berhubungan dengan pihak lain, termasuk tamu oganisasi maka ia harus memiliki kepribadian yang baik.
B. Kepribadian dan Sikap Sekretaris
Menurut Woods 2007 Kepribadian seseorang tercermin pada sikap tingkah laku. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian
antara lain: 1.
Sopan dan ramah 2.
Dapat dipercaya 3.
Dapat bekerjasama 4.
Setia 5.
Cepat dan rajin 6.
Penuh perhatian 7.
Baik hati 8.
Bijaksana 9.
Penuh inisiatif 10.
Objektif 11.
Taktis Untuk dapat berbicara dengan baik, jelas, dan terarah, beberapa faktor
yang diperlukandiperhatikan ialah 1.
Suara. Setiap orang memiliki suara yang berbeda-beda, merdu, nyaring,
Universitas Sumatera Utara
keras, lemah, parau, dan sebagainya. Meskipun demikian, ketika berbicara, suara dapat memberikan kesan yang positif. Meskipun suara
merupakan pembawaan, tetapi nada cara berbicara dapat dipelajari. Agar dapat memberikan kesan yang positif, maka suara hendaknya jelas agar
tidak menimbulkan salah pengertian, tidak monoton, cukup didengar, jangan terlalu lemah dan harus bersemangat agar pembicaraan terasa
hangat. 2.
Ekspresi. Suara harus diimbangi dengan ekspresi. Suara yang baik merdu tetapi
tidak diimbangi dengan ekspresi, tetap akan membosankan dan menjemukan. Ekspresi adalah cara pengucapan, pembicaraan, waktu
berbicara. Berikanlah tekanan-tekanan pada kata-kata yang perlu dan dianggap penting.
3. Gaya bicara
Seorang sekretaris harus tahu membawakan dan menampilkan diri di waktu pembicaraan sedang berlangsung
4. Perbendaharaan kata
5. Tidak gugup
Seorang sekretaris harus memperhatikan banyak hal, pandangan mata pada waktu berbicara jangan sampai menunduk atau memandang keatas, tetapi harus
menatap jawah kakan bicara,saling berpandangan. Wajah yang menunduk dan memandang keatas adalah kurang sopan, tidak menghormati yang diajak bicara,
Universitas Sumatera Utara
selain itu juga akan mengurangi arti dari isi pembicaraan. Kepercayaan diri sekretaris perlu dibiasakan dan ditanamkan Woods, 2006.
Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki kecakapan pribadi, sekretaris diharapkan resourceful panjang akal. Hal ini berarti bahwa dalam keadaan
apapun, dan bagaimanapun di bawah tekanan under pressure pihak manapun harus selalu dapat mengatasi persolan-persoalan yang dihadapi, punya ambisi
keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan kreativitas dalam bekerja juga harus punya inisiatif dengan cara mampu bekerja tanpa ada perintah dari
atasan, kerapian dalam melaksanakan tugas, memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat manapun, memiliki loyalitas terhadap
instansi yang bersangkutan. Sekretaris harus memiliki syarat-syarat khusus yang berkaitan dengan skill
atau keahlian dan pengetahuan bidang sekretariat. Seorang sekretaris dapat dikatakan professional apabila mempunyai sejumlah kompetensi yang mendukung
kualitas profesionalismenya. Kompetensi mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan, terutama kemampuan menangani tamu.
Etiket seorang sekretaris sangat mempengaruhi citra diri sebuah organisasi. Etiket hanya berlaku dalam situasi dimana sekretaris tidak seorang diri
ada orang lain disekitar area kerja sekretaris. Etiket bersifat relatif, hal ini disesuaikan dengan situasi dan kondisi suatu organisasi.
Universitas Sumatera Utara
C. Prosedur Pelayanan Sekretaris Terhadap Tamu Pada Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Pemerintahan
Kota Medan
Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Eletronik Pemko Medan mengetahui betul pelayanan yang baik akan membuat tamu yang meminta
suatu informasi merasa diperlakukan dengan baik. Sekretaris Dinas Informasi Komunikasi selalu berusaha bersifat terbuka dan bersahabat pada setiap tamu
yang datang ke Dinas Informasi dan Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Pemko Medan.
Tata cara penerimaan tamu dan mengatur tamu pada dasarnya tergantung dari besar kecilnya organisasi yang bersangkutan, pada Dinas Informasi dan
Komunikasi penerimaan tamu ditangani oleh bagian tersendiri di bawah pengawasan resepsionis dan juga sekretaris, tata cara pengurusan tamu harus
ditangani dengan sebaik-baiknya. Catatan tamu sangat diperlukan bagi setiap organisasi untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan yang mungkin dari
tamu yang memiliki maksud-maksud tertentu. Catatan tamu mungkin berbeda- beda, catatan tamu dalam Dinas Informasi komunikasi sebagai berikut :
a. Tanggal
b. Nama tamu
c. Nama jabatan
d. Asal organisasi
e. Nama pejabat yang ingin ditemui
Universitas Sumatera Utara
Keterangan tersebut dicatat dalam satu bentuk formulir yang diisi oleh tamu sendiri dan kemudian disalin oleh resepsionis ke dalam satu buku yang
disebut buku tamu. Buku tamu berfungsi sebagai arsip bagi resepsionis. Sebelum tamu menjumpai pimpinan pertama-tama tamu akan diterima sekretaris pimpinan
meskipun resepsionis telah mencatat identitas tamu pada lembar formulir, sebaiknya tamu dipersilahkan oleh sekretaris mengisi buku tamu yang telah
disediakan, terutama identitas dan maksud kedatangan tamu, sehingga pimpinan dapat mengetahui dan menyiapkan diri untuk menerima tamu tersebut.
Menurut Wursanto 2006 bahwa Etiket pelayanan tamu adalah ketentuan yang dibuat agar semua komponen yang berhubungan dengan pelayanan dapat
menunjang satu sama lainnya. Etiket pelayanan harus dilakukan oleh semua komponen, yang bertanggung jawab disini bukan hanya sekretaris saja agar
pelayanan yang diberikan benar-benar sempurna. Setiap tamu harus dilayani sebaik-baiknya, dan anggap tamu sebagai pimpinan kedua. Pimpinan pertama
adalah organisasi dimana sekretaris bekerja. Untuk memberikan pelayanan yang baik bagi para tamu ada beberapa yang yang harus diperhatikan dan dilaksanakan
oleh sekretaris Dinas Informasi Komunikasi, yaitu: 1.
Mengetahui maksud para tamu dan maksud kedatangannya 2.
Setiap tamu harus diberikan pelayanan sebaik-baiknya 3.
Selalu memberi perhatian terhadap permasalahan yang dihadapi tamu
4. Sopan dan ramah dalam melayani tamu
Universitas Sumatera Utara
5. apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, memberikan
penjelasan sebaik-baiknya sehingga tamu tidak tersinggung 6.
mengambil keputusan dengan cepat dan tepat kepada siapa bagian pimpinan tamu tersebut dihubungkan sehingga masalah tamu
seandainya pimpinan tidak ada ditempat Tamu berarti orang yang datang berkunjung ke tempat orang lain atau
orang yang datang keperjamuan. Tamu adalah orang yang paling penting dalam area kerja setiap sekretaris, selalu menganggap tamu sebagai bagian paling
penting dari setiap tugas yang dilakukan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1985. Buat tamu merasa dihargai melakukan apa saja yang dapat
dilakukan untuk melayani tamu seperti yang mereka harapkan. Jangan pernah menganggap tamu sebagai gangguan dalam kerja, melayani tamu merupakan inti
dari pekerjaan sekretaris. Lakukan pelayanan dengan penuh keikhlasan dan tangguing jawab.
D. Etiket Pengunaan Peralatan Kantor
Kategori