commit to user
Pemisahan fungsi dalam sistem pembelian barang dagang antara fungsi akuntansi dengan fungsi finance sudah diterapkan pada CV.
Soba Swalayan. Fungsi finance adalah fungsi yang melakukan pembayaran terhadap transaksi pembelian yang dilakukan, sedangkan
fungsi akuntansi adalah fungsi yang melakukan pencatatan terhadap transaksi pembelian. Pemisahan fungsi ini dimaksudkan untuk
menjamin ketelitian, keandalan dan keakuratan data kekayaan yang dimiliki perusahaan.
b. Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan Pemisahan fungsi dalam sistem pembelian barang dagang antara
fungsi pembelian dengan fungsi penerimaan sudah diterapkan pada CV. Soba Swalayan. Fungsi pembelian pada CV. Soba Swalayan dilakukan
oleh beberapa fungsi yaitu fungsi order, fungsi gudang, dan fungsi merchandise. Pemisahan fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan
pengecekan intern dalam transaksi pembelian, mengurangi resiko diterimanya barang yang tidak dipesan oleh perusahaan, mengurangi
resiko diterimanya barang jenis spesifikasi kuantitas mutu barangnya tidak sesuai dengan yang dipesan perusahaan, dan mengurangi resiko
diterima barang yang tidak sesuai dengan waktu yang ditentukan dalam surat order pembelian.
c. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang Transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan melibatkan
beberapa fungsi yang terkait antara lain fungsi order pembelian, fungsi
commit to user
gudang, fungsi merchandise, fungsi finance, dan fungsi akuntansi. Meskipun demikian masih terdapat perangkapan fungsi, seperti fungsi
gudang dan penerima barang berada di bawah tanggung jawab satu fungsi.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Setiap transaksi pembelian terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Tidak ada satupun transaksi yang terjadi tanpa otorisasi oleh pejabat yang
memiliki wewenang. Otorisasi dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan oleh yang memiliki wewenang pada dokumen sumber ataupun
dengan dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. Dengan demikian
kekayaan perusahaan terjamin keamanan dan keandalannya. a. Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang lebih tinggi
Surat order pembelian merupakan awal transaksi pengadaan barang.
b. Bukti pembayaran diotorisasi oleh fungsi keuangan Bukti pembayaran dibuat apabila pemasok telah melakukan
penagihan kepada perusahaan. Setelah fungsi finance melakukan pembayaran. Bukti pembayaran diberi cap lunas dan fungsi finance
menerima faktur asli dari pemasok. c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi merchandise
Laporan penerimaan barang diotorisasi adalah sebagai bukti telah diterimanya barang dari pemasok. Fungsi merchandise membubuhkan
commit to user
tanda tangan otorisasi pada laporan penerimaan barang setelah memeriksa lalu menginput barang yang diterima pemasok sesuai
dengan faktur tembusan dari pemasok. d. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen
sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap Sistem akuntansi pembelian yang ada dalam CV. Soba Swalayan
telah menerapkan pencatatan oleh fungsi akuntansi didasarkan pada dokumen sumber SOP dan dokumen pendukung, seperti laporan
penerimaan barang. SOP tersebut dibuat rangkap 3 yang didistribusikan kepada pemasok, fungsi merchandise dan digunakan sebagai arsip oleh
fungsi order.
3. Praktik yang sehat
Pembagian tanggung jawab fungsional serta sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan
baik, jika tidak diciptakan langkah-langkah untuk menjamin adanya praktik yang sehat dalam melaksanakannya. Langkah-langkah yang
ditempuh oleh CV. Soba Swalayan dalam rangka menciptakan praktik yang sehat adalah sebagai berikut.
a. CV. Soba Swalayan belum menggunakan formulir bernomor urut tercetak dalam transaksi pembelian, khususnya pada surat order
pembelian. Surat order pembelian merupakan dokumen penting dalam transaksi pembelian. Sehingga penggunaan nomor urut
commit to user
tercetak berfungsi untuk mengantisipasi penggunaan yang tidak dapat dipertanggung jawabkan oleh yang wewenang.
b. Pemeriksaan kepada setiap fungsi terhadap tugas dan tanggung jawab oleh store manajer dengan jadwal yang rutin setiap harinya.
c. Transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan tidak hanya dilaksanakan oleh satu orangfungsi melainkan melibatkan beberapa
fungsi order, fungsi gudang, fungsi merchandise, fungsi finance, dan fungsi akuntansi. Dengan dilibatkannya beberapa fungsi tersebut
secara tidak langsung proses internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap fungsi yang dijalankan.
d. CV. Soba Swalayan tidak membentuk pengawas intern yang bersifat independen, melainkan pemilik perusahaan memberi kepercayaan
kepada store manajer untuk melaksanakan pengawasan terhadap setiap unit organisasi.
e. CV. Soba Swalayan tidak menerapkan rotasi jabatan terhadap tugas dan tanggung jawab karyawan setiap fungsi. Jika salah satu fungsi
tidak masuk akan mengakibatkan kinerja karyawan tidak efektif.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten cara yang ditempuh oleh CV. Soba Swalayan adalah sebagai berikut.
a. Pada saat perekrutan karyawan dilakukan dengan test wawancara dan test tertulis.
commit to user
b. Latar belakang pendidikan karyawan harus berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh tanggung jawab pekerjaannya.
commit to user
46
BAB III TEMUAN
Berdasarkan analisis dan pembahasan mengenai sistem akuntansi pembelian barang dagangan yang diterapkan oleh CV. Soba Swalayan, maka hasil
evaluasi yang dilakukan penulis menemukan beberapa kelemahan dan kebaikan yang dapat penulis jabarkan berdasarkan aktivitas akuntansi yang dilaksanakan,
yaitu sebagai berikut.
3.1 Kelebihan
a. Adanya pemisahan fungsi antara fungsi akuntansi dan fungsi finance. Fungsi akuntansi hanya mempunyai wewenang dalam menyelenggarakan
pembukuan sebagai fungsi pencatatan, sedangkan fungsi finance bertanggung jawab dalam menangani kas masuk dan kas keluar sebagai
fungsi penyimpanan. Dengan pemisahan fungsi tersebut memudahkan dilakukan cross check setiap saat.
b. Pemberian “cap lunas” pada bukti pembayaran yang diotorisasi oleh fungsi finance sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan
pembayaran kepada pemasok. c. Pemberian “cap jatuh tempo” pada faktur tembusan dari pemasok
memudahkan perusahaan untuk memastikan bahwa perusahaan masih mempunyai kewajiban kepada pemasok pada tanggal tersebut.
commit to user
d. Transaksi pembelian dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh lebih dari satu fungsi yaitu fungsi order, fungsi gudang, fungsi merchandise, fungsi
akuntansi, fungsi finance. e. Fungsi pembelian dipecah menjadi tiga fungsi bagian yaitu fungsi order,
fungsi gudang dan fungsi merchandise. Pemecahan fungsi tersebut diharapkan dapat menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan.
f. Adanya otorisasi dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian
barang dagang oleh bagian yang berwenang. g. Terdapat prosedur pencatatan yang jelas ke dalam catatan akuntansi yang
didasarkan pada dokumen sumber dan dokumen pendukung. Dengan demikian kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data
akuntansi terjamin ketelitian dan keandalannya.
3.2 Kelemahan
a. Bagian gudang melakukan fungsi ganda yaitu sebagai fungsi penyimpanan dan fungsi penerimaan. Hal ini menunjukan bahwa belum
adanya fungsi yang memadai antara fungsi gudang dan fungsi penerimaan, sehingga tidak dapat dilakukan pengecekan independen
dalam pelaksanaan transaksi pembelian barang dagang dan kemungkinan terjadinya penyelewengan dalam proses penyimpanan dan penerimaan
barang. b. Tidak adanya gambaran bagan alir flowchart yang mengakibatkan
sulitnya pihak yang berkepentingan untuk mengetahui jaringan sistem dalam akuntansi pembelian barang dagangan.
