Sekretaris dekan juga cepat tanggap dalam instruksi yang diberikan oleh dekan dan sangat kreatif dalam menjalankan tugas,tanpa diminta dan disuruh oleh
dekan, sekretaris dekan sudah berinisiatif sendiri untuk menyusun daftar nama,mengatur segala sesuatunya dan menyediakan perlengkapan.
E. Etika Profesi Sekretaris
Secara umum etika diartikan sebagai aturan perilaku, adat kebiasaan manusia dalam pergaulan yang menegaskan mana yang baik dan yang buruk.
Sedangkan etika profesi adalah segala sesuatu yang dibuat dan diterapkan oleh sekelompok orang yang menjalankan suatu kegiatan atau profesi tertentu yang
bertujuan untuk membangun dan menjaga kepercayaan dari masyarakat dan juga nama
baik dari
profesi tersebut
Perkembangan etika
profesi :http:rizal.blog.undip.ac.id.
Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional tersebut. Sebuah
profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional tersebut ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika
profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada masyarakat yang memerlukannya.
Etika profesi sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah yang berupa batasan ataupun syarat yang dibuat dan harus diterapkan serta
dihayati oleh sekretaris dalam menjalankan profesinya dengan tujuan agar para sekretaris dapat bekerja sesuai aturan dan menjaga nama baik profesi Faulina
Universitas Sumatera Utara
2008 : 7. Hal-hal yang termasuk kedalam etika profesi sekretaris : 1. Tanggung jawab
Menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan pimpinan tepat waktu dan sesuai dengan perintah pimpinan
2. Setia Mengabdi dan menjunjung tinggi kehormatan dan kemuliaan nama baik
profesi sekretaris kepada pimpinan 3. Jujur
Mengatakan atau melaporkan tugas yang berkaitan dengan pimpinan secara benar secara apa adanya tentang apa yang terjadi dengan sebenar-benarnya.
4. Dedikasi Tekun melaksanakan tugas demi keberhasilan pelaksanaan kerja.
Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU telah menunjukkan etika profesi sekretaris melalui sifat-sifat yang dimiliki.
Sekretaris memiliki sifat setia terhadap pekerjaan sesuai dengan uraian tugas yang ditetapkan dan mampu menyampaikan surat kepada bagian yang dituju. Selain itu
sekretaris juga mampu menunjukkan sifat-sifat baik kepada lingkungan organisasi yang dapat mencerminkan dirinya sebagai seorang sekretaris seperti ramah,
bertutur kata dengan baik dan sopan, sabar, berhati-hati dalam bekerja, memiliki penampilan diri yang indah dipandang, pandai bergaul, menjaga sikap dalam
Universitas Sumatera Utara
berperilaku dan mempunyai perhatian terhadap pekerjaannya. Melihat pentingnya tugas sekretaris sehingga memerlukan kreatifitas yang
cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris untuk menjadi sekretaris professional. Syarat-syarat tersebut antara lain:
1. Sikap Kepribadian
Sikap Kepribadian sekretaris meliputi : a.
Kemampuan untuk berbicara dan mengemukakan ide-ide b.
Mempergunakan perbendaharaan kata-kata yang sesuai dengan kondisi c.
Memiliki kesehatan yang baik d.
Menjaga kebersihan dan kepribadian diri 2.
Sikap Kebiasaan dan Tingkah Laku Tugas sekretaris tidak hanya berhubungan kepada pimpinan dan karyawan
kantor saja, namun sekretaris akan banyak berhubungan dengan relasi bisnis dari pimpinan atau pejabat dari kantor lain. Oleh sebab itu diperlukan sikap, kebiasaan
dan tingkah laku yang baik dari sekretaris. Adapun sikap, kebiasaan dan tingkah laku sekretaris yang harus dimiliki meliputi :
a. Sigap
Yaitu bersedia dan siap mendengarkan pengarahan,petunjuk, instruktur pimpinan, dan pembicaraan rekan-rekan sekerja, menunjukan sikap tanggap,
dan mau menerima dan dapat mengerti tentang apa yang mereka katakan serta memahami suasana pembicaraan mereka.
b. Semangat dan penuh pertimbangan sebelum melakukan tindakan
Harus semangat dalam hidup dan bekerja, karena yakin akan makna dan
Universitas Sumatera Utara
tujuannya dan selalu melakukan pertimbangan terlebih dahulu sebelum bertindak.
c. Sopan
Bersikap hormat kepada siapa saja, termasuk pandai menanggapi orang lain.
d. Rendah hati
Bersikap rendah hati, bersedia menerima pujian, tetapi juga bersedia menerima koreksi dan kritik. Pujian menjadi daya dorong untuk menjadi lebih baik.
Koreksi dan kritik dapat menjadi catatan, bahwa masih ada hal yang perlu diperbaiki dan disempurnakan.
e. Memiliki tenggang rasa
Setiap orang mengharapkan kesabaran, kebaikan, belas kasihan orang lain. Sifat toleran.tenggang rasa adalah sifat mau memperhitungkan kelemahan,
kekurangan, dan ketidaksempurnaan orang lain. f.
Menyenangkan dan memiliki rasa humor. Berbekal sifat humor orang tidak mudah kehilangan perspektif, pandangan, dan
arah ke depan yang lebih jauh. Dengan melihat segi lain yang lucu, lebih positif mencegah orang menjadi putus asa.
3. Kecakapan Pribadi
Kecakapan pribadi tersebut antara lain dapat berupa kemampuan dalam mengadakan hubungan antar manusia human relation. Sekretaris perlu
mempunyai kemampuan dalam membina hubungan antar manusia karena sekreatris sehari-hari tidak hanya berhubungan pimpinan dan para karyawan
Universitas Sumatera Utara
kantor, tetapi juga dengan individu-individu yang mempunyai sifat dan kepentingan berbeda.
Adapun hal-hal yang perlu dilakukan oleh sekretaris untuk menjaga profesionalitasnya adalah :
a. Selalu menilai atau mengevaluasi hasil pekerjaannya, baik pekerjaan pribadi
maupun bawahannya b.
Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama bawahan secara organisator
c. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang
d. Memperhatikan setiap instruksi pimpinan
e. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak
f. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi
g. Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan
Dalam melaksanakan peran dan tanggung jawabnya sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus mememiliki kemampuan dan keahlian yang tinggi
serta pengetahuan yang cukup luas mengingat Fakultas Ekonomi USU adalah lembaga pendidikan terkemuka yang telah menghasilkan orang-orang yang
memiliki kualitas baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan pengetahuan umum, sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap
wawasan yang dimiliki seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah pengetahuan serta mengikuti seminar ataupun
Universitas Sumatera Utara
pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja. Di dalam Fakultas Ekonomi terdapat tiga orang sekretaris yang
bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Ketiga sekretaris bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan kegiatan public
relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak internal dan bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau
menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal fakultas dan universitas. Sebenarnya tidak ada syarat tertulis mengenai syarat-syarat khusus yang
harus dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU, namun saat ini sekretaris yang menduduki posisi sekretaris Dekan tersebut memiliki pendidikan
masing-masing dan D-3 dan S-1 . Sedangkan ketrampilan khusus yang dimiliki oleh sekretaris adalah mampu berbahasa Inggris baik secara lisan dan tulisan,
karena sekretaris akan membantu Dekan dalam menangani tugas public relation nya, menguasai Teknologi Informasi, memiliki pengetahuan dan wawasan yang
cukup luas, memahami tugas-tugas perkantoran, dan yang paling penting sesuai dengan yang dibutuhkan Dekan, karena perekrutan dilakukan berdasarkan hasil
wawancara langsung dengan Dekan. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah
sesuai dengan prinsip kerja sekretaris yaitu : “tutup mulut rapat-rapat, pasang
mata awas-awas, buka telinga lebar- lebar”. Maksudnya sebagai seorang sekretaris
harus dapat menjaga rahasia pimpinan , teliti terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan kinerja dan pimpinan, serta dapat menjalankan tugas pimpinan
dengan sebaik-baiknya. Tetapi ada juga kendala yang kurang memuaskan,
Universitas Sumatera Utara
Misalnya, seperti kurang perdulinya atau kurang tanggapnya Sekretaris Dekan terhadap mahasiswa yang ada keperluan yang berhubungan di sekretaris Dekan.
Contoh : meminta stempel, meminta tanda tangan Dekan. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus mampu menunjukkan
etikanya sebagai sekretaris melalui sifat setia, bertanggung jawab, sopan santun, pandai bergaul dan ramah kepada setiap orang. Jadi, yang harus selalu
diperhatikan adalah sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar dapat terus membantu Dekan dalam menjalankan tugas-tugasnya.
Dekan Fakultas Ekonomi USU adalah orang penting yang memiliki beragam aktivitas yang selalu berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan
dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas Dekan. Karena tidak ada waktu lagi untuk menjelaskan secara rinci apa saja yang harus
dikerjakan. Sekretaris harus selalu meningkatkan dan membantu segala pekerjaan yang berpegang pada profesionalitas. Sekretaris harus terampil dan teliti untuk
menangani segala sesuatu yang terkadang terabaikan oleh dekan. Karena sekretaris dan dekan merupakan satu kesatuan yang bekerja kearah satu tujuan
untuk mencapai tujuan organisasi.
F. Penerapan Etika Sekretaris Dekan
