B. Pengertian Sekretaris
Ditinjau dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum yang dalam Bahasa Latin berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi
kata secretaries dalam Bahasa Prancis, secretary dalam Bahasa Inggris dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam Bahasa Belanda. Kata sekretaris dalam
Bahasa Indonesia diperkirakan diambil dari Bahasa Belanda. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sekretaris adalah seseorang atau pegawai
pengurus yang deserahi pekerjaan tulis menulis atau disebut juga penulis atau panitera. Dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyimpan
korespondensi, menerima tamu-tamu. Menurut Braum dan Portugal Wursanto 2004:1, sekretaris adalah seorang
pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya
mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas
kepala. Menurut Fowler Wursanto 2004:1 sekretaris adalah:
1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi,
pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah rahasia lainnya. 2.
Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan untuk perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat terutama yang
berurusan dengan perusahaannya. Maka dapat disimpulkan sekretaris adalah orang yang bertugas untuk
membantu pimpinan dalam pelaksanaan tugas-tugas pimpinan secara efektif dalam bidang tata usaha. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis,
sekretaris dituntut untuk tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan korespendensi, tulis-menulis, dan menyimpan warkat namun juga membantu
pimpinan dalam melakukan tugas aktifitas manajemen lainnya. Sekretaris bekerja di lembaga, badan yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu
pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya, lembaga atau badan
tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi atau yayasan. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Dekan mempunyai
dua orang sekretaris. Sekretaris I mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation. Sedangkan
sekretaris II mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran dan administrasi.
C. Jenis-Jenis Sekretaris
Universitas Sumatera Utara
Peran dan tanggung jawab sekretaris tergantung kepada tuntutan dan kebutuhan dari lembaga yang membutuhkan sekretaris tersebut. Untuk itu,
terdapat pembagian terhadap jenis-jenis sekretaris. Menurut Sunarto 2006 : 2 Sekretaris dapat dibedakan menjadi tiga bagian berdasarkan sudut
peninjauanya, yaitu : 1.
Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawab, sekretaris dapat
dibedakan menjadi dua bagian, yaitu : a.
Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang berfungsi membantu pimpinan
yang bekerja tidak hanya atas perintah pimpinan namun juga memiliki wewenang untuk melakukan fungsi manajerial seperti membuat rencana
organisasi, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas masalah yang dihadapi
Wursanto, 2004 : 2. Wewenang yang dimiliki sekretaris organisasi lebih besar dari sekretaris pribadi.
1 Sekretaris Pribadi
Sekretaris Pribadi dibedakan menjadi dua, yaitu : a. Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang dikerjakan atau digaji untuk
membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya Wursanto, 2004 : 12.
b Sekretaris Pimpinan adalah orang yang dipekerjakan oleh suatu
lembaga untuk membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas pimpinan agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik
dan tepat Wursanto, 2004 : 12. Sekretaris pimpinan tidak semata- mata bekerja untuk kepentingan pribadi pimpinan, tetapi bersifat
kedinasan, dalam arti bahwa sekretaris merupakan seorang staf yang membantu pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
a. Sekretaris Junior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak
pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah
Universitas Sumatera Utara
yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya Defenisi pengertian sekretaris : http:gurulia.wordpress.com
b. Sekretaris Senior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru
bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan
bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman Definisi pengertian sekretaris:
http:gurulia.wordpress.com 3.
Berdasarkan spesialisasi atau Bidang Khusus Dalam Pekerjaan Sekretaris berdasarkan spesialisasi atau bidang khusus dalam pekerjaaan
disebut juga sekretaris bidang. Sekretaris Bidang adalah seseorang yang memiliki atau memahami pengetahuan khusus pada bidang lain disamping memiliki
keterampilan dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris Wursanto, 2004 : 2. Sekretaris bidang bisa juga telah memiliki keahlian dan pengetahuan pada bidang
tertentu, namun sengaja mempelajari juga bidang kesekretariatan. Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka
sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan kedalam sekretaris pimpinan. Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan
tugas-tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi USU.
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas
Ekonomi USU. Yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris I dan sekretaris II. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-
tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai
dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekrtaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu
meringankan pekerjaan satu sama lain.
D. Tugas Sekretaris.
Kategori