Etika Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu PAda Dinas Informasi Komunikasi Dan Pengolahan Data Elektronik Pemerintahan Kota Medan

TUGAS AKHIR

ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA DINAS INFORMASI KOMUNIKASI DAN

PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK PEMERINTAHAN KOTA MEDAN

OLEH : SELVI D. SILABAN

062103078

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

Nama : Selvi D. Silaban

NIM : 062103078

Program Studi : D-III Kesekretariatan

Judul : Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu Pada Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Eletronik Pemerintahan Kota Medan

TANGGAL : 2009 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

NIP. 132 010 480

Dr. Endang Sulistya Rini, SE, Msi

Tanggal : 2009 DEKAN

NIP. 131 285 985

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

Nama : Selvi D. Silaban

NIM : 062103078

Program Studi : DIII Kesekretariatan

Judul : Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu Pada Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Eletronik Pemerintahan Kota Medan

Medan,...Juni 2009 Menyetujui Pembimbing

Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA NIP: 132 206 573

KATA PENGANTAR

Dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan syukur kepada Tuhan Yesus Kristus atas segala berkat dan kasihnya sehingga penulis bisa menyelesaikan paper ini dengan judul “Etiket kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu Pada Dinas Komunikasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan”.

Adapun tujuan penulis menyajikan paper ini adalah untuk menambah pengetahuan penulis tentang etiket yang seharusnya dilakukan dan untuk melengkapi persyaratan dalam menyelesaikan studi pada program D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.

Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.

2. Ibu Dr. Endang S. Rini, MSi, Selaku Ketua Program Studi Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA, Selaku Sekretaris Program Studi dan sebagai pembimbing yang banyak meluangkan waktu dan memberikan bimbingan untuk kesempurnaan tugas akhir ini.

4. Kepada seluruh Staff Pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, pegawai Tata Usaha yang telah membantu dalam urusan Administrasi

dan kepada dosen Pengajar Program Studi Kesekretariatan D-III yang telah membekali penulis dengan ilmu pengetahuan selama perkuliahan.

5. Kepada Bapak pimpinan serta seluruh staff dan pegawai Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan ang membantu penulis dalam menelesaikan paper ini.

6. Teristimewa kepada Ayah dan Ibu-ku tercinta, D. Silaban dan N.Lumban Toruan yang telah banyak membantu dan memberi dukungan kepada penulis baik itu moril maupun meteril selama menyusun sampai menyelesaikan paper ini.

7. Teristimewa saudara-saudari-ku tersayang k’Lucy, b’Salmon, b’ Damos, K’Erina, Tama, Marko juga keponakan yang lucu banget Lya Christy, yang telah memberi semangat kepada penulis terimakasih banyak buat doa dan dukungannya.

8. Terkhusus buat sahabat aku yang Luar biasa, trimakasih buat smua dukungan qlen, buat bina_cute (perempuan paling cantik di negeri samosir/narsisdotcom, smoga aja penjualan minyaknya naik ya. Amien) dan lisbeth_maniez (cew yang sering plin-plan tapi super nyenengin dan tempat curhat yang baik, makan gag makan yang penting ketawa) yang sudah banyak memberi masukan yang kadang-kadang buat suntuk, terimakasi ya buat smua perhatian Qlen dan buat hari yang kita lewati bersama.

9. Buat k’leny, tesa, lya, kost no.11 makasi udah baik banget sama efi. Buat hiburan dan petuah yang diberikan dan moga makin kompak ya.

10.Kepada smua anak-anak HIDEAKI, terutama stambuk’06, juga club magang-ku makasih banyak sudah bantu amagang-ku.

11.Buat semua keluarga jauh maupun yang dekat terima kasih atas doanya.

12.Buat semua pihak yang telah memberikan bantuan, baik saat penelitian dilaksanakan maupun dalam penyusunan laporan ini, semoga bantuan yang diberikan kepada penulis mendapat balasan dari Tuhan Yang Maha Pengasih dan Penyayang.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih, semoga paper ini bermamfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi mahasiswa jurusan kesekretariatan seta dunia pendidikan.

Medan, 2009 Penulis,

Selvi D. Silaban 062103078

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan Masalah ... 6

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian ... 6

D. Rencana Kegiatan ... 7

BAB II GAMBARAN UMUM ORGANISASI ... 9

A. Sejarah Berdirinya Organisasi ... 9

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11

C. Struktur Organisasi ... 12

D. Uraian Tugas ... 14

E. Kinerja Usaha Terkini ... 22

F. Rencana Kegiatan Organisasi ... 23

BAB III PEMBAHASAN ... 27

A. Pengertian Etiket dan Sekretaris ... 27

B. Kepribadian dan Sikap Sekretaris ... 29

C. Prosedur Pelayanan Tamu pada Dinas Organisasi Informasi Komunikasi dan Pengolaha Data Elektronik Pemko Medan ... 32

D. Etiket Penggunaan Peralatan Kantor ... 34

E. Tanggapan Terhadap Keluhan ... 41

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 44

A. Kesimpulan ... 44

B. Saran ... 45

DAFTAR PUSTAKA ... 46

1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan……… 7

No. Halaman 1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Infokom dan PDE

Pemko Medan... 13

No.

1. Surat Pengantar Melakukan Riset Dari Fakultas Ekonomi Sumatera Utara

2. Surat Izin Melakukan Riset dari Balitbang Pemko Medan

Dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan syukur kepada Tuhan Yesus Kristus atas segala berkat dan kasihnya sehingga penulis bisa menyelesaikan paper ini dengan judul “Etiket kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu Pada Dinas Komunikasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan”.

Adapun tujuan penulis menyajikan paper ini adalah untuk menambah pengetahuan penulis tentang etiket yang seharusnya dilakukan dan untuk melengkapi persyaratan dalam menyelesaikan studi pada program D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.

Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

13.Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.

14.Ibu Dr. Endang S. Rini, MSi, Selaku Ketua Program Studi Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.

15.Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA, Selaku Sekretaris Program Studi dan sebagai pembimbing yang banyak meluangkan waktu dan memberikan bimbingan untuk kesempurnaan tugas akhir ini.

16.Kepada seluruh Staff Pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, pegawai Tata Usaha yang telah membantu dalam urusan Administrasi dan kepada dosen Pengajar Program Studi Kesekretariatan D-III yang telah membekali penulis dengan ilmu pengetahuan selama perkuliahan.

17.Kepada Bapak pimpinan serta seluruh staff dan pegawai Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan ang membantu penulis dalam menelesaikan paper ini.

18.Teristimewa kepada Ayah dan Ibu-ku tercinta, D. Silaban dan N.Lumban Toruan yang telah banyak membantu dan memberi dukungan kepada penulis baik itu moril maupun meteril selama menyusun sampai menyelesaikan paper ini.

19.Teristimewa saudara-saudari-ku tersayang k’Lucy, b’Salmon, b’ Damos, K’Erina, Tama, Marko juga keponakan yang lucu banget Lya Christy, yang telah memberi semangat kepada penulis terimakasih banyak buat doa dan dukungannya.

20.Terkhusus buat sahabat aku yang Luar biasa, trimakasih buat smua dukungan qlen, buat bina_cute (perempuan paling cantik di negeri samosir/narsisdotcom, smoga aja penjualan minyaknya naik ya. Amien) dan lisbeth_maniez (cew yang sering plin-plan tapi super nyenengin dan tempat curhat yang baik, makan gag makan yang penting ketawa) yang sudah banyak memberi masukan yang kadang-kadang buat suntuk, terimakasi ya buat smua perhatian Qlen dan buat hari yang kitalewati bersama.

21.Buat k’leny, tesa, lya, kost no.11 makasi udah baik banget sama efi. Buat hiburan dan petuah yang diberikan dan moga makin kompak ya.

22.Kepada smua anak-anak HIDEAKI, terutama stambuk’06, juga club magang-ku makasih banyak sudah bantu amagang-ku.

24.Buat semua pihak yang telah memberikan bantuan, baik saat penelitian dilaksanakan maupun dalam penyusunan laporan ini, semoga bantuan yang diberikan kepada penulis mendapat balasan dari Tuhan Yang Maha Pengasih dan Penyayang.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih, semoga paper ini bermamfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi mahasiswa jurusan kesekretariatan seta dunia pendidikan.

Medan, 2009 Penulis,

Selvi D. Silaban 062103078

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Kegiatan suatu organisasi adalah kegiatan ekonomi yang terstruktur atau terorganisasi untuk melayani masyarakat, akan tetapi tetap harus digaris bawahi pelayanan dalam suatu organisasi tidak dapat bersifat nepotisme. Tetapi diadakan dalam interaksi yang menguntungkan atau memuaskan kedua belah pihak.

Masalah etiket menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam suatu organisasi. Etiket bukan hanya sebagai alat bantu untuk menilai pantas atau tidak pantas, benar atau salah. Etiket berbicara tentang sopan santun tata krama, etiket juga menjadi perekat dalam transaksi bisnis.

Setiap organisasi/instansi mengharapkan memiliki tenaga kerja yang terampil dalam memberikan pelayanan tamu, karena suatu instansi sadar bahwa setiap tamu itu penting dan salah satu tenaga kerja tersebut adalah sekretaris karena dalam kehidupan kerja sekretaris bertemu dengan orang baru setiap hari, kolega, orang-orang yang melakukan penelitian, tamu kehormatan, partner bisnis yang potensial, dan lainya.

Membuat kesan pertama yang baik, profesional, percaya diri, dan mudah disukai sangatlah penting. Kesan pertama yang ditampilkan sekretaris akan berpengaruh terhadap tingkat kenyamanan tamu, organisasi selalu mengharapkan sekretaris organisasi mempunyai etiket yang baik dalammemberikan pelayanan.

Semua orang mempunyai tamu, bahkan staf yang tidak ada kontak dengan klien sekalipun, setiap anggota staf harus tahu cara melayani tamu. Tamu berarti

orang yang berkunjung ketempat lain atau orang yang datang keperjamuan (Wursanto, 2006). Baik-buruknya pelayanan sebuah orgainisasi itu berpengaruh terhadap jumlah tamu yang mau datang kesuatu instansi.

Tamu yang menjadi bahasan adalah tamu organisasi, badan, lembaga, atau perusahaan, yaitu orang, baik sebagai pejabat utusan dari suatu lembaga maupun sebagai pribadi, yang berkunjung kelembaga lain untuk kepentingan kedinasan maupun untuk kepentingan pribadi. Jika tamu menggunakan jasa, dan informasi instansi untuk melaksanakan tugas organisasinya dan tamu adalah kolega organisasi, berikan pelayanan sebaik-baiknya. Tamu mengharapkan perlakuan yang baik dan tamu juga menilai segala sesuatu (meskipun secara tidak sadar).

Memiliki pengetahuan yang baik tentang apa sebenarnya yang diinginkan tamu dapat membuat sekretaris ahli dalam melayani tamu dengan cara yang tepat. Semakin khusus pelayanan yang diberikan, semakin baik hubungan yang akan dibangun dan semakin banyak orang atau masyarakat yang percaya terhadap kinerja instansi. Sekretaris sering melayani tamu berdasarkan asumsi mengenai apa yang diinginkan tamu. Asumsi mengenai hal tersebut biasanya terbentuk seiring waktu dan jarang didasarkan pada data yang akurat.

Satu-satunya cara untuk benar-benar memahami apa yang diinginkan tamu adalah dengan menanyakan secara lansung. Terkadang seorang tamu tidak benar-benar tahu apa yang diinginkannya, atau mengetahuinya namun tidak dapat mengungkapkannya dalam bahasa yang mudah dimengerti. Untuk memahami apa yang mungkin berguna, sekretaris perlu mengumpulkan data untuk untuk menciptakan gambaran komplit tentang keinginan dan tujuan tamu tersebut.

Dengan informasi ini, sekretaris akan memperoleh gambaran yang jelas tentang siapa klien utama perusahaan yang lebih banyak menimbulkan keuntungan daripada masalah.

Sekretaris harus bersikap dengan sebaik-baiknya, berusaha mencoba bersikap terbuka dan bersahabat pada setiap tamu yang dijumpai yang dijumpai. Pastikan saja bahwa perkenalan tersebut pernah terjadi, meskipun perusahaan sudah mengenal tamu tersebut tapi tetaplah menjabat tangannya, mengetahui maksud kedatangan tamu, berikan kesan yang baik dan mendalam agar good will dapat diperoleh, apabila pimpinan tidak bisa menerima tamu, berikan penjelasan sebaik-baiknya sehingga tamu tidak tersingung, usahakan tamu merasa

comfortable.

Sekretaris yang secara sengaja maupun tidak sengaja melakukan kontak langsung dengan pihak luar perusahaan atau “teramati” pihak luar inilah yang akan mempunyai kontribusi yang besar dalam membentuk citra organisasi. Jadi salah satu kunci sukses dalam menciptakan citra positif organisasi adalah dengan membentuk etiket pribadi yang baik dan juga professional presence.

Citra positif perusahaan juga dipengaruhi oleh ketepatan seorang sekretaris dalam menempatkan diri yang didukung oleh tingkat kepercayaan diri yang cukup dan penampilan professional yang disesuaikan dengan tipe perusahaan, visi, dan posisi diperusahaan. Pada dasarnya citra dan potensi diri dapat ditingkatkan terlebih dahulu untuk memperbaiki personality. Untuk itu diperlukan kemauan untuk mengevaluasi secara jujur dan kemuan untuk terus-menerus belajar.

Keseluruhan citra diri tidak hanya dicerminkan personality saja, tetapi juga harus dilengkapi denga sikap profesional yang dihadirkan dalam situasi apapun. Agar dapat bersifat sebagai seorang sekretaris profesional, perlu kiranya memahami dan mengimplementasikan etiket yang diterima masyarakat masa sekarang dan masa mendatang, baik etiket umum maupun etiket dalam situasi khusus, selain itu memahami bagaimana menggunakan visual voice dan bahasa tubuh yang akan sangat membantu dalam membangun citra profesional.

Seorang sekretaris juga harus memperhatikan busana dan tata rias dalam melayani tamu. Busana menunjukkan selera, bahkan pada tingkat tertentu dapat menunjukkan watak seseorang, meskipun tidak akan dapat mengubah setiap orang yang mengenakannya. Busana yang dikenakan sekretaris dalam melayani tamu mecerminkan citra organisasi tempat dia bekerja. Seorang sekretaris dapat disebut sebagai sekretaris profesional apabila dapat menampilkan jati diri seorang sekretaris secara total.

Sekretaris sering melupakan bagaimana seharusnya sikap yang benar dalam pelayanan tamu. Dalam bersikap dan berperilaku harus memberikan kualitas yang sama, tidak dibeda-bedakan, karena sikap dan perilaku ini sangat besar, guna memberikan kepuasan kepada tamu.

Etiket pelayanan adalah ketentuan yang berhubungan dengan pelayanan yang dapat menunjang satu sama lainnya. Pelayanan harus dilakukan oleh semua komponen agar pelayanan yang diberikan cukup sempurna. Tamu adalah raja, jadi berikan pelayanan sebak-baiknya. Kepuasan mereka berarti keuntungan buat organisasi, seberapa besar hal yang diberikan kepada tamu sebanyak itulah

keuntungan yang perusahaaan dapatkan. Akan tetapi masih banyak orang luar yang tidak mengetahui bagaimana cara kerja sekretaris dalam melayani tamu. Mereka sering berpikir negative terhadap apa yang dimaksud dengan pelayanan sekretaris.

Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan bergerak dibidang pelayanan informasi terhadap masyarakat kota Medan khususnya. Dimana etiket pelayanan sangat penting agar masyarakat kota Medan percaya terhadap pemerintah. Semua pegawai diharapkan dapat melakukan pelayanan yang bermutu terutama seorang sekretaris harus lebih profesional dalam melakukan pelayanan. Hal ini yang mendorong penulis untuk menyelidiki lebih jauh lagi hal yang diatas. Untuk sekedar membantu sekretaris agar mengetahui cara memperlakukan konsumen lebih baik dari yang mereka harapkan dan untuk sekedar membantu memberikan pengertian dalam ruang lingkup yang benar tentang sekretaris dan tugasnya dalam hal pelayanan kepada masyarakat luas. Mengingat akan pentingnya hal ini, penulis merasa tertarik meneliti tentang : “ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP PELAYANAN

TAMU PADA DINAS INFORMASI KOMUNIKASI DANPENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK PEMERINTAHAN KOTA MEDAN”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas dan untuk lebih mempermudah pembahasan selanjutnya maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut :

“Bagaimana Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu pada Dinas Komunikasi Dan Informasi dan Pengolahan Data Elektronik Pemerintahan Kota Medan”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuaan Penelitian

Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan etiket seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu.

Manfaat Penelitian

Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah :

1. Untuk memperdalam pengetahuan tentang etiket sekretaris terutama mengenai pelayanan tamu pada Dinas Informasi Komunikasi dan PDE Pemerintahan Kota Medan.

2. Sebagai masukan bagi Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan agar lebih memperhatikan etiket pelayanan dengan mengikuti prosedur pelayanan tamu agar tercipta hubungan yang baik dengan tamu. 3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti selanjutnya yang berminat terhadap

D. Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan tu gas akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Adapun jadwal kegiatan penulis dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No.

KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3

1 PERSIAPAN

2 PENGUMPULAN DATA

3 PEGETIKAN

a.Jadwal penelitian

Jadwal penelitian dilaksanakan pada tanggal 29 April 2009 sampai dengan 29 Mei 2009 pada Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan. Dalam observasi ini dilakukan pengumpulan data mengenai etiket sekretaris dalam pelayanan yang dalam hal ini dilakukan pada bagian adminisrasi.

b. Sistematika penulisan

Tugas akhir ini dibagi atas 5 bab dan setiap bab dibagi atas beberapa sub bab. Pembagiaannya adalah sebagai berikut :

BAB I, Merupakan pendahuluan dimana penulis menguraikan latar belakang, permasalahan, tujuan dan maksud penelitian serta rencana kegiatan tugas akhir. BAB II, Merupakan hal penelitian penulis yang berisikan data dan fakta pada Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan. Pada bab ini penulis menguraikan sejarah berdirinya organisasi, struktur organisasi, uraian tugas, jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha terkini, rencana kegiatan.

BAB III, Merupakan pembahasan tentang pengaruh etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu.

BAB IV, Merupakan uraian penutup yang berisikan kesimpulan dan saran-saran yang memungkinkan dapat bermamfaat bagi pengelolaan Dinas informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan dalam menjalankan tugasnya dalam memajukan perusahaan

BAB II

GAMBARAN UMUM ORGANISASI A. Sejarah Berdirinya Organisasi

Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan berada di Jalan Kapten Mauliana Lubis No.2 berada dalam naungan pemerintahan kota Medan. Dinas Informasi Komunikasi Dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan merupakan instansi yang baru dibentuk penggabungan dari kantor Informasi Komunikasi Kota Medan dan kantor Pengolahan Data Eletronik Kota Medan. Tugas utamanya adalah melaksanakan sebagian urusan rumah tangga daerah dalam bidang informasi komunikasi dan Penngolahan Data Elektronik.

Menindak lanjuti Instruksi Menteri dalam negeri Republik Indonesia no.5 Tahun 1992 perihal Pembentukan Kantor Pengolahan Data Eletronik di seluruh Indonesia diterbitkan Surat Keputusan Walikotamadya KDH Tk.II Meadn No.061/1254/SK/1992 tanggal 20 Juli 1992 tentang pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Kota Medan. Kemudian dalam perkembangannya diterbitkan pula Perda Kodati II Medan No.17 Tahun 1996 Tanggal 15 Februari 1996 tentang pembentukan susunan organisasi dan tata kerja kantor Pengolahan Data Elektronik KotaMadya Daerah Tk.II Medan yang ditindak lanjuti dengan surat keputusan Walikotamadya KDH Tk. II Medan No. 188.342/4005/SK/1996 tanggal 14 Oktober 1996 tentang pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Kodati II Medan yang sekaligus mencabut dan mengganti SK. No. 061/1254/SK/1991

Berdasarkan keputusan Presiden RI No.50 tahun 2000 tanggal 07 April 2000 tentang Tim Koordinasi Telematika Indonesia dan surat menteri Pendayagunaan Aparatur Negara R.I.No. 141/M.PAN/4/2000 tanggal 20 April 2000 perihal tim Koordinasi Telematika Indonesia telah dinyatakan bahwa kantor PDE Kabupaten/kota adalah perpanjangan Tim Koordinasi Telematika Indonesia di daerah dan harus diberdayakan. Selanjutnya dalam reorganisasi kelembagaan Pemko Medan dalam pelaksanaan otonomi daerah sesuai dangan sesuai UU Nomor 22 Tahun 1999 dibentuk kembali Kantor Pengolahan Data Elektronik Kota Medan Nomor 5 Tahun 2001 tanggal 26 Juni 2001 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja lembaga teknis dilingkungan Pemerintahan dan Surat Keputusan Walikota Medan Nomor 25 Tahun 2001 tanggal 26 Juni 2001 tentang pelaksanaan Perda Kota Medan Nomor 5 Tahun 2001 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Teknis di lingkungan Pemerintah Kota Medan.

Seperti halnya Kantor Informasi Dan Komunikasi Kota Medan sebelumnya adalah instansi vertikal yaitu eks Depertemen Penerangan Kota Medan. Seperti dimaklumi pada saat Presiden RI Abdurrahman Wahid mengumumkan susunan kabinet persatuan pada tanggal 26 Oktober 1999 maka Departemen RI dilikuidasi. Sejalan dengan pelaksanaan otonomi daerah melalui UU No.22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah dibentuk lembaga yang mengakomodir eks Depertemen di daerah, seperti halnya pembentukan Kantor Informasi dan Komunikasi Kota Medan. Melalui Perda Kota Medan No.05 Tahun 2001 tentang pembentukan organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis di lingkungan Pemerintah Kota Medan. Hingga terakhir penggabungan kantor

Informasi dan Komunikasi Kota Medan dengan Pengolahan Data Kota Medan berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No.35 Tahun 2002.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan adalah unsur pelaksana Pemerintah Kota Medan dalam bidang informasi, komunikasi dan pengolahan data elektronik yang Dipimpin oleh Seorang Kepala Dinas yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah.

Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan mempunyai tugas membantu Kepala Daerah dalam penyelenggaraan urusan rumah tangga daerah dalam bidang informasi, komunikasi dan pengolahan data elektronik serta melaksanakan tugas pembantuan sesuai dengan bidang tugasnya.

Dinas informasi dan komunikasi bergerak dibidang pelayanan sistem Informasi dan Komunikasi pemerintah dan masyarakat, mengabdi pada masyarakat dengan cara melakukan pemantauan, registrasi, apresiasi terhadap lembaga pemerintah dan masyarakat di bidang informasi dan komunikasi.

C. Struktur Organisasi

Pembuatan struktur organisasi dalam suatu perusahaan mutlak harus dilakukan oleh pimpinan perusahaan agar aktivitas personil perusahaan tidak tumpang tindih. Struktur organisasi yang telah dibuat akan membantu memberikan pengertian yang jelas bagaimana pembagian tugas yang ada dalam perusahaan itu dan setiap pekerja mengetahui darimana sumber perintah kerja dan kepada siapa dia bertanggung jawab.

Pembuatan struktur organisasi diharapkan tercapainya suatu koordinasi yang efektif diantara unit-unit maupun bagian-bagian dalam organisasi sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai. Oleh sebab itu struktur yang digunakan harus disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan suatu organisasi agar penggunaan sumber daya yang ada dapat optimal.

Struktur organisasi dinas informasi dan komunikasi pemerintahan Kota Medan merupakan stuktur organisasi fungsional, yang mencerminkan tanggung jawab yang vertikal. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin, mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

Adapun Struktur Organisasi Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elekronik Pemko Medan dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan

KEPALA DINAS Kelompok Jabatan Fungsional KA. BAG.TU Sub.Bag. Umum Sub.Bag. Keuangan Sub.Bag. Perlengkapa Kasubdis Data dan Program Seksi Data Seksi Program Seksi Evaluasi Dan Pelaporan Subdis Infokom sosial Seksi Infokom Tatap Muka Seksi Info Mobil Seksi Infokom Pameran & Media Luar Ruang Subdis Infokom Media Cetak, Radio/TV dan Film Seksi Media Cetak Seksi Radio/TV Seksi Perfilman Subdis Manajemen Sinfokom Seksi perencan aan dan pengemb angan Seksi Penataan dan Perawatan Subdis Pendayaguna an Sinfokokom Subdis Pembinaan Dan Peningkatan Subdis Pembinaan dan Peningkatan

D. Uraian Tugas

Job Discription Dinas Informasi Komunikasi Dan Pengolahan Data

Elektronik Kota Medan adalah sebagai berikut :

A. Kepala adalah pimpinan dalam suatu perusahaan dalam mengambil keputusan dan penaggung jawab utama atas jalannya dan tercapainya tujuan organisasi dan mengkoordinasikan para kepala bagian organisasi agar tercapai pelaksanaan operasional perusahaan secara teratur, terarah, terkendali dan terpadu

Adapun uraian tugasnya adalah :

a Memimpin dan mengendalikan seluruh operasi organisasi.

b Menetapkan kebijaksanaan dari rencana-rencana organisasi dan mengambil keputusan dalam,memimpin organisasi.

c Bertanggung jawab terhadap urusan yang ada hhubungannya dengan kegiatan organisasi.

d Mengkoordinir dan mengawasi segala pelaksanaan operasional organisasi

B. Kepala Bagian Tata Usaha

Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas di bidang ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan umum lainnya.

Untuk melaksanakan tugasnya bagian Tata Usaha mempunyai fungsi : a Melaksanakan pengelolaan surat urusan surat menyurat dan

kearsipan

b Mengelola urusan administrasi kepegawaian

c Mengelola urusan keuangan dan perbendaharaan serta penyusunan laporan keuangan dinas

d Mengelola urusan perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan umum lainnya

e Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya

Bagian tata usaha terdiri dari :

1. Sub Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan surat-menyurat, kearsipan, administrasi kepegawaian dan urusan umum lainnya.

2. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas mengelola administrasi keuangan .

3. Sub Bagian Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan di bidang perlengkapan kerumahtanggaan dan pengadaan barang.

Setiap sub bagian dipimpin oleh seorang kepala Sub Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepala bagian Tata Usaha.

C. Sub Dinas Data Program

Sub dinas data dan dipimpin oleh seorang kepala sub dinas yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah Kepala Dinas. Sub Dinas Data dan Program mempunyai tugas dinas di bidang di bidang pengelolaan data, penyusunan program, evaluasi dan pelaporan.

Yang dalam melaksanakan tugasnya Sub Dinas Data dan Prrogram mempunyai fungsi sebagai berikut :

a. Menyelenggarakan penyusunan program dinas b. Membuat/menyusun database sistem informasi c. Menyelenggarakan perawatan dan pengamanan data d. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan dinas

e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepaladinas sesuai dengan bidang tugasnya

Sub Dinas Data dan Program terdiri dari :

1. Seksi Data yang mempunyai tugas menyelenggarakan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, perawatan dan pengamanan data serta membuat, membangun database sistem informasi

2. Seksi Program mempunyai tugas menyusun program kerja dinas

3. Sub Evaluasi dan Pelaporan Perlengkapan mempunyai tugas memantau, mengevaluasi, dan menyusun laporan kerja dinas.

Setiap seksi dipimpin seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala Sub Dinas Data dan Program.

D. Sub Dinas Informasi Komunikasi Sosial

Sub Dinas Informasi dan Komunikasi Sosial mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas di bidang Informasi dan komunikasi social yang meliputi komunikasi tatap muka, pelayanan, informasi keliling, pemberdayaan kelompok komunikasi sosial, pelaksanaan pameran dan pemamfaatan media luar ruang.

Untuk melaksanakan tugasnya, Sub Dinas Informasi dan Komunikasi mempunyai fungsi :

a. Mengumpulkan dan mengolah bahan perumusan kebijaksanaan teknis di bidang pelayanan informasi dan komunikasi sosial.

b. Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi dan komunikasi melalui media tatap muka, informasi mobil, pameran dan media luar ruang

c. Melaksanakan pemberdayaan informasi masyarakat, kelompok komunikasi sosial dalam pembangunan

d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan bidang tugasnya

Sub Dinas Informasi Komunikasi Sosial terdiri dari :

1. Seksi Informasi dan Komunikasi Tatap Muka mempunyai tugas

melaksanakan pelayanan informasi dan komunikasi melalui ceramah, diskusi, dialog interaktif, dan kegiatan tata muka lainnya serta memberdayakan kelompok komunikasi sosial.

2. Seksi Informasi Mobil mempunyai tugas melaksanakan pelayanan informasi komunikasi meliputi pemutaran film, siaran keliling dan kegiatan lainnya melalui mobil unit

3. Seksi Informasi dan Komunikasi Pameran dan Media Luar Ruang mempumyai tugas melaksanakan kegiatan pameran, publikasi, photo ekshibisi, spanduk, baliho, dan kagiatan media luarruang lainnya serta mengawasi dan memberikan pelayanan penyelenggarakan pameran

E. Sub dinas Sub Dinas Informasi dan Komunikasi media Cetak, Radio/TV dan Film.

Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang pelayanan informasi dan komunikasi kepada masyarakat melalui media cetak, radio/televisi dan film sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Untuk melaksanakan tugasnya, Sub Dinas Informasi Dan Komunikasi Media Cetak, Radio/TV dan Film mempunyai fungsi :

a Merumuskan kebijaksanaan teknis di bidang informasi dan komunikasi melalui media cetak, radio/televisi dan film

b Menyelenggarakan kegiatan pelayanan informasi dan komunikasi melalui media cetak, radio/televisi dan film

c Melaksanakan pembinaan dan pengawasan peredaran film dan rekaman video komersil

d Melaksanakan kegiatan pelayanan pembinaan dan pengawasan media cetak, radio/televisi sesuai dengan ketentuan yang berlaku

e Meningkatkan kerjasama pelayanan informasi melalui media cetak, radio/televisi dan film sesuai dengan ketentuan yang berlaku

f Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya

Sub Dinas Informasi dan Komunikasi media Cetak, Radio/TV dan Film terdiri dari :

1. Seksi Informasi dan Komunikasi Media Cetak mempunyai tugas melaksanakan pelayanan informasi dan komunikasi melalui kegiatan penerbitan, pers, grafika serta melaksanakan pemantauan registrasi, apresiasi jasa jurnalistik, ajukasi, fasilitasi dan advokasi pers

2. Seksi Informasi dan Komunikasi Radio/Televisi mempunyai tugas melaksanakan pelayanan informasi komunikasi melalui siaran radio dan televisi

3. Seksi Perfilman mempunyai tugas melaksanakan informasi melaui perfilman, melaksanakan pembinaan dan penertiban di bidang perfilman serta mempersiapkan Surat Pemberitahuan Tagihan Retribusi Daerah (SPTRD),Surat Ketetapan Retribusi Daerah (SKRD) dan Kartu Data Wajib Reribusi.

F. Sub Dinas Manajemen Informasi Dan Komunikasi

Mempunyai tugas melaksanakan penataan sistem informasi yang meliputi pengumpulan, penganalisaan dan pengolahan data elektronik

Untuk melaksanakan tugasnya, sub dinas Manajemen Sistem Informasi dan Komunikasi mempunyai fungsi :

a Mengumpulkan dan mengolah data secara elektronik

b Merencanakan pembangunan/pengembangan sistem informasi c Menata perangkat keras/lunak sistem informasi

d Menata jaringan Lokal Area Network (LAN) dan Wide Area Network (WAN)

e Melaksanakan tugas-tugas lain yang dibeerikan oleh kepala dinas sesuai dengan bidang tugasnya

Sub Dinas Manajemen System Informasi Dan Komunikasi terdiri dari 1. Seksi Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi dan Komunikasi

mempunyai tugas menyusun rencana induk dan rencana pengembangan sistem informasi dan komunikasi

2. Seksi Penataan dan Perawatan Sistem Informasi dan Komunikasi mempunyai tugas menata, merawat, dan memperbaiki perangkat keras dan lunak, menginventaris prasarana dan sarana sistem informasi dan komunikasi

3. Sub Dinas Pendayagunaan Sistem Informasi Dan Komunikasi mempunyai tugas menyelenggarakan bimbingan di bidang teknologi informasi, mengoperasikan dan mengendalikan sistem informasi dan komunikasi Website Pemko Medan, menghimpun, menyusun dan memasukkan data, menggali potensi daerah serta membina hubungan kerjasama di bidang informasi dan komunikasi.

Untuk melaksanakan tugasnya, Sub Dinas Pendayagunaan Sistem Informasi dan Komunikasi mempunyai fungsi :

a Memberdayakan dan mengendalikan data elektronik

b Memberdayakan dan mengendalikan perangkat keras/lunak sistem Informasi

c Memberdayakan dan mengendalikan sistem jaringan computer local area

Network (LAN) dan Wide Area Networ (WAN).

d Memberdayakan SDM di bidang sistem informasi

e Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan bidang tugasnya

Sub Dinas Pendayagunaan Sistem Informasi Dan Komunikasi terdiri dari : 1. Seksi Pembinaan Dan Peningkatan Sumber Daya Manusia mempunyai

tugas menyelenggarakan bimbingan sistem informasi dan komunikasi, menghimpun, menyusun dan memasukkan data elektronik, menginventarisir potensi daerah di bidang sistem informasi komunikasi. 2. Seksi Operasional Dan Kerjasama Sistem Informasi Dan Komunikasi

mempunyai tugas memberdayakan dan nmengendalikan dataelektronik, melaksanakan pengolahan data elektronik, pelayanan data pemerintah dan data masyarakat, mengoperasikan sistem informasi dan komunikasi serta melaksanakan kerjasama bidang sistem informasi dan komunikasi

3. Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai sebagian tugas Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.

Kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga, dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan keahliannya

E. Kinerja Usaha Terkini

Sebagai lembaga pemerintah yang berada ditengah-tengah masyarakat yang berubah dengan cepat, maka pemenuhan tugas dan fungsi Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan juga dipengaruhi kondisi mayarakat yang melingkupinya :

a) Kondisi masyarakat Medan Secara Umum

Kota medan meliputi wilayah dengan luas sekitar 26.510 hektar. Pada tahun 2001, Medan berpenduduk 2.068.400 jiwa. Peningkatan jumlah penduduk di Medan akan diperkirakan terus bertambah tidak saja karena pertumbuhan dari penduduk tetapi juga karena arus imigrasi yang berlangsung di daerah-daerah lain menuju medan. Hal yang terakhir oleh daya tarik Medan sebagai ibukota propinsi sebagai ibukota terbesar di Sumatra Utara.

Oleh karna itu Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan bertugas dan berfungsi memberikan informasi, mengkonsumsikan dan mampu menyediakan data yang akurazt bagi Pemerintahan Kota Medan. Dinas Infokom dan PDE Kota Medan mampu beradaptasi terhadapperubaha yang terjadi dan masyarakat. Adaptasi ini berarti perlunya melakukan perubahan-perubahan internal Dinas Infokom dan PDE Kota Medan agar dapat menyelesaikan tugas dan fungsi pokoknya.

b) Kondisi Objektif Berkaitan dengan Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Infokom dan PDE

Kondisi objektif berkenaan dengan tugas pokok dan fungsi pokok dan fungsi tidak lain meliputi struktur organisasi, kualitas, jumlah dan etos kerja aparatur, pola manajemen, dan cakupan wewenang Dinas Infokom dan PDE Kota Medan. Hal ini sekaligus merupakan kondisi-kondisi yang sangat berperan dalam menentukan berhasil tidaknya Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan melaksanakan tugas pokok yang diembannya.

Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan Memberdayakan dan mengendalikan sistem jaringan computer local area network (LAN) dan Wide

Area Network (WAN) memberdayakan SDM dibidang sistem informasi

melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan bidang tugasnya. Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan secara selektif melakukan penyaringan terhadap peredaran film, karena ini menyangkut Perkambangan masyarakat Kota Medan khususnya.

F. Rencana Kegiatan Organisasi

Rencana kegiatan merupakan penjabaran target kegiatan yang harus dicapai dalam satu tahun pelaksanaan. Target kerja ini menunjukkan nilai kuantitatif yang melekat pada setiap indikator kinerja, baik pada tingkat sasaran strategik maupun tingkat kegiatan, dan merupakan pembanding bagi proses pengukuran pembanding bagi proses pengukuran keberhasilan organisasi yang dilakukan setiap akhir periode pelaksanaan.

Rencana kegiatan 2010 ini merupakan komitmen seluruh anggota organisasi untuk mencapai kinerja yang sebaik-baiknya dan sebagai bagian dari upaya pemenuhan misi organisasi. Dengan demikian, seluruh proses perencanaan dan pengendalian aktivitas operasional Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan sepenuhnya mengacu pada rencana kegiatan 2010.

Rencana strategik tahun 2010 Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan adalah :

A. Pelayanan Administrasi Perkantoran yaitu : 1. Penyediaan jasa kebersihan kantor.

2. Penyediaan barang cetakan dan penggandaan (fotocopy). 3. Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan. 4. Penyediaan bahan makanan dan minuman.

5. Penyediaan jasa tenaga pendukung administrasi/teknisi perkantoran.

B. Program Peningkatan Sarana Dan Prasarana Aparatur yaitu : 1. Pengaandaan meubulier

2. Pengandaan komputer dan perlengkapannya

3. Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional 4. Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor

5. Pemeliharaan rutin/berkala perlengkapan gedung kantor (perawatan AC) 6. Pengandaan kendaran dinas/operasional (Mobil informasi keliling)

C. Peningkatan Disiplin Aparatur yaitu :

1. Pengandaan pakaian Dinas beserta perlengkapannya D. Program Peningkatan kapasitas Sumber Daya Aparatur yaitu:

1. Pendidikan dan Pelatihan Formal (Pelatihan Formal)

2. Bimbingan teknis implementasi peraturan perundang-undangan

E. Program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan yaitu :

1. Penyusunan laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerja SKPD (Surat Keputusan pembangunan Daerah)

2. Penyusunan Rencana Kinerja SKPD

F. Pengembangan Komunikasi Informasi dan Media Massa yaitu :

1. Pembinaan dan pengembangan jaringan Komunikasi dan Informasi (Pembangunan operasional Jaringan LAN 4 SKPD Pemko Medan) 2. Pembangunan dan Operasional TV Informasi digital

3. Pembangunan dan operasional server

4. Pembangunan Dan Operasionalisasi ICT (Information and Comunication

Tecnology)

5. Pengumpulan/updating dan processing data informasi internal dan external

6. Analisa Data Isu publik dan Analisa data Feed back kebijakan Pemko Medan

7. Tim Redaksi Website dan intranet Pemerintah Kota Medan 8. Pembinaan Pengusaha Perfilman dan VCD

9. Operasionalisasi Media Informasi Digital/multimedia (Operator Multi Media)

10.Pembangunan dan operasionalisasi Security Data Center

G. Pengkajian dan Penelitian Bidang Informasi Dan Komunikasi yaitu : 1. Pengkajian dan Penelitian Informasi dan Komunikasi

(Sarasehan/seminar/survey tentang perda-perda) H. Program Kerjasama Informasi Dengan Mass Media yaitu :

1. Penyebarluasan informasi melalui penerbitan Tabloit Vista

2. Penyebarluasan informasi melalui media elektronik (radio dan televisi) 3. Penyebarluasan Informasi melalui selebaran

4. Penyebarluasan Informasi melalui ruang Baliho 5. Penyebarluasan Informasi melalui ruang spanduk 6. Penyebarluasan Informasi melalui film layar tancap

7. Penyebarluasan Informasi melalui mobil informasi keliling

8. Penyebarluasan Informasi melalui media dialog interaktif, ceramah, dan tatap muka

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Etiket dan Sekretaris

Etiket dalam bahasa prancis diartikan sebagai suatu adat sopan santun atau tata krama yang perlu selalu diperhatikan dalam pergaulan agar hubungan selalu baik. Menurut Nadeak (2000) bahwa etiket menyangkut tata cara suatu perbuatan yang harus dilakukan manusia, etiket memandang manusia dari segi lahiriah saja. Orang yang berpegang pada etiket bisa juga bersifat munafik, akan tetapi sebuah organisasi mengharapkan setiap pegawainya memiliki etiket yang benar-benar baik tanpa dibuat-buat. Berusaha melakukan semua prosedur dengan baik dan penuh dengan keikhlasan.

Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa latin yang

berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretaire dalam bahasa prancis, secretary dalam bahasa Inggris dan akhirnya secretaries dalam bahasa Belanda. Mengingat Indonesia pernah dijajah oleh Belanda kurang lebih selama 3,5 Abab maka diperkirakan istilah sekretaris yang kita kenal selama ini berasal dari kata secretaries bahasa Belanda. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia perusahaan. Dengan demikian, sekretaris haruslah seorang pegawai atau karyawan yang dapat memegang rahasia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari, dan berperan membantu pimpinan.

Berbicara tentang etiket kerja seorang sekretaris. Maka, kita akan condong berpikir ke sikap sekretaris dalam melaksanakan tugas. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (Poerwadarminta, 1982) antara lain disebutkan bahwa sikap dapat berarti perbuatan yang didasarkan atas pendirian, pendapat, atau keyakinan. Dalam bahasa Inggris kata sikap disebut attitude. Kata attitude dalam buku

Psycology Social (Gerungan, 1972) dijelaskan sebagai sikap terhadap objek

tertentu, yang dapat merupakan sikap pandangan atau sikap perasaan, dan sikap tersebut disertai dengan sikap terhadap objek tersebut. Sikap dalam kehidupan manusia memegang peranan penting. Suatu sikap yang sudah terbentuk akan ikut menentukan cara dan tingkah laku individu terhadap objek-objek sikapnya. Objek sikap meliputi berbagai hal, seperti peristiwa, kejadian, kondisi kerja, dan lingkungan kerja.

Perlu diketahui bahwa sikap dapat berubah-ubah apabila terdapat keadaan-keadaan dan syarat tertentu yang mempermudah terjadinya perubahan sikap tersebut. Hal ini tergantung seorang sekretaris bagaimana seharusnya cara terbaik menghadapi lingkungan kerja di saat sedang melakukan tugasnya.

Sekretaris Dinas Informasi Komunikasi mengatakan bahwa sikap dalam melaksanakan pekerjaan sangat ditentukan oleh berbagai aspek kepribadian yang melekat pada diri sekretaris tersebut. Seorang sekretaris harus mampu mengendalikan diri karena tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain (para pegawai kantor, pejabat kantor, dan pejabat-pejabat lain dari luar kantor ) yang berhubungan dengan pimpinan dan atasannya. Mengingat sekretaris banyak

berhubungan dengan pihak lain, termasuk tamu oganisasi maka ia harus memiliki kepribadian yang baik.

B. Kepribadian dan Sikap Sekretaris

Menurut Woods (2007) Kepribadian seseorang tercermin pada sikap tingkah laku. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain:

1. Sopan dan ramah 2. Dapat dipercaya 3. Dapat bekerjasama 4. Setia

5. Cepat dan rajin 6. Penuh perhatian 7. Baik hati

8. Bijaksana 9. Penuh inisiatif 10.Objektif 11.Taktis

Untuk dapat berbicara dengan baik, jelas, dan terarah, beberapa faktor yang diperlukan/diperhatikan ialah

1. Suara.

keras, lemah, parau, dan sebagainya. Meskipun demikian, ketika berbicara, suara dapat memberikan kesan yang positif. Meskipun suara merupakan pembawaan, tetapi nada cara berbicara dapat dipelajari. Agar dapat memberikan kesan yang positif, maka suara hendaknya jelas agar tidak menimbulkan salah pengertian, tidak monoton, cukup didengar, jangan terlalu lemah dan harus bersemangat agar pembicaraan terasa hangat.

2. Ekspresi.

Suara harus diimbangi dengan ekspresi. Suara yang baik (merdu) tetapi tidak diimbangi dengan ekspresi, tetap akan membosankan dan menjemukan. Ekspresi adalah cara pengucapan, pembicaraan, waktu berbicara. Berikanlah tekanan-tekanan pada kata-kata yang perlu dan dianggap penting.

3. Gaya bicara

Seorang sekretaris harus tahu membawakan dan menampilkan diri di waktu pembicaraan sedang berlangsung

4. Perbendaharaan kata 5. Tidak gugup

Seorang sekretaris harus memperhatikan banyak hal, pandangan mata pada waktu berbicara jangan sampai menunduk atau memandang keatas, tetapi harus menatap jawah kakan bicara,saling berpandangan. Wajah yang menunduk dan memandang keatas adalah kurang sopan, tidak menghormati yang diajak bicara,

selain itu juga akan mengurangi arti dari isi pembicaraan. Kepercayaan diri sekretaris perlu dibiasakan dan ditanamkan (Woods, 2006).

Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki kecakapan pribadi, sekretaris diharapkan resourceful (panjang akal). Hal ini berarti bahwa dalam keadaan apapun, dan bagaimanapun di bawah tekanan (under pressure) pihak manapun harus selalu dapat mengatasi persolan-persoalan yang dihadapi, punya ambisi (keinginan untuk maju dan sukses). Ambisi merupakan kreativitas dalam bekerja juga harus punya inisiatif dengan cara mampu bekerja tanpa ada perintah dari atasan, kerapian dalam melaksanakan tugas, memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat manapun, memiliki loyalitas terhadap instansi yang bersangkutan.

Sekretaris harus memiliki syarat-syarat khusus yang berkaitan dengan skill atau keahlian dan pengetahuan bidang sekretariat. Seorang sekretaris dapat dikatakan professional apabila mempunyai sejumlah kompetensi yang mendukung kualitas profesionalismenya. Kompetensi mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan, terutama kemampuan menangani tamu.

Etiket seorang sekretaris sangat mempengaruhi citra diri sebuah organisasi. Etiket hanya berlaku dalam situasi dimana sekretaris tidak seorang diri (ada orang lain disekitar area kerja sekretaris). Etiket bersifat relatif, hal ini disesuaikan dengan situasi dan kondisi suatu organisasi.

C. Prosedur Pelayanan Sekretaris Terhadap Tamu Pada Dinas

Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Pemerintahan Kota Medan

Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Eletronik Pemko Medan mengetahui betul pelayanan yang baik akan membuat tamu yang meminta suatu informasi merasa diperlakukan dengan baik. Sekretaris Dinas Informasi Komunikasi selalu berusaha bersifat terbuka dan bersahabat pada setiap tamu yang datang ke Dinas Informasi dan Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Pemko Medan.

Tata cara penerimaan tamu dan mengatur tamu pada dasarnya tergantung dari besar kecilnya organisasi yang bersangkutan, pada Dinas Informasi dan Komunikasi penerimaan tamu ditangani oleh bagian tersendiri di bawah pengawasan resepsionis dan juga sekretaris, tata cara pengurusan tamu harus ditangani dengan sebaik-baiknya. Catatan tamu sangat diperlukan bagi setiap organisasi untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan yang mungkin dari tamu yang memiliki maksud-maksud tertentu. Catatan tamu mungkin berbeda-beda, catatan tamu dalam Dinas Informasi komunikasi sebagai berikut :

a. Tanggal b. Nama tamu c. Nama jabatan d. Asal organisasi

Keterangan tersebut dicatat dalam satu bentuk formulir yang diisi oleh tamu sendiri dan kemudian disalin oleh resepsionis ke dalam satu buku yang disebut buku tamu. Buku tamu berfungsi sebagai arsip bagi resepsionis. Sebelum tamu menjumpai pimpinan pertama-tama tamu akan diterima sekretaris pimpinan meskipun resepsionis telah mencatat identitas tamu pada lembar formulir, sebaiknya tamu dipersilahkan oleh sekretaris mengisi buku tamu yang telah disediakan, terutama identitas dan maksud kedatangan tamu, sehingga pimpinan dapat mengetahui dan menyiapkan diri untuk menerima tamu tersebut.

Menurut Wursanto (2006) bahwa Etiket pelayanan tamu adalah ketentuan yang dibuat agar semua komponen yang berhubungan dengan pelayanan dapat menunjang satu sama lainnya. Etiket pelayanan harus dilakukan oleh semua komponen, yang bertanggung jawab disini bukan hanya sekretaris saja agar pelayanan yang diberikan benar-benar sempurna. Setiap tamu harus dilayani sebaik-baiknya, dan anggap tamu sebagai pimpinan kedua. Pimpinan pertama adalah organisasi dimana sekretaris bekerja. Untuk memberikan pelayanan yang baik bagi para tamu ada beberapa yang yang harus diperhatikan dan dilaksanakan oleh sekretaris Dinas Informasi Komunikasi, yaitu:

1. Mengetahui maksud para tamu dan maksud kedatangannya 2. Setiap tamu harus diberikan pelayanan sebaik-baiknya

3. Selalu memberi perhatian terhadap permasalahan yang dihadapi tamu

5. apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, memberikan penjelasan sebaik-baiknya sehingga tamu tidak tersinggung

6. mengambil keputusan dengan cepat dan tepat kepada siapa (bagian pimpinan) tamu tersebut dihubungkan sehingga masalah tamu seandainya pimpinan tidak ada ditempat

Tamu berarti orang yang datang berkunjung ke tempat orang lain atau orang yang datang keperjamuan. Tamu adalah orang yang paling penting dalam area kerja setiap sekretaris, selalu menganggap tamu sebagai bagian paling penting dari setiap tugas yang dilakukan (Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1985). Buat tamu merasa dihargai melakukan apa saja yang dapat dilakukan untuk melayani tamu seperti yang mereka harapkan. Jangan pernah menganggap tamu sebagai gangguan dalam kerja, melayani tamu merupakan inti dari pekerjaan sekretaris. Lakukan pelayanan dengan penuh keikhlasan dan tangguing jawab.

D. Etiket Pengunaan Peralatan Kantor

Telepon adalah alat komunikasi jarak jauh dimana para pembicara (komunikator dan komunikan) tidak berhadapan langsung, tidak bertatap muka atau face to face. Masing-masing pihak tidak mengetahui keadaan lawan bicara, dalam bertelepon kita hanya mendengar suara lawan bicara. Suara memegang peranan penting dalam bertelepon, suara kita akan menentukan kesan tentang diri kita, organisasi, atau perusahaan kita. Suara yang sinis, emosional dan ketus, tidak diharapkan sama sekali dalam bertelepon. Akan tetapi, suara yang merdu dan

ringan akan menyenangkan lawan bicara yang merasa mendapat perhatian dan dihormati.

Menurut Woods (2007) dalam menangani telepon kita tidak boleh meninggalkan etiket bertelepon.

Yang pelu diperhatikan dalam penerimaan telepon antara lain :

1. Telepon merupakan salah satu fasilitas kedinasan, Oleh karena itu kurang bijaksana apabila telepon digunakan untuk keperluan diluar dinas. Apabila ada kepentingan pribadi, maka bicaralah secara singkat, jangan sampai mengganggu kepentingan dinas.

2. Perkenalkan identitas diri dan dan kantor terlebih dahulu sebagai pengganti kata panggilan hallo

3. Jangan biarkan pesawat telepon berdering terlalu lama. Angkatlah segera gagang pesawat telepon karena mungkin yang memanggil adalah pimpinan kita atau orang penting. Anggaplah setiap orang yang bertelepon adalah orang penting yang perlu mendapatkan pelayanan sebaik mungkin.

4. Dengarkan pembicaraan dengan hati-hati, dengan seksama, penuh perhatian, dan usahakan jangan sampai memotong pembicaraan

5. Bicaralah dengan kata-kata yang mau membantu

6. Tunjukkan bahwa ketika menerima telepon sekretaris tersenyum dalam berbicara melalui telepon dengan kata-kata yang lembut.

8. Usahakan jangan berbicara sambil merokok, minum, makan apalagi saat berbicara dengan orang lain

9. Catatlah semua pesan yang disampaikan oleh penelepon. Setelah mencatat semua pesan, ulang kembali pesan dan nomor telepon yang disampaikan oleh penelepon. Ucapkan terima kasih atas pesan yang telah disampaikan. 10.Akhiri percakapan dengan nada sopan dan ramah

11.Letakkan gagang pesawat telepon dengan hati-hati dan perlahan-lahan sehingga tidakmenimbulkan suara, setelah pihak penelepon meletakkan gagang pesawat telepon terlebih dahulu.

12.Jangan lupa bahwa pada setiap pembicaraan nama pihak penelepon selalu disebut. Dengan demikian, penelepon akan merasa diperhatikan, merasa dihargai, sehingga pembicaraan semakin akrab.

Dinas informasi komunikasi yang bergerak dibidang pelayanan, harus pintar mengenali tamu dan sedetail mungkin menanyakan tamu. Karena tamu dibedakan dalam beberapa jenis yaitu tamu yang datang dengan perjanjian, bagi seorang sekretaris untuk mengetahui apakah tamu sudah ada perjanjian atau belum dapat dilihat dari acara atau daftar penerimaan tamu. Apabila tamu tersebut benar-benar tamu yang sudah membuat janji sebelumnya, maka sekretaris harus segera memberitahukan kepada atasan bahwa tamu itu sudah datang dan menanyakan apakah tamu sudah bisa diantar masuk. Apabila pimpinan sudah siap menerima, sekretaris harus segera memberitahukan kepada tamu itu serta mempersilahkannya masuk. Apabila pimpinan belum siap, sekretaris harus memberitahukan kepada tamu, “ Maaf ”, silahkan menuggu sebentar karena

didalam masih ada tamu (masih ada persoalan yang harus diselesaikan terlebih dahulu).

Apabila tamu belum membuat janji, maka sekretaris harus segera menanyakan kapada pimpinan dan menyodorkan/menyerahkan kartu tamu kepada pimpinan. Apabila pimpinan tidak bersedia menerima, maka sekretaris harus pandai-pandai menyampaikannya kepada tamu tersebut agar tamu tidak tersinggung. Mungkin pimpinan memberikan kesempatan di lain waktu. Apabila demikian, maka harus ditawarkan kepada tamu bahwa pimpinan bersedia menerima tamu sesuai yang dikatakan pmpinan. Apabila tamu menyetujuinya, maka dapat dibuatkan satu janji dalam buku tamu. Tamu mungkin dapat dipertemukan dengan pimpinan yang lain sesuai urusan dan kepentingan tamu. Jika terjadi demikian, sekretaris harus segera memberitahukan kepada bagian yang bersangkutan melalui sekretaris atau pembantu pimpinan tersebut.

Apabila tamu tersebut adalah teman pimpinan, maka katakanlah hal tersebut kepada pimpinan. Apabila pimpian bersedia menerimanya, maka antarkan tamu tersebut sampai ke ruangan pimpinan. Suatu organisasi juga mempunyai tamu rutin, tamu yang demikian adalah tamu yang sudah biasa menghadap pimpinan. Berlainan dengan tamu-tamu lainnya, seorang relasi setiap saat dapat menghadap pimpinan. Biasanya tamu tersebut langsung dipersilahkan masuk apabila tidak ada tamu lain.

Kadang-kadang pimpinan tidak berada ditempat, sedangkan tamu tidak bersedia menunggu. Buatlah suatu perjanjian apabila tamu tersebut menghendaki. Peranjian yang dibuat sekretaris bukan merupakan jaminan yang mutlak, tetapi

harus dikonfirmasikan dahulu dengan pimpinan apabila pimpinan kembali. Hal tersebut harus diberitahukan kepada tamu. Perubahan perjanjian harus disampaikan secepatnya melalui telepon. Sekretaris jangan sampai lupa meminta kartu nama atau nomor telepon tamu tersebut.

Pimpinan kadang-kadang membuat perjanjian dengan tamu tanpa sepengetahuan sekretaris. Dalam hal tersebut, sekretaris harus rajin menanyakan kepada pimpinan apakah pimpinan membuat janji dengan tamu yang tidak diketahuinya. Hal tersebut kadang dapat dilihat dari sebuah buku kecil yang digunakan untuk mencatat perjanjian yang dibuat diluar kantor.

Apabila pimpinan tidak menyetujui perjanjian yang dibuat sekretaris karena sudah ada janji dengan pejabat lain atau ada kepentingan lain, sekretaris harus segera menghubungi orang yang sudah dibuatkan janji dengan tamu yang sudah dibuatkan janji tersebut pembatalan perjanjian tidak boleh terlambat, apalagi sampai lupa memberitahukannya. Apabila sekretaris sampai lupa memberitahukan, hal tersebut akan menimbulkan kesan bahwa sekretaris kurang memiliki etiket.

Pimpinan tidak ingin disibukkan dengan penerimaan tamu., maka sebaiknya dibuatkan satu jadwal. Penyusunan jadwal bisa dilakukan dengan memadukan catatan buku harian dengan penerimaan tamu yang dibuat oleh sekretaris dengan catatan harian yang dibuat oleh pimpinan. Anjuran agar setiap sekretaris pada setiap akhir jam kantor bersedia mengecek catatan harian yang dibuat oleh pimpinan tanpa sepengetahuan sekretaris. Pimpinan mungkin membuat perjanjian dengan tamu tanpa memberitahu sekretaris. Pada penyusunan

jadwal penerimaan tamu, tuliskan nama lengkap tamu, jabatan, nama instansi/perusahaan, waktu pertemuan, maksud, dan tujuan pertemuan hari dan tanggal tidak perlu dicantumkan karena sudah tercantum pada judul jadwal pertemuan.

Pada penyusunan jadwal pertemuan, yang perlu diperhatikan adalah tenggang waktu atau jarak antara pertemuan yang satu dengan pertemuan yang berikutnya. Tenggang waktu tersebut jangan terlalu berdekatan karena akan menggangu pelaksanaan tugas rutin pimpinan. Apabila terpaksa, karena banyak tamu harus dilayani dan tidak bisa ditunda untuk hari berikutnya, berilah jarak waktu sekurang-kurangnya sepuluh sampai lima belas menit untuk memberi kesempatan kepada pimpinan untuk beristirahat sejenak dan menyiapkan diri menerima tamu berikutnya.

Sekretaris sering membuat perspektif sendiri padahal tamu tidak menyukai orang yang merasa tahu segalanya. Sekretaris harus berusaha melihat segala sesuatunya dari perspektif tamu. Agar setiap tamu merasa sangat diperhatikan secara detail. Mencoba memahami perasaan tamu mengenai berbagai hal dan kembangkan kebiasaan melihat setiap interaksi dari sudut pandang mereka. Jika sekretaris tidak melayani tamu dengan baik, tamu akan berusaha mencari orang lain yang bersedia melayaninya dengan baik, selanjutnya organisasi akan sulit untuk dipercayai oleh siapapun yang memandang organisasi.

Siap siaga dalam segala hal dan Jangan pernah lupa tamu menginginkan perhatian dan penghargaan, maka sekretaris harus selalu siap melayani tamu. Berusaha untuk tetap mudah dihubungi oleh siapapun. Memberikan alamat email

serta nomor telepon kantor dan bersama tamu, tentukan cara berkomunikasi yang sesuai untuk kedua belah pihak. Saat paling penting dari kesiagaan sekretaris menghadapi tamu adalah bila terjadi suatu masalah. Jangan mengabaikan masalah, segera telepon tamu dan berusaha menyelesaikan masalah tersebut. Menghindari permasalahan merupakan perilaku yang tidak dapat diterima dan hal ini tidak terlupakan oleh tamu.

Berusahalah untuk dapat memahami dan dipahami. Pastikan kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai segala sesuatu yang dibicarakan, karena akan menimbulkan salah pengertian dan sebagian besar masalah yang muncul terjadi karena salah komunikasi. Sekretaris harus selalu berusaha agar mudah dihadapi dengan mengulang kembali kalimat yang telah dikatakan dan mengajukan pertanyaan kepada tamu apakah mereka telah mengerti apa tentang hal yang dimaksud.

Sekretaris harus bisa diandalkan oleh sebuah organisasi. Berusaha melakukan apapun yang telah disanggupi (misalnya, jika tamu meminta sesuatu pada organisasi, berikan segera dan jika tamu meminta anda melakukan sesuatu, tuntaskan tugas tersebut jika telah berjanji akan melaksanakannya). Setiap tamu sangat menyukai sekretaris yang pintar mengambil sikap dan cepat tanggap pada segala masalah yang ada. Berjanji akan segera bertindak namun tidak memenuhinya tidak akan mengesankan siapapun. Jika memang tidak mampu melakukan atau memberikan sesuatu yang diminta dengan segera, jelaskan saja alasannya dan indikasikan kapan dapat memenuhi permintaan tersebut. Jangan pernah mengatakan sesuatu yang tidak diyakini, jika tamu tidak percaya pada hal

yang telah dikatakan, tamu akan sulit untuk percaya lagi. Bersikap positip dalam berbagai kondisi dan situasi apapun. Sekretaris harus memiliki kemampuan untuk melakukan banyak hal, berfokus pada hal apa yang dapat dilakukan untuk membantu, bukan pada hal apa yang tidak dapat dilakukan. Selalu berusaha bersikap lembut dalam menghadapi tamu, ini tidak berarti bahwa perusahaan (organisasi) harus setuju dengan semua yang dikatakan tamu. Bersikap lemah lembut berarti semua respon negatif harus dikendalikan

Selalu berikan yang lebih baik, berusahalah memperlakukan tamu lebih baik dari yang diharapkan. melakukan inisiatif untuk mengatasi segala macam masalah yang mungkin timbul dan pastikan tamu senang dengan pelayanan yang diberikan, tunjukkan pada tamu bahwa organisasi senamg menyambut kedatangan tamu (bahkan jika tidak demikian adanya). Mengenal tamu secara pribadi, melakukan pelayanan kepada tamu dengan baik dan tunjukkan perhatian kepada setiap tamu.

Bangun sebuah hubungan yang baik dengan siapapun, jangan pernah menganggap tamu tidak penting, setiap orang dapat mengetahui kapan mereka dianggap dibutuhkan (spesial) dan kapan tidak terlalu dibutuhkan. Tamu tidak suka jika mendapatkan pelayanan istimewa hanya ketika organisasi menginginkan sesuatu dan kemudian melupakannya ketika organisasi tidak membutuhkannya lagi.

E. Tanggapan Terhadap Keluhan

Keluhan sering dianggap sebagai sesuatu yang negatif, sebagai sesuatu yang tidak ingin diterima, namun bukan suatu kebenaran. Tentu saja, seorang yang berteriak mengungkapkan pelayanan yang tidak baik bukan merupakan sesuatu yang menyenangkan, namun keluhan sangat penting dalam memberikan pelayanan tamu yang memuaskan. Tanpa keluhan sebuah organisasi tidak akan pernah tahu hal-hal apa saja yang menyinggung tamu. Menangani keluhan tidak hanya membalik situasi negatif, namun juga mencegah tamu tersebut menyebar-luaskan pengalaman buruk mereka ke orang lain. Jika tamu tidak puas dengan pelayanan yang diberikan sebuah organisasi, tamu secara otomatis akan mengatakan hal tersebut ke orang lain. Sekretaris harus berusaha menjadi orang lain tersebut, ketika tamu menyampaikan keluhan, jadilah duta yang baik bagi organisasi. berbicalah hal-hal yang baik mengenai organisasi/instansi serta bersikap sensitif dan bijaksana pada masa-masa sulit.

Tamu tidak selalu benar, namun tamu tidak akan lama menjadi orang yang simpatik terhadap organisasi, jika organisasi menyatakan tamu menyampaikan keluhan yang salah. Cara mengatasi tamu yang mengeluh adalah dengan membuat tamu merasa telah menyampaikan sesuatu yang benar, organisasi dan sekretaris menangapinya dengan serius dan akan segera mengatasinya. Penekannanya harus pada penyelesaian masalah, bukan pada menentukan siapa yang salah bahkan dengan sedikit gerakan tubuh akan membuat tamu merasa bahwa sekretaris organisasi telah mengakuinya dan mereka telah memperoleh sesuatu.

Sekretaris harus berusaha menunjukkan kepada tamu pemahaman atas keluhan yang disampaikan, sekretaris dan organisasi peduli dengan apa yang disampaikan. Jangan takut mengungkapkan empati, Empati pada tamu tidak berarti mengakui bahwa organisasi yang bertanggung jawab atas permasalahan tersebut. Ketika tamu sedang marah mereka cenderung berbicara dengan keras. Menanggapinya dengan nada yang sama merupakan respon yang natural, namun hal itu tidak boleh dilakukan. Tanggapi dengan tenang, bersikaplah terkontrol, dan secara bertahap orang tersebut akan menurunkan volume suaranya.

Banyak tamu yang menyampaikan aspirasinya ke Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan dengan cara demontrasi, dan organisasi ini harus siap menampung segala aspirasi masyarakat dengan lapang dada, Walaupun sebenarnya kata-kata yang digunakan para demonstran kasar dan tidak memiliki etika. Menghadapi dangan segala kelemah lembutan dan berupaya memberi tanggapan positif akan meredakan amarah para demonstran serta menunjukkan bahwa pemerintah peduli pada masyarakat.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan diatas diperoleh beberapa kesimpulan, yaitu : 1. Sekretaris Dinas Infokom dan PDE Pemko Medan memiliki etiket kerja

yang baik yang dalam memberikan pelayanan selalu menghadirkan sikap profesional.

2. Citra positif Dinas Infokom dan PDE dipengaruhi oleh ketepatan sekretaris dalam menempatkan diri yang didukung oleh tingkat kepercayaan diri yang cukup dan penampilan profesional yang disesuaikan dengan tipe perusahaan, visi, dan posisi organisasi sebagai instansi pemerintah yang bergerak dibidang pelayanan terhadap masyarakat Kota Medan.

3. Dilihat dari prosedur pelayanan tamu Dinas Informasi Komunikasi telah memberikan pelayanan yang baik kepada tamu dengan bersikap terbuka dan bersahabat kepada setiap tamu yang datang ke Dinas Infokom dan PDE Pemko Medan.

4. Tata cara pelayanan tamu pada Dinas Infokom dan PDE ditangani oleh bagian tersendiri dibawah pengawasan reepsionis dan sekretaris, tata cara penerimaan tamu telah berjalan sesuai prosedur yang baik dan teratur.

B. SARAN

1. Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik harus melakukan peningkatan pelayanan yang bermutu dengan menyajikan data yang transparan yang dapat dilihat masyarakat pada:

http:www.pemko.com, data sudah dapat diakses oleh masyarakat, akan tetapi belum dapat memuaskan masyarakat karena masih minimnya data yang dapat diakses dan masyarakat tidak dapat melihat perubahan kinerja yang dilakukan oleh PEMKO Medan dan diharapkan Pemko bersedia menyelenggarakan pertemuan rutin masyarakat agar keluhan masyarakat tersampaikan sehingga tercipta kota medan yang aman dan kondusif. 2. Peningkatan pelayanan harus dilakukan oleh semua staff pegawai yang

berada dalam naungan PEMKO Medan supaya kesempurnaan pelayanan tercipta.

3. Catatan tamu sangat diperlukan oleh Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan yang mungkin datang dari tamu yang memiliki maksud-maksud tertentu.

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan., 1985. Aturan Sopan Santun Dalam Pergaulan (Etiket). Jakarta: Ria Pembangunan

Gerungan, W. A.,1972. Psychology Social. Jakarta: PT. Eresco

Nadeak, Wilson, 1989. Bagaimana Menjadi Sekretaris Yang Sukses. Bandung: Sinar Baru

Woods, C., 2007. Sukses di Kantor. Jakarta: Erlangga

Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi Yogyakarta

yang telah dikatakan, tamu akan sulit untuk percaya lagi. Bersikap positip dalam berbagai kondisi dan situasi apapun. Sekretaris harus memiliki kemampuan untuk melakukan banyak hal, berfokus pada hal apa yang dapat dilakukan untuk membantu, bukan pada hal apa yang tidak dapat dilakukan. Selalu berusaha bersikap lembut dalam menghadapi tamu, ini tidak berarti bahwa perusahaan (organisasi) harus setuju dengan semua yang dikatakan tamu. Bersikap lemah lembut berarti semua respon negatif harus dikendalikan

Selalu berikan yang lebih baik, berusahalah memperlakukan tamu lebih baik dari yang diharapkan. melakukan inisiatif untuk mengatasi segala macam masalah yang mungkin timbul dan pastikan tamu senang dengan pelayanan yang diberikan, tunjukkan pada tamu bahwa organisasi senamg menyambut kedatangan tamu (bahkan jika tidak demikian adanya). Mengenal tamu secara pribadi, melakukan pelayanan kepada tamu dengan baik dan tunjukkan perhatian kepada setiap tamu.

Bangun sebuah hubungan yang baik dengan siapapun, jangan pernah menganggap tamu tidak penting, setiap orang dapat mengetahui kapan mereka dianggap dibutuhkan (spesial) dan kapan tidak terlalu dibutuhkan. Tamu tidak suka jika mendapatkan pelayanan istimewa hanya ketika organisasi menginginkan sesuatu dan kemudian melupakannya ketika organisasi tidak membutuhkannya lagi.

E. Tanggapan Terhadap Keluhan

Keluhan sering dianggap sebagai sesuatu yang negatif, sebagai sesuatu yang tidak ingin diterima, namun bukan suatu kebenaran. Tentu saja, seorang yang berteriak mengungkapkan pelayanan yang tidak baik bukan merupakan sesuatu yang menyenangkan, namun keluhan sangat penting dalam memberikan pelayanan tamu yang memuaskan. Tanpa keluhan sebuah organisasi tidak akan pernah tahu hal-hal apa saja yang menyinggung tamu. Menangani keluhan tidak hanya membalik situasi negatif, namun juga mencegah tamu tersebut menyebar-luaskan pengalaman buruk mereka ke orang lain. Jika tamu tidak puas dengan pelayanan yang diberikan sebuah organisasi, tamu secara otomatis akan mengatakan hal tersebut ke orang lain. Sekretaris harus berusaha menjadi orang lain tersebut, ketika tamu menyampaikan keluhan, jadilah duta yang baik bagi organisasi. berbicalah hal-hal yang baik mengenai organisasi/instansi serta bersikap sensitif dan bijaksana pada masa-masa sulit.

Tamu tidak selalu benar, namun tamu tidak akan lama menjadi orang yang simpatik terhadap organisasi, jika organisasi menyatakan tamu menyampaikan keluhan yang salah. Cara mengatasi tamu yang mengeluh adalah dengan membuat tamu merasa telah menyampaikan sesuatu yang benar, organisasi dan sekretaris menangapinya dengan serius dan akan segera mengatasinya. Penekannanya harus pada penyelesaian masalah, bukan pada menentukan siapa yang salah bahkan dengan sedikit gerakan tubuh akan membuat tamu merasa bahwa sekretaris organisasi telah mengakuinya dan mereka telah memperoleh sesuatu.

Sekretaris harus berusaha menunjukkan kepada tamu pemahaman atas keluhan yang disampaikan, sekretaris dan organisasi peduli dengan apa yang disampaikan. Jangan takut mengungkapkan empati, Empati pada tamu tidak berarti mengakui bahwa organisasi yang bertanggung jawab atas permasalahan tersebut. Ketika tamu sedang marah mereka cenderung berbicara dengan keras. Menanggapinya dengan nada yang sama merupakan respon yang natural, namun hal itu tidak boleh dilakukan. Tanggapi dengan tenang, bersikaplah terkontrol, dan secara bertahap orang tersebut akan menurunkan volume suaranya.

Banyak tamu yang menyampaikan aspirasinya ke Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan dengan cara demontrasi, dan organisasi ini harus siap menampung segala aspirasi masyarakat dengan lapang dada, Walaupun sebenarnya kata-kata yang digunakan para demonstran kasar dan tidak memiliki etika. Menghadapi dangan segala kelemah lembutan dan berupaya memberi tanggapan positif akan meredakan amarah para demonstran serta menunjukkan bahwa pemerintah peduli pada masyarakat.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan diatas diperoleh beberapa kesimpulan, yaitu : 1. Sekretaris Dinas Infokom dan PDE Pemko Medan memiliki etiket kerja

yang baik yang dalam memberikan pelayanan selalu menghadirkan sikap profesional.

2. Citra positif Dinas Infokom dan PDE dipengaruhi oleh ketepatan sekretaris dalam menempatkan diri yang didukung oleh tingkat kepercayaan diri yang cukup dan penampilan profesional yang disesuaikan dengan tipe perusahaan, visi, dan posisi organisasi sebagai instansi pemerintah yang bergerak dibidang pelayanan terhadap masyarakat Kota Medan.

3. Dilihat dari prosedur pelayanan tamu Dinas Informasi Komunikasi telah memberikan pelayanan yang baik kepada tamu dengan bersikap terbuka dan bersahabat kepada setiap tamu yang datang ke Dinas Infokom dan PDE Pemko Medan.

4. Tata cara pelayanan tamu pada Dinas Infokom dan PDE ditangani oleh bagian tersendiri dibawah pengawasan reepsionis dan sekretaris, tata cara penerimaan tamu telah berjalan sesuai prosedur yang baik dan teratur.

B. SARAN

1. Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik harus melakukan peningkatan pelayanan yang bermutu dengan menyajikan data yang transparan yang dapat dilihat masyarakat pada:

http:www.pemko.com, data sudah dapat diakses oleh masyarakat, akan tetapi belum dapat memuaskan masyarakat karena masih minimnya data yang dapat diakses dan masyarakat tidak dapat melihat perubahan kinerja yang dilakukan oleh PEMKO Medan dan diharapkan Pemko bersedia menyelenggarakan pertemuan rutin masyarakat agar keluhan masyarakat tersampaikan sehingga tercipta kota medan yang aman dan kondusif. 2. Peningkatan pelayanan harus dilakukan oleh semua staff pegawai yang

berada dalam naungan PEMKO Medan supaya kesempurnaan pelayanan tercipta.

3. Catatan tamu sangat diperlukan oleh Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan yang mungkin datang dari tamu yang memiliki maksud-maksud tertentu.

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan., 1985. Aturan Sopan Santun Dalam Pergaulan (Etiket). Jakarta: Ria Pembangunan

Gerungan, W. A.,1972. Psychology Social. Jakarta: PT. Eresco

Nadeak, Wilson, 1989. Bagaimana Menjadi Sekretaris Yang Sukses. Bandung: Sinar Baru

Woods, C., 2007. Sukses di Kantor. Jakarta: Erlangga

Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi Yogyakarta