Korespondensi Niaga dan Perkantoran

13.3.2. Korespondensi Niaga dan Perkantoran

Di dalam buku ini digunakan istilah surat pribadi, surat niaga dan surat perkantoran. Jika diperinci lebih lanjut, sebenarnya setidaknya masih ada lagi yang disebut surat resmi dan surat dinas. Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi, organisasi atau perusahaan dan lembaga yang isinya berhubungan dengan jabatan, tugas dan wewenang dari pihak yang menulis surat. Surat dinas adalah surat yang isinya berhubungan dengan masalah administrasi pemerintahan, dibuat oleh instansi pemerintah berkenaan dengan wewenangnya dan ditujukan kepada pihak lain yang mempunyai hubungan dengannya. Surat perkantoran di dalam buku ini mencakup surat resmi dan surat dinas.

Surat niaga adalah surat yang isinya mengenai usaha yang dilakukan oleh perusahaan atau badan usaha lain seperti dealer (agen penjualan), agen (toko cabang), toko, koperasi dan sebagainya. Surat niaga merupakan sarana komunikasi dari berbagai bentuk badan usaha yang dibuat dalam kerangka mengelola kegiatan usahanya. Surat niaga merupakan utusan bagi sebuah perusahaan atau badan usaha lain dalam menjalin kerja sama dengan mitra bisnisnya dalam kerangka kegiatan bisnis yang dilakukannya.

Surat niaga mencakup surat penawaran barang, surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat penagihan, surat referensi, surat perkenalan rekanan, surat perjanjian transaksi, surat rekomendasi, surat pemberitahuan, surat undangan, surat perintah, surat permohonan, surat peringatan, surat pengantar, surat keputusan, surat laporan, surat tuntutan, surat tugas, surat kuasa dan lain- lain. Di antara jenis-jenis surat tersebut, ada yang bersifat tumpang tindih dan ini sudah lazim karena sesuai dengan kenyataan yang ada di masyarakat. Surat lamaran kerja dan dokumen riwayat hidup adalah surat pribadi yang bersifat surat perkantoran, dan contohnya akan dimuat di dalam bab ini.

Pada zaman sekarang, pengiriman surat niaga dan surat perkantoran masih banyak yang dilakukan melalui jasa dari kantor pos terutama dengan sarana kilat khususnya; tetapi di samping itu, ada juga yang dikirim dengan jasa dari perusahaan jasa dari kurir atau pegawai sendiri. Selain itu, pengiriman dengan sarana e-mail pun mulai banyak dilakukan orang.

Berikut ini akan diberikan sejumlah contoh surat niaga dan surat perkantoran yang berhasil dikumpulkan dari masyarakat. Cuma nama alamat serta sebagian dari isi bersifat fiktif.

(1) Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan

PT Awan Cemerlang Jalan. Kartini Raya no. 63, Jakarta Pusat, Telp/Fax. 451-4567

Jakarta, 8 Juli 2005

No. 012/BPM/07/05

Perihal: pesanan barang

Kepada Yth. Toko Mujur Hati Jl. Margonda No. 12 Depok, Jawa Barat, 16420

Dengan hormat, Dengan ini kami memberitahukan bahwa surat pesanan barang dari Toko Mujur Hati tertanggal 8 Juni 2005 sudah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami beritahukan bahwa kini kami sedang berusaha memenuhi pesanan tersebut dan apabila sudah tercapai, akan kami beritahukan lagi dan barang tersebut juga akan dikirim sesuai dengan permintaan.

Atas perhatian dan kepercayaan dari Toko Mujur Hati kepada PT. Awan Cemerlang, kami ucapkan terima kasih.

Kepala Bagian Pemasaran,

Ny. Juli Kristiano

Surat niaga di atas ditulis dengan menggunakan kertas berkepala perusahaan yang memuat nama serta alamat yang dapat dihubungi. Tanggal ditulis di sebelah kanan atas, di sebelah kiri bawahnya ditulis nomor registrasi surat berikut hal yang dibicarakan di dalam surat, di bawahnya dimuat pihak penerima surat dan penulisnya dimuat di sebelah kanan bawah surat.

(2) Contoh Surat Penawaran Barang

PT Pabrik Sepatu Dongki Puma

Komplek Industri Pulo Gadung Blok DH I No. 1, Jakarta

Telp. 798-5764 / 5 – 8 Fax. 798-8899

Nomor : 45/D/VI/06 Lampiran : Penawaran Sepatu

Perihal : Dua Berkas

Jakarta, 21 Juni 2006 Yth. Pemilik Toko Sepatu Dunia baru Depok Mal, Lantai I, No.12 Depok 6423

Dengan hormat,

Beberapa bulan lagi kita akan memasuki hari raya Idul Fitri. Pada masa itu, sudah tentu Toko Sepatu Dunia Baru akan ramai dikunjungi masyarakat. Untuk menghadapi masa itu, ada baiknya pihak toko mempersiapkan diri dalam persediaan barang- barangnya.

Untuk menyongsong kedatangan masa di atas, kami dari pabrik sepatu Dongki puma bermaksud menawarkan produk kami kepada Toko Sepatu Dunia Baru. Produk yang ingin kami tawarkan adalah produk dari seri Dongki dan seri Puma, masing-masing terdiri dari beberapa tipe sepatu anak-anak dan sepatu remaja termasuk tipe-tipe terbaru. Sebagai bahan pertimbangan Bapak, bersama ini kami sertakan dua berkas katalog barang berikut harga partai dari pabrik.

Kami berharap Toko Sepatu Dunia Baru dapat mempertimbangkan penawaran ini. Pemesanan barang secara partai yang melampaui jumlah tertentu akan mendapat potongan harga khusus. Untuk itu, silahkan menghubungi bagian pemasaran kami pada nomor Tlp………. atau Fax ………………

Atas perhatian dari Toko Sepatu Dunia Baru, kami ucapkan terima kasih.

Direktur,

Mil Johnson

Surat penawaran barang di atas, dibuat sesudah kunjungan salesman ke tempat sasaran. Dalam hal ini, surat dibuat dalam arti hubungan secara resmi. Pada kasus kunjungan salesman, ada banyak transaksi bisnis dilakukan tanpa proses korespondensi lagi.

(3) Contoh Surat Pesanan Barang

Depok, 29 Juni 2006

Yth. Manager Pemasaran PT Pabrik Sepatu Dongki Puma Kompleks Industri Pulo Gadung, Blok DH I, No. 1 Jakarta Timur

Surat penawaran barang dari PT. Pabrik Sepatu Dongki Puma telah kami terima. Berdasarkan surat penawaran tersebut, kami mengajukan pesanan seperti berikut ini:

(1) Sepatu Dongki tipe A

5 lusin ukuran 20-37

(2) Sepatu Dongki tipe B

3 lusin ukuran 20-32

(3) Sepatu Puma tipe A

4 lusin ukuran 20-37

(4) Sepatu Puma tipe B

3 lusin ukuran 20-32

(5) Sepatu Dongki – Puma

4 lusin ukuran 30-37 Total 19 lusin

Kami menunggu berita selanjutnya tentang pengiriman barang. Di samping itu, kami berharap sistem pembayaran dapat dilakukan dengan tiga tahap.

1. Tahap pertama akan kami bayar sebesar 25% pada saat pesanan tiba.

2. Tahap kedua akan kami bayar sebesar 25% setelah 1 bulan.

3. Tahap ketiga atau pelunasan sebesar 50% akan kami bayarkan dua bulan kemudian.

Atas kerja sama dan perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Pemilik Toko Sepatu Dunia Baru

(Agustinus Tamara)

Surat pesanan barang pada contoh (3) adalah surat jawaban terhadap surat penawaran barang pada contoh (2). Surat pesanan barang tersebut, ditulis tidak menggunakan kertas berkepala, hanya dengan selembar kertas putih biasa dan juga tidak dimuat nomor registrasi surat, perihal maupun lampiran, ini merupakan pertanda bahwa pengirim surat adalah badan usaha yang tidak besar.

(4) Contoh Surat Penagihan

PT Pabrik Sepatu Dongki Puma

Kompleks Industri Pulo Gadung, Blok DH I, No. 1, Jakarta

Telp. 798-5764/5-8 Fax. 798-8899

Jakarta, 20 September 2006

Nomor : 125/Bkeu/IX/06 Lampiran : Pembayaran Perihal

: Empat Berkas

Yth. Pemilik Toko Sepatu Dunia Baru Depok Mal, Lantai Satu, no. 12 Depok 16423

Sesuai dengan surat pesanan barang dari Toko Sepatu Dunia Baru tertanggal 29 Juni 2006, kami telah mengirim barang pesanan pada tanggal 5 Juli 2006 dengan faktur nomor 0134/Depok yang bernilai transaksi sebesar Rp. 12.500.000,00 (dua belas juta lima ratus ribu rupiah). Kami telah menerima pembayaran sesuai transaksi sebanyak dua kali yang seluruhnya mencapai 2 x 25% dari nilai transaksi, sehingga masih ada sisa uang yang harus dibayar oleh Toko Sepatu Dunia Baru sampai lunas pada tanggal 5 September 2006 sebesar 50% x Rp.12.500.000,00 = Rp.6.250.000,00 (enam juta dua ratus lima puluh ribu rupiah). Namun sampai dengan hari ini atau sudah dua minggu lewat dari tanggal yang dijanjikan, kami belum menerima pelunasan tersebut, untuk itu, kami mohon dengan hormat agar Bapak dapat melunasinya sesuai dengan kesepakatan kita. Bersama dengan ini kami sertakan fotokopi dari surat pesanan Toko Sepatu Dunia Baru tertanggal 29 Juni 2006 dan faktur kami bernomor 0134/Depok serta dua

kuitansi pembayaran yang sudah dilakukan oleh Toko Sepatu Dunia Baru sebagai bukti. Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Manajer Keuangan

Bagus Supartono

Pada surat penagihan di atas tampak bahwa penulis surat ditempatkan di sebelah kanan bawah surat. Jabatan dari penulis surat ditaruh di sebelah atas tanda tangan.

(5) Contoh Surat Permintaan Referensi