Sistem Administrasi Kepegawaian pada PT. Persero Pelabuhan Indonesia I Belawan

(1)

TUGAS AKHIR

SISTEM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA

PT. (PERSERO) PELABUHAN INDONESIA I

BELAWAN

OLEH

ROIDA LUMBAN GAOL NIM : 062103077

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

Nama : Roida Lumban Gaol Nim : 062103077

Jurusan : KESEKRETARIATAN

Judul : Sistem Administrasi Kepegawaian pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan.

Tanggal………. Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

NIP: 132 010 480

Tanggal……… Dekan

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc) NIP: 131 285 985

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS

NAMA : Roida Lumban Gaol NIM : 062103077

PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN

JUDUL : Sistem Administrasi Kepegawaian padaPT. (Persero) Pelabuhan Indonesia IBelawan.

Medan, Juni 2009 Mengetahui Pembimbing

(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi) NIP: 132 010 480

(4)

KATA PENGANTAR

Dengan segala kerendahan hati, terlebih dahulu penulis menaikan pujian dan hormat bagi Allah Bapa di Surga, yang telah melimpahkan kasih karunianNya serta bimbinganNya kepada penulis selama menjalani studi terutama menyelasaikan Tugas Akhir ini.

Dalam menyelesaikan kertas karya ini yang berjudul “SISTEM

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA PT. (PERSERO) PELABUHAN INDONESIA I BELAWAN”. Penulis menyadari penulisan kertas karya ini masih

jauh dari sempurna dan memiliki kekurangan, baik materi maupun penyajian. Oleh karena itu dengan rendah hati penulis akan selalu menerima saran dan kritik yang sifatnya membangun.

Dalam menyusun kertas karya ini penulis telah banyak menerima bantuan, dorongan, bimbingan, serta fasilitas dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya, teristimewa pada orang tua saya A. Lumban Gaol dan R. Br Sinaga yang memberikan bantuan berupa moril maupun materil dan untaian doa. Penulis juga mengucapkan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga MEc Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu DR. Endang Sulistya Rini, SE, MSi Selaku Ketua Program studi D-III Kesekretariatan.

(5)

3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis,SE,MBA Selaku Sekretaris studi D-III Program Kesekretariatan.

4. Seluruh dosen dan staf pengajar serta pegawai di Fakultas Ekonomi dan Program studi D-III Kesekretariatan.

5. Bapak Drs. Armen Lubis Selaku Pimpinan PT(Persero) Pelabuhan Indonesia 1 Belawan Bagian Umum.

6. Bapak Zainal Arifin di Bagian Umum Kantor PT(Persero) Pelabuhan Indonesia 1 Belawan memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian.

7. Buat saudaraku, Abangku Lewis Lumban Gaol, Teman Terbaikku Togu J Simamora, Sepupuku Aslina Maranatha Purba terima kasih atas doa, materi, dan dukungan yang kalian berikan selama ini.

8. Buat teman-teman stambuk 2006, terima kasih atas dukungannya, khususnya buat Henny Purnamasari, Lia Elvina, Lily CMR, Lita Prllia, Merly Justina, Teman - temanku 1 kelompok magang group 32 dan teman-teman yang tidak bisa disebutkan namanya satu persatu terima kasih kalian telah menguatkan saya dalam menyelesaikan kertas karya ini.

Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih banyak untuk semua bantuan dan dukungan selama ini, mudah-mudahan Tugas Akhir ini berguna dan bermanfaat bagi orang yang membaca.

Medan,….. 2009 Penulis

(6)

DAFTAR ISI

KATAPENGANTAR ... DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... BAB I PENDAHULUAN ...

A Latar Belakang Masalah ... B. Permasalahan ... C. Tujuan Permasalahan ... D. Manfaat Penelitian ... E. Jadwal Penelitian dan Sistimatika Penulisan...

BAB II PROFIL PERUSAHAAN ...

A. Sejarah Ringkas... B. Struktur Organisasi ... C. Job Description ... D. Jaringan Usaha/ Kegiatan ... E. Kinerja Usaha Terkini ... F. Rencana Kegiatan ...

BAB III PEMBAHASAN ... A. Pengertian Administrasi dan Adminstrasi Kepegawaian ...

B. Pengadaan Pegawai ... C. Pembinaan Pegawai ...

D. Gaji, Tunjangan Cacat dan Cuti ... E. Kesejahteraan Pegawai ...

F. Pemberhentian Pegawai ...

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ...

A. Kesimpulan ... B. Saran ...

DAFTAR PUSTAKA ... LAMPIRAN ...

(7)

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1. Kegiatan Penulisan Tugas Akhir ... Tabel 2.1. Total Seluruh Dermaga Umum Realisasi Kinerja Operasional ... Tabel 2.2. Total Seluruh Dermaga Belawan Lama Realisasi Kenerja Opersional ... Tabel 2.3. Total Seluruh Dermaga Ujung Baru Realisasi Kenerja Opersional ... Tabel 2.4. Total Seluruh Dermaga Citra Realisasi Kenerja Opersional ... Tabel 2.5. Total Seluruh Dermaga IKD Realisasi Kenerja Opersional ... Tabel 2.6. Total Seluruh Pipa Terpadu Realisasi Kenerja Opersional ...

(8)

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Administrasi kepegawaian merupakan suatu cara mengorganisasikan dan memperlakukan orang-orang yang bekerja sedemikian rupa, sehingga mereka mendapatkan hasil yang maksimal dari kemampuannya. Jadi hasil yang diperoleh optimal baik untuk dirinya sendiri, golongan serta perusahaan atau kantor.

Administrasi kepegawaian merupakan suatu cara yang mempelajari tentang kebijaksanaan, sasaran dan proses pembinaan sumber daya manusia yang masih berstatus sebagai Pegawai. Adapun kegiatan yang dilakukan dalam administrasi kepegawaian yaitu pengadaan kepegawaian, pembinanan pegawai dan lai-lain.

Perkembangan Administrasi Kepegawaian dimulai sejak bangsa Indonesia membentuk pemerintahan yang merdeka dan berdaulat. Peranan administrasi kepegawaian semakin penting sejak pemerintah mulai mencanangkan REPELITA, dimana unsur sumber daya manusia merupakan faktor penentu dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan baik dalam tugas pemerintah maupun dalam pembangunan.

Administrasi Kepegawaian sangat penting peranannya bagi dunia usaha yang baik yang berbentuk badan usaha milik Negara maupun swasta. Tanpa adanya penerapan administrasi kepegawaian yang baik maka badan usaha atau kantor milik pemerintah tersebut tidak mungkin dapat berjalan dan berkembang dengan lancar dan baik .

(9)

dan benar, sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang mempengaruhi agar administrasi kepegawaian mempunyai citra yang positif antara lain adalah pegawai yang terdidik dan terampil, terjaminnya keamanan pengelolaan data kepegawaian, dan penyelanggaraan sistem kepegawaian dan pertukaran informasi yang baik.

Demi kelancaran semua pekerjaan pegawai, sebuah kantor harus mempunyai suatu sistem pengelolaan administrasi kepegawaian yang baik dan benar baik di bidang kinerja maupun citra. Visi ini dijabarkan dalam penetapan strategi-strategi yaitu Profesionalisme, Efisiensi, dan Pelayanan yang berguna dalam proses kinerja pegawai. Strategi ini tidak akan berhasil bila tidak didukung oleh SDM atau pegawai yang berkualitas dan berkompeten. Dalam rangka pengembangan pegawai yang mampu mendukung strategi dan meningkatkan kualitas kinerja, maka perlu dilandasi dengan strategi pengelolaan pegawai yang tepat. Oleh sebab itu sub bagian umum kepegawaian membutuhkan informasi dalam suatu sistem yang berbasiskan komputer.

Kebutuhan ini berkaitan dengan seluruh proses dalam pengelolaan pegawai seperti kenaikan pangkat, kenaikan jabatan, mutasi, pendidikan dinas, penindakan, berhenti, dan pensiun. Pengelolaan pegawai ini melibatkan banyak aspek walaupun dalam sistem ini tidak terlibat secara langsung, sehingga dapat memberikan kemudahan bagi kepala kantor dalam mengambil keputusan menyangkut pegawai kantor. Pengelolaan ini dinamakan perancangan sistem informasi kepegawaian yang dapat memberikan informasi berkaitan dengan keberadaan pegawai di kantor tersebut.

Dengan adanya sistem informasi ini, diharapkan dapat membantu pihak kepegawaian dalam proses administrasi pegawai. Secara garis besar, sistem yang baru

(10)

ini dapat berguna sebagai alat bantu pihak yang bersangkutan dalam mengolah data-data yang berkaitan dengan proses pengelolaan kepegawaian dan secara tidak langsung mampu menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

Pentingnya melaksanakan administrasi kepegawaian sesuai dengan jalur-jalur yang telah ditentukan maka badan usaha atau kantor harus mendidik, melatih dan mengembangkan para pegawai untuk dapat memiliki tingkat keterampilan yang sesuai dengan bidang pekerjaannya tersebut.

Besar sekali kemungkinan kegagalan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh kantor apabila mengabaikan pelaksanaan administrasi kepegawaian yang baik. Penempatan orang-orang atau pegawai yang kurang berpotensi dalam bidang pekerjaannya dapat mengabaikan pelaksanaa nnya tidak sesuai dengan apa yang ingin dicapai yaitu memperoleh hasil yang maksimal dan memuaskan.

B. RUMUSAN MASALAH

Rumusan masalah adalah “Bagaimana sistem administrasi kepegawaian pada PT(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan”.

C. TUJUAN MASALAH

Adapun tujuan penulis melakukan penelitian adalah untuk mengetahui dan memberikan informasi tentang bagaimana peranan dan sistem administrasi kepegawaian di dalam memperlancar kegiatan operasional perkantoran.

D. MANFAAT PENELITIAN

Penelitian ini juga diharapkan bermanfaat bagi:

(11)

Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan terhadap sistem administrasi kepegawaian pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan sesuai dengan analisis penulis

2. Penulis

Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan penulis mengenai peran dan sistem administrasi kepegawaian serta melaksanakan sistem administrasi yang telah ditentukan oleh pihak perusahaan

3. Pihak-pihak Yang Berkepentingan

Bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembacanya.

E. JADWAL PENELITIAN & SISTIMATIKA PENULISAN

1. Jadwal Penelitian

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membuat jadwal kagiatan, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan

tugas akhir dapat diselesaikan tepat waktunya.

Tabel 1.1 Kegiatan Penulisan Tugas Akhir

No Kegiatan Minggu Ke

I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Pembuatan

Laporan

Jadwal observasi dilaksanakan pada tanggal 6 Mei sampai dengan 12 Mei 2009 pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan. Dalam Observasi tersebut

(12)

dilakukan pengumpulan data mengenai sistem administrasi kepegawaian pada PT(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan.

2. Sistimatika Penulisan

Berikut merupakan rencana isi yang akan disajikan pada penulisan tugas akhir ini:

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini, diuraikan mengenai Latar Belakang Masalah, Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan.

BAB II PROFIL PERUSAHAAN

Dalam bab ini, diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi dan

personalia, Job Description, Jaringan Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan.

BAB III PEMBAHASAN

Dalam bab ini, diuraikan hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Pembahasan berupa sistem administrasi kepegawaian pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini, diuraikan kesimpulan dan saran yang diperoleh dari

penulisan tugas akhir dan memberi saran yang membangun bagi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan.

(13)

BAB II

PROFIL PT.(PERSERO) PELABUHAN INDONESIA I

BELAWAN

A. SEJARAH SINGKAT

PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I didirikan berdasarkan Perturan Pemerintah No. 56 tahun 1991 dengan akte Notaris Imas Fatimah SH No. 1 Tanggal 1 Desember 1992 sebagaimana dimuat dalam Tambahan Berita Negara RI No. 8612 Tahun 1994, beserta perubahan terakhir sebagaimana telah diumumkan dalam Tambahan Berita Negara RI tanggal 2 Januari 1999 No. 1

Nama lengkap perusahaan adalah PT Persero) Pelabuhan Indonesia I disingkat PT. Pelabuhan I, berkantor pusat di Jalan Krakatau Ujung No. 100 Medan 20241 Sematera Utara, Indonesia.

Pada Masa penjajahan Belanda Perseroan ini diberi nama Haven Badrift. Selanjutnya setelah kemerdekaan RI tahun 1945 s.d 1950 perseoran berstatus sebagai Jawatan Pelabuhan. Pada tahun 1960 s.d 1969 Jawatn Pelabuhan berubah menjadi Badan Usaha Milik Negara dengan status Perusahaan Negara Pelabuhan disingkat dengan nama PN Pelabuhan

Pada periode 1969 s.d 1983 PN Pelabuhan berubah menjadi Lembaga Penguasa Pelabuhan dengan nama Badan Pengusahaan Pelabuhan disingkat BPP. Pada tahun 1983 berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 11 tahun 1983 Badan Pengusahaan Pelabuhan dirubah menjadi Perusahaan Umum Pelbuhan I disingkat Perumpel I

(14)

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 1991 Perumpel I berubah status menjadi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Berkedudukan dan berkantor pusat di Medan. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 64 tahun 2001 kedudukan, tugas dan kewenangan Menteri Keuangan selaku pemegang saham pada Persero/Perseroan Terbatas dialihkan kepada Menteri BUMN.

Pembinaan teknis Operasional berada ditangan Departemen Perhubungan dan dilaksanakan oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Laut

B. STRUKTUR ORGANISASI

Dilihat dari pengertiannya struktur organisasi merupakan suatu susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan wewenang masing-masing.

Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi. Jenis struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar perusahaan maka struktur organisasinya semakin luas dan kompleks sejalan dengan perkembangan dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan.

PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan mempunyai struktur organisasi yang menggunakan sistem lini, staff dan koordinasi dimana masing-masing kegiatan bertanggung jawab langsung kepada atasannya, sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang diberikan oleh pimpinan.

(15)

GENERAL MANAGER DIVISI SISTEM & TEKNOLOGI INFORMASI DIVISI UMUM DINAS DATA DAN INFORMASI DINAS PENGOPERASIAN SISTEM

DINAS TU DAN RUMAH TANGGA

DINAS PERSONALIA

DINAS HUKUM & HUMAS

DINAS KEAMANAN

USAHA BONGKAR MUAT

DIVISI PELAYANAN KAPAL & BARANG

PPSA DIVISI KOMERSIAL DIVISI TEKNIK DIVISI KEUANGAN DINAS PENYIAPAN PERALATAN

DINAS TU DAN KEUANGAN DINAS OPERASI DINAS PELAYANAN PEMADUAN DINAS PELAYANAN PMK & RUPA-RUPA DINAS PERENCANAAN & PENGENDALIAN DINAS PELAYANAN OPERASI DINAS PENYIAPAN ARMADA KEPANDUAN DINAS PENGKAJIAN PASAR & PROMOSI

DINAS PUSAT PELAYANAN ADM. JASA/USAHA DINAS ANEKA USAHA PERWAKILAN

DINAS PEKERJAAN SIPIL DINAS PERALATAN DAN INSTALASI DINAS PERENC & ADMINISTRASI TEKNIK DINAS ANGGARAN DINAS AKUNTANSI DINAS PERBENDAHARAAN DINAS KEMITRAAN DAN BINA LINGKUNGAN WAKIL MANAJEMEN MUTU

Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan Sumber : PT(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan

(16)

C. JOB DESCRIPTION

1. Manajer Umum

a. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan fungsi para manajer. b. Mengarahkan dan meneliti bagian perusahaan.

c. Menyusun kebijaksanaan perusahaan, serta mengawasi pelaksanaannya.

d. Merencanakan dan mengatur anggaran modal kerja dan modal investasi perusahaan.

e. Melaksanakan kontrak-kontrak perusahaan dengan pihak luar. f. Bertanggung jawab kepada Direksi atas jalannya perusahaan.

2. Wakil Manajemen Mutu

Wakil manajemen Mutu mempunyai tugas pokok merencanakan, mengendalikan pelaksanaan standar manajemen mutu agar dapat diterapkan secara konsisten dan dipelihara kelangsungannya.

Wakil manajemen membawahi staf-staf yang terdiri dari : a. Staf Perencanaan Mutu

b. Staf Audit Mutu

3. Divisi Komersil

Divisi Komersil mempunyai tugas pokok menyiapkan perencanaan, melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pengkajian pasar dan promosi, pusat pelayanan administrasi jasa aneka usaha.

(17)

Divisi komersil terdiri dari :

a. Dinas Pengkajian Pasar dan Promosi mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan penyelenggaraan pengkajian pasar dan promosi.

b. Dinas Pusat Pelayanan Administrasi Jasa/ Usaha mempuyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan pelayanan administrasi jasa usaha kepelabuhan, verifikasi produksi dan pendapatan, penotaan jasa kepelabuhan serta evaluasi produksi dan pendapatan.

c. Dinas Aneka usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan pengusahaan tanah dan perairan, bangunan, air, listrik serta usaha lainnya.

4. Divisi Pelayanan Kapal Barang dan PPSA

Divisi Pelayanan Kapal Barang dan PPSA mempunyai tugas pokok menyiapkan perencanaan, melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pelayanan pemanduan, penyiapan armada kepanduan, pelayanan pemadam kebakaran dan rupa-rupa, perencanaan dan pusat pelayanan satu atap serta pengendalian operasi pelayanan kapal dan barang.

Divisi Pelayanan Kapal dan Barang terdiri dari :

a. Dinas Pelayanan Pemanduan mempunyai tugas pokok melaksanakan pelayanan telekomunikasi kapal, pelayanan pemanduan dan penundaan sarta melaksanakan administrasi kepanduan .

b. Dinas Pelayanan Pemadam Kebakaran dan Rupa-rupa mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan pelayanan pemadam kebakaran, pelayanan pas

(18)

pelabuhan dan parkir, pelayanan terminal penumang serta pelayanan peralatan pelabuhan.

c. Dinas Perencanaan dan Pengendalian mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan kegiatan perencanaan dan pengendalian pelayanan kapal dan barang serta mengkoordinasikan kegiatan perencanaan baik dengan pihak internal maupun dengan pihak eksternal perusahaan.

d. Dinas Pelayaran Operasi mempunyai tugas poko melaksanakan administrasi dan pelayanan operasi demaga, gudang dan lapangan penumpukan dan pendataan kinerja masing-masing pelayanan.

e. Dinas Penyiapan Armada Kepanduan mempunyai tugas pokok merencanakan dan mengendalikan perawatan dan perbaikan, melaksanakan penilikan dan evaluasi serta melaksanakan menyiapkan pengawakan dan perbekalan armada.

5. Dinas Teknik

Divisi teknik mempunyai tugas pokok menyiapkan perencanaan, melaksanakan dan mengendalikan investasi dan pemeliharaan prasaranan dan saranan pelabuhan, rekomendasi teknik yang berkaitan dengan IMB, perbekalan teknik/logistik, pemantauan rencana induk pelabuhan dan lingkungan hidup.serta implementasi Sistem Informasi Teknik dan Administrasi teknik, Pelayaran air umum,air kapal,pelayanan listrik. Kegiatan pekerjaan sipil, peralatan dan instalasi, perencanaan dan administrasi teknik serta penyiapan armada kepanduan.

Divisi teknik terdiri dari :

(19)

pekerjaan investasi, pemeliharaan prasarana pelabuhan serta penyiapan rekomendasi teknis untuk penerbitan IMB.

b. Dinas Peralatan dan Instalasi mempunyai tugas pokok merencanakan, menyelenggarakan mengendalikan dan pekerjaan investasi, pemeliharaan sarana pelabuhan serta perbekalan teknik/logistik, pelayanan listruk umum, pelayanan air kapal dan minum.

c. Dinas Perencanaan dan Administrasi Teknik mempunyai tugas pokok menyelenggarakan dan mengendalikan pemantauan rencana induk pelabuhan dan lingkungan serta implementasi sistem informasi manajemen teknik dan administrasi teknik.

6. Divisi Keuangan

Divisi keuangan mempunyai tugas pokok, menyiapkan perencanaan, melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pengendalian anggaran akuntansi dan perbendaharaan serta kemitraan dan bina lingkungan.

Divisi Keuangan terdiri dari :

a. Dinas Anggaran mempunyai tugas pokok merencanakan, menyelenggarakan, mengendalikan administrasi perencanaan pengendalian aggaran pendapatan, biaya dan investasi serta membuat perhitungan kinerja keuangan.

b. Dinas Akuntansi mempunyai tugas pokok merencanakan, menyelenggarakan , dan mengendalikan siklus akuntansi, meneliti bukti pendukung transaksi, administrasi dan usulan penghapusan aktiva tetap, administrasi dan pelaporan perpajakan serta pengarsipan bukti pembukuan dan laporan keuangan.

(20)

c. Dinas Perbendaharaan mempunyai tugas pokok merencanakan, menyelenggarakan dan mengendalikan lalu lintas keuangan dan rekening koran, administrasi hutang piutang muka, uang titipan, uper, penerimaan, penyimpanan, pengeluaran kas Bank dan barang persediaan serta surat berharga.

d. Dinas Kemitraan dan Bina Lingkungan mempunyai tugas pokok merencanakan, menyelenggarakan, dan mengendalikan administrasi keuangan dan pembinaan , pembinaan usaha kecil dan koperasi dan mengevaluasi calon mitra binaan serta menyiapkan laporan keuangan kemitraan dan bina lingkungan.

7. Divisi Umum

Divisi umum mempunyai tugas pokok menyiapkan perencanaan, melaksanakan dan mengendalikan tata usaha, rumah tangga dan kepropotokolan, administrasi personalia, perencanaan dan pengembangan SDM, hubungan industrial, hukum dan humas serta pengamanan lingkungan kerja dan aset perusahaan.

Divisi umum terdiri dari :

a. Dinas Tata Usaha dan rumah tangga mempunyai tugas pokok merencanakan, menyelenggarakan, dan mengendalikan administrasi perkantoran dan kerumah tanggaan, keprotokolan, pengadaan penyaluran, inventarisasi dan pemeliharaan peralatan kantor pool kendaraan.

b. Dinas Personalia mempunyai tugas pokok merencanakan dan mengendalikan administrasi kepegawaian, serta perencanaan dan pengembangan SDM, pendidikan dan pelatihan, kesejahteraan dan K3 pegawai serta hubungan industri.

(21)

c. Dinas Hukum dan Humas mempunyai tugas pokok merencanakan dan mengendalikan penanganan dan penciahaan masalah hukum di cabang, melaksanakan hubungan kemasyarakatan, penataan dokumen perusahaan dan perlindungan, kepentingan perusahaan serta mengupayakan peningkatan citra perusahaan.

d. Dinas keamanan mempuyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan pengamanan terhadap lingkungan serta perusahaan dan aset perusahaan.

8. Divisi Sistem dan Teknologi Informasi

Divisi Sistem dan Teknologi Informasi mempunyai tugas pokok merencanakan dan melaksanakan pengoperasian dan pemeliharaan sistem dan teknologi informasi serta menyusun laporan dan penyiapan informasi.

Divisi Sistem dan Teknologi Informasi :

a. Dinas Data dan Teknologi mempunyai tugas pokok perencanaan, pelaksanaan, pengumpulan, pengolahan data dan penyajian informasi.

b. Dinas Pengoperasian Sistem mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pengoperasian dan pemeliharaan Sistem dan Teknologi Informasi.

9. Divisi Usaha Bongkar Muat

Unit Bongkar Muat mempunyai tugas pokok menyiapkan perencanaan, melaksanakan dan mengendalikakan kegiatan bongkar muat dan penumpukan, menyiapkan peralatan dan perawatan serta tata usaha dan keuangan.

(22)

Divisi Usaha Bongkar Muat terdiri dari :

a. Dinas Operasi mempuyai tugas pokok merencanakan dan mengendalikan kegiatan bongkar muat, melaksanakan kegiatan bongkar muat dan penumpukan serta melaksanakan administrasi operasi dan pendataan kinerja bongkar muat.

b. Dinas Tata Usaha dan Keuangan mempuyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan perawatan dan pemeliharaan, serta melaksanakan, mengendalikan dan mengadministrasikan pengoperasian fasilitas dan peralatan bongkar muat. c. Dinas Penyiapan Peralatan mempuyai tugas pokok melaksanakan tata usaha,

pengumpulan data dan informasi, pendistribusian produksi dan pendapatan, pembuatan pranora serta adminstarsi keuangan.

D. JENIS USAHA / KEGIATAN

Jenis Usaha dari PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cab. Belawan adalah Pelayanan Jasa Kepelabuhan serta usaha dan Pelayanan jasa lainnya secara efisien dan efektif dalam rangka menunjang kelancaran :

1. Pelaksanaan, pengusahaan jasa pemanduan, penundaan, labuh, tambat, dermaga, gudang lapangan penumpukan, usaha bongkar muat, terminal peti kemas, tanah, perairan, bangunan air dan listrik, alat bongkar muat serta usaha lainnya.

2. Pelaksanaan pengendalian dan pemeliharaan fasilitas dan peralatan pelabuhan, serta pelaksanaan program pembangunan sesuai rencana induk pelabuhan.

3. Pelaksanaan pelayanan bagi kapal, barang, penumpang dan pelayanan lainnya. 4. Pengelolaan administrasi keuangan cabang.

(23)

5. Pelaksanaan urusan kepegawaian dan kesejahteraan, kesehatan dan keselamatan kerja hubungan industrial, urusan tata usaha dan rumah tangga, hukum dan

hubungan masyarakat serta pengamanan asset cabang pelabuhan.

6. Pelaksanaan pengolahan data laporan serta pengoperasian dan pemeliharaan sistem informasi.

7. Pelaksanaan perencanaan dan penerapan sistem manajemen mutu. Sesuai dengan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Direksi.

E. KINERJA USAHA TERKINI

Kinerja usaha terkini dari PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan adalah pelayanan jasa kepelabuhan serta usaha dan pelayanan jasa lainnya secara efesien dan efektif dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan, pengusahaan jasa pemanduan, penundaan, labah, tambat, dermaga, gudang lapangan, penumpukan, usaha bongkar muat, terminal peti kemas, tanah, perairan, bangunan air dan listrik, alat bagian muat serta usaha lainnya.

Berikut ini tabel realisasi kinerja PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan yang dapat di lihat pada Tabel 2.1 s/d 2.6 :

(24)

Tabel 2.1

Total Seluruh Dermaga Umum Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan

(25)

Tabel 2.2

Total Seluruh Dermaga Belawan Lama Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan

(26)

Tabel 2.3

Total Seluruh Dermaga Ujung Baru Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan

(27)

Tabel 2.4

Total Seluruh Dermaga Citra Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan

(28)

Tabel 2.5

Total Seluruh Dermaga IKD Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan

(29)

Tabel 2.6

Total Seluruh Pipa Terpadu Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan

(30)

F. RENCANA KEGIATAN PERUSAHAAN

Rencana kegiatan perusahaan yang akan dilaksanakan dalam menyelenggarakan pelayanan jasa kepelabuhan dan usaha lainnya yang menunjang pencapaian tujuan perusahaan, meliputi :

1. Penambahan kolam-kolam pelabuhan dan perairan untuk lalu-lintas dan tempat-tempat berlabuhnya kapal.

2. Penambahan jasa-jasa yang berhubungan dengan pemanduan (pilotage) dan penundaan kapal.

3. Penambahan dermaga dan fasilitas lain untuk bertambat, bongkar muat barang termasuk hewan dan fasilitas naik turunnya penumpang.

4. Merenovasi gudang-gudang dan tempat penimbunan barang-barang angkutan bandar, alat bongkar muat serta peralatan pelabuhan.

5. Penambahan tanah untuk berbagai bangunan dan lapangan, industri dan gedung-gedung/bangunan yang berhubungan dengan kepentingan kelancaran angkutan laut.

6. Penyediaan listrik bahan bakar, minyak, air minum instalasi limbah pembangunan. 7. Pemberian jasa terminal, kegiatan konsolidasi dan distribusi barang

termasuk hewan.

8. Peningkatan jasa konsultasi, pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan kepelabuhanan.

9. Meningkatkan jasa pelayanan kesehatan. 10.Penambahan jasa transportasi dilaut.

(31)

12. Penambahan jasa perbaikan fasilitas dan peralatan di bidang pelabuhan. 13. Properti di daerah lingkungan pelabuhan.

14. Memperindah kawasan wisata di daerah lingkungan pelabuhan. 15. Penambahan depo peti kemas.

16. Penambahan jasa komunikasi dan informasi dibidang kepelabuhanan dan Jasa konstruksi dibidang kepelabuhanan

(32)

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Dan Administrasi Kepegawaian

1. Pengertian Administrasi

Menurut Kamus Lengkap Bahasa Bisnis (2001:7) istilah administrasi berasal dari kata latin “ad + ministrare” yang artinya membantu, melayani atau memenuhi. Kata lain administrare ini dalam bahasa inggris adalah administration. Di Indonesia istilah inggris yang tersebut diterjemahkan menjadi administrasi. Pengertian ini menurut hakekatnya sama dengan pengertian tata usaha dalam bahasa Indonesia.

Adapun beberapa pengertian administrasi menurut para ahli yaitu : Menurut Kamus Lengkap Bahasa Bisnis (2001:5), administrasi adalah :

a. Kegiatan kantor dan tata usaha

b. Kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintah c. Surat menyurat

Menurut Walldo (Gie, 1993:48), “administrasi adalah suatu ragam usaha kerjasama manusia yang memiliki suatu derajat tinggi rasionaliti”. Munurut Gulick (Gie, 1993:29), “administrasi adalah sistem pengetahuan, dengan pengetahuan tersebut manusia dapat mengerti hubungan, meramalkan akibat dan mempengaruhi hasil-hasil pada suatu keadaan dimana orang-orang secara teratur bekerjasama untuk tujuan bersama.

Berdasarkan pengertian-pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan administrasi adalah suatu proses kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh suatu badan usaha baik swasta maupun pemerintah yang bekerjasama dalam

(33)

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

2. Pengertian Administrasi Kepegawaian

Istilah kepegawaian, berasal dari kata pegawai yang artinya adalah orang yang melakukan pekerjaan guna mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan dari pemerintah atau badan usaha swasta. Tanpa unsur manusia sebagai pegawai maka tujuan organisasi tidak akan tercapai sebagaimana yang diharapkan, kerjasama tidak akan terwujud dan alat-alat akan merupakan benda mati sehingga waktu akan terbuang dengan percuma.

Menurut Gie (1993:55) “ilmu administrasi kepegawaian adalah ilmu yang mempelajari segenap rangkaian kegiatan penataan, pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan, pengangkatan, penempatan, kepangkatan, pengembangan, kesejahteraan, pemutasian, dan pemberhentian tenaga kerja dalam kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut Gie (1972:309), “segenap aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga kerja untuk mencapai tujuan tertentu”

Berdasarkan pengertian-pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan administrasi kepegawaian adalah segala kegiatan yang menyangkut personal pegawai mulai dari penerimaan pegawai sampai pada pelepasan pegawai dalam rangka menjalani masa pensiun untuk kembali ke masyarakat.

Adapun yang menjadi tujuan utama dari administrasi kepegawaian adalah: a. Penggunaan tenaga kerja manusia secara efesien

(34)

c. Mengusahakan perkembangan yang maksimal bagi masing-masing individu yang bekerjasama.

B. Pengadaan Pegawai

Pengadaan pegawai merupakan langkah awal dari pelaksanaan perencanaan kepegawaian yang bertujuan untuk memperoleh tenaga-tenaga potensial dari masyarakat. Pengadaan pegawai didasarkan atas peraturan pemerintah No. 6 tahun 1976 tentang pengadaan pegawai. Dalam peraturan ini tercantum batasan mengenai pengadaan pegawai negeri sipil yakni suatu proses kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong yang dimulai dari perencanaan, pengumuman (rekrutmen), pelamaran, penyaringan sampai dengan pengangkatan menjadi pegawai negeri sipil.

1. Rekrutmen

Rekrutmen adalah upaya untuk minat tenaga kerja dimasyarakat agar bersedia mengajukan lamaran sebagai calon pegawai negeri sipil. Sedang istilah yang digunakan dalam peraturan pemerintah No. 6 tahun 1976 adalah pengumuman yakni, suatu pernyataan yang diterbitkan oleh suatu instansi tentang lowongan pekerjaan yang ada dalam organisasinya yang terbuka bagi setiap warga negara yang memenuhi syarat. Sesuai dengan penjelasan ayat 1, pasal 4 peraturan pemerintah No. 6 tahun 1976, pengadaan pegawai negeri sipil dilakukan seluas-luasnya oleh pejabat yang berwenang atau pejabat yang ditunjukan olehnya. Ini berarti rekrutmen pegawai harus dilakukan secara terbuka, melalui pengumuman yang luas di pers dan media.

Isi pengumuman terdiri dari : a. Jumlah jenis dan lowongan

(35)

1) Lamaran yang ditulis dengan tulisan tangan sendiri. 2) Daftar riwayat hidup.

3) Salinan sah ijasah atau surat tanda tamat belajar yang diperlukan. 4) Surat keterangan berkelakuan baik dari pejabat yang berwajib. 5) Surat keterangan kesehatan dari dokter.

6) Surat pernyataan pelamar, bahwa ia tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan atas keputusan pengadilan yang mempunyai kekuatan yang tetap.

7) Surat pernyataan pelamar, bahwa ia tidak pernah terlibat dalam gerakan yang menentang Pancasila, UUD 1945, Negara dan Pemerintah.

8) Surat pernyataan pelamar, bahwa ia tidak pernah diberhentikan tidak dengan hormat sebagai pegawai suatu instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta.

9) Surat pernyataan bahwa ia tidak berkedudukan sebagai pegawai negeri atau calaon pegawai.

10)Surat pernyataan pelamar, bahwa ia bersedia ditempatkan diseluruh Indonesia atau negara lain yang ditentukan oleh pemerintah.

11) Pas foto menurut ukuran dan jumlah yang ditentukan.

12) Salinan sah keputusan atau keterangan tentang pengalaman bekerja bagi pelamar yang telah mempunyai pengalaman.

13) Surat keterangan lain yang diminta dalam pengmuman, yaitu : a) Alamat dan tempat lamaran diajukan.

(36)

2. Seleksi

Seleksi adalah kegiatan untuk memilih tenaga-tenaga yang bermutu antara pelamar yang mengikuti proses pengadaan. Diantara pelamar mungkin banyak memenuhi syarat, namun diantaranya dipilih sejumlah orang yang memiliki kemampuan yang lebih baik. Untuk itu perlu diadakan seleksi yang terdiri dari : test kompetensi, test untuk megajaki minat seorang pekerja dan test kepribadian. Dalam administrasi kepegawaian test kompetensi dilakukan melalui ujian tertulis.

Seleksi merupakan bagian terpenting dari pengadaan pegawai yang akan menetukan mutu pegawai dimasa yang berat, kelemahan seleksi akan memperberat upaya pembinaan pegawai kerana pembinaan dilakukan pada manusia-manusia yang kurang berkemampuan. Kelemahan dalam seleksi mudah diatasi pada perusahaan swasta yang memiliki fleksibilitas dalam manejemen personalianya, yakni dengan pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan yang dinilai kurang cakap. Namun tidak demikian pada sistem kepegawaian yang dianggap kurang cakap/tidak cakap. Oleh karena itu apabila seseorang diterima sebagai pegawai sepanjang dalam masa kedinasannya ia tidak melakukan pelanggaran disiplin berat.

Tugas-tugas pokok seleksi bagian administrasi kepegawaian pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan, yaitu :

a. Menyiapkan bahan dalam rangka pelaksanaan seleksi dan penerimaan/pengangkatan CPNS.

b. Melaksanakan administrasi untuk pemberkasan status CPNS.

(37)

Pengangkatan seorang tenaga kerja sebagai pegawai negeri ataupun karyawan swasta mengalami masa percobaan yang dalam administrasi kepegawaian disebut calon pegawai negeri sipil. Lama menjalani masa percobaan tergantung kebijakan masing-masing organisasi. Masa percobaan berkisar 1 sampai 2 tahun. Selama menjalani masa percobaan tenaga kerja yang diangkat mengikuti latihan sebagai persiapan kerja, dimana diberikan petunjuk. Mengenai peraturan perundangan yang berlaku dalam organisasi, hasil-hasil pekerjaan yang dinilai, serta hak-hak yang diterima sebagai gaji.

Calon pegawai negeri sipil diberikan gaji sebesar 80% dari gaji pokok pada pengangkatannya yang pertama. Pelanggaran disiplin selama masa percobaan dapat berakibat seseorang tenaga kerja dapat diberhentikan. Dalam sistem kepegawaian negeri pengangkatan pegawai dapat dibedakan menjadi pengangkatan sebagai calon pegawai negeri sipil (PNS). Kesimpulannya bahwa peraturan perundangan telah menjamin suatu sistem seleksi masuk yang objektif dan terpercaya.

Tugas-tugas pokok pengangkatan bidang administrasi kepegawaian pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan, yaitu :

a. Melaksanakan dan mengolah data administrasi pengangkatan pegawai. b. Melaksanakan dan mengolah data administrasi kepangakatan pegawai.

c. Melaksanakan dan mengolah data pelaksanaan ujian kenaikan pangkat penyesuaian ijasah.

(38)

4. Penempatan

Suatu proses pendayagunaan pegawai dengan menempatkan calon pegawai pada unit kerja yang telah direncanakan menerima tambahan tenaga. Penempatan pada kantor departemen dipusat atau di unit-unit kerja daerah. Penempatan diluar daerah disertai biaya perjalanan yang besarnya telah distandarisasi.

Setibanya ditempat kerja calon pegawai wajib melaporkan diri pada atasan untuk ditunjuk pada lapangan kerja yang telah direncanakan. Atasan segara menerbitkan surat pernyataan melaksanakan tugas bagi calon pegawai yang bersangkutan guna mengajukan gaji pegawai. Berapa lama seorang bertugas disuatu unit kerja berdasarkan atas penjelasan pasal 22 UU No. 8 tahun 1974 adalah antara 2 sampai 5 tahun.

Tugas-tugas pokok penempatan bidang administrasi kepegawaian pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan, yaitu :

a. Melaksanakan dan mengolah data administrasi penempatan antar unit kerja/ antar daerah pegawai.

b. Melaksanakan, mengolah data administrasi penempatan dan pemberhentian jabatan struktural.

c. Mengolah data evaluasi jabatan struktural eselon II dan fungsional tertentu.

d. Melaksanakan dan mengolah data administrasi, penempatan dan pemberhentian jabatan fungsional.

e. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan.

(39)

C. Pembinaan Pegawai

Pembinaan pegawai adalah proses sosok pegawai yang diinginkan organisasi. Contohnya : seorang petugas pajak yang direkrut dari lulusan SMTA, sebelumnya tidak mengetahui tentang tugas sebagai pemeriksa pajak yang cakap dan terampil. Kegiatannya meliputi pembentukan sikap mental yang loyal dan setia pada pemerintah dan negara yang berlandaskan Pancasila dan UUD 1945, peningkatan keterampilan dan kecakapan melaksanakan tugas organisasi. Dengan meningkatkan kecakapan dan keterampilan serta masa kerja, maka dengan sendirinya pegawai mengharapkan adanya penghargaan dari pemerintah berupa kesejahteraan material dan non material.

Kegagalan mengakomodasikan aspirasi pegawai akan menurukan semangat kerjanya yang pada akhirnya akan merugikan negara. Oleh karena itu dalam perencanaan pembinaan harus ada kaitan antara pendidikan pelatihan dengan sistem penghargaan, agar pegawai bersemangat untuk mengabdi dan setia pada negara dan bangsanya.

1. Masa Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)

Kedudukan sebagai calon pegawai negeri sipil adalah kedudukan pada masa percobaan dimana seseorang dinilai kecakapan, keterampilan dan budi pekertinya. Adapun penilaianya yang dilakukan yaitu penilaian berdimensi ganda, yakni penilaian terhadap sikap dan prilaku serta penilaian terhadap kemampuan fisik dan intelektual. Penilaian terhadap sikap dan prilaku dilakukan dengan mengamati kerajinan, ketaatan untuk menghormati ketentuan yang berlaku, kemampuan berkomunikasi dengan teman sekerja.

(40)

Penilaian terhadap kemampuan dilakukan dengan menilai kemampuan mengadakan analisa pada tugas. Dalam hal ini termasuk penyelesaian terhadap tugas. Dengan sendirinya selama menjalani masa pencalonan pegawai seseorang diberikan hak gaji 80% dari gaji pokok, tunjangan keluarga serta hak pemeliharaan kesehatan yang diselenggarakan oleh PT. ASKES INDONESIA. Hak atas cuti dapat diberikan apabila sesorang calon pegawai telah bekerja secara terus menerus selama 1 tahun.

Latihan prajabatan terdiri dari 3 (Tiga) tingkatan, yakni :

a. Tingkat I diperuntukan bagi golongan I, dengan jangka waktu latihan = 75 jam. b. Tingkat II diperuntunkan bagi golongan II, dengan jangka waktu latihan = 112,5

jam.

c. Tinkat III diperuntunkan bagi calon golongan III, dengan jangka waktu latihan = 150 jam .

Jenis latihan terdiri dari : 1) Latihan prajabatan umum. 2) Latihan prajabatan khusus.

Calon Pegawai yang mengikuti latihan prajabatan umum diwajibkan lulus dengan ujian akhir dengan menerima Surat Tanda Tamat Belajar dan Latihan (STTPL). Bagi mereka yang gagal, diwajibkan mengulangi kembali sebanyak-banyaknya sampai dua kali yang apabila masih gagal akan diberhentikan dengan hormat sebagai calon pegawai.

2. Pengembangan Karier Pegawai

Dalam rangka meningkatkan mutu dan keterampilan serta memupuk kegairahan bekerja, maka perlu dilaksanakan pembinaan pegawai negeri sipil dengan

(41)

sebaik-baiknya atas dasar sistem kerier dan prestasi kerja. Sehingga dapat dikembangkan bakat dan kemampuan yang ada pada diri masing-masing pegawai negeri sipil secara wajar.

Tujuan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan mengembangkan karier terhadap pegawai, yaitu:

a. Mengembangkan potensi Pegawai

b. Mencegah terjadinya pegawai yang minta berhenti untuk pindah kerja dengan demikian merupakan upaya untuk meningkatkan kesetiaan pegawai terhadap perusahaan.

c. Sebagai wahana untuk memotivasi pegawai agar mengembangkan bakat dan kemampuannya.

d. Memberikan kepastian hari depan.

e. Sebagai usaha untuk mendukung perusahaan untuk memperoleh tenaga-tenaga yang cakap dan terampil dalam melaksanakan programnya.

Tugas-tugas pokok pengembangan karier bidang administrasi kepegawaian pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan, yaitu :

a. Membuat program dan langkah-langkah kerja dibidang perencanaan pengembangan karier pegawai.

b. Menyiapkan bahan dan menyusun konsep penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pengembangan karier pegawai.

c. Menyusun dan meneliti pegawai dalam jabatan struktural sesuai dengan peraturan yang berlaku.

(42)

d. Menyiapkan bahan usulan anggaran pembangunan di bidang pengembangan karier pegawai.

e. Mengevaluasi hasil kegiatan Pengembangan Karier sebagai bahan penyusunan rencana kerja.

f. Melaporkan hasil kegiatan Bidang Pengembangan Karier kepada Kepala Bidang Pengadaan Pegawai baik secara lisan maupun tertulis.

g. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengadaan dan Mutasi Pegawai.

3. Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Pendidikan dan pelatihan merupakan bagian penting dalam pembinaan pegawai, dimana melalui pendidikan dan pelatihan dibentuk sosok pegawai yang diinginkan sehingga tenaga yang terdidik mampu melaksanakan tugas-tugasnya. Kebijaksanaan pembinaan pegawai melalui pendidikan dan pelatihan bukan merupakan suatu kebijaksanaan universal yang dapat ditemui pada organisasi-organisasi swasta sepanjang organisasi yang bersangkutan bertujuan untuk menyediakan tenaga-tenaga yang berkemampuan.

Lembaga berkepentingan merencanakan jumlah dan jenis pegawai yang akan diberikan tugas belajar ke institusi pendidikan, seperti perguruan tinggi didalam dan diluar negeri. Pelatihan pegawai merupakan media untuk menambah keterampilan, wawasan dan keahlian yang dilakukan dalam jangka waktu pendek dimana aspek keterampilan lebih diutamakan. Jenis pelatihan yang diberikan dapat dikelompokan menjadi dua yakni pelatihan teknis fungsional dan pelatihan jabatan yang lebih dikenal

(43)

dengan pelatihan perpanjangan terdiri dari beberapa tingkat, sesuai dengan kualifikasi yang diperlukan untuk memelihara kontinuitas pembinaan aparatur pemerintah.

Pelatihan jabatan yang dilakukan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesaa I Belawan, yaitu : dibeda-bedakan menjadi pelatihan prajabatan dan pelatihan dalam jabatan/latihan jabatan terdiri dari empat tingkat, yaitu:

a. Sekolah pimpinan administrasi tingkat dasar (SEPADA) b. Sekolah pimpinan administrasi tingkat lanjutan (SEPALA) c. Sekolah pimpinan administrasi tingkat madya (SEPADYA) d. Membina karier pegawai negeri sipil

Tugas-tugas pokok pendidikan dan pelatihan bidang administrasi kepegawaian pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan, yaitu :

a. Melaksanakan seleksi PNS untuk pendidikan dan pelatihan penjenjangan struktural dan teknis fungsional.

b. Melaksanakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dan pelatihan penjenjangan struktural dan teknis fungsional.

c. Melaksanakan pengadaan materi dan pengajar pendidikan dan pelatihan penjenjangan strutural dan teknis fungsional.

d. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan penjenjangan struktural dan teknis fungsional.

e. Melaksanakan pengadaan sertifikasi, dokumentasi pelaksanaan pendidikan dan pelatihan penjenjangan struktural.

(44)

g. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pendidikan dan Latihan.

D. Gaji, Tunjangan Cacat Dan Cuti

1. Gaji

Salah satu yang paling rumit dalam manajemen personalia adalah penetapan gaji, karena menyangkut dua kepentingan yang berbeda yakni, kepentingan kantor dan kepentingan pegawai. Oleh karenanya gaji berfungsi sebagai :

a. Daya tarik untuk memperoleh tenaga yang cakap dan produksi. b. Sarana motivasi untuk meningkatkan kinerja karyawan.

c. Alat untuk memelihara agar karyawan tetap betah bekerja dalam kantor.

Untuk menetapkan gaji yang berkeadilan digunakan evaluasi jabatan yakni suatu proses yang sistematis untuk menetapkan nilai suatu jabatan. Dengan kata lain dalam kegiatan evaluasi jabatan dinilai input yang dibutuhkan untuk menghasilkan kinerja minimal dalam suatu jabatan. Input terdiri dari Kecakapan, upaya dan tanggung jawab Ada tiga sistem administrasi gaji pegawai yang ditetapkan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan, yaitu:

a. Sistem skala tunggal yaitu sistem yang memberikan gaji sama kepada pegawai yang berpangkat sama dengan tidak memperhatikan sifat pekerjaan dilakukan dan beratnya tanggung jawab yang dipikul setelah melakukan tugas.

b. Sistem ganda yaitu sistem penggajian yang menentukan besarnya gaji yang bukan saja berdasarkan pada pangkat, tetapi juga didasarkan pada sifat pekerjaan yang

(45)

dilakukan, prestasi kerja yang dicapai dan beratnya tanggung jawab yang dipikul dalam melakukan tugas.

c. Skala gabungan yaitu sistem dimana gaji pokok ditentukan sama bagi pegawai yang berpangkat sama, disamping itu diberi tunjangan kepada pegawai yang memikul tanggung jawab yang berat, mencapai prestasi yang tinggi atau melakukan pekerjaan tertentu yang sifatnya memerlukan pemusatan perhatian dan pengerahan tenaga secara terus-menerus.

Adapun struktur administrasi gaji pegawai PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan, yaitu:

a. Gaji pokok

b. Kenaikan gaji berkala dan kenaikan gaji istimewa

c. Tunjangan terdiri dari tunjangan keluarga dan tunjangan jabatan d. Tunjangan pangan

2. Tunjangan Cacat

Sebagai abdi negara dan masyarakat pegawai negeri sipil dalam melaksanakan tugasnya tidak luput dari kemungkinan menghadapi resiko seperti kecelakaan yang mengakibatkan pegawai yang bersangkutan sakit, cacat dan tewas. Apabila pegawai yang sakit karena dinas atau mengalami kecelakaan yang mengakibatkan pegawai, perawatan atau rehabilitas atas biaya negara. Demikian pula apabila mereka sampai cacat ataupun tewas tunjangan cacat atau uang duka tewas bagi keluarga yang ditinggalkan.

Cacat Dapat dibagi menurut gradasi kerusakan tubuh :

(46)

Pegawai PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan yang mendapat cacat karena dinas tetapi pegawai masih dapat terus bekerja lagi dalam tugasnya tidak berhak atas tunjangan cacat, tetapi yang bersangkutan hanya berhak atas pengobatan, perawatan dan rehabilitasi medis.

b. Cacat yang menyebabkan pegawai tidak dapat bekerja lagi dalam semua jabatan negeri

Pegawai PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan yang cacat karena dinas yang mengakibatkan ia tidak dapat bekerja lagi dalam semua jabatan berdasarkan surat keterangan Tim Penguji Kesehatan, diberikan tunjangan cacat di atas pensiun yang berhak diterimanya.

c. Cidera yang mengakibatkan pegawai tewas karena menjalankan tugas

kewajibannya.

Yang dimaksud dengan tewas adalah meninggal dunia karena menjalankan tugas kewajibannya atau meninggal dunia dalam keadaan lain yang ada hubungannya dengan dinas, sehingga kematian itu disamakan dengan meninggal dunia karena menjalankan tugas dan kewajibannya.

d. Uang duka tewas

Uang duka diberikan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan kepada istri atau suami pegawai yang tewas sebesar 6 (enam) kali penghasilan bersih sebulan (tanpa potongan) dengan ketentuan serendah-rendahnya Rp. 500.000 (lima ratus ribu rupiah). Sedangkan uang duka diberikan kepada keluarga pensiunan yang wafat sebesar 4 (emapat) kali penghasilan pensiun yang diterimanya setiap bulan

(47)

dengan ketentuan serendah-rendahnya Rp. 750.000 (tujuh ratus lima puluh ribu rupiah).

3. Cuti

Pegawai yang melaksanakan cuti tahunan diberikan tunjangan cuti tahunan sebesar 1 (satu) kali penghasilan sebulan yang dibayarkan pada waktu menjalankan cuti tahunan. Cuti yang melampaui hari yang ditetapkan dan disetujui pejabat yang berwenang dapat dikategorikan sebagai pelanggaran.

Cuti pegawai yang ditetapkan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan, yaitu: a. Cuti tahunan

b. Cuti besar c. Cuti sakit d. Cuti bersalin

e. Cuti karena alasan penting f. Cuti diluar tanggungan negara

E. KESEJAHTERAAN PEGAWAI

Kesejahteraan adalah pelayanan sosial yang disediakan kantor bagi pegawai dan keluarganya. Tujuannya adalah untuk memelihara dan meningkatkan semangat dan produktivitas kerja yang dilaksanakan melalui program kesejahteraan sosial yang terdiri dari kegiatan-kegiatan :

1. Tabungan Hari Tua (THT)

Tujuannya adalah memberikan jaminan keuangan bagi peserta pada saat terhenti bekerja tanpa pensiun atau hak pensiun pada ahli warisnya pada waktu peserta atau

(48)

keluarganya meninggal dunia sebelum atau sesudah pensiun.

Hak tabungan hari tua yang diberikan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan, kepada pegawai yaitu :

a. Hak tabungan hari tua, dibayarkan kepada yang terhenti sebagai pegawai dengan hak pensiun atau ahli warisnya apabila pegawai tersebut meninggal dunia.

b. Hak hari tunai, dibayarkan kepada peserta yang berhenti sebagai pegawai bukan karena pensiun atau bukan karena meninggal dunia.

c. Hak asuransi kematian (ASKEM), dibayarkan kepada pegawai atau ahli warisnya, apabila istri/suami/anak atau peserta sendiri meninggal dunia, baik ketika masih aktif atau setelah pensiun, dengn catatan :

1) Istri yang dinikahi atau anak yang lahir sesudah pensiun apabila meninggal dunia tidak berhak atas asuransi kematian.

2) Asuransi kematian terhadap anak yang meninggal dunia hanya diberikan maksimum untuk tiga anak (yang terdaftar di tata usaha kepegawaian).

2. Kewajiban Pegawai

Sebagai penjabaran dari pokok pikiran pemeliharan kesehatan melalui azas gotong royong maka setiap pegawai beserta keluarganya wajib menjadi peserta program kesejahteraan sosial.

Sebagai peserta Husada Bhakti, pegawai PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan wajib :

a. Membayar iuran tetap setiap bulan yang besar serta tata cara pengumumannya ditetapkan dengan keputusan presiden.

(49)

b. Memberikan keterangan yang lengkap dan benar tentang data dari peserta anggota keluarganya yang diperlukan untuk bahan penyusunan data peserta dan tanda pengenal diri.

c. Memiliki kartu peserta Husada Bhakti.

d. Membayar biaya yang melebihi standar yang berlaku bagi peserta.

e. Mengetahui dan menaati peraturan penyelenggaraan pemeliharaan kesehatan yang berlaku.

3. Hak Pegawai

Hak pegawai selaku peserta pemeliharaan kesehatan berdasarkan PP No. 22 tahun 1984 pada dasarnya adalah pemeliharaan bagi diri dan keluarga pegawai yang terdiri dari :

a. Mempunyai hak dan kesempatan yang sama dalam pemeliharaan kesehatan sesuai kebutuhan medis.

b. Dilihat dari sudut upaya kesehatan hak peserta meliputi upaya peningkatan pencegahan, penyembuhan dan pemulihan.

1) Dilihat dari sudut upaya perawatan hak peserta meliputi rawat jalan inap, rawat jalan tingkat lanjutan dan rawat inap.

2) Dilihat dari sudut tindak medis yang diperlukan hak peserta meliputi antara lain :

a) Tindakan medis oleh dokter

b) Pemeriksaan laboratorium dan penunjang diagnostik lain c) Pelayanan obat

(50)

3) Dilihat dari sudut cakupan fasilitas kesehatan yang dapat digunakan oleh peserta meliputi :

a) Puskesmas b) Bidan

c) Rumah Sakit Pemerintah

d) Rumah sakit yang ditunjuk badan penyelenggaraan yaitu Bakti Husada e) Apotik yang ditunjuk

c. Berhak memperoleh penjelasan tentang penyelenggaraan kesehatan bagi dirinya dan keluarganya.

F. Pemberhentian Pegawai

1. Pemberhentian Atas Permintaan Sendiri

Sejalan dengan kebijaksanaan penerimaan pegawai yang didasarkan atas kesukarelaan, demikian pula kebijaksanaan dalam pemberhentian. Pegawai berhak untuk minta berhenti setiap saat yang diinginkan, kecuali apabila masih terikat dengan perjanjian seperti:

a. Berikatan dinas

b. Keharusan bekerja pada pemerintah berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku, misalnya: wajib kerja sarjana.

Sifat pemberhentian adalah pemberhentian dengan hormat atas permintaan sendiri. Pernyataan pemberhentian dengan hormat mengandung arti bahwa mantan pegawai yang bersangkutan memiliki integritas yang utuh, tidak mempuyai cacat dalam berdinas. Tetapi tidak selamanya pemberhentian dengan hormat atas permintaan

(51)

sendiri merupakan jaminan integritas seseorang karena dalam beberapa kasus pelanggaran disiplin ditemukan bahwa pegawai yang melanggar disiplin dianjurkan untuk mengundurkan diri daripada diberhentikan dengan hormat tidak atas permintaan sendiri. Pemberhentian dengan hormat juga diberlakukan kepada :

1) Pegawai yang berhenti karena mencapai batas usia pensiun 2) Cacat badan sewaktu bertugas

3) Pegawai yang tewas atau hilang saat tugas

2. Pemberhentian Karena Pelanggaran Disiplin

Ada 2 jenis pemberhentian yang diberikan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan kepada pegawai pelanggaran disiplin, yaitu :

a. Pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri dikenakan pada pegawai yang telah melakukan pelanggaran:

1) Melangsungkan perkawinan atau perceraian tanpa ijin pejabat yang berwenang

2) Disipiln berat 3) Meninggalkan tugas

b. Pemberhentian tidak dengan hormat dikenakan pada pegawai yang melakukan pelanggaran :

1) Melanggar sumpah atau janji Pegawai Negeri Sipil dan sumpah jabatan negeri 2) Disiplin berat

3) Dihukum penjara

(52)

3. Pemberhentian Sementara

Pemberhentian sementara adalah pemberhentian yang berlaku untuk sementara waktu sambil menunggu hasil pemeriksaan atau keputusan pengadilan yang mempuyai kekuatan tetap. Kekuatan ini diatur dalam peraturan pemerintahan No. 4 Tahun 1996.

Selama masa pemerintah ini pegawai masih menerima bagian gajinya sebesar: a. 50% x gaji pokok, jika terdapat petunjuk yang meyakinkan bahwa ia bersalah. b. 75% x gaji pokok, jika belum terdapat petunjuk yang jelas bahwa ia telah

melakukan pelanggaran. Di samping gaji pokok diberikan pula tunjangan keluarga dan tunjangan pangan.

Pegawai yang dikenakan pemberhentian sementara ialah mereka yang didakwa telah melakukan kejahatan/pelanggaran jabatan, pelanggaran hukum pidana (yang tidak ada hubungannya dengan jabatan) dan oleh pihak yang berwajib dikenakan tahanan sementara. Apabila pegawai yang besangkutan ternyata tidak bersalah berdasarkan keputusan pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum yang tetap, maka pegawai tersebut harus segera diangkat/dipekerjakan kembali pada jabatan semula serta diberikan kekurangan gaji penuh selama masa pemberhentian sementara.

4. Pensiun

Pensiun adalah berakhirnya masa dinas dengan hak pensiun atau jaminan hari tua. Ini berarti pegawai tidak memiliki lagi pekerjaan yang tetap setelah menjadi sekian lama pada pemerintah dan negara. Kendala kejiwaan dan kecemasan akan timbul manakala tidak ada persiapan untuk menghadapi pensiun, karena pengahasilan bulanan yang diterima dari pensiun akan lebih rendah dibandingkan penghasilan sewaktu berdinas.

(53)

Kendala ini tetap, kecuali akan menghinggapi setiap orang yang akan mengakhiri tugasnya apabila tidak adanya kepastian materil ataupun kemampuan profesi yang dapat dimanfaatkan dimasyarakat. Sekurang-kurangnya memberi harapan kepada pegawai, bahwa pada waktu pensiun ia masih berpeluang mencari nafkah di samping menerima hak pensiun. Oleh karena itu kecemasan pada masa pensiun ini umumnya suatu masalah bagi pegawai yang tidak memiliki keterampilan dan keahlian.

Pemberian hak pensiun PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan kepada pegawai dapat dibeda-bedakan menjadi :

a. Percepatan pensiun adalah pemohon berhenti dengan hak pensiun yang diajukan yang telah memenuhi syarat berusia sekurang-kurangnya 50 tahun dan masa kerja 20 tahun.

b. Pensiun karena telah mencapai batas usia pensiun, pegawai wajib mengajukan permohonan berhenti dengan hak pensiun karena telah mencapai batas usia

yang ditetapkan sehingga tidak setiap pegawai pensiun pada usia bersamaan Masa kerja yang diperhitungkan dalam penetapan pensiun adalah :

1) Masa kerja sebagai pegawai negeri sipil.

2) Masa kerja sebagai anggota angkatan bersenjata.

3) Masa menjalankan kewajiban berbakti sebagai pelajar dalam pemerintahan R.I 4) Masa berjuang sebagai veteran pembela kemerdekaan.

5) Masa bekerja sebagai pegawai pada sekolah bersubsidi.

Tugas-tugas pokok pensiun bagian administrasi kepegawaian pada PT(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan, yaitu :

(54)

a. Menyusun rencana kegiatan sesuai dengan rencana kerja Bidang Pensiun dan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. Menyusun rencana kebutuhan Pensiun dan Kesejahteraan Pegawai sebagai bahan usulan kepada Kepala Badan.

c. Membuat konsep naskah dinas sesuai bidang tugasnya untuk ditandatangani Kepala Bidang maupun Kepala Badan.

d. Menyiapkan bahan dan data dalam penyusunan petunjuk teknis pensiun pegawai. e. Melaksanakan proses penyelenggaraan pensiun pegawai.

f. Menyelenggarakan administrasi pegawai dan pemberian penghargaan kepada pegawai.

g. Memberi saran atau pertimbangan kepada pimpinan sebagai bahan pengambilan keputusan.

h. Mengevaluasi hasil kegiatan Bidang Pensiun dan Pegawai sebagai bahan penyusunan rencana kegiatan.

(55)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Kantor PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan adalah instansi pemeritah yang bergerak dalam urusan administrasi kepegawaian, yang unit kerjanya meliputi propinsi NAD, Sumatera Utara, Riau, Kepulauan Riau.

2. Pengadaan pegawai yang dimulai dari rekrutmen, seleksi, pendidikan dan pelatihan hanya diberikan oleh kantor pusat PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan.

3. Peraturan perundangan telah menjamin suatu sistem administrasi kepegawaian pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan yang objektif dan terpercaya yang disesuaikan dengan pemerintah.

B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat penulis sampaikan yaitu :

1. PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan sebaiknya tetap mempertahankan kinerja perusahaan dengan cara memperhatikan sistem administrasi kepegawaian sehingga dapat menjadi lebih baik dari sebelumnya.

2. Hendaknya Pendidikan dan Pelatihan dalam bidang administrasi juga diadakan di

(56)

3. Bagian administrasi sebaiknya lebih mempertahankan tata kearsipan yang ada seperti penyimpanan, perawatan dan pemusnahan pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan.

(57)

DAFTAR PUSTAKA

Gie, The Liang, Ilmu Administrasi, Cetakan ke 10, Penerbit Liberty, 1993

Tayibnapis, A. Burhanuddin, Administrasi Kepegawaian Suatu Tinjauan Analitik, Cetakan I, PT. Pradnya Paramita, Jakarta, 1995

Kamus Lengkap Bahasa Bisnis, Cetakan I, Penabur Ilmu, Bandung, 2001

Winardi, Asas-asas Administrasi Bisnis, Cetakan I, Penerbit Mandar Maju Bandung, 1993

Siagian P, Sondang, Manajmen sumber Daya Manusia, Cetakan Sembilan, PT. Bumi Aksara , Jakarta, 2002

(1)