Aktivitas Pengendalian Intern Piutang Usaha

sampai saat dimana konsumen membayar kredit sepeda motor. Secara otomatis denda setiap konsumen akan berbeda hal ini disebabkan karena jumlah angsuran kredit konsumen yang berbeda satu sama lain.

b. Aktivitas Pengendalian Intern Piutang Usaha

1 Lingkungan Pengendalian PT. Federal International Finance dalam menjalankan bisnis pembiayaan mempunyai prinsip yang lebih menekankan pada Account Recaivable yang berkwalitas. Artinya pembiayaan yang diberikan benar-benar dianalisis dengan mendalam, bukan sekedar memperbesar jumlah piutang sehingga perusahaan terlihat lebih aktif, untuk mendukung tujuan tersebut pihak manajemen telah menetapkan struktur organisasi yang dirancang guna meminimalkan tingkat penyelewengan dan agar peraturan serta prosedur dijalankan dengan benar. PT. Federal International Finance tidak ada dua jabatan yang dipegang oleh satu orang. Kepada setiap karyawan setiap tahunnya akan diberikan penjelasan tertulis mengenai wewenang dan kewajiban yang diembannya. Pihak manajemen selalu menekankan nilai etika dan integritas kepada setiap karyawan. Karyawan yang berprestasi akan selalu mendapat kompensasi yang sesuai dengan hasil kerjanya. Khususnya kolektor yang melakukan penagihan piutang akan diberikan insentif sesuai dengan jumlah piutang yang berhasil Universitas Sumatera Utara ditagihnya. Semakin besar jumlah piutang yang dapat ditagih maka semakin tinggi pula nilai insentif yang akan ditrima oleh kolektor tersebut. Pihak manajemen juga telah menetapkan sanksi-sanksi bila terjadi pelanggaran atas peraturan yang telah ditetapkan. Membantu karyawan dalam melaksanakan tugas-tugasnya maka pihak manajemen telah menyediakan program komputer yang mempermudah dalam melakukan pengendalian terhadap piutang. Tiap karyawan diberikan password atau kata kunci untuk memasuki program tersebut dan tiap departemen mempunyai program yang berbeda dengan yang lainnya tepat program-program tersebut saling berhubungan dan terintegrasi. Misalnya data-data konsumen yang dimasukkan oleh departemen kredit akan masuk ke program bagian piutang dan data pembayaran piutang yang dilakukan oleh bagian akuntansi akan masuk ke master data bagian piutang. Setiap perubahan atau perbaikan data yang telah diotorisasi hanya boleh dilakukan oleh kepala departemen dan harus ada laporan kepada Branch Manager. Seandainya perusahaan membutuhkan karyawan baru untuk posisi tertentu maka pada PT. Federal International Finance akan lebih mengutamakan karyawan yang sudah ada akan dievaluasi apakah ada karyawan yang layak dipromosikan. Hal ini tentunya akan memotivasi inerja karyawan. Dan secara periodical pihak manajemen mengikutsertakan karyawan dalam program pengembangan atau Universitas Sumatera Utara training yang dilakukan oleh kantor pusat atau training dari luar perusahaan. Tetapi kebijaksanaan dalam hal rotasi jabatan jarang sekali dilakukan oleh pihak manajemen. 2 Penetapan Resiko Pihak manajemen mengidentifikasi kemungkinan adanya resiko yang diakibatkan karyawan sendiri dan resiko dari konsumen yang terkait dengan piutang, contoh- contoh resiko tersebut akan disebutkan secara ringkas. a Pemberian kredit kapada calon konsumen yang secara financial tidak layak untuk diberikan kredit. Mengantisipasi hal ini maka kepada surveyor diharapkan meminta salinan pembayaran rekening lstrik, air dan telepon pembayaran terakhir. Dan diharuskan kepada surveyor untuk mendatangi rumah calon konsumen secara langsung. Untuk konsumen yang sudah berumah tangga akan selalu dilakukan konfirmasi kepada isteri atau suami mengenai pengajuan kredit yang diajukan. b Kredit yang diberikan melewati batas yang telah ditentukan. Tugas komite kredit untuk mengawasi hal ini dan internal auditor akan melakukan “cross check” terhadap penerimaan uang muka yang diterima oleh kasir. c Salah memasukkan data-data ke komputer. Sebelum data-data tersebut disimpan maka karyawan yang bertugas memasukkan data, baik itu credit processor, staf akuntansi, dan Universitas Sumatera Utara Account Receivable Operation, data tersebut harus diverifikasi oleh atasan masing-masing. d Kolektor tidak menyetorkan hasil penagihan. Resiko ini diantisipasi dengan laporan hasil tagihan dan secara Account Receivable Controller akan melakukan konfirmasi via telepon atau melalui bantuan internal audit. Karyawan yang melakukan pelanggaran akan diberikan sanksi. e Penghapusan piutang tanpa persetujuan dari Branch Manager. Internal audit secara mendadak akan melihat memo penghapusan piutang untuk melihat apakah penghapusan piutang telah disetujui oleh Branch Manager. f Keterlambatan pembayaran angsuran. Cara menanggulangi resiko ini, PT. Federal International Finance menciptakan program pemberian hadiah kepada konsumen yang membayar tepat waktu setiap 6 bulan sekali. g Ketidakmampuan konsumen mambayar angsuran. Apabila konsumen menunggak lebih dari 3 tiga bulan maka bagian remedial akan melakukan pendekatan persuasive kepada konsumen yang menunggak. Apabila tidak berhasil, maka diambil tindakan penarikan fisik sepeda motor Honda. Sepeda motor Honda tarikan akan ditawarkan kepada konsumen untuk melakukan pelunasan terhadap piutangnya. Seandainya konsumen juga tidak Universitas Sumatera Utara sanggup maka barang jaminan akan dijual dan dilakukan penghitungan pelunasan. h Persekongkolan konsumen yang menunggak dengan remedial. Mengantisipasi resiko ini adalah tugas bagian internal auditor dan bagian piutang untuk memastuikan mengapa bagian remedial tidak berhasil melakukan penarikan untuk kasus-kasus khusus maka PT. Federal International Finance akan menyewa “debt collector” untuk menyelesaikan masalah dengan konsumen yang “bandel”. 3 Informasi dan Komunikasi Informasi yang dominan yang dihasilkan oleh PT. Federal International Finance adalah informasi pemberian kredit dan piutang. Pemrosesan transaksi, data dan informasi telah dilakukan dengan system on line. Masing-masing kantor cabang memperoleh program aplikasi dari kantor pusat yang mana tiap cabang tidak dibenarkan melakukan perubahan terhadap “master file” karena tiap perubahan atas program akan mengakibatkan data yang dimasukkan oleh cabang bersangkutan tidak dapat dibaca oleh program kantor pusat. Orang yang bertanggung jawab terhadap keamanan program ini adalah data coordinator user trainer. Dalam hal pemrosesan data, tiap kepala bagian diberi wewenang melakukan perubahan atas data yang sudah diinput ke dalam komputer masih belum terekam ke file kantor pusat sebelum bagian data coordinator user trainer melakukan transfer data pada sore hari. Perubahan atas data yang sudah ditransfer ke Universitas Sumatera Utara kantor pusat tidak bias dilakukan tanpa ada permintaan oleh Branch Manager yang telah diotorisasi oleh kantor pusat. Pemrosesan pertama kali dilakukan oleh bagian kredit. Dalam hal ini fungsi bagian kredit dalam memasukkan data mempunyai peran sangat penting karena data yang dimasukkan merupakan data dasar untuk pemrosesan selanjutnya. Bila informasi yamg dimasukkan salah maka hal ini akan mempengaruhi data dan informasi pada pemrosesan dibagian piutang maupun akuntansi. Bukti transaksi pertama kali adalah kontrak pembiayaan. Setiap kontrak pembiayaan yang diotorisasi akan diproses sehinggan menjadi piutang. Tiap konsumen akan diberi nomor kontrak, selanjutnya nomor kontrak inilah yang dipakai sebagai kata kunci dalam melakukan proses transaksi baik itu dalam pembayaran uang muka maupun pembayaran dalam angsuran. Pemberian nomor kontrak ini akan menghindari kesalahan apabila terdapat lebih dari 1 satu nama konsumen yang sama, dalam proses pencatatan piutang dan penerimaan kas dikenal bukti-bukti transaksi: a Kontrak Pembelian. Dokumen ini merupakan tanda bahwa telah terjadi suatu pembiayaan. Pengisian data ini dilakukan oleh bagian kredit dan data yang sudah terekam akan otomatis menimbulkan jurnal piutang. Universitas Sumatera Utara b Laporan Hasil Pembiayaan. Laporan ini akan mencatat berapa banyak pembiayaan yang sudah dilaksanakan. Laporan ini dapat dilihat setiap saat tanpa harus melakukan pencetakan. c Bon Kuning kwitansi untuk catatan transaksi penerimaan uang. d Bon hijau untuk transaksi pengeluaran uang. e Laporan Kas dan Bank Harian. Laporan ini mencatat penerimaan dan pengeluaran kas dan bank setiap harinya. Khusus untuk laporan bank akan dilaksanakan Laporan Bank Rekonsiliasi bila terdapat perbedaan antara saldo bank dengan catatan perusahaan. f Kartu Piutang. Tiap-tiap konsumen akan mempunyai kartu piutang. Dari laporan ini akan dilihat histories pembayaran angsuran oleh konsumen. g Laporan Umur Piutang. Laporan ini digunakan untuk melihat proporsi dan kesehatan dari piutang sendiri. Komunikasi dalam perusahaan meliputi pemberian keyakinan kepada setiap karyawan yang terlibat agar menyadari bahwa apa yang mereka lakukan sangat mempengaruhi dan berhubungan dengan kegiatan ke dalam dan ke luar perusahaan. Hal penting lainnya menyangkut komunikasi pada PT. Federal International Finance Cabang Medan adalah adanya komunikasi yang efektif antara setiap lapisan mulai dari Kepala Cabang sampai kepada level jabatan yang paling rendah. Kedekatan setiap pihak yang terlibat dalam organisasi Universitas Sumatera Utara perusahaan menyebabkan efektifnya setiap penyampaian kebijakan dan tata tertib baik secara lisan maupun tulisan.

B. Analisis Hasil Penelitian 1. Analisa dan Evaluasi Struktur Organisasi

Secara umum struktur organisasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah baik, karena telah menunjukkan adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab serta adanya pendelegasian wewenang. Struktur organisasi perusahaan disusun berbentuk garis lurus yang menunjukkan adanya kesatuan perintah dan kepemimpinan. Departementalisasi yang diterapkan oleh PT. Federal International Finance Cabang Medan berdasarkan fungsi yang dijalankan oleh masing-masing bagian saling menunjang satu sama lain. Hal ini dapat kita lihat dengan adanya fungsi ini maka kegiatan operasional menjadi lebih efisien dan ekonomis, dan tidak menimbulkan salah pengertian atau adanya rangkap pekerjaan untuk satu tugas tertentu karena masing-masing departemen sudah mempunyai tugas yang sudah ditetapkan terlebih dahulu. Selain itu struktur yang ada terlihat bahwa kepala cabang dibantu oleh 2 dua orang staf ahli yaitu internal audit dan sekretaris yang bertanggung jawab langsung ke kantor pusat. Kondisi ini membantu pihak manajemen puncak dalam memperoleh informasi yang sifatnya lebih independent tentang aktivitas yang dilakukan Universitas Sumatera Utara