tentang sesuatu yang menyangkut kepentingan bersama akan memberikan dukungan vital kepada rasa saling membutuhkan. Menurut Richard 2002: 143 dalam suatu lembagaorganisasi, komunikasi dikelompokan menjadi empat yaitu: a. Komunikasi ke bawah Downward Communication Arus komunikasi formal yang paling dikenal dan jelas adalah komunikasi ke bawah, mengacu pada pesan dan informasi yang dikirim dari manajemen puncak kepada bawahan dengan arah ke bawah. Masalah utama dari komunikasi ke bawah adalah drop off, gangguan atau hilangnya isi pesan. Sekalipun komunikasi formal adalah cara yang manjur untuk menjangkau semua karyawan, banyak informasi menjadi hilang. b. Komunikasi ke atas Upward Communication Komunikasi ke atas yang formal termasuk pesan yang mengalir dari tingkat bawah ke atas dalam hirarki organisasi. Kebanyakan organisasi mengalami kesulitan pada saat membangun saluran komunikasi ke atas yang sehat. Pegawai harus melayangkan keluhan, laporan perkembangan, dan memberikan umpan balik atas inisiatif manajemen. Menggerakkan arus komunikasi ke atas dan ke bawah yang sehat menjamin lingkaran komunikasi antara pimpinan dan pegawai menjadi lengkap. Hambatan dari komunikasi ini adalah pimpinan menolak mendengarkan masalah pegawai atau pegawai tidak mudah mempercayai manajer untuk mendorong komunikasi ke atas. c. Komunikasi Horizontal Horizontal Communication