sampai saat dimana konsumen membayar kredit sepeda motor. Secara otomatis denda setiap konsumen akan berbeda hal ini
disebabkan karena jumlah angsuran kredit konsumen yang berbeda satu sama lain.
b. Aktivitas Pengendalian Intern Piutang Usaha
1 Lingkungan Pengendalian
PT. Federal International Finance dalam menjalankan bisnis pembiayaan mempunyai prinsip yang lebih menekankan pada Account
Recaivable yang berkwalitas. Artinya pembiayaan yang diberikan benar-benar dianalisis dengan mendalam, bukan sekedar memperbesar
jumlah piutang sehingga perusahaan terlihat lebih aktif, untuk mendukung tujuan tersebut pihak manajemen telah menetapkan
struktur organisasi yang dirancang guna meminimalkan tingkat penyelewengan dan agar peraturan serta prosedur dijalankan dengan
benar. PT. Federal International Finance tidak ada dua jabatan yang dipegang oleh satu orang. Kepada setiap karyawan setiap tahunnya
akan diberikan penjelasan tertulis mengenai wewenang dan kewajiban yang diembannya. Pihak manajemen selalu menekankan nilai etika
dan integritas kepada setiap karyawan. Karyawan yang berprestasi akan selalu mendapat kompensasi yang sesuai dengan hasil kerjanya.
Khususnya kolektor yang melakukan penagihan piutang akan diberikan insentif sesuai dengan jumlah piutang yang berhasil
Universitas Sumatera Utara
ditagihnya. Semakin besar jumlah piutang yang dapat ditagih maka semakin tinggi pula nilai insentif yang akan ditrima oleh kolektor
tersebut. Pihak manajemen juga telah menetapkan sanksi-sanksi bila
terjadi pelanggaran atas peraturan yang telah ditetapkan.
Membantu karyawan dalam melaksanakan tugas-tugasnya maka pihak manajemen telah menyediakan program komputer yang
mempermudah dalam melakukan pengendalian terhadap piutang. Tiap karyawan diberikan password atau kata kunci untuk memasuki
program tersebut dan tiap departemen mempunyai program yang berbeda dengan yang lainnya tepat program-program tersebut saling
berhubungan dan terintegrasi. Misalnya data-data konsumen yang dimasukkan oleh departemen kredit akan masuk ke program bagian
piutang dan data pembayaran piutang yang dilakukan oleh bagian akuntansi akan masuk ke master data bagian piutang. Setiap
perubahan atau perbaikan data yang telah diotorisasi hanya boleh dilakukan oleh kepala departemen dan harus ada laporan kepada
Branch Manager. Seandainya perusahaan membutuhkan karyawan baru untuk posisi
tertentu maka pada PT. Federal International Finance akan lebih mengutamakan karyawan yang sudah ada akan dievaluasi apakah ada
karyawan yang layak dipromosikan. Hal ini tentunya akan memotivasi inerja karyawan. Dan secara periodical pihak manajemen
mengikutsertakan karyawan dalam program pengembangan atau
Universitas Sumatera Utara
training yang dilakukan oleh kantor pusat atau training dari luar perusahaan. Tetapi kebijaksanaan dalam hal rotasi jabatan jarang
sekali dilakukan oleh pihak manajemen. 2 Penetapan Resiko
Pihak manajemen mengidentifikasi kemungkinan adanya resiko
yang diakibatkan karyawan sendiri dan resiko dari konsumen yang terkait dengan piutang, contoh- contoh resiko tersebut akan disebutkan
secara ringkas. a
Pemberian kredit kapada calon konsumen yang secara financial tidak layak untuk diberikan kredit. Mengantisipasi hal ini maka
kepada surveyor diharapkan meminta salinan pembayaran rekening lstrik, air dan telepon pembayaran terakhir. Dan diharuskan kepada
surveyor untuk mendatangi rumah calon konsumen secara langsung. Untuk konsumen yang sudah berumah tangga akan
selalu dilakukan konfirmasi kepada isteri atau suami mengenai pengajuan kredit yang diajukan.
b Kredit yang diberikan melewati batas yang telah ditentukan.
Tugas komite kredit untuk mengawasi hal ini dan internal auditor akan melakukan “cross check” terhadap penerimaan uang muka
yang diterima oleh kasir. c
Salah memasukkan data-data ke komputer. Sebelum data-data tersebut disimpan maka karyawan yang bertugas
memasukkan data, baik itu credit processor, staf akuntansi, dan
Universitas Sumatera Utara
Account Receivable Operation, data tersebut harus diverifikasi oleh atasan masing-masing.
d Kolektor tidak menyetorkan hasil penagihan.
Resiko ini diantisipasi dengan laporan hasil tagihan dan secara Account Receivable Controller akan melakukan konfirmasi via
telepon atau melalui bantuan internal audit. Karyawan yang melakukan pelanggaran akan diberikan sanksi.
e Penghapusan piutang tanpa persetujuan dari Branch Manager.
Internal audit secara mendadak akan melihat memo penghapusan piutang untuk melihat apakah penghapusan piutang telah disetujui
oleh Branch Manager. f
Keterlambatan pembayaran angsuran. Cara menanggulangi resiko ini, PT. Federal International Finance
menciptakan program pemberian hadiah kepada konsumen yang membayar tepat waktu setiap 6 bulan sekali.
g Ketidakmampuan konsumen mambayar angsuran.
Apabila konsumen menunggak lebih dari 3 tiga bulan maka bagian remedial akan melakukan pendekatan persuasive kepada
konsumen yang menunggak. Apabila tidak berhasil, maka diambil tindakan penarikan fisik sepeda motor Honda. Sepeda motor Honda
tarikan akan ditawarkan kepada konsumen untuk melakukan pelunasan terhadap piutangnya. Seandainya konsumen juga tidak
Universitas Sumatera Utara
sanggup maka barang jaminan akan dijual dan dilakukan penghitungan pelunasan.
h Persekongkolan konsumen yang menunggak dengan remedial.
Mengantisipasi resiko ini adalah tugas bagian internal auditor dan bagian piutang untuk memastuikan mengapa bagian remedial tidak
berhasil melakukan penarikan untuk kasus-kasus khusus maka PT. Federal International Finance akan menyewa “debt collector”
untuk menyelesaikan masalah dengan konsumen yang “bandel”. 3 Informasi dan Komunikasi
Informasi yang dominan yang dihasilkan oleh PT. Federal International Finance adalah informasi pemberian kredit dan piutang.
Pemrosesan transaksi, data dan informasi telah dilakukan dengan system on line. Masing-masing kantor cabang memperoleh program
aplikasi dari kantor pusat yang mana tiap cabang tidak dibenarkan melakukan perubahan terhadap “master file” karena tiap perubahan
atas program akan mengakibatkan data yang dimasukkan oleh cabang bersangkutan tidak dapat dibaca oleh program kantor pusat. Orang
yang bertanggung jawab terhadap keamanan program ini adalah data coordinator user trainer. Dalam hal pemrosesan data, tiap kepala
bagian diberi wewenang melakukan perubahan atas data yang sudah diinput ke dalam komputer masih belum terekam ke file kantor pusat
sebelum bagian data coordinator user trainer melakukan transfer data pada sore hari. Perubahan atas data yang sudah ditransfer ke
Universitas Sumatera Utara
kantor pusat tidak bias dilakukan tanpa ada permintaan oleh Branch Manager yang telah diotorisasi oleh kantor pusat.
Pemrosesan pertama kali dilakukan oleh bagian kredit. Dalam hal ini fungsi bagian kredit dalam memasukkan data mempunyai peran
sangat penting karena data yang dimasukkan merupakan data dasar untuk pemrosesan selanjutnya. Bila informasi yamg dimasukkan
salah maka hal ini akan mempengaruhi data dan informasi pada pemrosesan dibagian piutang maupun akuntansi. Bukti transaksi
pertama kali adalah kontrak pembiayaan. Setiap kontrak pembiayaan yang diotorisasi akan diproses sehinggan menjadi piutang. Tiap
konsumen akan diberi nomor kontrak, selanjutnya nomor kontrak inilah yang dipakai sebagai kata kunci dalam melakukan proses
transaksi baik itu dalam pembayaran uang muka maupun pembayaran dalam angsuran. Pemberian nomor kontrak ini akan menghindari
kesalahan apabila terdapat lebih dari 1 satu nama konsumen yang sama, dalam proses pencatatan piutang dan penerimaan kas dikenal
bukti-bukti transaksi: a
Kontrak Pembelian. Dokumen ini merupakan tanda bahwa telah terjadi suatu pembiayaan. Pengisian data ini dilakukan oleh bagian
kredit dan data yang sudah terekam akan otomatis menimbulkan jurnal piutang.
Universitas Sumatera Utara
b Laporan Hasil Pembiayaan. Laporan ini akan mencatat berapa
banyak pembiayaan yang sudah dilaksanakan. Laporan ini dapat dilihat setiap saat tanpa harus melakukan pencetakan.
c Bon Kuning kwitansi untuk catatan transaksi penerimaan uang.
d Bon hijau untuk transaksi pengeluaran uang.
e Laporan Kas dan Bank Harian. Laporan ini mencatat penerimaan
dan pengeluaran kas dan bank setiap harinya. Khusus untuk laporan bank akan dilaksanakan Laporan Bank Rekonsiliasi bila terdapat
perbedaan antara saldo bank dengan catatan perusahaan. f
Kartu Piutang. Tiap-tiap konsumen akan mempunyai kartu piutang. Dari laporan ini akan dilihat histories pembayaran angsuran oleh
konsumen. g
Laporan Umur Piutang. Laporan ini digunakan untuk melihat proporsi dan kesehatan dari piutang sendiri.
Komunikasi dalam perusahaan meliputi pemberian keyakinan kepada setiap karyawan yang terlibat agar menyadari bahwa apa yang
mereka lakukan sangat mempengaruhi dan berhubungan dengan kegiatan ke dalam dan ke luar perusahaan. Hal penting lainnya
menyangkut komunikasi pada PT. Federal International Finance Cabang Medan adalah adanya komunikasi yang efektif antara setiap
lapisan mulai dari Kepala Cabang sampai kepada level jabatan yang paling rendah. Kedekatan setiap pihak yang terlibat dalam organisasi
Universitas Sumatera Utara
perusahaan menyebabkan efektifnya setiap penyampaian kebijakan dan tata tertib baik secara lisan maupun tulisan.
B. Analisis Hasil Penelitian 1. Analisa dan Evaluasi Struktur Organisasi
Secara umum struktur organisasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah baik, karena telah menunjukkan adanya pemisahan tugas
dan tanggung jawab serta adanya pendelegasian wewenang. Struktur organisasi perusahaan disusun berbentuk garis lurus yang menunjukkan
adanya kesatuan perintah dan kepemimpinan. Departementalisasi yang diterapkan oleh PT. Federal International Finance Cabang Medan
berdasarkan fungsi yang dijalankan oleh masing-masing bagian saling menunjang satu sama lain. Hal ini dapat kita lihat dengan adanya fungsi
ini maka kegiatan operasional menjadi lebih efisien dan ekonomis, dan tidak menimbulkan salah pengertian atau adanya rangkap pekerjaan untuk
satu tugas tertentu karena masing-masing departemen sudah mempunyai tugas yang sudah ditetapkan terlebih dahulu. Selain itu struktur yang ada
terlihat bahwa kepala cabang dibantu oleh 2 dua orang staf ahli yaitu internal audit dan sekretaris yang bertanggung jawab langsung ke kantor
pusat. Kondisi ini membantu pihak manajemen puncak dalam memperoleh informasi yang sifatnya lebih independent tentang aktivitas yang dilakukan
Universitas Sumatera Utara