Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang pada PT Jepe Press Media Utama Surabaya

3.2.4 Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang pada PT Jepe Press Media Utama Surabaya

PT. Jepe Press Media utama mempunyai standart operational procedure atau SOP yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan operasional perusahaan. Berdasarkan SOP yang dimiliki perusahaan terhadap penerapannya yang tidak sesuai dapat berdampak pada lemahnya sistem pengendalian intern. Disini penulis akan menganalisa penerapan SOP mengenai sistem pengendalian intern persediaan barang dagang dimulai dari prosedur pembelian, penerimaan, penyimpanan hingga pengeluaran persediaan buku proyek pada PT. Jepe Press Media Utama Surabaya.

3.2.4.1 Analisis Prosedur Pembelian Persediaan

Analisis dari penulis, prosedur pembelian persediaan pada JP Press pada penerapanya sudah sesuai dengan SOP. Namun, ada fungsi yang terkait mengenai prosedur pembelian barang dagang yaitu fungsi pembelian dan fungsi gudang sudah menjalankan tanggung jawabnya sesuai dengan yang ditetapkan pada struktur organisasi dan fungsi gudang. Dalam permintaan pembelian persediaan adanya otorisasi sudah membuktikan penerapan unsur pengendalian intern yang sesuai unsur Mulyadi karena ada tiga pihak yang memberikan wewenang dalam prosedur pembelian yaitu bagian pembelian, bagian akuntansi, dan direktur tetapi karena prosedur pembelian dijalankan dengan aplikasi ERP maka seharusnsya fungsi pembelian memberitahu pihak yang memberikan otorisasi untuk segera mengecek ERP agar tidak berdampak pada keterlambatan pengiriman barang.

3.2.4.2 Analisis Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Persediaan

Prosedur penerimaan dan penyimpanan persediaan dilakukan setelah perosedur pembelian persediaan sudah selesai dan barang akan diterima oleh gudang. Dalam penerapanya hampir semua dokumen pada SOP digunakan dalam prosedur penerimaan dan penyimpanan persediaan. Analisis dari penulis yaitu dokumen yang jarang digunakan adalah Laporan Stock Opname yang seharusnya tiga bulan sekali di pakai tetapi pada penerapanya hanya digunakan ketika akan dilakukan proses audit, dalam penerapannya juga ada dokumen tambahan yaitu LPB yaitu Laporan barang masuk adalah rekapan dari barang yang masuk ke gudang sesuai dengan judul buku.

Gambar 3.21 Laporan barang masuk

Sumber: PT JP Press Surabaya(2016)

SOP tidak mencantumkan adanya kartu gudang tetapi pada penerapannya ada Kartu gudang yang diberi nama Kartu Stock Barang, sedangkan menurut Chairul(2000) seharusnya pada gudang terdapat kartu barang yang berfungsi untuk mempermudah pencarian barang dalam gudang karena kartu barang ditempelkan pada sesuai nama barang jika ditambahkan kartu barang dalam penerapanya akan lebih baik. Untuk kartu stock barang tidak terdapat nomer urut tercetak hal tersebut membuat pengendalian internal melemah karena sulit untuk dilacak jika terjadi kekeliruan.

Analisis dari penulis, yang mendefinisikan bahwa suatu dokumen harus cukup dalam menyediakan keyakinan yang masuk akal bahwa semua aset telah dikendalikan dan transaksi telah dicatat dengan tepat sehingga sangat sesuai juga dengan pengendalian intern perusahaan karena setiap transaksi sudah tercatat dengan jelas dan tepat sehingga setiap kekeliruan bisa diketahui dengan jelas karena dalam unsur pengendalian yang baik maka dokumen harus bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.

Dalam penerapanya Bagian Admin Gudang mencacat barang masuk dan keluar dengan menggunakan Laporan Barang Masuk / Keluar tetapi pada bagian Gudang penyimpanan juga mencatat pada Kartu stock barang untuk barang masuk dan keluar akan tetapi pada kedua pencatatan tersebut tidak dilakukan rekonsiliasi yang mengakibatkan jumlah fisik dengan jumlah yang tertulis tidak sama. Hal tersebut bisa berdampak pada overstock ataupun out off stock.

3.2.4.3 Analisis Prosedur Pengeluaran Persediaan

Menurut penulis prosedur pengeluaran persediaan dalam SOP dengan penerapannya berbeda karena pada SOP dijelaskan bagan alir seperti bagan alir yang terkomputerisasi padahal pada penerapannya dilakukan secara manual. Semua dokumen yang ada dalam SOP pada penerapan prosedur pengeluaran barang sudah sesuai dengan penerapannya, ada penambahan dokumen yaitu LBK (Laporan Barang Keluar). Analisis dari penulis yaitu dokumen surat jalan pada penerapanya sudah sesuai unsur pengendalian yang baik yaitu Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan karena ada empat pihak yang harus memberikan tanda tangan pada saat akan dilakukan pengeluaran barang yaitu bagian yang membuat, diketahui pejabat yang lebih tinggi/ ketua gudang, driver dan customer /penerima dan penambahan dokumen LBK berdampak pada pengendalian intern agar lebih terkendali.