Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang Menurut Unsur Mulyadi pada PT Jepe Press Media Utama Surabaya

3.2.5 Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang Menurut Unsur Mulyadi pada PT Jepe Press Media Utama Surabaya

Berdasarkan pada unsur-unsur pengendalian intern yang terdapat pada buku Mulyadi dan berdasarkan atas analisa penerapan SOP yang ada maka penulis akan menganalisa mengenai unsur pengendalian internal persediaan barang dagang PT. JP Press yaitu:

1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

a. Struktur organisasi yang ada pada bagian gudang tidak tertulis secara formal namun pada penerapannya perusahaan sudah mempunyai dan menjalankan struktur organisasi yang telah di tetapkan. Analisa dari penulis yaitu sebaiknya pada bagian gudang memperjelas struktur organisasi yang formal dan tertulis agar memperjelas tugas masing-masing dari setiap karyawan, karena dengan adanya struktur organisasi yang jelas yang memisahkan fungsi tugas pokok karyawan dalam mengerjakan tanggungjawabnya didalam gudang akan berpengaruh pada pelaksanaan prosedur yang sesuai SOP.

b. Bagian admin gudang sering kali menjalankan tugas ganda sebagai fungsi penerimaan dan fungsi pencatatan sekaligus fungsi pengiriman barang. Hal ini bisa disebabkan karena kurangnya karyawan sebagai Driver, sedangkan fungsi driver disini ialah sebagai bagian pengiriman barang. Berdasarkan analisa dari penulis kurangnya driver ini dikarenakan sumber daya manusia kurang, maka sebaiknya pihak perusahaan melakukan penambahan karyawan sebagai driver baru sehingga fungsi penerimaan, pencatatan dan pengiriman dapat terpisah.

2) Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlingdungan yang Cukup Terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan dan Biaya.

a. Dalam permintaan pembelian persediaan adanya otorisasi dari tiga pihak yaitu bagian pembelian, bagian akuntansi, dan direktur melalui software ERP, tetapi dalam menyetujui permintaan tersebut memerlukan beberapa hari. Menurut analisis penulis, adanya otorisasi ketiga pihak merupakan pengendalian yang baik, tetapi lebih baiknya setiap a. Dalam permintaan pembelian persediaan adanya otorisasi dari tiga pihak yaitu bagian pembelian, bagian akuntansi, dan direktur melalui software ERP, tetapi dalam menyetujui permintaan tersebut memerlukan beberapa hari. Menurut analisis penulis, adanya otorisasi ketiga pihak merupakan pengendalian yang baik, tetapi lebih baiknya setiap

b. Dokumen Surat jalan di otorisasi empat pihak yaitu bagian yang membuat, diketahui pejabat yang lebih tinggi/ ketua gudang, pengemudi dan penerima. Berdasarkan Analisis penulis yaitu Surat jalan yang digunakan oleh perusahaan sudah sesuai dengan unsur pengendalian intern yang terdapat pada literatur karena dengan adanya otorisasi mencegah adanya kegiatan yang merugikan perusahaan.

3) Praktik yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi.

a. Dokumen yang baik ialah dokumen yang memiliki nomer urut tercetak. Pada penerapannya tidak ada nomer urut tercetak pada Laporan Stock Barang yang digunakan untuk mencatat persediaan barang masuk dan keluar sesuai nama barang. Contoh laporan stock barang pada PT JP Press:

Gambar 3.22 Laporan stock barang

Sumber: PT JP Press Surabaya(2016)

Analisis dari penulis, sebaiknya perusahaan membuat kartu stock barang yang bernomer urut tercetak. Tujuan dari adanya nomor urut tercetak adalah agar setiap transaksi dapat dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, selain itu nomor urut tercetak ini berfungsi sebagai tindakan awal apabila terjadi kesalahan pencatatan persediaan dan tidak akan kesulitan ketika melacak kesalahan dari pencatatan karena telah ada nomor tercetak. Hal ini juga dapat mengefisiensi waktu pengerjaan.

c. PT JP Press melakukan Stock opname hanya saat terjadi proses audit. Menurut analisis penulis hal tersebut belum bisa dikatakan baik karena contoh pada SOP PT JP Press terdapat 3 bulan sekali c. PT JP Press melakukan Stock opname hanya saat terjadi proses audit. Menurut analisis penulis hal tersebut belum bisa dikatakan baik karena contoh pada SOP PT JP Press terdapat 3 bulan sekali