BAB II GAMBARAN PELAYANAN SKPD
2.1. Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi
Sesuai Peraturan Bupati Batang Nomor 25 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Uraian Tugas dan Tata Kerja Sekretariat DPRD Kabupaten Batang
Sekretariat DPRD dipimpin oleh seorang Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang mempunyai tugas pokok menyelenggarakan administrasi
kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh
DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.
Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah melaksanakan fungsi Sekretariat DPRD sebagai berikut :
a.Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD ; b.
Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD ; c.Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD ;
d. Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD.
Susunan organisasi SekretariatDPRD Kabupaten Batang terdiri dari : 1.
Sekretaris DPRD; 2.
Bagian Persidangan, terdiri dari : 1 Sub Bagian Rapat ;
2 Sub Bagian Risalah dan Dokumen ;
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Batang Tahun 2012-20178
3 Sub Bagian Humas dan Protokol. 3.
Bagian Hukum dan Perundang-undangan, terdiri dari : 1 Sub Bagian Produk Hukum ;
2 Sub Bagian Analisa dan Kajian Hukum ; 3 Sub Bagian Perpustakaan dan Publikasi.
4. Bagian Umum, terdiri dari :
1 Sub BagianTata Usaha dan Kepegawaian ; 2 Sub Bagian Keuangan ;
3 Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan. 5.
Kelompok Jabatan Fungsional
Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud tersebut diatas, Sekretaris DPRD mempunyai uraian tugas :
a.Menyusun dan merumuskan program kegiatan Sekretariat DPRD berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia
sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan ; b.
Merencanakan program dan kegiatan Sekretariat DPRD ; c.Merumuskan konsep kebijakan Bupati dalam memberikan pelayanan kepada
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku sebagai bahan arahan operasional Sekretariat DPRD ;
d. Merumuskan kebijakan yang diputuskan Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah dalam bentuk produk tata naskah sesuai dengan ketentuan yang berlaku ;
e.Mengkoordinasikan program dan kegiatan Sekretariat DPRD dengan instansi terkait untuk mendapatkan masukan,informasi serta untuk mengevaluasi
permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal ; f. Mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan untuk mendukung tugas dan
fungsi Dewan Perwakilan Rakyat Daerah ;
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Batang Tahun 2012-20179
g. Mengarahkan kegiatan penyelenggaraan rapat-rapat, kunjungan kerja dan
kegiatan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalamrangka kelancaran pelaksanaan tugas ;
h. Mengendalikan pelaksanaan fasilitasi kegiatan Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah melalui pemantauan dan laporan bawahan agar kegiatan dapat dilaksanakan secara berhasil guna dan berdaya guna ;
i. Menyelenggarakan pembinaan pegawai di lingkungan Sekretariat DPRD sesuai dengan kewenangannya ;
j. Menyusun bahan kebijakan program legislasi daerah produk hokum daerah dan menyelenggarakan urusan ketatausahaan serta rumah tangga dinas ;
k. Menyelenggarakan pengelolaan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
tugas-tugas selaku pengguna anggaran dan pengguna barang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku ;
l. Mengevaluasi program dan kegiatan Sekretariat DPRD ; m.
Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas ;
n. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar pengambilan
kebijakan ; o.
Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya guna kelancaran pelaksanaan tugas ;
p. Melaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan perintah atasan
untukkelancaran pelaksanaan tugas.
Bagian Persidangan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretaris Dewan dalam menyiapkan bahan
kebijakan,menyusun,merencanaan,mengoordinasian,menyelenggarakan,membina dan mengendalikan kegiatan rapat, risalah dan doumen,humas dan protocol.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bagian Persidangan mempunyai fungsi :
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Batang Tahun 2012-201710
a. Penyiapan bahan kebijaan, penyusunan rencana program dan kegiatan rapat, risalah dan dokumen, humas dan protokol;
b. Pengoordinasian pelaksanaan kegiatan rapat, risalah dan dokumen, humas dan protokol ;
c. Pengendalian, pemantauan dan pelaporan pelaksanaan kegiatan rapat, risalah dan dokumen, humas dan protokol.
Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud Kepala Bagian Persidangan mempunyai tugas :
a. Menyusun dan menyiapkan bahan kebijakan program dan kegiatan rapat,
risalah dan dokumen,humas dan protokol berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku ;
b. Merencanakan program dan kegiatan rapat, risalah, dan dokumen, humas dan
protokol ; c.
Menyelenggarakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan instansi terkait untuk
mendapatkan masukan, informasi serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasilkerja yang optimal ;
d. Membina pelaksanaan kegiatan rapat, risalah dan dokumen, humas dan
protokol ; e.
Menyelenggarakan kegiatan rapat, risalah dan dokumen,humas dan protokol ; f.
Menyusun laporan keterangan tahunan pertanggungjawaban Bupati, laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah dan laporan akhir masa jabatan
Bupati ; g.
Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Sekretaris DPRD dibidang penyelenggaraan rapat dan siding DPRD, penyusunan risalah dan doumen,
kehumasan dan keprotokolan sesuai dengan ketentuan yang berlaku ; h.
Menyiapkan bahan-bahan rapat siding alat-alat kelengkapan DPRD ; i.
Menyiapkan laporan rapat dan siding alat-alat kelengkapan DPRD dan menyampaikan kepada dinasinstansi terkait ;
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Batang Tahun 2012-201711
j. Menyelenggarakan segala urusan yang berkaitan dengan penyusunan risalah
rapat dan siding DPRD ; k.
Menyiapkan dan mendokumentasikan kegiatan serta menyimpan dokumen kegiatan dan hasil rapatsidang DPRD dan menyusunnya dalam bentuk
memory ; l.
Menyelenggarakan atur acara rapat paripurna dan keprotokolan dalam rangka penerimaan tamu-tamu resmi DPRD ;
m. Menyelenggarakan komunikasi intensif dengan berbagai pihak, terkait dengan
bidang tugas DPRD untuk keperluan studi ; n.
Menyusun buku memory setiap 5 tahun periode masa jabatan DPRD ; o.
Mengatur pembagian tugas kepada bawahan sesuai bidang tugasnya dan memberikan arahan serta petunjuk guna kelancaran pelaksanaan tugas ;
p. Memantau dan mengevaluasi serta menilai prestasi kerja pelaksanaan tugas
bawahan ; q.
Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas ;
r. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar pengambilan
kebijakan ; s.
Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan perintah atasan untu kelancaran pelaksanaan tugas.
Bagian Hukum dan Perundang-undangan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Seretaris Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah dalam menyiapan bahan kebijakan, menyusun, merencanakan,mengoordinasikan,menyelenggarakan,membina dan mengendalikan
kegiatan produk hukum,analisa dan kajian hukum, perpustakaan dan publikasi.
Untuk melaksanakan tugas pokok diatas, Bagian Hukum dan Perundang-undangan mempunyai fungsi :
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Batang Tahun 2012-201712
a. Penyiapan bahan kebijakan, penyusunan rencana program dan kegiatan
produk hukum, analisa dan kajian hokum, perpustakaan dan publikasi ; b.
Pengoordinasian pelasanaan kegiatan produk hokum, analisa dan ajian hokum, perpustakaan dan publikasi ;
c. Pengendalian, pemantauan dan pelaporan pelaksanaan kegiatan produk
hukum,analisa dan kajian hukum, perpustakaan dan publikasi.
Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud Kepala Bagian Produk Hukum mempunyai tugas :
a. Menyusun dan menyiapkan bahan kebijakan program dan kegiatan produk
hukum, analisa dan kajian hukum, perpustakaan dan publikasi berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
b. Menyusun program dan kegiatan produk hokum, analisa dan kajian hokum,
perpustakaan dan publikasi ; c.
Menyelenggarakan koordinasi dengan bagian dilingkungan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan instansi terkait untuk mendapatkan masukan,
informasi serta mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal;
d. Membina pelaksanaan kegiatan produk hukum, analisa dan kajian hukum,
perpustakaan dan publikasi; e.
Menyelenggarakan kegiatan rapat, risalah dan dokumen,humas dan protokol ; f.
Menyusun laporan keterangan tahunan pertanggungjawaban Bupati, laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah dan laporan akhir masa jabatan
Bupati ; g.
Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Sekretaris DPRD dibidang penyelenggaraan rapat dan siding DPRD, penyusunan risalah dan doumen,
kehumasan dan keprotokolan sesuai dengan ketentuan yang berlaku ; h.
Menyiapkan bahan-bahan rapat siding alat-alat kelengkapan DPRD ; i.
Menyiapkan laporan rapat dan siding alat-alat kelengkapan DPRD dan menyampaikan kepada dinasinstansi terkait ;
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Batang Tahun 2012-201713
j. Menyelenggarakan segala urusan yang berkaitan dengan penyusunan risalah
rapat dan siding DPRD ; k.
Menyiapkan dan mendokumentasikan kegiatan serta menyimpan dokumen kegiatan dan hasil rapatsidang DPRD dan menyusunnya dalam bentuk
memory ; l.
Menyelenggarakan atur acara rapat paripurna dan keprotokolan dalam rangka penerimaan tamu-tamu resmi DPRD ;
m. Menyelenggarakan komunikasi intensif dengan berbagai pihak, terkait dengan
bidang tugas DPRD untuk keperluan studi ; n.
Menyusun buku memory setiap 5 tahun periode masa jabatan DPRD ; o.
Mengatur pembagian tugas kepada bawahan sesuai bidang tugasnya dan memberikan arahan serta petunjuk guna kelancaran pelaksanaan tugas ;
p. Memantau dan mengevaluasi serta menilai prestasi kerja pelaksanaan tugas
bawahan ;
Bagian Umum dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Seretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam
menyiapan bahan kebijakan, menyusun, merencanakan, mengoordinasikan, menyelenggarakan,membina dan mengendalikan kegiatan tata usaha dan
kepegawaian, keuangan, rumah tangga dan perlengkapan.
Untuk melaksanakan tugas pokok diatas, Bagian Umum mempunyai fungsi : a.
Penyusunan bahan kebijakan, perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan program dan kegiatan Sekretariat DPRD ;
b. Pengendalian administrasi keuangan Sekretariat DPRD ;
c. Pengendalian administrasi umum, kepegawaian, rumah tangga dan
perlengkapan Sekretariat DPRD ; d.
Pengkoordinasian penyelenggaraan program dan kegiatan Sekretariat DPRD.
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Batang Tahun 2012-201714
Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud Kepala Bagian Umum mempunyai tugas :
a. Menyiapkan bahandata guna penyusunan kebijakan Sekretariat DPRD ;
b. Menyusun dan mengkoordinasikan rencana program dan kegiatan Sekretariat
DPRD berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku ; c.
Merencanakan program dan kegiatan bagian umum ; d.
Menyusun rencana program legislasi daerah produk hukum daerah ; e.
Menyusun program dan kegiatan berdasarkan hasil rangkuman rencana kegiatan bagian-bagian dalam rangka penyusunan anggaran pendapatan dan
belanja Sekretariat DPRD ; f.
Menyelenggarakan penatausahaan keuangan dan system akuntansi Sekretariat DPRD ;
g. Menyelenggarakan kegiatan pengendalian administrasi keuangan Sekretariat
DPRD; h.
Menyelenggarakan kegiatan administrasi umum, kepegawaian, kearsipan, perlengkapan dan rumah tangga dinas ;
i. Mengkoordinir penyelenggaraan program dan kegiatan Sekretariat DPRD ;
j. Menyusun dan mengkoordinasikan laporan Sekretariat DPRD ;
k. Melaksanakan pelayanan pengelolaan kegiatan administrasi umum,
kepegawaian, keuangan, kearsipan, perlengkapan rumah tangga, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan ;
l. Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah LAKIP dan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Bupati LKPJ dan laporan berkala lainnya ;
m. Merumuskan dan melaksanakan fungsi-fungsi pelayanan administrasi
perkantoran, sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku ; n.
Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Sekretaris DPRD di bidang penyelenggaraan kesekretariatan, rumah tangga dan keuangan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku ;
Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Batang Tahun 2012-201715
o. Menyelenggarakan segala usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan urusan
kerumahtanggaan DPRD dan Sekretariat DPRD ; p.
Menyelenggarakan pemeliharaan dan inventarisasi asset-asset Sekretariat DPRD ;
q. Menyelenggarakan pembinaan kepegawaian dan karier pegawai di lingkungan
Sekretariat DPRD ; r.
Menyelenggarakan tertib administrasi dan urusan ketatausahaan di lingkungan Sekretariat DPRD ;
s. Menyelenggarakan segala urusan yang berkaitan dengan pengurusan
penghasilan dan tunjangan DPRD serta gaji dan tunjangan staf Sekretariat DPRD dan pembiayaan kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD ;
t. Mengatur pembagian tugas kepada bawahan sesuai bidang tugasnya dan
memberikan arahan serta petunjuk guna kelancaran pelaksanaan tugas ; u.
Memantau dan mengevaluasi serta menilai prestasi kerja pelaksanaan tugas bawahan ;
v. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan,baik lisan maupun
tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas ; w.
Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar pengambilan kebijakan ;
x. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan perintah atasan untuk
kelancaran pelaksanaan tugas.
2.2. Sumber Daya SKPD
Kategori