D. Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional
Pengawasan pada dasarnya tidak dapat dipisahkan dengan perencanaan. Suatu perencanaan yang telah ditetapkan baru dapat dinilai setelah dilakukannya
pengawasan. Sehingga baik tidaknya pelaksanaan dari perencanaan akan dapat diketahui dengan adanya fungsi pengawasan tersebut.
Menurut George R. Terry perencanaan adalah : “Planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in
the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.
Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain :
1. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan
keterangan kongkret. 2.
Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
3. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-
tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.
Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta
bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.
Universitas Sumatera Utara
Fungsi Perencanaan : Robbins dan Coulter menjelaskan fungsi dari perencanaan sebagai berikut :
1. Perencanaan sebagai Pengarah
Perencanaan merupakan upaya untuk meraih atau mendapatkan sesuatu secara lebih terkoordinasi. Dalam hal ini perencanaan adalah sebagai pengarah atau
guide dalam usaha untuk mencapai tujuan secara lebih terkoordinasi dan terarah.
2. Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian
Pada dasarnya di dunia ini tidak ada yang tidak mengalami perubahan. Perubahan-perubahan yang terjadi membawa ketidakpastian bagi organisasi.
Kadang perubahan tersebut sesuai dengan apa yang kita inginkan akan tetapi tidak jarang perubahan tersebut tidak sesuai dengan apa yang kita inginkan.
Ketidakpastian inilah yang harus diminimalisasikan, dengan adanya perencanaan, ketidakpastian yang akan terjadi di kemudian hari diantisipasi
sebelumnya.
3. Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya
Setiap organisasi pasti membutuhkan sumber daya. Dengan adanya perencanaan, maka dalam sebuah organisasi diharapkan tidak terjadi
pemborosan dalam hal penggunaan sumber daya yang ada sehingga organisasi tersebut bisa meningkatkan tingkat efisiensinya.
Universitas Sumatera Utara
4. Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas.
Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas yang harus dicapai oleh organisasi dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi
pengawasan manajemen. Dalam perencanaan, perusahaan menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam pengawasan,
perusahaan berusaha membandingkan antara tujuan yang telah ditetapkan dengan realita di lapangan, dan mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan
yang mungkin terjadi sehingga bisa mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki kinerja perusahaan.
Sedangkan Pengawasan berfungsi sebagai pembanding antara kenyataan yang terjadi dengan perencanaan yang dibuat. Pengawasan sebagai alat pengukur,
melakukan evaluasi secara berkala dan melakukan koreksi langsung setiap terjadi kesalahan. Ada beberapa pendapat para ahli tentang definisi pengawasan yaitu ;
Menurut Manullang 2002 “Pengawasan sebagai suatu proses untuk menerapkan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan perlu mengkoreksi
dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula”. Stoner 2001 mendefinisikan “Pengawasan merupakan usaha sistematis
untuk menetapkan standar prestasi kerja yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah deviasi dan mengukur
signifikansinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara seefisien dan
seefektif mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan”.
Universitas Sumatera Utara
Fungsi pengawasan dilakukan dengan mengukur dan memperbaiki pelaksanaan dari operasi lembaga perguruan tinggi. Proses pengukuran dilakukan
dengan membandingkan anggaran sebagai pedoman dengan realisasi yang sebenarnya terjadi.
Menurut Usry 2000, pengawasan biaya yang efektif terdiri dari dua aspek antara lain ;
1. Pengawasan operasional
Pengawasan operasional ditujukan untuk mengawasi kegiatan operasi lembaga perguruan tinggi, mengawasi segala biaya yang dikeluarkan dari barang atau
jasa yang diproses. 2.
Pengawasan akuntansi Pengawasan akuntansi yaitu pengawasan yang dilakukan melapor prosedur,
serta catatan yang berkaitan dengan pengamanan harta kekayaan yang dapat dipercayai catatan financialnya.
Pengawasan biaya operasional yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan melalui anggaran, yang mana kita ketahui
anggaran selain sebagai alat perencanaan juga sebagai alat pengawasan. Apabila ada kelemahan, maka diambil tindakan yang korektif untuk periode anggaran
yang berikutnya. Pengawasan ini tidak hanya terbatas pada evaluasi akhir periode namun
juga pengawasan dilakukan pada saat periode berjalan. Pihak fakultas juga harus menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam rangka mengoptimalkan
Universitas Sumatera Utara
pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian terhadap alokasi biaya yang dianggarkan.
Untuk melakukan pengawasan terhadap anggaran biaya operasional, pihak fakultas membandingkan rencana anggaran dengan realisasi yang terjadi setiap
perkiraan – perkiraan yang terdapat di dalam anggaran biaya operasional tersebut. Tujuan utama pengawasan adalah agar pelaksanaan kegiatan sesuai
dengan standarnya dan tercapai tingkat yang diharapkan dari prestasi kerja dan juga agar dapat menjamin hal-hal yang dapat diharapkan atau ditetapkan dan
untuk melihat apakah pengawasan yang dilakukan oleh peencanaan sesuai dengan tujuan fakultas.
Adapun manfaat dari pengawasan biaya operasional antara lain ; 1.
Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif. 2.
Dapat dengan segera melaporkan penyimpangan – penyimpangan biaya operasional.
E. Analisis Perencanaan Biaya Operasional
Kategori