Retrieval System atau Digital Repository Software yang handal. Oleh karena itu, pilihan penggunakan program aplikasi yang digunakan merupakan salah
satu syarat yang sangat penting pula. Hal ini mengingat dari pengalaman atau kendala yang dihadapi pada saat menggunakan DELI agar tidak terjadi lagi.
Oleh karena itulah diperlukan sebuah sistem yang handal untuk menggantikan aplikasi DELI.
4. Migrasi dari DELI ke DSpace
DSpace DuraSpace adalah paket perangkat lunak berbasis open source yang dikembangkan secara berkolaborasi oleh Massachusetts Institute of
Technology MIT Libraries dan Hawlett-Packard HP sejak tahun 2002. DSpace dapat digunakan untuk pengelolaan digital contentdigital repositories,
termasuk mengumpulkan, memenej, mengindeks, dan mendistribusikan koleksi digital. DSpace bisa didapat secara gratis dan dapat di-download di
http:dspace.org , mudah diinstal, digunakan serta dapat dikustomisasi sesuai
dengan kebutuhan. DSpace banyak memiliki keunggulan serta fitur-fitur yang mumpuni
seperti; statistik, standar metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting yang dapat digunakan
untuk pertukaran metadata secara otomatis, selain itu penggun DSpace juga tersebar hampir di seluruh dunia lihat di sini
http:wiki.dspace.org dengan
komunitas yang besar sehingga memungkinkan adanya sharing informasi sesama komunitas terutama dalam hal penggunaan maupun update sistem.
Berdasarkan beberapa alasan dan pertimbangan di atas, maka DSpace dipilih untuk digunakan sebagai Digital Repository Software di dalam pengelolaan
USU Repository menggantikan DELI. Migrasinya USU Repository dari DELI ke DSpace, juga diikuti dengan
penamaan domain baru sehingga USU Repository yang sebelumnya berada di bawah
http:library.usu.ac.id , sekarang sudah memiliki URL sendiri dan dapat
diakses melalui alamat http:repository.usu.ac.id
terhitung sejak tanggal 10 April 2010.
Universitas Sumatera Utara
Gambar-1: Halaman Depan Website Perpustakaan USU
Gambar-2: Halaman Depan Website USU Repository
Universitas Sumatera Utara
5. Kontribusi Setiap Bidang di Perpustakaan USU dalam Membangun USU Repository
Di lihat dari perjalanan sejarah, pada awalnya kegiatan USU Repositoy masih merupakan pekerjaan rutin yang dilakukan oleh Tim Teknologi Informasi
dan Komunikasi TIK dan Layanan Digital Perpustakaan USU saja. Seiring dengan perjalanan waktu dan perkembangan sistem Digital Repository Software
yang digunakan serta keinginan untuk menambah jumlah konten yang di- upload, maka USU Repository di Perpustakaan USU dibangun dengan sistem
“kerjasama antar berbagai Bidang Tim” bahkan melibatkan “kerjasama dengan pihak universitas”. Kerjasama ini melahirkan tiga kebijakan, yaitu:
a. Kebijakan Administrasi :
• Membentuk Tim yang khusus menangani secara rutin pekerjaan digitalisasi dan publikasi koleksi USU Repository di Perpustakaan USU
Nota Tugas Kepala Perpustakaan. • Perpustakaan USU bekerjasama dengan pihak Universitas, terutama
bekerjasama dengan Rektor USU mengatur mekanisme dan prosedur tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa. Caranya adalah dengan
Rektor menerbitkan Surat Keputusan tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa Kepada Perpustakan Universitas Sumatera Utara. Cara ini
juga bermanfaat untuk penambahan konten USU Repository dan juga legalitas meng-upload karya tersebut di situs USU Repository. Rektor USU
juga menerbitkan Surat Keputusan beberapa Panitia ad Hock yang bertugas untuk meng-upload konten USU Repository, seperti Tim USU
Repository dan Tim Pengembangan Arsip Digital. • Mengusulkan dan ikut dalam beberapa hibah kompetisi instusi yang
ditawarkan oleh DIKTI Menang dalam TPSDP tahun 2002 dan PHKI INHERENT tahun 2007.
b. Kebijakan Teknis :
Untuk Kegiatan Teknis yang berkaitan dengan hardware, software, dan jaringan sepenuhnya dilakukan oleh Tim Teknologi Informasi dan
Komunikasi TIK Perpustakaan USU. Tim ini juga yang bertanggung jawab
Universitas Sumatera Utara
mengatasi setiap permasalahan yang berkaitan dengan hardware, software, dan jaringan USU Repository tersebut. Tim ini juga bertugas memantau
setiap perkembangan yang terjadi dalam setiap kegiatan USU Repository. Untuk lebih memaksimalkan lagi masuknya USU Repository dalam
perangkingan Webometrics maka Tim Teknologi Informasi dan Komunikasi melakukan beberapa kebijakan, yaitu :
• Membuat domain baru repository.usu.ac.id sesuai dengan yang
direkomendasikan dalam Ranking Web of World Repositories RWWR. http:repositories.webometrics.info
• Memilih untuk menggunakan Digital Repository Software DRS yang berbasis open source serta memiliki fitur-fitur standar metadata yang
digunakan secara internasional seperti standar metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH Open Archives Initiative-Protocol for Metadata
Harvesting yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis.
• Mendaftarkan USU Repository ke beberapa Directory Repositories terkenal, seperti ROAR Registry of Open Access Repositories
http:roar.eprints.org2372 , OpenDOAR Directory of Open Access
Repositories http:www.opendoar.orgfind.php?rID=1717
, DOAJ Directory of Open Access Journals
http:www.doaj.org , IESR
Information about Electronic Resources and Research http:iesr.ac.uk
, DRIVER Digital Repository Infrastructure Vision for European Research
http:search.driver.research-infrastructures.eu ,
Direktori Ranking Web of World Repositories http:repositories.webometrics.info
, dan sebagai pengguna DSpace http:www.dspace.org
. • Termasuk juga di jaringan Referensi Ilmiah Indonesia Garuda Garba
Rujukan Digital http:jurnal.dikti.go.id
.
c. Dukungan terhadap konten USU Repository
Untuk percepatan penambahan jumlah konten USU Repository maka beberapa Staf Perpustakaan USU bekerja sebagai Panitia ad Hock yang
Universitas Sumatera Utara
disahkan oleh SK Rektor USU. Staf Perpustakaan ini yang terlibat dalam kepanitiaan ini diambil dari beberapa Bidang Kerja yaitu Bidang Pengadaan
Koleksi, Bidang Layanan Rujukan dan Bantuan Pengguna, dan Bidang Layanan Digital. Mereka dibentuk menjadi dua tim kerja yaitu Tim USU
Repository dan Tim Arsip Digital. Tugas kedua tim ini adalah meng-upload semua karya sivitas akademika termasuk jurnal-jurnal ilmiah dan arsip
digital yang diserahkan kepada Perpustakaan USU. Kegiatan ini dilakukan setiap hari setiap hari di luar jam kerja perpustakaan. Dengan demikian
jumlah konten USU Repository terus bertambah setiap harinya sesuai dengan jumlah yang di-upload oleh kedua tim ini.
6. Kebijakan Akses
USU Repository dibangun dengan prinsip open access sehingga dapat dimanfaatkan atau diakses secara terbuka, baik abstrak maupun artikel
penuhnya abstract dan fulltext, akan tetapi untuk dapat mengunduh
download artikel tertentu dibutuhkan otorisasi dengan menggunakan user id
dan password. Untuk mendapatkan otorisasi pengunjung harus menjadi
members terlebih dahulu di Website USU Repsository. Untuk menjadi member pendaftarannya dapat dilakukan sendiri secara online melalui alamat
http:repository.usu.ac.idregister .
Tabel-1: Data Pertumbuhan Koleksi USU Repository Tahun 2002 s.d. Mei 2011
Tahun Jumlah
Artikel
2002 298
2003 898
2004 1,498
2005 1.715
2006 1.981
2007 5.664
2008 9.308
2009 13.611
2010 18.916
2011 22.273
Data per tanggal 18 Mei 2011
Universitas Sumatera Utara
Catatan:
Tahun 2002 – 2005 jenis dokumen yang didigitalisasi hanya Laporan Penelitian. Tahun 2006 – 2011 jenis dokumen yang didigitalisasi Laporan Penelitian, Disertasi, Tesis,
Skripsi, Tugas Akhir, danatau Kertas Karya, Pidato Rektor, Pidato Pengukuhan Guru Besar, Prosiding, Buku Panduan Jurnal Universitas, dan yang lainnya.
Tabel-2: Data Jumlah Koleksi USU Repository
Berdasarkan Jenis Dokumen Per Tanggal 18 Mei 2011
No. Urut
Kategori Dokumen Jumlah
1 PhD Dissertations
86 2
Master Theses 4.178
3 Lecture Papers
1.917 4
Student Papers 14.273
5 USU e-Archives
150 6
USU e-Journals 1.560
7 Guide-Books
73
Total 22. 273
Universitas Sumatera Utara
Tabel-3: Statistik Situs Web USU Repository repository.usu.ac.id
Per Tanggal 3 Desember 2010
No Urut
Bulan Jumlah
Visits Page View
Files Hits
1
Januari 2010 -
- -
-
2
Februari -
- -
-
3
Maret -
- -
-
4
April 29.387 1.565.284 1.932.563 2.250.087
5
Mei 40.227 4.890.283 5.660.931 6.028.025
6
Juni 80.737 3.292.017 3.186.055 4.995.138
7
Juli 49.114 2.914.317 2.769.888 4.779.313
8
Agustus 76.980 3.351.793 3.494.196 5.409.679
9
September 65.667 2.722.304 4.290.870 4.586.366
10
Oktober 203.838 3.903.742 7.619.685 8.097.292
11
November 285.452 5.038.066 8.522.092 9.081.707
12
Desember 21.647 438.965 829.751 924.153
Jumlah 853.049
28.116.771 38.306.031
46.151.760
Data dimulai tanggal 5 April 2010
Tabel-4: Statistik Situs Web USU Repository repository.usu.ac.id
Per Tanggal 17 Mei 2011
No Urut
Bulan Jumlah
Visits Page View
Files Hits
1
Januari 2011 86.219
2.120.950 5.224.016
5.702.343 2
Februari 2011 97.228
2.098.496
5.229.524 5.751.141
3
Maret 2011 73.883
1.106.888
3.567.567 3.870.145
4
April 2011 124.538
1.764.933
5.872.416 6.332.727
5
Mei 2011 85.225
10060.606
3.683.226 3.971.310
Jumlah
467.093 8.151.873
23.596.749 23.596.749
Universitas Sumatera Utara
Keterangan: Visits
: Kunjungan dalam waku tertentu standarnya 30 menit = 1 x kunjungan
Page View : Halaman yang dibuka seperti ekstensi HTML, PHP, CGI, tetapi tidak
termasuk grafis dan klip audio
Files : Jumlah permintaan file yang mewakili jumlah hits kunjungan yang
benar-benar menghasilkan sesuatu yang dikirim kembali ke pengguna.
Hits : Jumlah permintaan yang dibuat ke server selama jangka waktu tertentu
bulanan, harian, jam, dll.
7. Kontribusi USU Repository Terhadap Universitas Sumatera Utara