2.3.2. Fungsi Kebijakan Pengembangan Koleksi
Kebijakan sebaiknya dibuat secara tertulis, sehingga kalau timbul masalah dapat ditinjau kembali kebijakan yang sudah ditetapkan itu. Menurut Yulia 2009:
2.6, fungsi kebijakan pengembangan koleksi secara garis besar dibagi menjadi 3 kelompok yaitu sebagai berikut:
1. Fungsi Perencanaan
Kebijakan pengembangan koleksi merupakan perencanaan yang mengatur prioritas dalam mengalokasikan berbagai sumber dana,
setelah lebih dahulu mengenal siapa saja yang akan dilayani perpustakaan, mengetahui bidang ilmu apa yang akan dikembangkan,
serta penelitian-penelitian yang akan dilakukan.
2. Fungsi Komunikasi Internal
Perpustakaan perlu berkomunikasi dengan masyarakatnya sendiri, baik itu pimpinan badan induk, para penyandang dana, staf badan induk
sebagai pengguna atau calon pengguna potensial, seperti dosen, mahasiswa, guru, siswa, peneliti, masyarakat, tergantung pada jenis
perpustakaannya. Proses pembuatan kebijakan pengembangan koleksi ini memerlukan konsultasi dengan kelompok-kelompok tersebut dan
diharapkan kegiatan dialog ini berlangsung secara kontinu.
3. Fungsi Komunikasi Eksternal
Perpustakaan perlu memberitahu perpustakaan lain tentang rencana pengembangan koleksinya, termasuk bidang ilmu yang akan
dikembangkan. Hal ini penting dilakukan sebagai upaya peningkatan kerja sama antar perpustakaan. Saling menginformasikan koleksi
berikut rencana pengembangannya karena selain bertujuan untuk menghindari pemilikan koleksi yang sama, juga memungkinkan
pengguna perpustakaan mendapat informasi dari sumber bahan pustaka yang lebih luas.
Sedangkan menurut Qalyubi 2007: 78, fungsi kebijakan pengembangan koleksi adalah sebagai berikut:
1. Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana
pengembangan selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan dewan pembina perpustakaan.
2. Memberi deskripsi yang sistematis tentang strategi pengelolaan dan
pengembangan koleksi yang diterapkan di perpustakaan. 3.
Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi dan deseleksi terjamin, koleksi yang responsif dan
seimbang terbentuk, dan dana dimanfaatkan dengan sebijaksana mungkin.
4. Menjadi standar atau tolok ukur menilai sejauh mana sasaran
pengembangan koleksi telah tercapai. 5.
Berfungsi sebagai sumber informasi dan panduan bagi staf yang baru mulai berpartisipasi dalam pengembangan koleksi.
6. Memperlancar koordinasi antar anggota staf pengembangan koleksi.
7. Memperlancar kerjasama antar perpustakaan dalam pengembangan
koleksi. 8.
Membantu menjaga kontinuitas, khususnya apabila koleksi besar, serta menjadi kerangka kerja yang memperlancar transisi dari pustakawan
lama ke penggantinya. 9.
Membantu pustakawan menghadapi pengaduan berkenaan dengan bahan yang telah diseleksi atau ditolak.
10. Mengurangi pengaruh selektor tertentu dan bias atau selera pribadi.
11. Membentu mempertanggungjawabkan alokasi anggaran.
12. Menjadi sarana komunikasi, baik dengan masyarakat yang harus
dilayani maupun pihak luar lain yang memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengembangan koleksi.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi kebijakan pengembangan koleksi adalah sebagai sarana komunikasi untuk memberi tahu
para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri- ciri koleksi yang telah ada, serta rencana untuk pengembangan selanjutnya.
2.3.3. Asas Kebijakan Pengembangan Koleksi
Kategori