Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Persediaan

3.2.2 Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Persediaan

Setelah dilakukan pembelian persediaan buku proyek, maka tahap selanjutnya adalah menerima pesanan yang dikirim oleh supplier.

1. Dokumen dalam Standart Operational Prosedure penerimaan dan penyimpanan persediaan oleh perusahaan sebagai berikut:

a. Surat jalan dari supplier yang berfungsi sebagai surat pengantar atas barang yang tercantum didalamnya yang ditujukan kepada a. Surat jalan dari supplier yang berfungsi sebagai surat pengantar atas barang yang tercantum didalamnya yang ditujukan kepada

Gambar 3.10 Surat Jalan dari Supplier

Sumber: PT JP Press Surabaya(2016)

b. Form inspeksi barang datang adalah form yang dibuat dan gunakan untuk mengecek barang pesanan yang dating berdasarkan surat jalan. Contoh form Inspeksi barang:

Gambar 3.11 Form Inspeksi Barang Datang

Sumber: PT JP Press Surabaya(2016) Sumber: PT JP Press Surabaya(2016)

d. Delivery Note yaitu proses penerimaan barang atau penyelesaian pekerjaan jasa berdasarkan PO yang sudah disetujui baik oleh pihak Pemesan (Customer) maupun oleh pihak Supplier/Vendor untuk persediaan barang PO baru. Contoh dokumen Delivery Note pada Gambar 3.6.

e. Material Received Report (MRR) adalah Laporan yang berisi data-data mengenai barang retur yang diterima dari pemasok, yang mencantumkan nomor dan tanggal penerimaan barang, kode dan nama barang, jumlah barang yang diterima. MRR merupakan output dari sistem ERP. Contoh MRR sebagai berikut:

Gambar 3.12 Material Receive Report

Sumber: PT JP Press Surabaya(2016) Sumber: PT JP Press Surabaya(2016)

2. Bagian yang terkait dalam prosedur penerimaan dan penyimpanan persediaan:

a. Bagian Pembelian/Purchasing bertugas membuat PO (Purchase Order ) untuk pemesanan barang.

b. Admin Gudang menerima PO dari Purchasing, menanda tangani Surat Jalan lalu menginputnya dalam ERP (Enterprise Resource Planning) dan menempatkan barang yang diterima.

c. Checker Gudang bertugas mengecek surat jalan, membongkar barang dengan mengecek jumlah dan kondisi fisik barang.

3. Prosedur penerimaan dan penyimpanan barang dagang adalah:

a. Jika barang yang masuk barang baru maka Admin gudang menerima PO dari bagian purchasing untuk memasukan buku (cetakan baru) untuk di DN ke system ERP oleh admin gudang, tetapi jika bukan barang baru maka langsung ke bagian checker gudang menerima barang retur tersebut. Barang retur karna rusak dipisahkan kemudian admin gudang mengkonfirmasi ke bagian marketing untuk melaksanakan SOP pengeluaran barang, jika tidak karna rusak maka checker langsung mengecek surat jalan.

b. Checker gudang mengecek surat jalan, jika surat jalan tidak cocok dengan fisik maka akan dikonfirmasikan kepercetakan yang bersangkutan dengan melapor ke purchasing, tetapi jika sudah sesuai maka checker gudang membongkar buku yang diterima.

c. Checker gudang mengecek jumlah dan kondisi fisik barang, jika sudah sesuai maka surat jalan diberikan kepada Admin gudang untuk diperiksa, memberikan paraf dan stempel divisi.Admin gudang megambil satu tembusan dari surat jalan dan sisanya dikembalkan kepada pengirim.

d. Admin gudang menginput barang baru di DN sedangkan retur diinput ada MRR software ERP setelah selesai menginput lalu menempatkan barang sesuai dengan judul buku atau barang kalau d. Admin gudang menginput barang baru di DN sedangkan retur diinput ada MRR software ERP setelah selesai menginput lalu menempatkan barang sesuai dengan judul buku atau barang kalau

e. Checker gudang melakukan stock opname selama 3 bulan sekali.

3. Bagan alir penerimaan dan penyimpanan persediaan:

Gambar 3.13 Bagan Alir penerimaan dan penyimpanan barang

Sumber:PT JP Press Surabaya(2016)

Gambar 3.14 Bagan Alir penerimaan dan penyimpanan

barang(Lanjutan)

Sumber: SOP PT JP Press Surabaya(2016)

Keterangan: PO : Purchase Order SJ : Surat Jalan DN : Delivery Note MRR : Material Receive Report