Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Yang Ada Pada Perusahaan

41

BAB V TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Yang Ada Pada Perusahaan

1. Mendeskripsikan kegiatan pokok Deskripsi kegiatan penjulan tunai yang dilaksanakan PT. Pohon Cahaya yaitu, pelanggan datang ke perusahaan dan di perusahaan akan ditemui oleh customers service. Setelah itu pelanggan mulai menyampaikan maksudnya untuk memesan barang yang diinginkan, lalu customers service mulai mencatat rincian barang yang akan dipesan oleh pelanggan dikantong order. Setelah itu customers service menyerahkan kantong order ke bagian produksi, berdasarkan kantong order bagian produksi melakukan proses produksi sesuai dengan ketentuan dari perusahaan. Setelah selesai diproduksi barang pesanan tersebut diteliti kembali untuk menjaga kualitas barang pesanan, dan bagian produksi mengarsipkan dokumen kantong order. Bagian produksi juga membuat dokumen laporan barang selesai sebanyak dua rangkap yang nantinya diserahkan ke bagian administrasi dan ke bagian ekspedisi beserta barang pesanan. Berdasarkan dokumen laporan barang selesai rangkap pertama bagian administrasi membuat nota rangkap tiga dan faktur pajak. Nota rangkap pertama, rangkap kedua dan faktur pajak diserahkan ke bagian ekspedisi dan nota rangkap ketiga diarsipkan beserta laporan barang selesai. Bagian ekspedisi menerima dokumen laporan barang selesai dari bagian produksi digunakan sebagai dasar untuk membuat surat jalan yang nantinya surat jalan tersebut ditandatangani oleh pelanggan untuk tanda barang tersebut sudah diterima. Selain itu bagian ekspedisi juga menerima nota rangkap pertama, rangkap kedua dan faktur pajak dari bagian administrasi untuk diserahkan ke pelanggan beserta barang pesanan. Pelanggan menerima barang pesanan beserta dokumen nota rangkap pertama, rangkap kedua dan faktur pajak. Setelah itu berdasarkan nota tersebut pelanggan datang ke perusahaan untuk membayar tagihan kepada bagian akuntansi, lalu pelanggan menyerahkan nota tersebut beserta uang, lalu bagian akuntansi menerima uang dan memberikan cap lunas pada nota. Setelah itu nota rangkap pertama diserahkan kembali pada pelanggan dan nota rangkap kedua digunakan sebagai dasar untuk membuat catatan kas masuk dan kas keluar. 2. Mendeskripsikan fungsi yang terkait a. Customer Service Customer Service menerima order dari pelanggan lalu membuat kantong order dua rangkap. Kantong order berisi semua info tentang spesifikasi barang yang akan dicetak sesuai permintaan pelanggan. Lalu kantong order rangkap pertama diserahkan ke bagian produksi dan kantong order rangkap kedua diarsipkan. b. Bagian Produksi Bagian produksi menerima kantong order dari customer service, lalu bagian produksi membuat barang yang sesuai dengan kantong order. Setelah barang selesai diproduksi lalu bagian produksi membuat dokumen laporan barang selesai dua rangkap. Bagian produksi menyerahkan dokumen rangkap pertama ke bagian administrasi dan dokumen rangkap kedua diserahkan kepada bagian ekspedisi. c. Bagian Administrasi Bagian administrasi membuat nota rangkap tiga berdasarkan laporan barang selesai dari bagian produksi. Bagian administrasi menyerahkan nota rangkap pertama dan kedua kepada pelanggan bersama barang jadi melalui bagian ekspedisi, dan bagian administrasi mengarsipkan nota rangkap ketiga. Lalu laporan barang selesai diarsipkan sesuai nomor pesanan. Bagian administrasi juga membuat faktur pajak lalu menyerahkan ke pelanggan melalui bagian ekspedisi. d. Bagian Ekspedisi Bagian ekspedisi menerima barang selesai dari bagian produksi bersama dengan laporan barang selesai. Berdasarkan laporan barang selesai bagian ekspedisi membuat dokumen surat jalan sebagai bukti barang telah keluar dan telah menyerahkan barang tersebut ke pelanggan, lalu laporan barang selesai diarsipkan sesuai nomor pesanan. Bersama dengan itu bagian ekspedisi juga menerima nota rangkap pertama dan kedua serta faktur pajak dari bagian administrasi yang nantinya akan diserahkan kepada pelanggan. Dokumen surat jalan lalu ditanda tangani oleh penerima barang sebagai bukti dokumen-dokumen yang dibawa bagian ekspedisi dan barang yang dikirim telah diterima pelanggan. Dokumen surat jalan tersebut lalu diarsipkan oleh bagian ekspedisi. e. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi menerima nota rangkap pertama dan kedua beserta uang dari pelanggan. Lalu bagian akuntansi memberikan cap lunas pada nota rangkap pertama dan kedua. Lalu bagian akuntansi keuangan menyerahkan kembali nota rangkap pertama ke pelanggan sebagai tanda bukti pelanggan telah membayar barang pesanan tersebut. Berdasarkan nota rangkap kedua bagian akuntansi membuat jurnal kas masuk, selain itu bagian akuntansi membuat jurnal harian yang berisi transaksi perusahaan di luar penjualan. 3. Mendeskripsikan informasi yang diperlukan oleh manajemen a. Informasi yang dibutuhkan manajemen yang pertama mengenai informasi jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai. Informasi ini dibutuhkan oleh manajemen karena untuk melihat jumlah pendapatan perusahaan dan untuk melihat barang mana yang telah dibayar oleh pelanggan. Informasi ini dapat menunjukan kinerja perusahaan. b. Informasi yang dibutuhkan manajemen yang kedua mengenai jumlah harga pokok yang dijual selama jangka waktu tertentu. Perusahaan membutuhkan informasi ini, karena perhitungan harga pokok digunakan sebagai perhitungan pendapatan dalam kurun waktu satu bulan. c. Informasi yang dibutuhkan manajemen yang ketiga mengenai informasi nama dan alamat pembeli. Manajemen membutuhkan informasi ini karena untuk melihat pelanggan yang sering menggunakan jasa perusahaan. Informasi ini digunakan untuk memberikan penghargaan kepada pelanggan yang sering menggunakan jasa perusahaan. d. Informasi yang dibutuhkan manajemen yang keempat mengenai informasi kuantitas produk yang dijual. Informasi ini diperlukan sebagai tolak ukur untuk melihat seberapa banyak barang yang telah diproduksi oleh perusahaan. e. Informasi yang dibutuhkan manajemen yang kelima mengenai informasi dari otorisasi pejabat yang berwenang. Informasi ini dibutuhkan oleh manajemen untuk melihat siapa yang bertanggung jawab terhadap dokumen-dokumen yang dikeluarkan. 4. Mendeskripsikan dokumen yang digunakan a. Nota Nota digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang yang telah selesai diproduksi yang dilakukan oleh perusahaan, nota ini berisi nama pelanggan, no nota, tanggal nota, banyaknya barang, pekerjaan, harga satuan, jumlah, discount, uang muka, sisa dari pembayaran, catatan, nama penerima, nama bagian ekspedisi dan nama pemesan. Nota ini dibuat oleh bagian administrasi produksi yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pelanggan ke bagian kasir. Nota ini juga digunakan oleh bagian kasir untuk membuat catatan kas masuk. b. Surat Jalan Surat jalan digunakan untuk pengantar bagian ekspedisi menyerahkan barang kepada pelanggan. Surat jalan berisi nama pelanggan, no surat, tanggal surat, no urut, kode barang, nama barang, banyaknya, catatan, nama penerima, nama bagian ekspedisi. Surat jalan dibuat oleh bagian ekspedisi. c. Faktur Pajak Faktur pajak digunakan pelanggan sebagai bukti pajak masukan, berisi kode dan nomor seri faktur pajak, pengusaha kena pajak, pembeli barang kena pajakpenerima jasa kena pajak, no urut, nama barang kena pajakjasa kena pajak, harga jualpenggantianuang mukatermin, dasar pengenaan pajak, PPN dan tanda tangan serta nama terang general manajer. d. Kantong Order Berisi deskripsi permintaan pelanggan terhadap barang yang akan dicetak. Kantong order berisi nama pemesan, no telp pemesan, tanggal order, rencana jadi order, nama order, ukuran, kertas cover, kertas isi, tebal halaman, finishing, oplah, materi order, atribut, catatan, jumlah kertas, ukuran kertas, jumlah, warna, format cetak, jumlah plate, mesin, catatan perancang order, perancang order, tanda tangan pemesan, catatan pemesan. Kantong order berfungsi sebagai dasar bagian produksi untuk membuat barang yang diinginkan oleh pelanggan. e. Bukti Setor Bank PT. Pohon Cahaya tidak membuat bukti setor bank, tetapi menggunakan slip setoran yang disediakan oleh bank. f. Rekapitulasi harga pokok penjualan Perusahaan melakukan rakapitulasi harga pokok penjualan. Karena untuk perhitungan laba rugi selama satu bulan. 5. Mendeskripsikan catatan akuntansi yang digunakan a. Jurnal kas masuk Catatan ini digunakan untuk mencatat kas masuk, dan jurnal kas masuk ini dibuat berdasarkan nota transaksi. b. Jurnal harian Mencatat transaksi yang terjadi pada perusahaan selain transaksi penjualan. 6. Mendeskripsikan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai a. Prosedur order penjualan Pada prosedur order penjualan ini bagian Customer Service menerima order dari pelanggan. Kemudian membuat kantong order yang akan diserahkan ke bagian produksi. b. Prosedur penerimaan kas Pada prosedur penerimaan kas ini bagian akuntansi dan keuangan menerima pembayaran dari pelanggan setelah pelanggan menerima barang dari bagian ekspedisi. Pembayaran dilakukan berdasarkan nota yang diserahkan oleh bagian ekspedisi. c. Prosedur penyerahan barang Pada prosedur penyerahan barang ini bagian ekspedisi menyerahkan barang kepada pelanggan dengan membawa dokumen nota dan faktur pajak. d. Prosedur pencatatan penjualan tunai Pada prosedur ini bagian akuntansi dan keuangan mencatat penjualan tunai ke jurnal penerimaan kas masuk. e. Prosedur penyetoran kas ke bank Pada prosedur ini bagian akuntansi dan keuangan menyetorkan kas ke bank secara fleksibel, tidak setiap hari. f. Prosedur pencatatan penerimaan kas Pada prosedur pencatatan penerimaan kas ini bagian akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan nota yang diterima. g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan. Dalam prosedur ini bagian akuntansi mencatat harga pokok penjualan selama sebulan berdasarkan barang yang telah dibayar lunas oleh pelanggan. 7. Mendeskripsikan unsur sistem pengendalian intern. a. Struktur organisasi 1 Di PT. Pohon Cahaya fungsi penjualan dan fungsi kas terpisah. Fungsi penjualan dilakukan oleh Customer Service dan fungsi kas dilakukan oleh bagian keuangan. 2 Di PT. Pohon Cahaya fungsi kas dan fungsi akuntansi belum terpisah, masih dilakukan oleh satu bagian yaitu bagian akuntansi dan keuangan. 3 Di PT. Pohon Cahaya transaksi penjualan tunai sudah dilaksanakan oleh fungsi penjualan yaitu customer service, fungsi pengiriman yaitu bagian ekspedisi dan fungsi akuntansi keuangan. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 4 Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh customer service dengan menerbitkan dokumen kantong order. 5 Penerimaan kas diotorisasi oleh bagian kasir dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada nota. 6 Pencatatan ke dalam jurnal diotorisasi oleh bagian akuntansi dengan cara memberikan tanda pada nota. c. Praktik yang sehat 7 Nota belum mempunyai nomor urut tercetak, tetapi nomor urut tersebut menggunakan cap dan nota dibuat oleh bagian administrasi. 8 Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai tidak pada hari yang sama, jadi kas disetor ke bank dengan fleksibel. 9 Pada perusahaan, manajer keuangan sering melakukan pemerikasaan saldo yang ada pada bagian akuntansi. 8. Mendeskripsikan bagan alir dokumen. Berikut ini adalah bagan alir sistem akuntansi penjualan tunai yang ada di PT. Pohon Cahaya: Customer Serevice Mulai Menerima order dari pelanggan Membuatkan kantong order 1 Kantong Order 1 2 N Gambar 3: Bagan alir sistem akuntansi penjualan tunai PT. Pohon Cahaya Sumber : PT. Pohon Cahaya Bagian Produksi 1 Kantong Order Memproduksi barang pesanan sesuai kantong order Laporan Barang Selesai 1 2 2 3 Beserta barang jadi Kantong Order N 1 1 Gambar 3: Bagan alir sistem akuntansi penjualan tunai PT. Pohon Cahaya Lanjutan Sumber : PT. Pohon Cahaya Laporan Barang Selesai Bagian Administrasi 2 Laporan Barang Selesai 1 Membuat nota dan faktur pajak Faktur Pajak Nota 1 2 3 T 4 N 1 Gambar 3: Bagan alir sistem akuntansi penjualan tunai PT. Pohon Cahaya Lanjutan Sumber : PT. Pohon Cahaya Bagian Ekspedisi 3 4 Laporan Barang Selesai 2 Membuat Surat Jalan Faktur Pajak Nota 1 2 Menyerahkan ke pelanggan dan meminta otorisasi Faktur Pajak Nota 1 2 T Laporan Barang Selesai 2 Surat Jalan N Beserta barang jadi Pelanggan Setelah diotorisasi oleh pelanggan 5 5 Faktur Pajak Nota 1 2 Laporan Barang Selesai 2 Surat Jalan Faktur Pajak Nota 1 2 Laporan Barang Selesai 2 Surat Jalan Beserta barang jadi Beserta barang jadi Beserta barang jadi Gambar 3: Bagan alir sistem akuntansi penjualan tunai PT. Pohon Cahaya Lanjutan Sumber : PT. Pohon Cahaya Bagian Akuntansi dan Keuangan Jurnal Kas Masuk Nota 2 Selesai Nota 1 2 Menerima uang beserta nota, lalu memberikan cap lunas pada nota Pelanggan 2 2 2 T Nota 1 Membuat Jurnal Kas Masuk Pelanggan Gambar 3: Bagan alir sistem akuntansi penjualan tunai PT. Pohon Cahaya Lanjutan Sumber : PT. Pohon Cahaya

B. Perbandingan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Yang Ada Pada