merupakan pengendalian kepada kolektor untuk tidak melakukan penyelewengan terhadap uang yang telah diterima dari konsumen.
Selain itu kepada konsumen akan diberi kartu angsuran dan setiap pembayaran selalu diberi stempel perusahaan untuk memastikan bahwa
telah terjadi satu pembayaran. Konsumen-konsumen yang benar-benar tidak melakukan pembayaran sampai 3 kali angsuran akan dilakukan
penarikan fisik kendaran. Kemudian kendaraan tersebut dijual dan hasil penjualan digunakan untuk menutupi sisa angsuran, dari segi
administrasi aktivitas pengendalian piutang ditangani dengan baik. Pemisahan tugas pencatatan transaksi antara kasir dengan bagian
akuntansi meminimalkan tingkat penyelewengan yang kemungkinan akan terjadi. Demikian juga dengan keharusan menyetorkan uang hasil
penerimaan ke bank sesuai dengan teori untuk meminimalkan tingkat kehilangan atas fisik uang. Sebagai perusahaan cabang, pemisahan
tugas yang dilakukan perusahaan cukup memadai. Setidaknya prinsip dasar pemisahan tugas pencatatan, pelaksanaan dan penyimpanan sudah
dilakukan. Bentuk-bentuk pengendalian fisik terhadap dokumen piutang juga dilakukan dengan baik dan disimpan terpisah. Perusahaan
konsisten dalam melaksanakan aktivitas penelaah kinerja, dengan bantuan internal auditor maka Branch Manager dapat melihat kinerja
masing-masing karyawan bagian apakah telah memenuhi peraturan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
e. Monitoring
Universitas Sumatera Utara
Branch Manager dan internal audit telah melaksanakan proses pemantauan secara kontinu sepanjang aktivitas PT. Federal
International Finance Cabang Medan. Masing -masing kepala bagian selalu diminta untuk melakukan pemantauan terhadap masing-masing
bawahannya. Pelanggaran yang dilakukan oleh bawahan juga merupakan tanggung jawab masing-masing kepala bagian. Adanya
peraturan ini membuat kepala bagian berusaha untuk meminimalkan tingkat pelanggaran baik yang disengaja maupun tidak disengaja
dibagiannya masing-masing. Pemberian program hadiah kepada konsumen yang tepat waktu
membayar merupakan salah satu bentuk pemantauan yang diperoleh seiring dengan praktek dilapangan. Adanya pemberian penghargaan
untuk kolektor yang paling aktif dalam melakukan penagihan menimbulkan atmosfer persaingan yang sehat diantara masing-masing
kolektor. Demikian juga dengan perubahan-perubahan terhadap kualitas pengendalian intern selalu dilakukan berdasarkan kejadian-
kejadian yang terjadi. Adanya kontiunitas penyempurnaan peraturan dan prosedur terutama menyangkut pengendalian intern membuat PT.
Federal International Finance Cabang Medan menjadi salah satu perusahaan pembiayaan yang tetap mendapat untung dan berhasil
bertahan selama krisis keuangan yang melanda Indonesia.
Universitas Sumatera Utara
1 Pengendalian Pemrosesan Informasi
PT. Federal International Finance Cabang Medan mengenal
dua jenis otorisasi yaitu otorisasi umum dan otorisasi khusus. Otorisasi umum sudah merupakan kebijakan yang menjadi
pedoman bagi pihak yang berkepentingan dalam pemberian
Universitas Sumatera Utara
kredit kepemilikan sepeda motor Honda. Tetapi bagi penjualan yang tidak biasanya seperti permintaan kredit dari Branch
Manager dari perusahaan yang tergabung palam grup ASTRA, permintaan kredit dari relasi Branch Manager, atau permohonan
kredit kolektif dalam partai besar oleh suatu perusahaan tertentu dengan tingkat bunga yang lebih rendah akan dipakai otorisasi
khusus. Bentuk otorisasi khusus ini misalnya persetujuan kredit tanpa survey atau harus melalui persetujuan dari kantor pusat.
Dan untuk persetujuan penghapusan piutang yang nilainya
relative lebih besar juga harus menggunakan otorisasi khusus.
PT. Federal International Finance Cabang Medan setiap data yang dimasukkan ke dalam komputer merupakan data yang
terintegrasi yang artinya setiap perubahan disatu departemen akan mempengaruhi data yang akan diproses oleh departemen
yang lain. Pengendalian pemrosesan informasi pertama kali dilakukan oleh surveyor. Credit Processor harus melakukan
verifikasi data apakah sudah benar dan memadai. Data yang dimasukkan oleh Credit Processor merupakan data master.
Kesalahan pemasukkan data akan mempengaruhi informasi yang dibutuhkan oleh departemen lain.
Departemen piutang sendiri, pengendalian pemrosesan informasinya dilakukan setiap hari. Laporan piutang yang jatuh
tempo akan dicetak satu hari sebelumnya dan tepat pada tanggal
Universitas Sumatera Utara
jatuh tempo tersebut maka setiap piutang akan dibagi kepada masing-masing kolektor yang dibuat dalam daftar tagihan.
Setiap piutang yang berhasil ditagih harus dicatat oleh kolektor dalam realisasi tagihan. Laporan ini berguna bagi kolektor
dalam penghitungan insentif yang akan mereka terima dan juga akan dijadikan pedoman “cross check” terhadap jumlah uang
yang diterima oleh kasir, untuk memastikan ada tidaknya kesalahan pemasukkan data pembayaran angsuran oleh bagian
akuntansi maka setiap akhir bulan AR Controller akan mencocokkan daftar piutang yang menunggak dengan laporan
hasil tagihan. Dan bila ditemukan adanya kesalahan pemasukkan data setelah periode tutup buku bulanan maka harus
dibuat memo koreksi yang disetujui oleh Branch Manager. 2 Pemisahan Tugas
Khusus untuk transaksi piutang PT. Federal International
Finance Cabang Medan membuat pemisahan tugas berdasarkan struktur organisasi. Dalam hal pemberian persetujuan
pembiayaan tidak diberikan ke bagian Marketing melainkan diserahkan ke komite kredit yang beranggotakan Marketing
Executive, AR Controller, dan Operation Head. Wewenang yang diberikan kepada komite kredit dimaksudkan agar kredit
yang dikucurkan telah memenuhi persyaratan. Demikian juga untuk transaksi penagihan dan pencatatan hasil penagihan.
Universitas Sumatera Utara
Tugas kolektor untuk menagih piutang dan hasil penagihan akan disetor ke kasir. Selanjutnya salinan kwitansi penerimaan uang
bon kuning diserahkan oleh kasir ke bagian akuntansi untuk diinput. Karena pemrosesan piutang pada PT. Federal
International Finance Cabang Medan telah menggunakan program komputer maka tugas pencatatan kartu piutang tidak
lagi dilakukan oleh manusia. Bagian piutang hanya melaksanakan fungsi pemeriksaan apakah piutang telah tertagih
dan mencocokkan dengan pemasukkan data oleh bagian akuntansi berdasarkan laporan realisasi tagihan dengan daftar
laporan kas bank harian yang dibuat oleh bagian akuntansi. Memastikan bahwa semua uang hasil penerimaan telah disetor
ke bank maka bagian keuangan akan mencocokkan dengan
laporan bank yang diterima setiap harinya.
3 Pengendalian Fisik atas Kekayaan dan Catatan PT. Federal Intrenational Finance melindungi dan
mengamankan dokuman dan catatan yang berhubungan dengan piutang serta terhadap piutang dan kas itu sendiri, maka
perusahaan menyimpan semua arsip yang terkait dalam suatu lemari khusus. Terutama Bukti Pemilikan Kendaraan Bermotor
yang merupakan jaminan atas barang disimpan dilemari besi anti api dan untuk menyimpan uang hasil penerimaan yang belum
sempat disetor ke bank akan disimpan dibrankas yang kuncinya
Universitas Sumatera Utara
dipegang oleh kasir dan Treasury. Perusahaan juga mengantisipasi semua kemungkinan negative yang dapat
menimpa semua aset perusahaan sehingga perusahaan mengasuransikan setiap asset perusahaan termasuk seluruh
karyawan, dokumen dan catatan, dan fisik kas itu sendiri. Cara meminimalkan resiko yang kemungkinan terjadi pada kolektor
yaitu terjadinya kecurian hasil tagihan pada saat perjalanan maka uang hasil penagihan selama perjalanan kolektor diasuransikan.
Semua penerimaan kas segera disetorkan ke bank untuk menghindari pencurian kas, dengan dibukanya rekening koran di
bank berarti perusahaan menggunakan jasa pihak ketiga dalam menyimpan kas. Prinsip yang mendasari kebijakan ini adalah
bahwa penumpukkan kas ditangan perusahaan akan merangsang karyawan untuk melakukan pencurian dan penyelewengan
penggunaan kas dan menghindari kemungkinan kebakaran. 4 Review Kinerja
Sebagai perusahaan pembiayaan yang jumlah piutang merupakan prioritas khusus maka Branch Manager selalu
mereview jumlah kredit yang berhasil dipasarkan dan tingkat hasil penagihan piutang. Aktivitas penagihan piutang mendapat
perhatian yang lebih ekstra. Hal ini dilakukan dari pengalaman bahwa tingginya tingkat penjualan tidak akan berguna bila
perusahaan tidak berhasil dalam melaksanakan penagihan. PT.
Universitas Sumatera Utara
Federal International Finance memberikan insentif hanya diberikan kepada surveyor dan kolektor. Kepada surveyor,
insentif diberikan berdasarkan calon konsumen yang disetujui berdasarkan hasil survey sedangkan kolektor diberikan insentif
berdasarkan hasil penagihan. Khusus untuk surveyor, guna menghindari pemalsuan data-data dari calon konsumen agar
semua hasil surveynya disetujui, maka setiap konsumen yang menunggak dari hasil survey surveyor akan dijadikan “negative
point” dimana surveyor tersebut akan menerima bonus yang lebih sedikit dibanding dengan surveyor yang hasil pembayaran
atas konsumen yang disurvey tidak menunggak. Kepala Cabang akan menilai hasil kerja masing-masing karyawan 2 dua kali
dalam setahun. Hasil penilaian ini akan mempengaruhi pemberian bonus dan gaji untuk tahun berikutnya. Jadi media
ini dapat digunakan untuk mereview hasil kerja masing-masing karyawan dalam dua periode.
5 Monitoring
Semua penyimpangan tidak terlepas dari tanggung jawab Branch Manager, untuk itu dalam membantu tugas-tugasnya
dalam memastikan apakah setiap prosedur yang ditetapkan perusahaan telah dijalankan oleh karyawan maka ditunjukklah
internal auditor sebagai pihak yang membantu dalam melaksanakan pengendalian intern. Beberapa bentuk hasil
Universitas Sumatera Utara
pemantauan yang dilakukan oleh internal auditor ditemukannya piutang yang telah menunggak 6 enam bulan tetapi belum
dilakukan penarikan terhadap fisik kendaraan. Contoh lain pemantauan dari internal auditor yaitu uang hasil penagihan
tidak diserahkan ke kasir pada hari penagihan disebabkan kasir telah menutup “cash box” dan menyimpan ke dalam lemari
penyimpanan. Hasil pemeriksaan oleh internal auditor tidak dapat dipengaruhi oleh kepala cabang sebagai pedoman untuk
memonitor aktivitas operasional masing-masing karyawan dan melakukan tindakan perbaikan untuk penyempurnaan
pengendalian intern yang sudah ada serta memberikan sanksi kepada karyawan yang melakukan tindak pelanggaran.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian, analisis dan evaluasi yang telah dikemukakan penulis pada bab - bab sebelumnya, maka pada bab ini penulis akan mengemukakan
kesimpulan dan saran yang mencakup penulisan skripsi ini. Kesimpulan dan saran yang penulis ambil berdasarkan analisis dan evaluasi penulis terhadap
