Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
• Dengan lembar disposisi
Disposisi adalah catatan-catatan yang dihubungkan kepada bagian lain yang mempunyai wewenang khusus dalam menentukan tindak lanjut surat
tersebut. Lembar disposisi dilampirkan bersamaan dengan surat yang bersangkutan.
Demikianlah mekanisme surat masuk yang baik, berikut ini adalah
mekanisme surat masuk pada Kantor Bappedasu : 1. Penerimaan Surat Masuk
Pertama kali surat yang masuk dibaca untuk memastikan bahwa surat-surat tersebut benar-benar ditujukan kepada Bappedasu. Kemudian
menggarisbawahi kalimat kata-kata yang penting. Surat masuk pertama kali diterima di Subbag Umum Bagian Sekretariat.
2. Pemberian Lembar Disposisi dan Kartu Kendali
Surat yang masuk dibuka, kemudian dicatat dalam kartu kendali dan diberi lembar disposisi. Kartu kendali dan lembar disposisi terdiri dari 1 rangkap
saja. Surat yang diterima tersebut diberi kartu kendali dan lembar disposisi dengan cara dihecter.
Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
Contoh Kartu Kendali Surat Masuk
BAD AN
PER EN
C AN
AAN P
EMBAN G
U N
AN D
A ER
AH
SU MAT
ER A U
T AR
A
KAR T
U SU
R A
T MASU
K
Index
Kode Nomor Urut
Isi Ringkas
Dari Tanggal Surat
Nomor Surat Lampiran :
Pengolah Tgl. Diteruskan
Tanda Terima : Catatan :
Contoh Lembar Disposisi
Indeks Kode
Nomor Urut Tanggal Penyelesaian
Perihal Isi Ringkas
Asal Surat Tanggal
Lampiran : Diajukan
Instrukasi Informasi Diteruskan
Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
3. Penyortiran dan Pendistribusian Surat
Surat yang telah diberi lembar disposisi dan kartu kendali, kemudian didisposisikan kekasubbag umum yaitu Sekretaris. Sekretaris memberikan
arah dan petunjuk kepada kepala untuk ditujukan ke masing-masing bidang kemana surat tersebut didistribusikan dan surat masuk tersebut dikembalikan
lagi kepada subbag umum untuk dicatat didalam lembar pengantar buku ekspedisi intern dan diserahkan ke masing-masing bidang sesuai dengan
tujuan yang dimaksud sesuai dengan disposisi yang diberikan oleh KepalaSekretaris.
Contoh Lembar Pengantar Buku Ekspedisi Intern
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA
LEMBAR PENGANTAR Kepada Yth.
Asal Surat Tanggal
No. Surat Uraian
Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
4. Meneruskan Surat Sesuai Perintah Sekretaris
Untuk surat yang disampaikan kepada pribadi maka surat tersebut langsung diberikan kepada yang bersangkutan tanpa dibukaditunda. Untuk surat yang
disampaikan kepada pimpinan diserahkan dengan segera dan surat diletakkan dalam map dan disusun menurut kepentingannya.
Demikian mekanisme surat masuk pada kantor Bappedasu dan secara lebih ringkas lagi dapat diuraikan sesuai dengan bagan dibawah ini :
BAGAN SURAT MASUK PADA KANTOR BAPPEDASU Surat Masuk
Subbag Umum
Sekretaris
Diarsip KepalaWakil Kepala
Subbag Umum; surat dicatat dilembar
pengantar
Dibagikan ke bidang-bidang
Diproses ditiap Bidang
Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
•
Mekanisme Surat Keluar
Adapun langkah-langkah yang diperlukan dalam menyusun surat keluar yaitu : 1. Penyiapan Konsep
Dalam pembuatan konsep surat harus memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut :
a. Surat bersifat formal b. Objektif
c. Ringkas dan jelas maksudnya d. Sopan dan ramah dalam bahasanya
e. Rapi dalam pengetikannya 2. Persetujuan Konsep
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam tahap ini yaitu : a. Teliti lebih dahulu konsep surat sebelum sampai kepada pejabat yang
berhak menandatangani untuk diminta persetujuannya. b. Jika isi surat menyangkut lebih dari unit kerja, maka konsep terlebih
dahulu harus diedarkan kepada pejabat dari unit yang bersangkutan. c. Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tesebut, maka pejabat yang
berkepentingan atas konsep tersebut membubuhi parafnya. 3. Registrasi Penomoran
Setelah konsep disetujui oleh pejabat yang berwenang, selanjutnya surat harus diregister. Dalam hal ini registrasi memberi nomor kode pada konsep
biasanya ditentukan oleh kebijaksanaan perusahaan sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
4. Pengetikan Konsep Surat
Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
Setelah pemberian nomor surat, konsep surat tersebut lebih dahulu diteliti oleh Sekretaris atau bagian pengetikan untuk kemudian diketik. Organisasi atau
kantor biasanya telah menetapkan bentuk yang dipergunakan dalam konsep suratnya.
5. Penandatanganan surat Setelah surat selesai diketik, kemudian surat diserahkan kembali kepada
pejabat yang bersangkutan untuk ditandatangani dan diberi stempel. 6. Pencatatan Surat Keluar
Setelah surat ditandatangani dan distempel, maka selanjutnya surat dicatat didalam buku agenda surat keluar.
7. Pengiriman Surat Surat yang telah selesai dicatat dalam buku agenda surat keluar, kemudian
diserahkan kepada petugas pengantar surat dan surat siap untuk dikirimkan ke tempat tujuan.
Demikianlah mekanisme penyusunan surat keluar yang baik, berikut ini
adalah mekanisme penyusunan surat keluar pada Kantor Bappedasu : 1. Penyiapan Dan Persetujuan Konsep
Surat yang dikonsep dengan sebaik-baiknya, dibuat pada blanko konsep yang telah tersedia. Jika konsep surat tersebut telah disetujui, maka konsep surat
tersebut diparaf oleh pejabat yang bersangkutan.
2. Pengetikan Konsep Surat
