BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kegiatan suatu organisasi adalah kegiatan ekonomi yang terstruktur atau terorganisasi untuk melayani masyarakat, akan tetapi tetap harus digaris bawahi
pelayanan dalam suatu organisasi tidak dapat bersifat nepotisme. Tetapi diadakan
dalam interaksi yang menguntungkan atau memuaskan kedua belah pihak.
Masalah etiket menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam suatu organisasi. Etiket bukan hanya sebagai alat bantu untuk menilai pantas atau tidak
pantas, benar atau salah. Etiket berbicara tentang sopan santun tata krama, etiket juga menjadi perekat dalam transaksi bisnis.
Setiap organisasiinstansi mengharapkan memiliki tenaga kerja yang terampil dalam memberikan pelayanan tamu, karena suatu instansi sadar bahwa
setiap tamu itu penting dan salah satu tenaga kerja tersebut adalah sekretaris karena dalam kehidupan kerja sekretaris bertemu dengan orang baru setiap hari,
kolega, orang-orang yang melakukan penelitian, tamu kehormatan, partner bisnis yang potensial, dan lainya.
Membuat kesan pertama yang baik, profesional, percaya diri, dan mudah disukai sangatlah penting. Kesan pertama yang ditampilkan sekretaris akan
berpengaruh terhadap tingkat kenyamanan tamu, organisasi selalu mengharapkan sekretaris organisasi mempunyai etiket yang baik dalammemberikan pelayanan.
Semua orang mempunyai tamu, bahkan staf yang tidak ada kontak dengan klien sekalipun, setiap anggota staf harus tahu cara melayani tamu. Tamu berarti
Universitas Sumatera Utara
orang yang berkunjung ketempat lain atau orang yang datang keperjamuan Wursanto, 2006. Baik-buruknya pelayanan sebuah orgainisasi itu berpengaruh
terhadap jumlah tamu yang mau datang kesuatu instansi. Tamu yang menjadi bahasan adalah tamu organisasi, badan, lembaga, atau
perusahaan, yaitu orang, baik sebagai pejabat utusan dari suatu lembaga maupun sebagai pribadi, yang berkunjung kelembaga lain untuk kepentingan kedinasan
maupun untuk kepentingan pribadi. Jika tamu menggunakan jasa, dan informasi instansi untuk melaksanakan tugas organisasinya dan tamu adalah kolega
organisasi, berikan pelayanan sebaik-baiknya. Tamu mengharapkan perlakuan yang baik dan tamu juga menilai segala sesuatu meskipun secara tidak sadar.
Memiliki pengetahuan yang baik tentang apa sebenarnya yang diinginkan tamu dapat membuat sekretaris ahli dalam melayani tamu dengan cara yang tepat.
Semakin khusus pelayanan yang diberikan, semakin baik hubungan yang akan dibangun dan semakin banyak orang atau masyarakat yang percaya terhadap
kinerja instansi. Sekretaris sering melayani tamu berdasarkan asumsi mengenai apa yang diinginkan tamu. Asumsi mengenai hal tersebut biasanya terbentuk
seiring waktu dan jarang didasarkan pada data yang akurat. Satu-satunya cara untuk benar-benar memahami apa yang diinginkan tamu
adalah dengan menanyakan secara lansung. Terkadang seorang tamu tidak benar- benar tahu apa yang diinginkannya, atau mengetahuinya namun tidak dapat
mengungkapkannya dalam bahasa yang mudah dimengerti. Untuk memahami apa yang mungkin berguna, sekretaris perlu mengumpulkan data untuk untuk
menciptakan gambaran komplit tentang keinginan dan tujuan tamu tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Dengan informasi ini, sekretaris akan memperoleh gambaran yang jelas tentang siapa klien utama perusahaan yang lebih banyak menimbulkan keuntungan
daripada masalah. Sekretaris harus bersikap dengan sebaik-baiknya, berusaha mencoba
bersikap terbuka dan bersahabat pada setiap tamu yang dijumpai yang dijumpai. Pastikan saja bahwa perkenalan tersebut pernah terjadi, meskipun perusahaan
sudah mengenal tamu tersebut tapi tetaplah menjabat tangannya, mengetahui maksud kedatangan tamu, berikan kesan yang baik dan mendalam agar good will
dapat diperoleh, apabila pimpinan tidak bisa menerima tamu, berikan penjelasan sebaik-baiknya sehingga tamu tidak tersingung, usahakan tamu merasa
comfortable. Sekretaris yang secara sengaja maupun tidak sengaja melakukan kontak
langsung dengan pihak luar perusahaan atau “teramati” pihak luar inilah yang akan mempunyai kontribusi yang besar dalam membentuk citra organisasi. Jadi
salah satu kunci sukses dalam menciptakan citra positif organisasi adalah dengan membentuk etiket pribadi yang baik dan juga professional presence.
Citra positif perusahaan juga dipengaruhi oleh ketepatan seorang sekretaris dalam menempatkan diri yang didukung oleh tingkat kepercayaan diri yang cukup
dan penampilan professional yang disesuaikan dengan tipe perusahaan, visi, dan posisi diperusahaan. Pada dasarnya citra dan potensi diri dapat ditingkatkan
terlebih dahulu untuk memperbaiki personality. Untuk itu diperlukan kemauan untuk mengevaluasi secara jujur dan kemuan untuk terus-menerus belajar.
Universitas Sumatera Utara
Keseluruhan citra diri tidak hanya dicerminkan personality saja, tetapi juga harus dilengkapi denga sikap profesional yang dihadirkan dalam situasi
apapun. Agar dapat bersifat sebagai seorang sekretaris profesional, perlu kiranya memahami dan mengimplementasikan etiket yang diterima masyarakat masa
sekarang dan masa mendatang, baik etiket umum maupun etiket dalam situasi khusus, selain itu memahami bagaimana menggunakan visual voice dan bahasa
tubuh yang akan sangat membantu dalam membangun citra profesional. Seorang sekretaris juga harus memperhatikan busana dan tata rias dalam
melayani tamu. Busana menunjukkan selera, bahkan pada tingkat tertentu dapat menunjukkan watak seseorang, meskipun tidak akan dapat mengubah setiap orang
yang mengenakannya. Busana yang dikenakan sekretaris dalam melayani tamu mecerminkan citra organisasi tempat dia bekerja. Seorang sekretaris dapat disebut
sebagai sekretaris profesional apabila dapat menampilkan jati diri seorang sekretaris secara total.
Sekretaris sering melupakan bagaimana seharusnya sikap yang benar dalam pelayanan tamu. Dalam bersikap dan berperilaku harus memberikan
kualitas yang sama, tidak dibeda-bedakan, karena sikap dan perilaku ini sangat besar, guna memberikan kepuasan kepada tamu.
Etiket pelayanan adalah ketentuan yang berhubungan dengan pelayanan yang dapat menunjang satu sama lainnya. Pelayanan harus dilakukan oleh semua
komponen agar pelayanan yang diberikan cukup sempurna. Tamu adalah raja, jadi berikan pelayanan sebak-baiknya. Kepuasan mereka berarti keuntungan buat
organisasi, seberapa besar hal yang diberikan kepada tamu sebanyak itulah
Universitas Sumatera Utara
keuntungan yang perusahaaan dapatkan. Akan tetapi masih banyak orang luar yang tidak mengetahui bagaimana cara kerja sekretaris dalam melayani tamu.
Mereka sering berpikir negative terhadap apa yang dimaksud dengan pelayanan sekretaris.
Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan bergerak dibidang pelayanan informasi terhadap masyarakat kota Medan khususnya.
Dimana etiket pelayanan sangat penting agar masyarakat kota Medan percaya terhadap pemerintah. Semua pegawai diharapkan dapat melakukan pelayanan
yang bermutu terutama seorang sekretaris harus lebih profesional dalam melakukan pelayanan. Hal ini yang mendorong penulis untuk menyelidiki lebih
jauh lagi hal yang diatas. Untuk sekedar membantu sekretaris agar mengetahui cara memperlakukan konsumen lebih baik dari yang mereka harapkan dan untuk
sekedar membantu memberikan pengertian dalam ruang lingkup yang benar tentang sekretaris dan tugasnya dalam hal pelayanan kepada masyarakat luas.
Mengingat akan pentingnya hal ini, penulis merasa tertarik meneliti tentang :
“ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA DINAS INFORMASI KOMUNIKASI DANPENGOLAHAN
DATA ELEKTRONIK PEMERINTAHAN KOTA MEDAN”.
Universitas Sumatera Utara
B. Perumusan Masalah
