Migrasi dari DELI ke DSpace Kebijakan Akses

Retrieval System atau Digital Repository Software yang handal. Oleh karena itu, pilihan penggunakan program aplikasi yang digunakan merupakan salah satu syarat yang sangat penting pula. Hal ini mengingat dari pengalaman atau kendala yang dihadapi pada saat menggunakan DELI agar tidak terjadi lagi. Oleh karena itulah diperlukan sebuah sistem yang handal untuk menggantikan aplikasi DELI.

4. Migrasi dari DELI ke DSpace

DSpace DuraSpace adalah paket perangkat lunak berbasis open source yang dikembangkan secara berkolaborasi oleh Massachusetts Institute of Technology MIT Libraries dan Hawlett-Packard HP sejak tahun 2002. DSpace dapat digunakan untuk pengelolaan digital contentdigital repositories, termasuk mengumpulkan, memenej, mengindeks, dan mendistribusikan koleksi digital. DSpace bisa didapat secara gratis dan dapat di-download di http:dspace.org , mudah diinstal, digunakan serta dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan. DSpace banyak memiliki keunggulan serta fitur-fitur yang mumpuni seperti; statistik, standar metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis, selain itu penggun DSpace juga tersebar hampir di seluruh dunia lihat di sini http:wiki.dspace.org dengan komunitas yang besar sehingga memungkinkan adanya sharing informasi sesama komunitas terutama dalam hal penggunaan maupun update sistem. Berdasarkan beberapa alasan dan pertimbangan di atas, maka DSpace dipilih untuk digunakan sebagai Digital Repository Software di dalam pengelolaan USU Repository menggantikan DELI. Migrasinya USU Repository dari DELI ke DSpace, juga diikuti dengan penamaan domain baru sehingga USU Repository yang sebelumnya berada di bawah http:library.usu.ac.id , sekarang sudah memiliki URL sendiri dan dapat diakses melalui alamat http:repository.usu.ac.id terhitung sejak tanggal 10 April 2010. Universitas Sumatera Utara Gambar-1: Halaman Depan Website Perpustakaan USU Gambar-2: Halaman Depan Website USU Repository Universitas Sumatera Utara

5. Kontribusi Setiap Bidang di Perpustakaan USU dalam Membangun USU Repository

Di lihat dari perjalanan sejarah, pada awalnya kegiatan USU Repositoy masih merupakan pekerjaan rutin yang dilakukan oleh Tim Teknologi Informasi dan Komunikasi TIK dan Layanan Digital Perpustakaan USU saja. Seiring dengan perjalanan waktu dan perkembangan sistem Digital Repository Software yang digunakan serta keinginan untuk menambah jumlah konten yang di- upload, maka USU Repository di Perpustakaan USU dibangun dengan sistem “kerjasama antar berbagai Bidang Tim” bahkan melibatkan “kerjasama dengan pihak universitas”. Kerjasama ini melahirkan tiga kebijakan, yaitu:

a. Kebijakan Administrasi :

• Membentuk Tim yang khusus menangani secara rutin pekerjaan digitalisasi dan publikasi koleksi USU Repository di Perpustakaan USU Nota Tugas Kepala Perpustakaan. • Perpustakaan USU bekerjasama dengan pihak Universitas, terutama bekerjasama dengan Rektor USU mengatur mekanisme dan prosedur tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa. Caranya adalah dengan Rektor menerbitkan Surat Keputusan tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa Kepada Perpustakan Universitas Sumatera Utara. Cara ini juga bermanfaat untuk penambahan konten USU Repository dan juga legalitas meng-upload karya tersebut di situs USU Repository. Rektor USU juga menerbitkan Surat Keputusan beberapa Panitia ad Hock yang bertugas untuk meng-upload konten USU Repository, seperti Tim USU Repository dan Tim Pengembangan Arsip Digital. • Mengusulkan dan ikut dalam beberapa hibah kompetisi instusi yang ditawarkan oleh DIKTI Menang dalam TPSDP tahun 2002 dan PHKI INHERENT tahun 2007.

b. Kebijakan Teknis :

Untuk Kegiatan Teknis yang berkaitan dengan hardware, software, dan jaringan sepenuhnya dilakukan oleh Tim Teknologi Informasi dan Komunikasi TIK Perpustakaan USU. Tim ini juga yang bertanggung jawab Universitas Sumatera Utara mengatasi setiap permasalahan yang berkaitan dengan hardware, software, dan jaringan USU Repository tersebut. Tim ini juga bertugas memantau setiap perkembangan yang terjadi dalam setiap kegiatan USU Repository. Untuk lebih memaksimalkan lagi masuknya USU Repository dalam perangkingan Webometrics maka Tim Teknologi Informasi dan Komunikasi melakukan beberapa kebijakan, yaitu : • Membuat domain baru repository.usu.ac.id sesuai dengan yang direkomendasikan dalam Ranking Web of World Repositories RWWR. http:repositories.webometrics.info • Memilih untuk menggunakan Digital Repository Software DRS yang berbasis open source serta memiliki fitur-fitur standar metadata yang digunakan secara internasional seperti standar metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis. • Mendaftarkan USU Repository ke beberapa Directory Repositories terkenal, seperti ROAR Registry of Open Access Repositories http:roar.eprints.org2372 , OpenDOAR Directory of Open Access Repositories http:www.opendoar.orgfind.php?rID=1717 , DOAJ Directory of Open Access Journals http:www.doaj.org , IESR Information about Electronic Resources and Research http:iesr.ac.uk , DRIVER Digital Repository Infrastructure Vision for European Research http:search.driver.research-infrastructures.eu , Direktori Ranking Web of World Repositories http:repositories.webometrics.info , dan sebagai pengguna DSpace http:www.dspace.org . • Termasuk juga di jaringan Referensi Ilmiah Indonesia Garuda Garba Rujukan Digital http:jurnal.dikti.go.id .

c. Dukungan terhadap konten USU Repository

Untuk percepatan penambahan jumlah konten USU Repository maka beberapa Staf Perpustakaan USU bekerja sebagai Panitia ad Hock yang Universitas Sumatera Utara disahkan oleh SK Rektor USU. Staf Perpustakaan ini yang terlibat dalam kepanitiaan ini diambil dari beberapa Bidang Kerja yaitu Bidang Pengadaan Koleksi, Bidang Layanan Rujukan dan Bantuan Pengguna, dan Bidang Layanan Digital. Mereka dibentuk menjadi dua tim kerja yaitu Tim USU Repository dan Tim Arsip Digital. Tugas kedua tim ini adalah meng-upload semua karya sivitas akademika termasuk jurnal-jurnal ilmiah dan arsip digital yang diserahkan kepada Perpustakaan USU. Kegiatan ini dilakukan setiap hari setiap hari di luar jam kerja perpustakaan. Dengan demikian jumlah konten USU Repository terus bertambah setiap harinya sesuai dengan jumlah yang di-upload oleh kedua tim ini.

6. Kebijakan Akses

USU Repository dibangun dengan prinsip open access sehingga dapat dimanfaatkan atau diakses secara terbuka, baik abstrak maupun artikel penuhnya abstract dan fulltext, akan tetapi untuk dapat mengunduh download artikel tertentu dibutuhkan otorisasi dengan menggunakan user id dan password. Untuk mendapatkan otorisasi pengunjung harus menjadi members terlebih dahulu di Website USU Repsository. Untuk menjadi member pendaftarannya dapat dilakukan sendiri secara online melalui alamat http:repository.usu.ac.idregister . Tabel-1: Data Pertumbuhan Koleksi USU Repository Tahun 2002 s.d. Mei 2011 Tahun Jumlah Artikel 2002 298 2003 898 2004 1,498 2005 1.715 2006 1.981 2007 5.664 2008 9.308 2009 13.611 2010 18.916 2011 22.273 Data per tanggal 18 Mei 2011 Universitas Sumatera Utara Catatan: Tahun 2002 – 2005 jenis dokumen yang didigitalisasi hanya Laporan Penelitian. Tahun 2006 – 2011 jenis dokumen yang didigitalisasi Laporan Penelitian, Disertasi, Tesis, Skripsi, Tugas Akhir, danatau Kertas Karya, Pidato Rektor, Pidato Pengukuhan Guru Besar, Prosiding, Buku Panduan Jurnal Universitas, dan yang lainnya. Tabel-2: Data Jumlah Koleksi USU Repository Berdasarkan Jenis Dokumen Per Tanggal 18 Mei 2011 No. Urut Kategori Dokumen Jumlah 1 PhD Dissertations 86 2 Master Theses 4.178 3 Lecture Papers 1.917 4 Student Papers 14.273 5 USU e-Archives 150 6 USU e-Journals 1.560 7 Guide-Books 73 Total 22. 273 Universitas Sumatera Utara Tabel-3: Statistik Situs Web USU Repository repository.usu.ac.id Per Tanggal 3 Desember 2010 No Urut Bulan Jumlah Visits Page View Files Hits 1 Januari 2010 - - - - 2 Februari - - - - 3 Maret - - - - 4 April 29.387 1.565.284 1.932.563 2.250.087 5 Mei 40.227 4.890.283 5.660.931 6.028.025 6 Juni 80.737 3.292.017 3.186.055 4.995.138 7 Juli 49.114 2.914.317 2.769.888 4.779.313 8 Agustus 76.980 3.351.793 3.494.196 5.409.679 9 September 65.667 2.722.304 4.290.870 4.586.366 10 Oktober 203.838 3.903.742 7.619.685 8.097.292 11 November 285.452 5.038.066 8.522.092 9.081.707 12 Desember 21.647 438.965 829.751 924.153 Jumlah 853.049 28.116.771 38.306.031 46.151.760 Data dimulai tanggal 5 April 2010 Tabel-4: Statistik Situs Web USU Repository repository.usu.ac.id Per Tanggal 17 Mei 2011 No Urut Bulan Jumlah Visits Page View Files Hits 1 Januari 2011 86.219 2.120.950 5.224.016 5.702.343 2 Februari 2011 97.228 2.098.496 5.229.524 5.751.141 3 Maret 2011 73.883 1.106.888 3.567.567 3.870.145 4 April 2011 124.538 1.764.933 5.872.416 6.332.727 5 Mei 2011 85.225 10060.606 3.683.226 3.971.310 Jumlah 467.093 8.151.873 23.596.749 23.596.749 Universitas Sumatera Utara Keterangan: Visits : Kunjungan dalam waku tertentu standarnya 30 menit = 1 x kunjungan Page View : Halaman yang dibuka seperti ekstensi HTML, PHP, CGI, tetapi tidak termasuk grafis dan klip audio Files : Jumlah permintaan file yang mewakili jumlah hits kunjungan yang benar-benar menghasilkan sesuatu yang dikirim kembali ke pengguna. Hits : Jumlah permintaan yang dibuat ke server selama jangka waktu tertentu bulanan, harian, jam, dll.

7. Kontribusi USU Repository Terhadap Universitas Sumatera Utara