Surat Niaga dan Perkantoran

3. Surat Niaga dan Perkantoran

Seperti yang pernah disinggung di muka, bahwa korespondensi niaga adalah sarana surat-menyurat di antara perusahaan dengan perusahaan atau badan usaha lain yang melakukan kegiatan perdagangan. Korespondensi perkantoran adalah sarana surat- menyurat di antara kantor-kantor pemerintah atau perusahaan atau lembaga lain, atau kantor pemerintah/perusahaan/lembaga dengan pihak lain termasuk individu perorangan. Korespondensi niaga dan korespondensi perkantoran adalah korespondensi resmi dalam pengertian kontras dengan korespondensi individual yang hanya mewakili perorangan. Surat pada korespondensi niaga ataupun korespondensi perkantoran ditulis oleh satu lembaga atau organisasi yang memiliki akte pendirian sebagai dasar hukumnya.

Korespondensi niaga Jepang dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu 1 korespondensi intralembaga 2 korespondensi ekstralembaga. Korespondensi niaga intralembaga adalah sarana surat-menyurat di dalam perusahaan, dan korespondensi niaga ekstralembaga adalah sarana surat- menyurat antara perusahaan dan perusahaan. Lainnya berarti korespondensi intralembaga adalah korespondensi perkantoran di dalam perusahaan dan korespondensi ekstralembaga adalah korespondensi niaga murni.

Korespondensi perkantoran di dalam perusahaan dilakukan dari perusahaan kepada karyawan atau sebaliknya dalam rangka penyampaian perintah, instruksi, atau kontak yang bersifat dua arah maupun satu arah, karena penyampaian maksud tersebut belum tentu dapat dilakukan secara langsung, sehingga surat intralembaga menjadi beberapa hal, sebagai berikut. Yang termasuk surat koneksi-komunikasi, adalah sebagai berikut:

a. Surat koneksi-komunikasi yang terdiri dari: Surat pemberitahuan/pengumuman, surat permohonan/permintaan, surat teguran, surat perintah, surat petunjuk dan lain-lain.

b. Surat laporan. Yang termasuk surat laporan, adalah sebagai berikut: Surat laporan penelitian, surat laporan pemeriksaan, surat laporan harian, mingguan, bulanan dan lain-lain.

c. Surat saran. Yang termasuk surat sasaran, adalah sebagai berikut: Surat saran, surat usulan, surat pertanyaan, surat edaran, dan lain-lain.

d. Surat keterangan. Yang termasuk surat keterangan, adalah sebagai berikut: Surat keterangan absen, surat keterangan sakit, surat keterangan pindah alamat dan lain-lain.

e. Surat kuitansi. Yang termasuk surat kuitansi, adalah sebagai berikut: Kuitansi, bon, rekening, faktur, dan lain-lain.

Dalam korespondensi perkantoran Jepang, surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perusahaan dan ditujukan kepada bagian tertentu atau karyawan.

Surat pengumuman adalah surat yang dibuat oleh perusahaan atau bagian tertentu dan ditujukan kepada seluruh perusahaan atau separuh bagian tertentu.

Surat permohonan, bersifat bottom-up, dibuat oleh bawahan kepada atasan; surat permintaan, bersifat top-down, dibuat oleh atasan kepada bawahan. Surat teguran adalah surat yang dibuat oleh atasan dengan isi menegur bagian tertentu atau karyawannya. Surat perintah adalah surat yang dibuat oleh atasan untuk memerintahkan bawahan- nya mengerjakan sesuatu. Surat petunjuk adalah surat yang dibuat oleh atasan untuk memberi petunjuk kepada bawahan dalam mengerjakan sesuatu. Surat saran adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bagian tertentu atau karyawan yang berisikan suatu saran untuk kebaikan perusahaan (top-down).

Surat usulan adalah surat yang dibuat oleh bawahan kepada perusahaan yang berisikan suatu usul untuk kebaikan perusahaan (bottom-up). Surat pertanyaan adalah surat yang dibuat oleh atasan atau bawahan yang berisikan pertanyaan-pertanyaan untuk perbaikan perusahaan.

Surat edaran adalah surat yang berisikan masalah-masalah yang hendak dirundingkan untuk mencapai kesepakatan sebagai pengganti rapat resmi. Surat edaran ini dalam bahasa Jepang disebut ringisho merupakan salah satu cara khas Jepang dalam pengambilan keputusan secara kolektif.

Kuitansi adalah surat bukti tentang pembayaran uang. Bon adalah surat bukti tentang barang. Rekening adalah surat bukti tentang sesuatu pembayaran yang bersifat rutin seperti listrik, air, dan lain-lain. Faktur adalah surat bukti pembelian barang.

Surat laporan penelitian adalah surat yang berisikan laporan tentang hasil penelitian yang disponsori oleh perusahaan. Surat laporan pemeriksaan adalah surat yang berisikan laporan tentang pemeriksaan yang diminta oleh perusahaan. Surat laporan harian, mingguan, bulanan adalah surat laporan yang dibuat oleh bagian-bagian di perusahaan mengenai kegiatannya atau kegiatan lain dari perusahaan dengan satuan waktu selama satu hari, satu minggu, atau satu bulan.

Surat keterangan absen, surat keterangan sakit, dan surat keterangan pindah alamat, adalah surat pribadi dari karyawan yang ditujukan kepada perusahaan.

Surat niaga dan surat perkantoran Jepang memiliki dua ciri:

a. Banyak yang ditulis dengan format horizontal, meskipun kadang-kadang dijumpai juga yang ditulis secara vertikal (asal mulanya ditulis secara vertikal);

b. Umumnya dipaksakan selesai dalam satu halaman dengan prinsip ‘satu urusan satu lembar’,maksudnya seluruh urusan selalu diusahakan selesai ditulis dalam satu halaman dan ini sudah menjadi tradisi.

Format horizontal yang umum:

a. Nomor registrasi surat di perusahaan/kantor;

b. Tanggal penulisan surat. Di Jepang berlaku tradisi tanggal surat ditulis dengan tahun kaisar yang

bertakhta sekarang, yakni tahun Heisei sehingga menjadi: Heisei—nen—gatsu—nichi “Tahun Heisei—bulan—tanggal”; tahun Heisei 1 = 1989; tahun Heisei 19 = 2007.

c. Pihak penerima/pihak yang dituju memiliki subformat: —Kabushiki Kaisha—Shitenchoo—dono “Perusahaan/Kantor—, Kepala Kantor Cabang—, Bapak/Ibu—”. Pihak yang dituju dimulai dari yang besar: nama perusahaan/kantor; kemudian bagian yang dituju, dan berakhir dengan nama kepala bagiannya.

d. Pihak pengirim ditulis: —————Kabushiki kaisha—————Buchoo——IN “Perusahaan/ Kantor———,’ Kepala Bagian—(stempel)”.

Pengiriman dimulai dari yang besar: nama perusahaan/kantor; kemudian jabatan serta nama pengiriman surat, dan berakhir dengan stempel perusahaan.

1. nomor registrasi

2. tanggal

3. pihak penerima

4. pihak pengirim

5. urusan/masalah

6. haikei

7. (isi surat)

e. Urusan atau masalah yang dibicarakan; sering ditulis dengan cara: —no ken “Masalah—”

f. Haikei “Dengan hormat,”

g. Isi surat, terdiri dari tiga bagian:

1) Salam permusiman dan salam perkantoran sebagai pembuka surat;

2) Isi sebenarnya yang ditandai dengan kata konjungsi sate;

3) Salam penutup surat.

h. Kei gu “Hormat kami”.

i. Ki; berisikan catatan khusus, mengenai butir-butir inti kesimpulan yang diperinci secara ringkas.

j. Lampiran ditulis doofuubutsu; berisikan dokumen atau berkas yang dilampirkan.

k. Catatan ditulis tsuiki; berisikan catatan tambahan yang disusulkan. l. Ijoo; adalah tanda selesainya surat.

Dibandingkan dengan surat pribadi, surat niaga dan surat perkantoran bahasa Jepang memiliki ciri:

a. Pihak pengirim maupun penerima surat ditulis di bagian atas surat.

b. Surat diawali dengan nomor registrasi administrasi.

c. Perihal yang mau dibicarakan diberi judul dan ditulis di bagian tengah surat; —no ken ....... “Masalah—”).

d. Isi surat diawali dengan salam permusiman dan salam perkantoran.

e. Banyak yang memuat catatan khusus berupa inti kesimpulan atau kesepakatan yang diberi tanda dengan huruf kanji ....Ki...

Format vertikal surat niaga dan surat perkantoran Jepang pada dasarnya memuat komponen yang sama dengan format horizontal (sebanyak 12 butir), hanya saja dalam bentuk penampilannya ditulis secara vertikal (berdiri). Untuk tulisan Jepang, penulisan secara vertikal bukan masalah, tetapi jika menggunakan ejaan latin, penulisan secara vertikal sulit dilakukan.

Di samping itu, dalam praktik di masyarakat Jepang, ada juga surat perkantoran yang ditulis tidak dengan format yang lengkap, sehingga format yang ditampilkan di atas hanya bersifat secara garis besar saja.

(1) Contoh Surat Perkantoran dari Kepala Sekolah Orang Tua murid (Dengan tulisan Jepang)

Pada contoh surat perkantoran di atas, tidak ditemukan: -

nomor registrasi surat; -

kata pembuka haikei; -

kata basa-basi penutup: keigu; -

lampiran dan catatan tambahan; -

kata penutup tanda selesai : ijoo

Surat itu ditulis oleh kepala sekolah dan ditujukan kepada orang tua murid. Karena bernada keakraban, maka ada beberapa butir komponen format resmi diabaikan. Pengabaian ini tidak membawa akibat kerusakan surat.

(Dengan ejaan Latin)

Daisan Gakunen Hogosha Kakui

Ashiritsu B Chuugaku koochoo

Yamada Ichiro

Gakukyuu Kondankai Kaisai No Oshirase

Moosho no koo, minasama ikaga osugoshi deshoo ka. Higoro yori, honkoo no kyooiku ni gokanshin wo mochi, atsuku orei mooshi agemasu.

Sate, okosama no shingaku wo hikaemashita kono jiki, kongo no gokiboo wo kakunin suru tame ni, kondankai wo kaisai shitai to zonjimasu.

Gotaboochuu towa zonjimasu ga, nanitozo goshusseki kudasaru yoo onegai mooshi agemasu.

Heisei 15 nen 7 gatsu 15 nichi