Peranan Sistem Informasi Akuntansi Gaji Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H., M.Sc (CTM), Sp. A(K).

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D. Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Armansyah Ginting, M.Eng. Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D. Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI. Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni.

PIMPINAN FAKULTAS

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec. Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor, SE, M.Acc, Ak. Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak. Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, SE, M.Si.

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Acc. Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak. Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si.

Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP. Prof. Dr. Ramli, MS.

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec. Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak. Ami Dilham, SE, M.Si.

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak.

Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si.

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec. Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si.

Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME. Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si.

Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, SE, Ak,MAFIS, CPA.

PROGRAM STUDI SARJANA (S1)

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc. Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si.

Manajemen

Ketua : Dra. Endang Sulistiani Rini, M.Si. Sekretaris : -

Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak. Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak.

PROGRAM DIPLOMA III Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si. Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si.

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak.

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM.

Sekretaris : -

BAGIAN TATA USAHA

Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si. Kasub. Personalia : Kammariyah, SE.

Kasub. Keuangan : Eka Yuliani, SE.

Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si. Kasub. Akademik : Fepti Aniar, SE.

Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H, and William S. Hopwood. 2000. Sistem Informasi

Akuntansi, Buku I. Penerbit : Salemba Empat, Jakarta.

Hall, James. A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Buku I. Penerbit : Salemba Empat, Jakarta.

Malayu. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.

Malthis, Robert L, John H. Jackson. 2002. ManajemenSumberDayaManusia, BukuDua ,EdisiPertama, Penerbit : SalembaEmpat, Jakarta.

Mulyadi. 2001. SistemAkuntansi, EdisiKetiga, CetakanKetiga. Penerbit : SalembaEmpat, Jakarta.

Niswonger, Warren, Reeve, Fees. 2005. Prinsip-Prinsip Akuntansi, Edisi 19 Penerbit : Erlangga, Jakarta.

Romney, Marshall B, and Paul Jhon Steinbart. 2006. Sistem Informasi

Akuntansi, Jilid 1, Edisi Kesembilan, Terjemahan oleh Deny Arnos

Kwary, dan Dewi Fitriasari. Jakarta : Penerbit Salemba Empat. Ruky, Ahmad S, 2001. ManajemenPenggajian dan PengupahanUntuk

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Gaji dan Upah

Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian merupakan hal yang penting karena beberapa alasan :

1. Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk mempertahankan agar moral karyawan tetap tinggi, perusahaan harus membayar gaji secara akurat dan tepat waktu.

2. Penggajian merupakan hal yang diatur oleh peraturan pemerintah.

3. Penggajian serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan. Walaupun jumlah beban seperti itu sangat bervariasi, namun bukan hal yang luar biasa bagi perusahaan bahwa sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayar gaji serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah.

Menurut penulis, istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas-tugas adminstratif dari para pemimpinya. Bagi staff pengajar bertugas mendidik, serta melakukan penelitian dan pelayanan kepada masyarakat. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap,

sedangkan imbalan diberikan kepada buruh-buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik biasanya disebut upah.

Jumlah gaji pada umumnya ditetapkan bulanan. Sedangkan jumlah upah ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan. Disamping gaji dan upah pegawai dan karyawan pelaksana (buruh) di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mungkin memperoleh manfaat- manfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan misalnya tunjangan jabatan, tunjangan umum, uang lembur, uang makan, dan lain-lain.

Berikut ini penulis akan mengemukakan beberapa pengertian tentang gaji dan upah menurut pakar – pakar ekonomi :

Menurut Mulyadi (2001 : 373) :

Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.

Menurut Ahmad dan Ruky (2001 : 8) yaitu:

“Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh

para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan PNS, anggota TNI dan POLRI dan anggota pemerintah yang dibayarkan secara bulanan. Sedangkan upah merupakan penerimaan sebagai imbalan dari pengusaha kepada tenaga kerja untuk suatu pekerjaan atau jasa yang telah dilakukan dan dinilai dalam bentuk uang sesuai dengan perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja termasuk tunjangan, baik untuk pekerjaan sendiri

maupun keluarganya”.

Menurut Malthis dan Jackson (2002 : 378) : “Gaji merupakan yang konsisten dari satu periode ke periode lain dengan tidak mengandung

jumlah jam kerja, sedangkan Upah adalah bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja’’.

Pengertian di atas memiliki maksud yaitu upah merupakan balas jasa yang diterima oleh pekerja dari pihak lain. Dapat diambil kesimpulan bahwa gaji adalah jasa yang diberikan kepada karyawan di bidang administrasi di perusahaan dan tenaga staff biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap. Upah merupakan balas jasa yang diberikan diterima oleh pekerja kasar yang pembayarannya didasarkan atas hasil kerjanya. Karena itu jumlah upah yang diterima setiap pegawai atau karyawan bisa berfluktuasi antara satu periode.

Dapat disimpulkan bahwa gaji maupun upah adalah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang telah memberikan jasanya kepada perusahaan. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap sedangkan besarnya upah tergantung kepada hasil kerja dan waktu kerja.

B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah

Ada bermacam – macam unsur gaji dan upah yang sering kita jumpai diberbagai macam buku, namun menurut Malthis dan Jackson Unsur – unsur gaji dan upah (2002 : 118) tersebut adalah sebagai berikut :

1. Kompensasi langsung, terdiri dari :

a. Gaji pokok yaitu kompensasi dasar yang diterima oleh karyawan biasanya sebagai gaji atau upah. Gaji pokok terdiri dari : 1) gaji yaitu bayaran yang konsisten dari suatu periode ke periode - periode lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja ; 2) upah yaitu bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu jam kerja. b. Gaji variabel yaitu kompensasi dikaitkan dengan kinerja individual,

tambahan atas upah biasanya dimana dalam pemberiannya tidak memperhatikan tingkat produktivitas masing-masing karyawan ; 2) insentif yaitu upah tambahan yang diberikan kepada karyawan karena prestasi kerjanya yang baik atau kinerjanya yang baik ; 3) kepemilikan saham yaitu tambahan atas upah yang diberikan kepada pemilik saham.

2. Kompensasi tidak langsung : a. asuransi kesehatan ; b. dana pensiun ; c. libur pengganti ; d. kompensasi kinerja.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, gaji dan upah penting bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai motivator dalam bekerja. Gaji dan upah merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan. Di dalam masyarakat masih banyak menganggap bahwa istilah gaji dan upah mempunyai pengertian yang sama, terjadi karena gaji dan upah sama-sama merupakan balas jasa yang diberikan oleh atasan atau majikan kepada pegawai atau buruh. Di samping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal–hal seperti pendidikannya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian karyawan itu sendiri. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara unsur – unsur gaji dan upah adalah sebagai berikut :

1. Gaji pokok adalah sejumlah uang yang diterima karyawan yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu menurut pangkat / golongan, jabatan, dan masa kerja dalam bentuk gaji dan upah. Gaji pokok yang diberikan kepada pegawai baik staff maupun non staff.

2. Insentif adalah sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan yang telah mencapai target tertentu dil luar gaji tetapnya. Insentif akan diberikan kepada karyawan apabila bekerja di atas standar yang telah

ditentukan sesuai dengan ketentuan yang telah diatur oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Tunjangan – tunjangan adalah bentuk lain dari pemberian gaji dan upah yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan, yang tujuannya adalah untuk menambah semangat kerja karyawan setiap bulan, namun ada juga beberapa tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu saja. Pada perusahaan ini terdapat tunjangan antara lain tunjangan pokok yaitu tunjangan yang besarnya ditetapkan sesuai dengan kebijaksanaan seperti: a. Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai

negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku. Adapun penjabaran persentase tunjangan yang diperoleh karyawan pada golongan III/a-IV/d sebagai berikut : 1) Golongan III/a : 146% x gaji pokok

2) Golongan III/b : 139% x gaji pokok 3) Golongan III/c : 133% x gaji pokok 4) Golongan III/d : 127% x gaji pokok 5) Golongan VI/a : 114% x gaji pokok 6) Golongan VI/b : 107% x gaji pokok 7) Golongan IV/c : 107% x gaji pokok 8) Golongan IV/d : 101% x gaji pokok

b. Tunjangan jabatan struktural adalah tunjangan yang berdasarkan pada sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya.

Adapun penjabaran persentase tunjangan struktural yang diperoleh karyawan yaitu : 1) dekan ; 2) kepala bagian.

c. Tunjangan khusus. Yang termasuk tunjangan khusus adalah :

1) Tunjangan tambahan adalah tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu dan kondisi tertentu, seperti: tunjangan pangan, tunjangan pensiun, tunjangan kesehatan, tunjangan lebaran dan natal, tunjangan PPh pasal 21 dan tunjangan Jamsostek.

Adapun unsur-unsur pengeluaran di Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

1. Jamsostek pensiun adalah pengenaan potongan atas tunjangan hari tua kepada karyawan perusahaan dengan maksud akan diberikan kembali kepada karyawan pada saat karyawan tersebut pensiun.

2. PPh Pasal 21 adalah pengenaan PPh pasal 21 dari Undang – undang perpajakan ditetapkan sebelumnya. Penggunaan pajak ini langsung dikurangi dengan pendapatan gaji yang diperoleh pada bulan bersamaan. 3. Hutang para karyawan adalah potongan-potongan yang ada pada daftar

gaji Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu : a. PFK beras ; b. simpanan wajib 10% ; c. sewa rumah ; d. tunggakan ; e. hutang kelebihan ; f. penghasilan lain-lain ; g. pajak penghasilan ; h. tabungan perumahan.

Sumber gaji lain pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

2. Honorarium Program S-1 Reguler 3. Honorarium Program D-3

C. Prosedur Perhitungan gaji dan Upah

Besarnya gaji dan upah dalam sebuah perusahaan tidak selalu sama untuk setiap karyawan dan dapat berubah–ubah di masa yang akan datang, tergantung pada tingkat gaji dan upah dan jam kerja masing-masing karyawan. Terjadinya perbedaan tingkat gaji dan upah antar karyawan disebabkan oleh faktor pendidikan, pengalaman, kemampuan perusahaan, kondisi pekerjaan.

Ada beberapa cara menghitung gaji dan upah. Sistem manapun yang dipakai perusahaan adalah untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu keuntungan maksimal melalui efisiensi dan efektivitas kerja dengan pengorbanan yang tepat. Menurut Hasibuan (2005 : 124) sistem perhitungan gaji dan upah dapat digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu :

1. Sistem menurut upah waktu, dibedakan atas upah pekerjaan, upah perminggu, dan upah perbulan.

2. Sistem upah menurut kesatuan hasil adalah jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah yang akan diterima karyawan dan biasanya diterapkan dalam perusahaan yang memproduksi barang – barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat diukur, dan upah yang diterimanya tergantung dari kegiatan kerja.

3. Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakannya.

Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan

Ketentuan jam kerja yang berlaku pada Fakultas Ekonomi USU antara lain sebagai berikut :

1. Hari kerja, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan 6 ( enam ) hari jam kerja bagi pegawai dalam 1 minggu yang dimulai pada hari senin sampai sabtu.

a. Senin - Kamis

1) Pukul : 08.00 – 12.00 kerja 2) Pukul : 12.00 – 13.00 Istirahat 3) Pukul : 13.00 – 14.00 kerja b. Jumat

1) Pukul : 08.00 – 11.00 kerja c. Sabtu

1) Pukul : 08.00 – 13.00 kerja

2. Hari istirahat, pada hari istirahat setiap pegawai dibebaskan dari pekerjaan dalam batas tertentu dan istirahat makan siang terhitung 1 jam pukul 12:00 – 13:00 wib. Istirahat mingguan jatuh pada hari Minggu dan untuk hari libur nasional, semua pegawai berhak untuk libur dengan pembayaran gaji penuh.

3. Cuti, pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara cuti memiliki dua bagian yaitu : a. cuti tahunan selama 2 minggu ; b. cuti melahirkan selama 2 bulan.

Menurut Mulyadi (2001 : 374) Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah adalah dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, perubahan tarif gaji dan pemindahan.

2. Kartu jam hadir adalah dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.

3. Kartu jam kerja adalah dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.

4. Daftar gaji dan daftar upah adalah dokumen ini berisi jumlah gaji

dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa pph 21, utang karyawan dan iuran untuk organisasi karyawan.

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah adalah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.

6. Surat pernyataan gaji dan upah adalah dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.

7. Amplop gaji dan upah adalah uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.

8. Bukti kas keluar adalah dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

D. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan kegiatan untuk melaksanakan proses pengolahan data akuntansi secara efisien sehingga menghasilkan informasi keuangan yang berguna dalam pengambilan keputusan. Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (FE USU) sangat bertumpu pada sistem informasi yang dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan. Sistem merupakan elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem merupakan sumber daya yang diperlukan untuk mengubah input menjadi output.

Menurut Romney dan Steinbart (2006 : 2) : “Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai suatu tujuan yang sama”.

Menurut Hall (2001 : 5) : “Sistem adalah dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem yang bersatu untuk mencapai

tujuan bersama”.

Menurut Bodnar dan Hopwood (2000 : 1) : “Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan yang tepat”.

Menurut Niswonger, Warren, Reeve, Fess (2005 : 6) : “Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada para pihak-pihak yang

berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi keuangan”.

Menurut Bodnar dan Hopwood (2000 : 1) : “Sistem informasi akuntansi itu adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi, baik secara manual maupun terkomputerisasi, yang dikomunikasikan kepada beragam pengambilan

keputusan”.

Berdasarkan beberapa defenisi di atas, pengertian sistem informasi akuntansi dapat disimpulkan sebagai seperangkat manusia dan sumber modal dalam suatu organisasi yang berpengaruh dalam pengolahan data akuntansi termasuk data gaji untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan yang berguna bagi perusahaan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan pihak manajemen dalam merencanakan dan mengendalikan perusahaan.

E. _{Komponen Sistem Informasi Akuntansi}

Sistem Informasi Akuntansi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer. Untuk membangun sistem informasi, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen sistem informasi akuntansi, yaitu: prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi (hardware dan software). Berdasarkan definisi mengenai sistem informasi akuntansi yang telah dikemukakan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa di dalam sistem informasi akuntansi terdapat unsur-unsur pokok.

Menurut Romney dan Steinbart (2006 : 3) sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen adalah :

1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi.

2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.

3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.

4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.

5. Infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer, peralatan pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

Komponen sistem informasi akuntansi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari unsur-unsur pokok yang meliputi :

1. Pegawai pada bagian keuangan Fakultas Ekonomi USU yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi.

2. Prosedur-prosedur di bagian keuangan secara manual dan sistematis yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.

3. Data yang terdiri dari data keuangan dan data nonkeuangan.

4. Pada Fakultas Ekonomi USU Software yang dipakai untuk memproses data gaji induk untuk para pegawai berupa Microsoft Excel.

5. Infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer, dan peralatan pendukung, seperti printer dan scan.

F. Fungsi dan Manfaat Sistem Informasi Akuntansi

Dalam memenuhi kebutuhan informasi akuntansi, baik untuk kebutuhan pihak eksternal maupun pihak internal, sistem informasi akuntansi harus didesain sedemikian rupa sehingga memenuhi fungsinya. Demikian pula sistem informasi akuntansi dalam memenuhi fungsinya harus mempunyai tujuan-tujuan yang dapat memberikan pedoman kepada manajemen dalam melaksanakan tugasnya sehingga dapat menghasilkan informasi-informasi akuntansi yang berguna, terutama dalam menunjang penyusunan data penggajian.

Fungsi sistem informasi akuntansi menurut Romney dan Steinbart (2006 : 3) adalah :

1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.

2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna, bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, pengawasan.

3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan handal.

Manfaat sistem informasi akuntansi menurut Romney dan Steinbart (2006 : 10) adalah :

1. Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk atau jasa. Contoh, sistem informasi akuntansi dapat mengawasi mesin sehingga para operatornya akan diberitahukan dengan segera saat proses yang berjalan keluar dari batas kualitas yang dapat diterima.

2. Memperbaiki efisiensi, sistem informasi akuntansi yang dirancang dengan baik dapat membantu memperbaiki efisiensi jalannya suatu proses dengan memberikan informasi yang lebih tepat waktu.

3. Memperbaiki pengambilan keputusan, sistem informasi akuntansi dapat memperbaiki pengambilan keputusan dengan memberikan informasi dengan tepat waktu.

4. Berbagi pengetahuan, sistem informasi akuntansi yang dirancang dengan baik biasanya mempermudah proses berbagi pengetahuan dan keahlian yang selanjutnya dapat memperbaiki proses operasi perusahaan, dan bahkan memberikan keunggulan kompetitif.

G. Karakteristik Informasi yang Baik

Menurut Romney dan Steinbart (2006 : 12) mensyaratkan bahwa informasi-informasi yang memiliki karakteristik yang baik terdiri dari :

1. Relevan adalah informasi tambahan pada pembuatan keputusan dengan cara mengurangi ketidakpastian, menambah pengetahuan untuk memprediksi atau memastikan prediksi-prediksi sebelumnya.

2. Andal adalah informasi tersebut bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan dengan tepat menunjukkan kejadian atau aktivitas dari suatu organisasi.

3. Lengkap adalah informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya.

4. Tepat waktu adalah informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambil keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan.

5. Dapat dipahami artinya informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas

6. Dapat diverifikasi artinya informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama.

Berdasarkan karakteristik informasi yang baik menurut Romney dan Steinbart (2003 : 12), maka karakteristik informasi dalam data penggajian di Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

1. Relevan artinya informasi data penggajian yang disajikan oleh bagian keuangan Fakultas Ekonomi USU telah sesuai dengan kebutuhan para pengguna internal yang berupa data gaji induk untuk para pegawai yang dikeluarkan oleh Fakultas Ekonomi USU.

2. Andal artinya informasi di Fakultas Ekonomi USU yang berupa data penggajian sudah bebas dari kesalahan, karena setelah melakukan proses penyusunan data penggajian, data tersebut dikoreksi kembali oleh pihak Pembantu Dekan II (Pudek II). Artinya informasi yang disajikan mencerminkan kejujuran penyajian informasi, menggambarkan substansi dari suatu kejadian atau transaksi, netral dan obyektif dan mencerminkan sikap kehati-hatian serta mencakup semua hal yang material.

3. Lengkap artinya informasi di Fakultas Ekonomi USU yang berupa data gaji induk untuk para pegawai sudah lengkap dan dapat dilihat pada lampiran 2.

4. Tepat waktu artinya informasi yang di sajikan di Fakultas Ekonomi USU sudah dilaporkan tepat waktu ke bagian biro rektor USU.

5. Dapat dipahami artinya informasi yang berupa data gaji induk untuk para pegawai mudah dipahami bagi kalangan internal seperti : pihak Dekan Fakultas, bagian keuangan (pengelola informasi) dan auditor independent.

6. Dapat diverifikasi artinya informasi yang berupa data gaji induk untuk para pegawai di Fakultas Ekonomi USU sudah dapat diverifikasi.

H. Sistem Informasi Akuntansi Gaji Pegawai Fakultas Ekonomi USU

Standar Akuntansi Keuangan (SAK) adalah standar akuntansi yang bertujuan umum yang disajikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berlaku Umum

(PABU). Informasi ini bertujuan umum sebab disiapkan untuk pihak internal dan eksternal. Informasi akuntansi keuangan disajikan dengan asumsi bahwa informasi yang dibutuhkan investor, kreditor, calon investor dan kreditor, manajemen, pemerintah, dan sebagainya dapat mewakili kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor. Dengan demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang berkepentingan dengan bisnis perusahaan.

Pada organisasi non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti USU, Sistem Informasi Akuntansi sudah berkembang dalam tahap sistematis secara manual dan terpusat di bagian keuangan Fakultas Ekonomi tetapi belum

integrated atau yang sering disebut sistem tumpuk informasi. Sehingga satu

kesatuan informasi gaji induk untuk para pegawai belum terdapat pada suatu area. Output yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi berupa informasi data gaji induk untuk para pegawai. Data gaji induk untuk para pegawai terdiri dari gaji pokok ditambah tunjangan-tunjangan dan dikurangkan potongan-potongan.

Data gaji induk pegawai di Fakultas Ekonomi USU sangat berperan dalam menyajikan informasi bagi pengguna internal. Adapun tahapan yang dilakukan oleh bagian keuangan Fakultas Ekonomi USU dalam proses gaji induk pegawai adalah sebagai berikut :

1. Input data, proses pembuatan data merupakan proses pembuatan data pokok yang diperlukan untuk memproses transaksi-transaksi yang dilakukan dalam sistem. Adapun data pokok yang dibuat untuk gaji induk

pegawai meliputi gaji pokok, tunjangan-tunjangan tetap dan potongan potongan.

2. Metode perhitungan gaji dan upah, pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara metode perhitungan gaji dan upah yang dibayarkan kepada karyawannya didasarkan oleh penggolongan yaitu : a. pegawai staff adalah pegawai yang mempunyai keahlian, dinilai dari pendidikan atau lamanya masa kerja atau pengalaman kerja ; b. pegawai Non staff adalah pegawai yang dibayarkan gaji dan upah kepada pegawai non staff jumlahnya tidak sama, karena pegawai non staff digolongkan karyawan bulanan dan karyawan harian tetap.

3. Output yang dihasilkan dari proses penyusunan data informasi yang berupa laporan gaji induk untuk para pegawai.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan data dan hasil penelitian yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi USU, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Informasi gaji induk untuk para pegawai yang disajikan oleh bagian keuangan Fakultas Ekonomi USU telah relevan yaitu telah sesuai dengan kebutuhan para pengguna internal yang berupa data mengenai gaji pokok, tunjangan-tunjangan dan potongan-potongan yang dikeluarkan oleh Fakultas Ekonomi USU.

2. Informasi di Fakultas Ekonomi USU yang berupa laporan gaji induk untuk para pegawai sudah andal yaitu sudah bebas dari kesalahan, karena setelah melakukan proses penyusunan laporan gaji induk untuk para pegawai, laporan tersebut dikoreksi kembali oleh pihak Pembantu Dekan II (Pudek II). Artinya informasi yang disajikan mencerminkan kejujuran penyajian informasi, menggambarkan substansi dari suatu kejadian atau transaksi, netral dan obyektif dan mencerminkan sikap kehati-hatian serta mencakup semua hal yang material.

3. Informasi di Fakultas Ekonomi USU yang berupa laporan gaji induk untuk para pegawai sudah lengkap yaitu berupa gaji pokok yang

ditambah tunjangan-tunjangan dan dikurangkan potongan-potongan, serta dapat dilihat pada lampiran 2.

4. Informasi yang di sajikan di Fakultas Ekonomi USU sudah dilaporkan tepat waktu ke bagian biro rektor USU.

5. Informasi yang berupa laporan gaji induk untuk para pegawai di Fakultas Ekonomi USU mudah dipahami bagi kalangan internal seperti : pihak Dekan Fakultas, bagian keuangan (pengelola informasi) dan auditor independent.

6. Informasi yang berupa laporan gaji induk untuk para pegawai di Fakultas Ekonomi USU sudah dapat diverifikasi. Laporan gaji induk para pegawai telah diaudit oleh auditor independent dan hasil laporan audit dinyatakan informasi keuangan tersusun dari hasil operasi yang direncanakan dan diharapkan.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis mengemukakan beberapa saran-saran kepada pihak manajemen pada Fakultas Ekonomi USU.

1. Sebaiknya Fakultas Ekonomi USU dapat mengembangkan tahapan sistem informasi dengan proses integrated.

2. Sebaiknya Fakultas Ekonomi USU memberikan otonomi pengelolaan informasi di masing-masing departemen agar tidak terlalu rumit jika mengatasi masalah seperti kehilangan data.

3. Sebaiknya informasi dalam data gaji induk para pegawai di Fakultas Ekonomi USU dapat digunakan oleh pihak Eksternal. Sehingga dapat menciptakan transparansi informasi di Fakultas Ekonomi USU.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara ( istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerima Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I

No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Akuntansi

2. Departemen Manajemen

3. Departemen Ekonomi Pembangunan Sedangkan program Diploma-III terdiri dari :

1. Jurusan Akuntansi 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Kesekretariatan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

c. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.

d. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

e. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metedologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada didalam keahliannya.

f. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.

Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Keunggulan dari struktur organisasi, antara lain adanya pembagian tugas yang jelas, koordinasi dapat dilakukan dengan baik, dan keahlian khusus yang diperlukan dalam melaksanakan tugas tertentu.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 2. 1

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekertaris Departemen Unit Penunjang Fakultas

C. Job Description

Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian tata usaha

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemaasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kegiatan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub bagian akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan mempesiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub bagian umum dan keuangan

kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan

pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah di teliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan system informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyusunan laporan Bagian.

4. Sub bagian kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub bagian kemahasiswaan dan alumni

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa guna mmbrikan playanan yang trbaik kepada mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub bagian perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

D. Jaringan Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Oleh karena itu, untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan

terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a

Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil, 2. Perkuliahan semester genap / ganjil,

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil, 4. Wisuda mahasiswa.

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

Perusahaan didirikan untuk memperoleh laba demi menjamin kelangsungan perusahaan. Apa lagi di era globalisasi saat ini persaingan antara perusahaan satu dengan yang lain sangatlah ketat, oleh karena itu perusahaan harus dikelola dengan efekif dan efisien supaya tetap eksis dalam bidangnya. Dalam menjalankan aktivitasnya tentu perusahaan menggunakan sumber daya. Sumber daya terbagi atas dua yaitu sumber daya alam dan sumber daya manusia. Sumber daya manusia disebut juga sebagai tenaga kerja. Tenaga kerja adalah faktor yang tidak pernah lepas dalam perusahaan. Karena tenaga kerja sudah memberikan sumbangan kepada perusahaan sejak awal dimulainya kegiatan perusahaan. Sumbangan tersebut diberikan dalam bentuk tenaga, pikiran, ide-ide yang kreatif, pengalaman maupun keahlian. Sebagai imbalan atas apa yang mereka sumbangkan maka mereka berhak mendapatkan balas jasa berupa gaji dan upah. Oleh karena itu, perusahaan harus dapat mengontrol dan memperhatikan kesejahteraan para tenaga kerja agar para tenaga kerja bisa menikmati hasil kerja mereka dalam suatu periode tertentu.

Jika kebutuhan tenaga kerja dipenuhi perusahaan dengan semestinya, yaitu dengan sistem gaji dan upah yang baik maka akan mendorong tenaga kerja itu bekerja dengan baik pula dan pastinya akan merangsang tenaga kerja untuk bekerja lebih baik. Sehingga hasil pekerjaannya akan lebih maksimal dan

mempunyai pengaruh yang sangat besar karena dapat mempengaruhi sifat dan tingkah laku tenaga kerja dalam melaksanakan beban yang menjadi tanggung jawabnya.

Masalah di atas tidak hanya menyangkut berapa jumlah gaji yang diterima, melainkan juga menyangkut beban pekerjaan maupun yang berkaitan dengan moral dan tanggung jawab organisasi terhadap kehidupan pegawai dan keluarganya. Sistem informasi akuntansi sangat diperlukan untuk mengidentifikasi, menghimpun, memproses, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi termasuk sistem penggajian suatu organisasi ke berbagai pihak yang bersangkutan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkoordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal,

and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomi menjadi keluaran

berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

Sistem informasi akuntansi sangat dibutuhkan oleh organisasi. Organisasi adalah sekelompok orang atau unit yang melakukan kegiatan, termasuk pengambilan keputusan, secara terkoordinasi guna mencapai suatu tujuan tertentu. Di sisi lain, kemajuan teknologi informasi dapat meningkatkan daya saing guna memajukan organisasi. Penggunaan sistem informasi akuntansi saat ini sangat mendukung efisiensi dan efektivitas pemrosesan transaksi sehari–hari dan telah diterapkan secara meluas di kalangan bisnis.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan menginginkan setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan dapat memberikan hal yang terbaik dan merasa nyaman selama berada ditempat kerja. Mengingat gaji dan upah merupakan hal yang sensitif, maka peranan sistem informasi akuntansi atas data gaji dan upah sangat penting, untuk menghindari penyelewengan atau kecurangan dana sehingga dapat merugikan perusahaan. Sehingga dengan adanya sistem informasi akuntansi, data historis yang dibutuhkan dapat dikelola dengan efektif dan efisien. Maka tugas akhir ini akan membahas peranan sistem informasi akuntansi yang berfokus pada data penggajian. Adapun judul tugas akhir ini adalah “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Gaji Pegawai Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Rumusan Masalah

Sistem Informasi Akuntansi terhadap gaji dan upah sangatlah penting yaitu untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap data gaji dan upah yang dapat merugikan perusahaan.. Adapun masalah pokok yang dirumuskan penulis adalah, “Apakah sistem informasi akuntansi gaji pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah memenuhi syarat karakteristik sistem informasi akuntansi yang baik?”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan penelitian

Tujuan merupakan hasil akhir yang ingin dicapai. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Apakah Sistem Informasi

Akuntansi Gaji Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah diterapkan dengan baik?.

2. Manfaat penelitian

Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :

a. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu dapat memberikan informasi dan masukan demi menunjang peningkatan kinerja khususnya dibidang kegiatan akuntansi.

b. Bagi penulis yaitu dapat memberikan pengalaman praktis dan pembelajaran dalam memahami dan menerapkan teori yang telah diterima dalam bidang Akuntansi.

c. Bagi pembaca yaitu sebagai bahan masukan dan pertimbangan yang nantinya dapat bermanfaat sebagai referensi bagi rekan-rekan mahasiswa dalam membuat paper ditahun-tahun mendatang yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi gaji.

D. Jadwal Observasi 1. Jadwal penelitian

Penelitian ini dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terletak di JL. Prof. TM. Hanafiah, SH, Medan.

Tabel 1.1

Jadwal penelitian dan penyusunan tugas akhir

2. Rencana isi

Rencana isi terdiri dari 4 bab yaitu bab pendahuluan, bab profil perusahaan, yaitu profil Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, bab pembahasan dan bab penutup.

Kegiatan

Maret 2012

April 2012

I II III IV I II III IV 1. Pengajuan dosen pembimbing

2. Pengajuan Judul 3. Pengumpulan Data

4. Pengolahan dan Analisis Data 5. Penyusunan Tugas Akhir 6. Bimbingan dan

Penyempurnaan Tugas Akhir 7. Penyelesaian Tugas Akhir

TUGAS AKHIR

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI PEGAWAI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

DESY PARADILA 092102030

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : DESY PARADILA

NIM : 092102030

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI GAJI PEGAWAI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal 02 Mei 2012 Dosen Pembimbing Tugas Akhir

( Dra. Mutia Ismail,MM,Ak ) NIP. 19680501 199502 2 001

Tanggal 02 Mei 2012 Ketua Program Studi D-III Akuntansi

( Drs. Rustam,M.Si,Ak ) NIP. 131 127 370

Tanggal 02 Mei 2012 Dekan Fakultas Ekonomi USU

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : DESY PARADILA

NIM : 092102030

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI GAJI PEGAWAI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, 02 Mei 2012

( DESY PARADILA ) 092102030

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Alhamdulillah, Puji syukur yang tiada terhingga penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Shalawat beriring salam kepada Nabi Besar Muhammad SAW yang telah membawa umatnya dari alam kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka penulis menyusun tugas akhir ini dengan judul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Gaji Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Dalam penulisan tugas akhir ini tidak mungkin dapat penulis selesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak, baik dukungan moril maupun materil. Untuk itu dari lubuk hati yang paling dalam, penulis menghaturkan rasa hormat dan ucapkan terima kasih atas bantuan dan bimbingan yang tiada terkira nilainya, kepada semua pihak yang terlibat. Pihak tersebut yaitu :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara beserta seluruh dosen dan Staf pengajar yang telah mencurahkan perhatian dan membekali ilmu seta berbagi pengalaman kepada penulis selama masa perkuliahan.

3. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak, selaku Sekretaris Program Studi Strata I Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan selaku dosen pembimbing yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis. 4. Teristimewa untuk kedua Orang Tuaku tercinta. Ayahandaku Alm. Syofian

dan Ibundaku Syofia Mahdalena Srg (mereka adalah segalanya bagi penulis, sumber motivasi, sumber inspirasi, sumber segala-galanya, selamanya mereka tak tergantikan) serta adikku dan kakakku tersayang Shofi, Fadli dan Leni , Doa serta dukungan mereka baik moril maupun materiil luar biasa besar buat penulis yang dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Program Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun guna penyempurnaan tugas akhir ini di masa yang akan datang. Harapan penulis, semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat dan masukan bagi pembaca sehingga dapat membantu penulisan tugas akhir lainnya.

Medan, 02 Mei 2012 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR………... i

DAFTAR ISI……… iii

DAFTAR TABEL………... vi

DAFTAR GAMBAR………... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah……….……… 1

B. Rumusan Masalah………... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian………... 3

2. Manfaat Penelitian………. 4

D. Jadwal Observasi 1. Jadwal Penelitian………... 4

2. Rencana Isi………... 5

BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU………... 6

1. Visi Fakultas Ekonomi USU………... 7

2. Misi Fakultas Ekonomi USU……….. 8

C. Job Description

1. Bagian Tata Usaha………... 12

2. Sub Bagian Akademik………. 13

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan………... 13

4. Sub Bagian Kepegawaian………... 14

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni………... 15

6. Sub Bagian Perlengkapan……… 16

D. Jaringan Kegiatan………... 16

E. Kinerja KegiatanTerkini…………... 17

F. Rencana Kegiatan………... 18

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Gaji dan Upah………... 19

B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah………... 21

C. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah………... 25

D. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi………... 27

E. Komponen Sistem Informasi Akuntansi……… 29

F. Fungsi dan Manfaat Sistem Informasi Akuntansi………….. 30

G. Karakteristik Informasi yang Baik………. 31

H. Sistem Informasi Akuntansi Gaji Pegawai Fakutas Ekonomi USU... 32

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan………. 35

B. Saran………... 36

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

3. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak, selaku Sekretaris Program Studi Strata I Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan selaku dosen pembimbing yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis. 4. Teristimewa untuk kedua Orang Tuaku tercinta. Ayahandaku Alm. Syofian

dan Ibundaku Syofia Mahdalena Srg (mereka adalah segalanya bagi penulis, sumber motivasi, sumber inspirasi, sumber segala-galanya, selamanya mereka tak tergantikan) serta adikku dan kakakku tersayang Shofi, Fadli dan Leni , Doa serta dukungan mereka baik moril maupun materiil luar biasa besar buat penulis yang dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Program Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun guna penyempurnaan tugas akhir ini di masa yang akan datang. Harapan penulis, semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat dan masukan bagi pembaca sehingga dapat membantu penulisan tugas akhir lainnya.

Medan, 02 Mei 2012 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR………... i

DAFTAR ISI……… iii

DAFTAR TABEL………... vi

DAFTAR GAMBAR………... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah……….……… 1

B. Rumusan Masalah………... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian………... 3

2. Manfaat Penelitian………. 4

D. Jadwal Observasi 1. Jadwal Penelitian………... 4

2. Rencana Isi………... 5

BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU………... 6

1. Visi Fakultas Ekonomi USU………... 7

2. Misi Fakultas Ekonomi USU……….. 8

3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU……….. 8

C. Job Description

1. Bagian Tata Usaha………... 12

2. Sub Bagian Akademik………. 13

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan………... 13

4. Sub Bagian Kepegawaian………... 14

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni………... 15

6. Sub Bagian Perlengkapan……… 16

D. Jaringan Kegiatan………... 16

E. Kinerja KegiatanTerkini…………... 17

F. Rencana Kegiatan………... 18

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Gaji dan Upah………... 19

B. Unsur-Unsur Gaji dan Upah………... 21

C. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah………... 25

D. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi………... 27

E. Komponen Sistem Informasi Akuntansi……… 29

F. Fungsi dan Manfaat Sistem Informasi Akuntansi………….. 30

G. Karakteristik Informasi yang Baik………. 31

H. Sistem Informasi Akuntansi Gaji Pegawai Fakutas Ekonomi USU... 32

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan………. 35 B. Saran………... 36

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman