Halaman muka amplop ini berisi informasi mengenai nama pegawai, nomor identitas pegawai, dan jumlah gaji yang diterima pegawai dalam jumlah tetentu.
4. Bukti kas keluar Bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat Accounting
Chief ke bagian Finance Chief, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji.
Dokumen-dokumen yang secara umum digunakan dalam sistem penggajian menurut Mulyadi 2001, yaitu:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji: dokumen-dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang
bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain;
2. Kartu jam hadir: dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatatan waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan;
3. Kartu jam kerja: dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan
tertentu;
4. Daftar gaji : dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan;
5. Rekap daftar gaji: dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji;
6. Surat pernyataan gaji: dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji;
7. Amplop gaji: uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji;
8. Bukti kas keluar: dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan
informasi dalam daftar gaji;
Sistem penggajian yang baik adalah sistem penggajian yang terdiri dari jaringan prosedur yang saling berkaitan. Dimana setiap prosedur memiliki fungsi
masing-masing dan dilakukan oleh bagian-bagian yang berbeda di dalam perusahaan. Menurut Ali 2000:325 arti dari prosedur adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
“Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan”. Pada Dinas Koperasi, Usaha kecil dan menengah Kabupaten Deli Serdang, prosedur
pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Bagian Pembuatan Data
Bagian pembuat data bertugas mengolah data dimana harus selalu dicek apakah ada perubahan atau tidak. Bila ada perubahan, maka secara otomatis akan
berubah oleh database. Setiap bulannya bagian pembuat data mengajukan data-data tersebut ke
PKD Pengelola Keuangan Daerah, di PKD bagian penguasa anggaran akan mengeluarkan Surat Perintah Membayar SPM. Setelah itu, baru pihak Dinas
Koperasi ini ke Kantor Perbendaharaan Negara supaya dikeluarkannya Surat Perintah Pencairan Dana SP2D untuk disetujui.
2. Bendaharawan
Setiap tanggal 1, dana yang sudah dicairkan ditransfer ke rekening Bank SUMUT. Bagian bendaharawan akan mengambil cek dan nomor Dinas
bersangkutan, setelah itu dana diambil ke Bank Sumut. Di Kantor gaji dibagikan ke pegawai.
3. Internal Auditor
Dalam hal gaji auditor ini akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah
ditentukan.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Mulyadi 2001 sistem penggajian terdiri dari jaringan prrosedur yaitu:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatatan waktu
dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik.
2. Prosedur pencatatan waktu kerja, pencatatan waktu kerja, diperlukan bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gaji
karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.
3. Prosedur pembuatan daftar gaji, dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan.
4. Prosedur distribusi biaya gaji, dalam prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat
tenaga kerja
5. Prosedur pembayaran gaji, prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas
kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.
Menurut penulis, perbedaan sistem penggajian yang dilaksanakan pada Dinas Koperasi, Usaha kecil dan menengah Kabupaten Deli Serdang dengan teori
yang ada bukanlah hal yang salah mengingat perusahaan tersebut merupakan salah satu instansi pemerintah sehingga menggunakan sistem penggajian
pemerintahan sedangkan teori yang dikemukakan diatas merupakan prosedur umum yang digunakan dalam perusahaan swasta.
3. Prosedur Perhitungan Gaji
