Direktur Satuan Pengawas
Intern Bagian Umum
Bagian Tata Usaha
Bagian Kepegawaian
Bagian Pemasaran
Bagian Pemasaran Cetakan dan ATK
Bagian Pemasaran Es, Hiburan dan
Toko Buku NAK
Bagian Administrasi Keuangan
Bagian Keuangan
Bagian Akuntansi
Bagian Verifikasi
Bagian Produksi Bagian Teknik
dan Produksi Bagian
Pembelian Sumber: PD Aneka Industri dan Jasa
5.2 Analisis
5.2.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi PD Aneka Industri dan Jasa PD AIJ yang berhubungan dengan pengadaan bahan baku perusahaan dapat dilihat pada
Gambar 5.5.
Gambar 5.5 Struktur Organisasi PD Aneka Industri dan Jasa yang akan Dianalisis
5.2.2 Sistem Awal
Analisis sistem dilakukan untuk melihat permasalahan yang ada di dalam sistem awal sebelum dilakukannya perancangan sistem pendukung keputusan atau
tindakan dalam mengatasi masalah tersebut. Sistem awal pengadaan bahan baku pada PD AIJ masih bersifat manual
dengan mencatat kegiatannya pada buku besar yang kemudian disimpan dalam arsip dan tidak ada analisis rencana pembelian bahan baku. Proses pembelian
bahan baku dimulai setelah pesanan dari konsumen datang. Pesanan tersebut dapat berasal dari satu atau lebih konsumen. Bagian pemasaran mendapat
konfirmasi bahwa perusahaan mendapatkan pesanan dari konsumen. Laporan
Universitas Sumatera Utara
pesanan dibuat oleh bagian pemasaran dan diteruskan kepada direktur oleh manajer pemasaran untuk mendapat persetujuan. Setelah mendapat persetujuan
kasi produksi bersama dengan kasi gudang menaksir jumlah kebutuhan bahan baku dengan melihat stok gudang yang ada. Setelah kasi produksi mengetahui
jumlah kebutuhan bahan lalu kasi produksi meminta bahan baku kepada bagian gudang dengan persetujuan manajer produksi. Kasi gudang membuat surat
pembelian bahan dan diteruskan kepada bagian pembelian. Bagian pembelian membuat PO Purchasing Order kepada supplier lalu supplier akan mengirim
bahan sesuai yang tertera pada PO Purchasing Order. Sistem awal pengadaan ini menunjukan bahwa sistem tidak efektif
dikarenakan tidak adanya pendukung keputusan pembelian bahan yang mendukung efisiensi biaya. Model awal Rich Picture sistem pengadaan bahan
baku PD Aneka Industri dan Jasa dapat dilihat pada Gambar 5.6 dan flow diagram awal pengadaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 5.7.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 5.6 Sistem Awal Pengadaan Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
Order masuk dari konsumen
Order diterima bagian pemasaran
Laporan order dikirim kepada direktur
Order disetujui direktur dan dikirim kembali ke bagian pemasaran
Laporan order dikirim kepada bagian produksi
Kasi produksi bersama kasi gudang memperkirakan kebutuhan bahan baku
Hasil perkiraan kebutuhan dikirim ke bagian pembelian
Bagian pembelian membuat PO dan dikirim kepada direktur
PO disetujui direktur dan dikirim kembali kebagian pembelian
PO dikirim kepada supplier
Supplier mengirimkan bahan baku sesuai PO yang diterima
Gambar 5.7 Diagram Awal Pengadaan Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
Konsumen Pemasaran
Produksi Gudang
Direktur Pembelian
Mulai Memberi
Order Input order
laporan order laporan order
Laporan order disetujui?
laporan order disetujui
Ya
laporan order disetujui
Tidak
laporan order
Supplier
Perkiraan kebutuhan
bahan laporan
kebutuhan bahan
laporan kebutuhan
bahan
Konfirmasi order
dibatalkan Perkiraan
kebutuhan bahan
Membuat Purchasing
Order Surat PO
Surat PO
Surat PO disetujui?
Surat PO
Ya Tidak
Surat PO Antar bahan
baku
Gambar 5.8 Flow Diagram Awal Pengadaan Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
Rancangan sistem yang diusulkan sebagai perbaikan terhadap sistem awal dalam pengadaan bahan baku ditunjukkan pada Gambar 5.9 dan flow diagram
usulan pengadaan bahan baku pada Gambar 5.10.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 5.9 Sistem Usulan Pengadaan Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
Order masuk dari konsumen
Order diterima bagian pemasaran
Laporan order dikirim kepada direktur
Order disetujui direktur dan dikirim kembali ke bagian pemasaran
Bagian pembelian membuat PO dan dikirim kepada direktur
PO disetujui direktur dan dikirim kembali kebagian pembelian
PO dikirim kepada supplier
Supplier mengirimkan bahan baku sesuai PO yang diterima
Laporan order dikirim kepada bagian pembelian
Gambar 5.10 Diagram Usulan Pengadaan Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
Konsumen Pemasaran
Pembelian Direktur
Mulai Memberi
Order Input order
laporan order laporan order
Laporan order disetujui?
laporan order disetujui
Ya
laporan order disetujui
Tidak
laporan order
Supplier
Hitung kebutuhan
bahan Konfirmasi
order dibatalkan
Surat PO
Surat PO disetujui?
Surat PO
Ya Tidak
Surat PO
Antar bahan baku
Membuat Purchasing
Order Surat PO
Gambar 5.11 Flow Diagram Usulan Pengadaan Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
BAB VI PERANCANGAN SISTEM
Perancangan sistem adalah fase dimana akan dibuat sebuah perencanaan untuk pembuatan sebuah sistem baru. Pada dasarnya perancangan sistem dibagi
menjadi dua kegiatan utama, yaitu analisis data dan desain tampilan program.
6.1 Struktur Sistem Input - Output