yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya Defenisi pengertian sekretaris : http:gurulia.wordpress.com
b. Sekretaris Senior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru
bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan
bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman Definisi pengertian sekretaris:
http:gurulia.wordpress.com 3.
Berdasarkan spesialisasi atau Bidang Khusus Dalam Pekerjaan Sekretaris berdasarkan spesialisasi atau bidang khusus dalam pekerjaaan
disebut juga sekretaris bidang. Sekretaris Bidang adalah seseorang yang memiliki atau memahami pengetahuan khusus pada bidang lain disamping memiliki
keterampilan dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris Wursanto, 2004 : 2. Sekretaris bidang bisa juga telah memiliki keahlian dan pengetahuan pada bidang
tertentu, namun sengaja mempelajari juga bidang kesekretariatan. Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka
sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan kedalam sekretaris pimpinan. Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan
tugas-tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi USU.
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas
Ekonomi USU. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris I dan sekretaris II. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-
tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai
dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekrtaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu
meringankan pekerjaan satu sama lain.
D. Tugas Sekretaris.
Pada prinsipnya secara umum tugas sekretaris dapat dibagi menjadi dua yaitu: 1.
Tugas Rutin Sekretaris Menurut Wursanto 2004 : 16 tugas rutin adalah tugas umum yang hampir
setiap hari dihadapi tanpa menunggu insturksi khusus dari pimpinan atau
Universitas Sumatera Utara
tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menuggu waktu sudah harus dilakukan dan ditetapkan dalam job description dihadapi
Wursanto 2004 : 16. Tugas rutin tersebut meliputi : a.
Menyusun dan membuat surat b.
Mengurus dan mengendalikan surat c.
Menata arsip atau berkas d.
Menerima dan melayani tamu e.
Menerima dan melayani telepon f.
Mengatur jadwal kegiatan pimpinan g.
Mengirim dan menerima telegram dan facsimile h.
Membuat laporan. 2.
Tugas Insidentil Sekretaris Menurut Wursanto 2004 : 17 tugas insidentil sekretaris terbagi menjadi
dua bagian yaitu tugas pelaksanaan instruksi dan tugas bersifat kreatif. a.
Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan. Tugas pelaksanaan instruksi tersebut meliputi :
1 Menghadiri rapat yang tidak rutin
2 Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan
3 Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat
4 Mengatur keuangan
5 Membuat perjanjian dan mengatur jadwal.
b. Tugas yang bersifat kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas prakarsa
atau inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya. Tugas yang bersifat kreatif tesebut meliputi :
1 Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan dengan lengkap
2 Membuat nama-nama tamu yang sering berkunjung.
Universitas Sumatera Utara
3 Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan yang diperlukan
agar kualitas, peran, fungsi dan tugas keseluruhannya makin meningkat. 4
Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan waktu 5
Mengatur dan menyediakan perlengkapan, alat-alat kerja dan ruang kerja
6 Mengirim ucapan kepada klien
7 Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.
Menurut Sutiyoso Wursanto 1991:18 tugas sekretaris dapat dibedakan menjadi lima bidang kelompok tugas :
1. Tugas Perkantoran
Tugas perkantoran meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan surat-surat
keluar, mengetik surat-surat keluar, mengetik surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, mengarsip dan mengindeks surat.
2. Tugas Resepsionis
Tugas Resepsionis meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan melalui telepon, menerima tamu yang akan bertamu dengan
pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan
3. Tugas Keuangan
Tugas keuangan meliputi menangani urusan pribadi pimpinan, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek, pengambilan uang dari bank, membayar
pajak, sumbangan dan sebagainya atas nama pimpinan, menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk
keperluan tersebut. 4.
Tugas Sosial Tugas sosial meliputi mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur
penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita
kepada relasi atas nama pimpianan. 5.
Tugas Insidentil Tugas insidentil meliputi menyediakan agenda rapat, mempersiapkan laporan,
pidato atau pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berita-berita dan
Universitas Sumatera Utara
karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, dan sebagainya yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan souvenir untuk para relasi dan
mewakili pimpinan ke resepsi-resepsi.
E. Etika Profesi Sekretaris
