Struktur Organisasi Sistem Awal

Direktur Satuan Pengawas Intern Bagian Umum Bagian Tata Usaha Bagian Kepegawaian Bagian Pemasaran Bagian Pemasaran Cetakan dan ATK Bagian Pemasaran Es, Hiburan dan Toko Buku NAK Bagian Administrasi Keuangan Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Bagian Verifikasi Bagian Produksi Bagian Teknik dan Produksi Bagian Pembelian Sumber: PD Aneka Industri dan Jasa

5.2 Analisis

5.2.1 Struktur Organisasi

Struktur organisasi PD Aneka Industri dan Jasa PD AIJ yang berhubungan dengan pengadaan bahan baku perusahaan dapat dilihat pada Gambar 5.5. Gambar 5.5 Struktur Organisasi PD Aneka Industri dan Jasa yang akan Dianalisis

5.2.2 Sistem Awal

Analisis sistem dilakukan untuk melihat permasalahan yang ada di dalam sistem awal sebelum dilakukannya perancangan sistem pendukung keputusan atau tindakan dalam mengatasi masalah tersebut. Sistem awal pengadaan bahan baku pada PD AIJ masih bersifat manual dengan mencatat kegiatannya pada buku besar yang kemudian disimpan dalam arsip dan tidak ada analisis rencana pembelian bahan baku. Proses pembelian bahan baku dimulai setelah pesanan dari konsumen datang. Pesanan tersebut dapat berasal dari satu atau lebih konsumen. Bagian pemasaran mendapat konfirmasi bahwa perusahaan mendapatkan pesanan dari konsumen. Laporan Universitas Sumatera Utara pesanan dibuat oleh bagian pemasaran dan diteruskan kepada direktur oleh manajer pemasaran untuk mendapat persetujuan. Setelah mendapat persetujuan kasi produksi bersama dengan kasi gudang menaksir jumlah kebutuhan bahan baku dengan melihat stok gudang yang ada. Setelah kasi produksi mengetahui jumlah kebutuhan bahan lalu kasi produksi meminta bahan baku kepada bagian gudang dengan persetujuan manajer produksi. Kasi gudang membuat surat pembelian bahan dan diteruskan kepada bagian pembelian. Bagian pembelian membuat PO Purchasing Order kepada supplier lalu supplier akan mengirim bahan sesuai yang tertera pada PO Purchasing Order. Sistem awal pengadaan ini menunjukan bahwa sistem tidak efektif dikarenakan tidak adanya pendukung keputusan pembelian bahan yang mendukung efisiensi biaya. Model awal Rich Picture sistem pengadaan bahan baku PD Aneka Industri dan Jasa dapat dilihat pada Gambar 5.6 dan flow diagram awal pengadaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 5.7. Universitas Sumatera Utara Gambar 5.6 Sistem Awal Pengadaan Bahan Baku Universitas Sumatera Utara Order masuk dari konsumen Order diterima bagian pemasaran Laporan order dikirim kepada direktur Order disetujui direktur dan dikirim kembali ke bagian pemasaran Laporan order dikirim kepada bagian produksi Kasi produksi bersama kasi gudang memperkirakan kebutuhan bahan baku Hasil perkiraan kebutuhan dikirim ke bagian pembelian Bagian pembelian membuat PO dan dikirim kepada direktur PO disetujui direktur dan dikirim kembali kebagian pembelian PO dikirim kepada supplier Supplier mengirimkan bahan baku sesuai PO yang diterima Gambar 5.7 Diagram Awal Pengadaan Bahan Baku Universitas Sumatera Utara Konsumen Pemasaran Produksi Gudang Direktur Pembelian Mulai Memberi Order Input order laporan order laporan order Laporan order disetujui? laporan order disetujui Ya laporan order disetujui Tidak laporan order Supplier Perkiraan kebutuhan bahan laporan kebutuhan bahan laporan kebutuhan bahan Konfirmasi order dibatalkan Perkiraan kebutuhan bahan Membuat Purchasing Order Surat PO Surat PO Surat PO disetujui? Surat PO Ya Tidak Surat PO Antar bahan baku Gambar 5.8 Flow Diagram Awal Pengadaan Bahan Baku Universitas Sumatera Utara Rancangan sistem yang diusulkan sebagai perbaikan terhadap sistem awal dalam pengadaan bahan baku ditunjukkan pada Gambar 5.9 dan flow diagram usulan pengadaan bahan baku pada Gambar 5.10. Universitas Sumatera Utara Gambar 5.9 Sistem Usulan Pengadaan Bahan Baku Universitas Sumatera Utara Order masuk dari konsumen Order diterima bagian pemasaran Laporan order dikirim kepada direktur Order disetujui direktur dan dikirim kembali ke bagian pemasaran Bagian pembelian membuat PO dan dikirim kepada direktur PO disetujui direktur dan dikirim kembali kebagian pembelian PO dikirim kepada supplier Supplier mengirimkan bahan baku sesuai PO yang diterima Laporan order dikirim kepada bagian pembelian Gambar 5.10 Diagram Usulan Pengadaan Bahan Baku Universitas Sumatera Utara Konsumen Pemasaran Pembelian Direktur Mulai Memberi Order Input order laporan order laporan order Laporan order disetujui? laporan order disetujui Ya laporan order disetujui Tidak laporan order Supplier Hitung kebutuhan bahan Konfirmasi order dibatalkan Surat PO Surat PO disetujui? Surat PO Ya Tidak Surat PO Antar bahan baku Membuat Purchasing Order Surat PO Gambar 5.11 Flow Diagram Usulan Pengadaan Bahan Baku Universitas Sumatera Utara BAB VI PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem adalah fase dimana akan dibuat sebuah perencanaan untuk pembuatan sebuah sistem baru. Pada dasarnya perancangan sistem dibagi menjadi dua kegiatan utama, yaitu analisis data dan desain tampilan program.

6.1 Struktur Sistem Input - Output