Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Surat merupakan sarana yang dapat memberikan informasi secara panjang lebar, jelas, terperinci, dapat dipertangggung jawabkan dan sebagai dokumen
penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bukti tertulis. Bagi perusahaankantor surat merupakan citra, cermin, mentalitas jiwa serta penunjuk
kondisi intern perusahaankantor yang bersangkutan. Oleh karena itu pembuatan surat harus dilakukan dengan hati-hati sehingga citra yang baik dari
perusahaankantor dapat tercermin lewat surat tersebut. Kegiatan pengurusan surat termasuk suatu kegiatan penting yang harus
dilakukan oleh suatu perusahaankantor. Pengurusan surat masuk mempunyai pengaruh yang sangat penting terhadap pekerjaan kantor karena diperlukan suatu
ketelitian : mulai dari pembukuan surat sampai pendistribusian surat. Begitu juga dengan surat keluar sangat penting pengaruhnya terhadap perusahaankantor
karena surat keluar merupakan data perusahaankantor yang dapat memberikan reputasi yang baik kepada perusahaankantor bila surat itu sampai tepat pada
waktunya. Kecermatan dan ketepatan waktu merupakan keharusan yang paling utama dalam pengelolaan surat dan dokumen kantor.
Mengelola surat dalam suatu kantor merupakan kegiatan yang sangat penting. Pengelolaan surat-surat dalam suatu kantor bukanlah aktifitas yang
sederhana, tetapi membutuhka suatu pengetahuan dan keterampilan yang cukup baik. Dalam hal ini meliputi surat-surat masuk dan surat-surat keluar sampai
dengan pengarsipan dan pemusnahan. Untuk tiap-tiap surat yang masuk dan surat
Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
yang keluar biasanya dibuatkan buku agenda sendiri-sendiri, jadi suatu organisasi biasanya mempunyai buku agenda surat keluar dan buku agenda surat
masuk yang biasanya berisi tentang sistem kearsipan pola baru. Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara
Bappedasu sebagai objek penelitian adalah suatu instansi pemerintah yang mempunyai tugas membantu Gubernur Sumatera Utara dalam bidang
Perencanaan Pembangunan daerah Sumatera Utara. Dimana proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor Bappedasu berada pada Bagian
Sekretariat. Bagian Sekretariat setiap harinya menerima 20-25 surat masuk dengan
jenis yang berbeda, baik berupa surat dinas, brosur, surat keputusan dan surat edaran. Dimana dalam 3 tahun terakhir 2005-2007 jumlah surat masuk ke
Bappedasu semakin meningkat. Dengan jumlah surat masuk tahun 2005 = 3039, tahun 2006 = 3960 ,dan tahun 2007 = 5901. Sedangkan jumlah surat keluar setiap
harinya 10-15 surat, dimana dalam 3 tahun terakhir 2005-2007 jumlah surat keluar pada Bappedasu juga meningkat. Pada tahun 2005 jumlah surat keluar =
1056, tahun 2006= 1848, dan tahun 2007 = 2376. Berjalan atau tidaknya proses pekerjaan kantor Bappedasu tergantung pada keefektifan surat-surat masuk
tersebut sampai pada bidang-bidang dan surat-surat keluar yang dikirim kepada pihak yang bersangkutan. Dengan melihat peningkatan jumlah surat masuk dan
surat keluar dalam setiap tahunnya, maka pada bidang sekretariat dituntut untuk bekerja lebih cermat agar surat-surat yang masuk dan keluar dapat sampai ke
bidang-bidang pihak yang bersangkutan dengan tepat dan cepat.
Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
Namun tidak jarang surat-surat masuk dari bagian Sekretariat terlambat sampai ke bidang-bidang sehingga banyak surat-surat langsung diambil oleh Staf
Bidang yang akan menangani surat tersebut. Begitu juga dengan surat keluar, apabila terlambat sampai pada pihak yang bersangkutan maka akan menghambat
semua pekerjaan yang telah direncanakan. Hal ini disebabkan oleh kesibukan Kepala Bappedasu dalam mendisposisi surat karena sedang dinas keluar berada
diluar kota Sumber : Bagian Sekretariat Bappedasu. Tidak hanya persoalan itu saja yang timbul dalam proses surat masuk dan surat keluar pada kantor
Bappedasu, ketidaktelitian Staf Sekretariat dalam memproses surat juga menimbulkan masalah karena surat dapat masuk berulang kali kepada
Sekretaris. Oleh sebab itu dalam menangani surat-surat masuk dan surat-surat
keluar yang berasal dari perusahaan diperlukan suatu “ANALISIS MEKANISME SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR”, sehingga dalam
hal ini perlu dilakukan penelitian di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.
Supri Anggi : Analisis Mekanisme Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara Bappedasu, 2008.
B. Perumusan Masalah
