Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
13. Inisial Inisial adalah singkatan nama pembuat konsep surat dan pengetik surat.
Tujuannya apabila ada masalah atau problem dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab.
Bagian-Bagian Surat Yang Digunakan Oleh Kantor Bappedasu seperti : 1.
Kepala Surat Kop Surat yaitu bagian dari surat yang menunjukkan identitas instansi pemerintah Bappedasu.
2. Nomor Surat yaitu bagian dari surat yang berguna untuk mempermudah
pencarian surat serta mengetahui jumlah surat yang keluar dalam satu periode
tertentu. 3.
Tanggal Surat yaitu bagian yang menunjukkan kapan saat surat tersebut dibuat.
4. Lampiran yaitu bagian surat yang berfungsi sebagai petunjuk tentang
dokumen yang disertakan bersama surat. 5.
Hal Perihal yaitu bagian dari surat yang berfungsi untuk intisari pokok permasalahan agar diketahui penerima surat.
6. Nama dan Alamat Orang Yang Dituju yaitu harus ditulis lengkap dan
sejelas mungkin, sehingga kemungkinan salah nama dan alamat dapat
dicegah. 7.
Salam Pembuka merupakan kalimat pendahuluan penghormatan di awal surat.
8. Isi Surat yaitu hal pokok atau inti dalam suatu surat.
Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
9. Salam Penutup yaitu penutup surat yang merupakan tanda penghormatan
penulis surat terhadap penerima surat. 10.
Tanda Tangan dan Cap Lembaga merupakan identitas resmi dari pembuat surat tersebut.
11. Nama Terang merupakan identitas resmi sekaligus penanggung jawab dari
pembuat surat tersebut. 12.
Tembusan yaitu apabila ada pihak yang dianggap perlu atau harus mengetahui isi surat tersebut.
Hanya saja di dalam Kantor Bappedasu tidak menggunakan inisial seperti
yang ada di teori, karena bagi Kantor Bappedasu dengan melihat nama dan tanda tangannya saja pegawai dapat mengetahui bidang mana yang membuat surat
tersebut.
Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
Contoh Surat Dinas Biasa Bappedasu
PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH
Jalan P. Diponegoro No.21A Telp.061 4538045, 4571306, Fax.061 4513830 E-mail :
bapedasuindosat.net.id ; Homepage :
http:www.bappedasumut.go.id
MEDAN – 20152 PO BOX – 1054
Medan, 15 Maret 2008 Nomor
: 1847J05.1.12BPSU2008 Kpd Yth :
Lampiran : BapakIbu Rektor
Perihal : Balasan Surat Research
di- Tempat
Sehubungan dengan Surat Bapak Nomor 1847J05KM2008 tanggal 7 Maret 2008 Perihal Permohonan Research Mahasiswa pada Bappedasu.
Nama :
Nim :
Program : Jurusan
: Alamat
: Judul
: Pada prinsipnya Research tersebut telah selesai dilaksanakan yang dimulai dari
tanggal 20 sd 30 Maret 2008 untuk selanjutnya kami kembalikan. Perlu diketahui bahwa research dimaksud semata-mata hanya dipergunakan untuk kepentingan
ilmiah guna menyelesaikan pendidikannya. Demikian disampaikan untuk urusan selanjutnya.
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara
Kasubbag Umum, Amiruddin Ambarita, ST
Penata Tk. I NIP. 010104812
Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
E. Analisis Mekanisme Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu
Mekanisme surat-surat masuk dan surat-surat keluar dalam sutau kantorperusahaan dapat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan
kantor. Oleh karena itu perlu diperhatikan cara-cara penanganan surat-surat yang baik sebelum pekerjaan kantor dimulai, sehingga penyampaian surat tersebut lebih
efektif.
•
Mekanisme Surat Masuk
Adapun mekanisme surat masuk yang baik dimulai dari: 1. Penerimaan Surat
Surat-surat dinas yang masuk diterima oleh petugas penerima surat di bagian sekretariat, baik surat yang datang melalui pos maupun melalui kurir dan
lain-lain. Hal yang pertama sekali dilakukan adalah membaca sampul surat untuk memastikan bahwa surat itu benar-benar ditujukan kepada instansi atau kantor
yang bersangkutan. 2. Pembukaan Surat
Semua surat yang masuk disortir oleh pegawai untuk menentukan dan mengelompokkan surat yang boleh dibuka dan yang tidak boleh dibuka surat
rahasia dan surat-surat pribadi. Jika surat tidak jelas alamatnya bahkan tidak ada, maka amplop dijadikan satu dengan suratnya.
3. Pencatatan Waktu Penerimaan Surat Setelah isi amplop dikeluarkan, maka surat-surat tersebut sebelum dicatat
dalam buku agenda pertama-tama harus dilakukan pembubuhan sebuah cap atau
Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
stempel untuk memberi tanggal masuk dan kode pengarsipannya. Pencatatan surat-surat masuk dilakukan setelah surat di stempel atau dicap.
4. Penyortiran Surat Setelah surat distempel dengan stempel waktu penerimaan, memeriksa
lampiran dan pencatatan dalam buku agenda, maka selanjutnya dilakukan penyortiran dengan membaca surat satu persatu.
5. Pendistribusian Surat Bila semua surat telah dibaca, maka tahap selanjutnya adalah
menyampaikan surat kepada yang bersangkutan seperti: a. Penyampaian surat kepada pimpinan
b. Penyampaian surat kepada bagian lain
Secara umum penyampaian surat antara suatu bagian disuatu kantor dilakukan dengan cara sebagai berikut:
• Dengan buku ekspedisi intern
Catat surat yang akan disampaikan ke bagian lain didalam buku ekspedisi intern. Pegawaipesuruh akan mengantarkan surat dengan membawa buku
tersebut. Setelah surat diserahkan, maka sipenerima harus memberi paraf dibuku tersebut. Kemudian buku dikembalikan kepada pegawaipesuruh
untuk diserahkan ke bagian sekretariat. •
Dengan tembusan Bila tembusan surat harus disampaikan kepada pejabat lain dalam
lingkungan kantor sendiri, nama-nama mereka biasanya dicantumkan disudut sebelah kiri bagian bawah surat. Nama penerima tembusan ini
diberi garis bawah sebagai tanda khusus dibelakang namanya.
Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
• Dengan lembar disposisi
Disposisi adalah catatan-catatan yang dihubungkan kepada bagian lain yang mempunyai wewenang khusus dalam menentukan tindak lanjut surat
tersebut. Lembar disposisi dilampirkan bersamaan dengan surat yang bersangkutan.
Demikianlah mekanisme surat masuk yang baik, berikut ini adalah
mekanisme surat masuk pada Kantor Bappedasu : 1. Penerimaan Surat Masuk
Pertama kali surat yang masuk dibaca untuk memastikan bahwa surat-surat tersebut benar-benar ditujukan kepada Bappedasu. Kemudian
menggarisbawahi kalimat kata-kata yang penting. Surat masuk pertama kali diterima di Subbag Umum Bagian Sekretariat.
2. Pemberian Lembar Disposisi dan Kartu Kendali
