commit to user
yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur Penerimaan Barang Prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk
menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. e. Prosedur Pencatatan Utang
Prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian surat order pembelian, laporan
penerimaan barang, dan faktur dari pemasok dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan
utang. f. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi
pembelian untuk
kepentingan pembuatan
laporan manajemen.
2.1.5 Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern menurut AICPA adalah rencana organisasi dan semua ukuran dan metode yang diterapkan dalam suatu perusahaan
untuk melindungi aktiva, menjaga keakurasian dan kepercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepatuhan terhadap
kebijakan manajemen.
commit to user
Sistem pengendalian intern menurut Mulyadi 2001:163 adalah meliputi
struktur organisasi,
metode, dan
ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan pada tujuan yang akan dicapai yaitu.
1. Menjaga kekayaan organisasi. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi. 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur-unsur pengendalian intern meurut Mulyadi 2001:164, adalah sebagai berikut.
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka framework pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan prinsip-prinsip
sebagai berikut. 1 Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Fungsi
penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
commit to user
menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
2 Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Pelaksanaan suatu
transaksi terdapat internal check diantara unit organisasi pelaksana. Dengan adanya pemisahan fungsi, catatan akuntansi yang
diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi yang memegang fungsi. Jika
ada perangkapan fungsi, maka akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi,
sehingga data akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak
terjamin kekayaannya. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaaan, utang, pendapatan, dan biaya.
Didalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya
setiap transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam
penggunaan wewenang
untuk memberikan
otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu penggunaan
commit to user
formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai
sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam
formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Dengan demikian otorisasi akan menjamin
dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
Selanjutnya prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan
dan biaya suatu organisasi. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan
prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara yang menjamin praktik sehat dalam
pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam
menciptakan praktik yang sehat adalah. 1 Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya
transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan
commit to user
nomor urut tercetak akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
2 Pemeriksaan mendadak surprised audit. Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Hal ini akan
mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
3 Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi
dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi
yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
4 Perputaran jabatan job rotation. Perputaran jabatan yang diadakan
secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka
dapat dihindari. 5 Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan
kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk
sementara oleh pejabat lain, sehingga apabila terjadi kecurangan
commit to user
dalam divisi yang bersangkutan, diharapkan dapat ditangkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara waktu tersebut.
6 Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek
ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik
dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.
7 Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek unsur- unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini
disebut satuan pengawasan intern ini harus melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta
bertanggung jawab langsung kepada manajemen puncak. Satuan pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektivitas unsur-
unsur sistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaan akan menjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin
ketelitian dan keandalannya. 8 Karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya. Bagaimanapun
baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik sehat,
semuanya sangat
tergantung kepada
manusia yang
melaksanakannya. Diantara empat unsur pokok pengendalian intern, unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Tingkat
commit to user
kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian intern. Jika perusahaan memiliki karyawan yang
kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban
keuangan yang
dapat dihandalkan.
Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya. Untuk
mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, cara yang ditempuh antara lain.
a Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.
b Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaanya.
2.2 ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PADA CV. SOBA SWALAYAN
2.2.1 Fungsi yang terkait
Untuk melaksanakan semua tahap transaksi, suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh dalam melaksanakannya. Dengan demikian,
dalam pelaksanakan suatu transaksi terdapat internal check diantara fungsi atau unit organisasi pelaksana. Adapun pelaksana fungsi yang terkait dalam
transaksi pembelian pada CV. Soba swalayan adalah sebagai berikut.