BAB I MENCAPAI KEBERHASILAN MELALUI KOMUNIKASI BISNIS YANG EFEKTIF Pendahuluan

BAB I

MENCAPAI KEBERHASILAN MELALUI KOMUNIKASI BISNIS YANG EFEKTIF

Tujuan Instruksional Umum:

Setelah mempelajari materi ini Mahasiswa diharapkan dapat: 1. Memahami definisi komunikasi

2. Memahami peran komunikasi 3. Memahami proses komunikasi

4. Memahami karakteristik komunikasi bisnis yang efektif 5. Memahami tantangan komunikasi di era globalisasi 6. Memahami hambatan komunikasi

7. Memahami cara mengatasi hambatan komunikasi 8. Memahami etika komuniasi

9. Memahami apa yang dimaksud dengan komunikai non verbal 10. Memahami fungsi komunikasi non verbal

11. Memahami jenis-jenis komunikasi non verbal

Tujuan Instruksional Khusus:

Setelah mempelajari materi ini Mahasiswa diharapkan dapat: 1. Menjelaskan definisi komunikasi

2. Menjelaskan peran komunikasi 3. Menjelaskan proses komunikasi

4. Menjelaskan karakteristik komunikasi bisnis yang efektif 5. Menjelaskan tantangan komunikasi di era globalisasi 6. Menjelaskan hambatan komunikasi

7. Menjelaskan cara mengatasi hambatan komunikasi 8. Menjelaskan etika komunikasi

9. Menjelaskan apa yang dimaksud dengan komunikai non verbal 10. Menjelaskan fungsi komunikasi non verbal

1.1 Pendahuluan :

Dalam persaingan global, suatu perusahaan tidak saja harus menghadapi persaingan dengan perusahaan-perusahaan yang ada di dalam negeri, tetapi juga harus mampu berrsaing dengan perusahaan yang berasal dari luar negeri atau bahkan dengan perusahaan-perusahaan di dunia internasional. Untuk menghadapi persaingan tersebut, suatu perusahaan dituntut mampu berkomunikasi secara efektif baik secara internal maupun internal. Komunikasi menjadi unsur yang paling penting dalam menunjang keberhasilan perusahaan bahkan tanpa komunikasi yang efektif suatu perusahaan tidak akan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

1.2. Pengertian Komunikasi

Berelson and Rainer mendefinisikan komunikasi sebagai “ penyampaian informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan menggunakan lambang-lambang, kata-kata, grafik, gambar, bilangan dll. Kegiatan atau proses penyampaiannya yang biasanya dinamakan komunikasi.” Sementara Bovee & Thill (2005) mndefinisikan komunikasi sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan. Dimana komunikasi yang efektif hanya dapat dicapai ketika suatu pesan dimengerti dan ketika penerimaan tersebut dapat merangsang penerima untuk melakukan suatu cara baru.

Sementara Onong mendefinisikan komunikasi sebagai “komunikasi dalam bahasa Inggris disebut communications berasal dari kata latin communicatio dan bersumber dari kata communis yang berarti sama. Sama disini maksudnya adalah sama makna.”

1.3. Manfaat Komuniasi:

Source :Thill and Bovee, 2005,p.4

Gambar 1

Manfaat Komunikasi yang Efektif

1.4. Karakteristik Pesan Bisnis yang efektif:

Pesan bisnis yang efektif memiliki karakteristik sebagai berikut: a. Menyediakan informasi praktis

Pesan bisnis biasanya menjelaskan bagaimana untuk melakukan sesuatu, menerangkan mengapa suatu prosedur harus berubah, menggarisbawahi sebab-sebab dari suatu masalah atau suatu pemecahan masalah, menjelaskan status suatu proyek, atau menerangkan mengapa suatu equipment baru harus dibeli. b. Memberikan fakta daripada kesan

Pesan bisnis menggunakan bahasa yang nyata dan penjelasan yang spesifik. Informasi harus jelas, meyakinkan, akurat, dan etis. Komunikasi harus menyediakan bukti-bukti (bukan hanya opini) dan menyediakan argumen-argumen sebelum mengambil kesimpulan.

EFFECTIV E COMMUNI

CATION MENINGKATKAN

RESPON

STAKEHOLDERS PENGAMBILAN KEPUTUSAN LEBIH CEPAT

MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS MENINGGIKAN

CITRA PROFESIONAL

BAHAN PROMOSI LEBIH JELAS

HUBUNGAN BISNIS LEBIH

KUAT

ARUS PEKERJAAN LEBIH TERATUR MEMECAHKAN

MASALAH DENGAN CEPAT

c. Informasi yang jelas dan padat

Pesan bisnis seringkali menggunakan tabel, grafik, foto, atau diagram untuk menjelaskan atau memadatkan informasi. , untuk menerangkan suatu proses atau menekankan informasi penting.

d. Mengungkapkan pertanggungjawaban yang tepat

Pesan bisnis diarahkan pada audience yang spesifik, karena itu harus dapat mengeungkapkan secara jelas apa yang diharapkan, atau apa yang dapat anda lakukan, untuk audience tertentu.

e. Membujuk orang lain dan menawarkan rekomendasi

Pesan bisnis seringkali ditujukan untuk membujuk majikan, pelanggan atau clients agar membeli suatu produk atau jasa atau mengadopsi rencana dari suatu tindakan. Untuk menjadi efektif, pesan persuasive harus dapat menggambarkan pada pembaca bagaimana suatu produk, jasa, atau ide akan bermanfaat secara spesifik.

1.5. Dalam lingkungan pekerjaan, peran komunikasi adalah;

1) Melalui aktivitas komunikasi, semua pegawai bisa mengetahui arah kebijaksanaan peraturan-peraturan, kewajiban, hak, informasi, instruksi-instruksi yang ada di tempat kerjanya

2) Akibat adanya komunikasi lebih sering menimbulkan kerjasama yang baik karena lahir rasa kesetiakawanan dan kedisiplinan (mempermudah koordinasi)

3) Lebih memungkinkan meningkatkan loyalitas, tanggung jawab dan rasa memiliki dari pihak pegawai

4) Informasi yang didapat dari komunikasi diperlukan dalam proses pengambilan keputusan atas sesuatu masalah yang terjadi di tempat kerja (organisasi)

5) Manfaat dari komunikasi adalah mampu menjaga nilai legalitas maupun formalitas suatu aktivitas organisasi

1.6 PROSES KOMUNIKASI

Komunikasi merupakan suatu proses, segala bentuk komunikasi berjalan dengan mengikuti alur yang digambarkan sebagai berikut :

Sumber: Bovee & Thill (2005, page 15)

Gambar 2

Skema Proses Komunikaasi

Skema tersebut akan menjadi lebih jelas bila kita uraikan melalui tahap-tahap dalam proses komunikasi :

1. Thinking : Sender memikirkan apa yang akan disampaikan

2. Encoding : Sender memformulasikan pikiran atau perasaannya kedalam suatu lambang berupa bahasa atau kode-kode lainnya selain bahasa

3. Transmittion : Sender menyampaikan pesan secara nyata 4. Reception : Penerimaan informasi oleh pihak receiver

PHASE 1 Sendeer has an

idea

PHASE 2 Sendeer encodes idea

PHASE 3 Sendeer transmits

message

Channel and Medium

PHASE 6 Receivers gets

messages PHASE 5 Receiver docodes message PHASE 4 Receiver send

feedback

5. Decoding : Receiver menterjemahkan, menyerap, memikirkan isi pesan tersebut

6. Understanding :Receiver berusaha memahami isi pesan tersebut dalam suatu maksud/pengertian tertentu

7. Feedback : Receiver memberikan respon atau tanggapan kepada sender Berdasarkan proses komunikasi tersebut, tidak jarang terjadi adanya perselisihan hanya karena terjadi salah paham, hal ini menunjukkan bahwa tidak semua aktivitas komunikasi berjalan lancar (komunikasi efektif).

Komunikasi dikatakan efektif bila tercapai kesamaan pengertian/makna tentang pesan diantara sender dan receiver atau aktivitas receiver sesuai dengan keinginan sender.

1.7. UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

Berdasarkan skema (proses komunikasi) bisa ditentukan beberapa faktor yang mempengaruhi komunikasi yaitu :

1. Sender/source/komunikator

Yaitu pihak yang menyampaikan pesan. Agar komunikasi efektif, maka sender harus memperhatikan :

a. Communication skill; berbicara, mendengar, menulis, membaca, keterampilan menyusun ide-ide yang akan disampaikan

b. Pengetahuan; yaitu pengetahuan tentang materi yang akan disampaikan, receiver, dan media komunikasi

c. Sikap; sikap receiver pada saat menyampaikan pesan harus sesuai dengan situasi, kondisi dan tujuan komunikasi

d. Budaya; sender harus memperhatikan budaya receiver

e. Status sosial; perbedaan status sosial akan menjadi penghambat komunikasi 2. Message/pesan

Ialah sesuatu (informasi yang akan disampaikan, bisa dibedakan menjadi : - Pesan yang berisi perintah

- Pesan yang berisi pernyataan - Pesan yang berisi larangan - Pesan yang berisi ajakan - Dll

3. Channel

Adalah sarana atau alat yang digunakan komunikator untuk menyampaikan pesannya kepada komunikan atau sebaliknya. Channel ini mencakup 2 hal yaitu:

a. Panca indera, dalam hal ini meliputi 5 panca indera yaitu indera penglihatan, peraba, perasa, pencium, pendengar dan seringkali indera ke-6 yaitu naluripun ikut berperan dalam komunikasi

b. Alat-alat yang dapat dipergunakan untuk komunikasi sangat banyak seperti radio, TV, telepon, dll

4. Receiver

Ialah merupakan pihak yang dituju sender, sebagai penerima pesan 5. Feedback

Yitu tanggapan/respon dari pihak komunikan, bisa berupa proses komunikasi kembaliatau labih jauhnya berwujud tindakan. Unsur ini penting untuk mengetahui apakah komunikasi berjalan efektif atau tidak.

Dari kelima unsur di atas, sender dan receiver merupakan unsur utama karena merupakan unsur manusia dengan karakteristik yang unik dan berlainan satu sama lainnya.

1.8. KLASIFIKASI/RUANG LINGKUP KOMUNIKASI

Komunikasi terjadi dimana-mana, setiap waktu, dan bila diklasifikasikan, kegiatan komunikasi bisa dibedakan;

1. Berdasarkan bentuk komunikasi

a. Komunikasi Verbal; Pesan disampaikan melalui lambang bahasa (kata-kata atau tulisan)

b. Komunikasi Non verbal ; Pesan disampaikan melalui gerak/isyarat tertentu 2. Berdasarkan Panjang Saluran

a. Komunikasi Langsung; Sender kontak dengan receiver, tanpa perantara b. Komunikasi Tidak Langsung; Ada perantara orang atau alat

3. Berdasarkan Cara Penyampaiannya

a. Komunikasi Lisan; Dalam menyampaikan pesan dilakukan dengan berbicara b. Komunikasi Tertulis

4. Berdasarkan Arah Komunikasi

a. Komunikasi Vertikal; Komunikator dan komunikan yang terlibat mempunyai level berbeda dalam satu garis (line) tanggung jawab

b. Komunikasi Horizontal; Komunikator dan komunikan memiliki kedudukan yang satu level dalam struktur organisasi

c. Komunikasi Diagonal; Komunikator dan komunikan tidak satu level dan berbeda garis pertanggungjawabannya dalam struktur organisasi

5. Berdasarkan Tujuannya

a. Intentional Communication; Pesan dan cara penyampaiannya benar-benar sesuai dengan tujuan komunikasi

b. Unintentional Communication; Pesan dan cara penyampainnya tidak sesuai dengan tujuan yang sebenarnya

6. Menurut Ruang Lingkup

a. Komunikasi Internal; Komunikasi yang berlangsung di dalam suatu organisasi b. Komunikasi Eksternal; Komunikasi yang berlangsung antara pihak organisasi

dengan pihak lain di luar organisasi 7. Menurut Banyaknya Personal yang Terlibat

a. Komunikasi Intrapersonal; Komunikasi yang terjadi di dalam satu individu b. Komunikasi Interpersonal; Komunikasi yang terjadi antar individu

c. Komunikasi Kelompokk d. Komunikasi Massa

8. Menurut Formalitas (perilaku)

a. Komunikasi Formal; Komunikasi terjadi diantara para pegawai yang secara tegas telah diatur dan telah ditentukan (struktur organisasi)

b. Komunikasi Informal; Komunikasi yang terjadi di dalam suatu kantor tetapi tidak direncanakan/ditentukan dalam struktur organisasi, sifatnya kekeluargaan (sebagai hubungan sosial)

c. Komunikasi Non Formal; Kombinasi antara komunikasi formal dan informal

1.9. POLA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Aktivitas komunikasi formal di dalam organisasi memiliki bermacam-macam pola yaitu :

1. All Channell

Bahwa semua anggota dalam organisasi mempunyai kebebasan untuk berkomunikasi dengan anggota lainnya

Pada pola seperti ini semua anggota dalam kelompok tersebut dapat saling berkomunikasi satu sama lain. Biasanya pimpinan yang menggunakan pola ini memiliki type demokratis. Keuntungan bila menggunakan pola ini adalah karyawan akan merasa puas karena ikut dilibatkan dalam memecahkan setiap masalah yang dihadapi perusahaan, keputusan yang dihasikan lebih baik karena melibatkan banyak orang yang dapat memberikan ide-ide. Kelemahannya adalah waktu yang digunakan untuk memecahkan masalah lebih banyak, semakin banyak anggota kelompok, maka perselisihan akibat perbedaan pendapat lebih dimungkinkan.

Bahawa terdapat satu orang yang mempunya hak untuk berkomunikasi dengan semua anggota

Pada pola whwwll ada anggota sentral (yang ditengah) dikelilingi oleh anggota non sentral. Hal ini menggambarkan bahwa untuk memecahkan masalah anggota sentral akan meminta ide-ide kepada anggota non sentral, sedangkan keputusan akhir ditentukan oleh anggota sentral, dan setiap anggota non sentral tidak dapat berkomunikasi dengan anggota yang lain.

Pemimpin yang menggunakan pola ini adalah tipe consiltatif artinya kombinasi antara demokratis dengan autokratis.

Keuntungan apabila menggunakan pola ini adalah keputusan lebih mudah didapat apabila anggota sentral menguasai masalahnya. Kelemahannya adalah setiap anggota khususnya anggota non sentral kurang puas karena tidak dapat berkomunikasi dengan sesama rekannya, apabila anggota sentral kurang menguasai masalah, maka akan sulit untuk mengambil keputusan.

2. Chain

Pola chain yang berbentuk vertikal artinya komunikasi antara atasan dan bawahan, sedangkan yang berbentuk horizontal artinya komunikasi dengan anggota yang memiliki level yang sama. Pada pola ini setiap anggota hanya dapat berkomunikasi dengan anggota yang ada di atasnya langsung atau didekatnya langsung. Hal ini biasanya berupa berupa prosedur tugas dan tanggung jawab. Pemimpin yang menggunakan type ini cenderung autokratis atau absolut.

Keuntungan apabila menggunakan pola ini adalah memudahkan prosedur tugas dan tanggung jawab, sedangkan kelemahannya adalah semakin jauh dari pusat pesan, maka akan semakin besar terjadinya penyimpangan. Orang-orang yang lebih jauh dari pusat menjadi kurang puas.

3. Circle

Dalam hal ini sama dengan rantai hanya dalam pola ini feedback bisa diperoleh langsung dari sumber informasi

Pola ini mirip dengan pola chain, hanya anggota terakhir dapat berkomunikasi dengan anggota awal. Type kepemimpinan yang digunakan dalam pola seperti ini adalah type paternalistik, yaitu kombinasi antara demokratis dan autokratis.

1.10 Iklim Komunikasi

Bovee dan Thill (2005) mendefinisikan Iklim komunikasi sebagai suatu refleksi dari budaya perusahaan yang merupakan gabungan dari nilai, tradisi, kebiasaan yang menimbulkan atmosfir atau kepribadian organisasi.

1.10.1. Faktor-faktor yang mempengaruhi iklim komunikasi

Faktor-faktor yang mempengaruhi iklim komunikasi terdiri dari:

1. Sifat dari industri

Apakah sifat industrinya terbuka atau tertutup. Pada industri yang terbuka, maka iklim komunikasipun lebih bersifat terbuka dibandingkan pada industri yang tertutup.

2. Sejarah perusahaan 3. Style dari manajemen

Terdapat empat jenis style manajemen yaitu : a. Directive style

Top Manager lebih banyak membuat keputusan. Perusahaan beroperasi dengan asumsi bahwa para pekerjatidak dapat dipercaya, cenderung menghindari pekerjaan, mereka kurang inisiatif dan kurang bertanggung jawab, bekerja harus selalu disuruh. Dalam kondisi seperti ini komunikasi cenderung dikontrol dari atas, orang-orang tidak dapat mengeksploitasikan opini-opininya secara bebas. Top manajemen membatasi aliran informasi pada pegawainya dan membatasi komunikasi diantara departemen.

b. Coaching Style

Top eksekutif masih memberikan arahan dan memerintahkan apa yang harus dilakukan pegawainya. Manajemen berasumsi bahwa pegawai adalah anggota dari tim yang ingin berkontribusi untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen menjelaskan secara rasional mengenai keputusan-keputusannya dan mendengarkan ide-ide dan saran-saran dari bawah.

c. Supportive Style

Para eksekutif berasumsi bahwa pegawainya kompeten dan memiliki motivasi. Manajemen menentukan tujuan dan rencana, tetapi mendelegasikan pengambilan keputusan dan pemecahan masalah pada tingkat yang lebih rendah. Komunikasi adalah 2 arah. Para pegawai bebas menentukan saluran komunikasi informal sendiri.

Top manajemen memberi kebebasan pada para pegawainya untuk menentukan apa yang ingin dilakukan. Chief eksekutif memberikan arahan-arahan tetapi mendelegasikan tanggung jawab untuk menentukan bagaimana tugas-tugas dan tujuan ditentukan. Karena para pegawai menentukan bagaimana untuk memecahkan masalah mereka sendiri, top manajemen menjadi terisolasi dan kehilangan kontrol terhadap operasi perusahaan.

4. Kode etik di perusahaan

Suatu perusahaan menghargai setiap kejujuran, kesopanan dan integritas moral sebagai sesuatu yang baik, sekalipun tidak semudah untuk mengatakannya. Perusahaan seringkali dihadapkan pada dilema moral. Untuk mengatasi delema tersebut perusahaan membuat kode etik yang harus dipatuhi baik oleh pegawai maupun perusahaan. Begitupun dengan masalah komunikasi, dalam melakukan komunikasi perusahaan perlu memperhatikan etika komunikasi sebagai berikut: a. Pertimbangan hukum

Apabila perusahaan akan mengambil keputusan tentang pemutusan hubungan kerja, maka sebelum hal tersebut dikomunikasikan kepada pegawainya, perusahaan perlu mencari pertimbangan-pertimbangan hukum yang dapat memperkuat pengambilan keputusan tersebut.

b. Pertimbangan moral

Dengan memiliki kode etik secara tertulis, maka pertimbangan yang perlu dilakukan adalah :



Apa dampak dari pesan yang akan disampaikan ?



Apakah pesan tersebut benar ?



Apakah pesan memiliki daya tarik yang baik atau buruk ?



Apakah pesan tersebut menggambarkan harapan dan kebijakan organisasi?



Apakah pesan diekspresikan dengan cara yang benar ? c. Etika komunikasi

Haryani ( 2001, hal 51) menjelaskan bahwa komunikasi di perusahaan harus :



Fair



Tidak memihak



Menghargai hak orang lain



Mempertimbangkan pengaruh suatuucapan atau tindakan terhadap orang lain.

1.11. HAMBATAN KOMUNIKASI

1. Hambatan Individu 1) Noises (gangguan)

a. Gangguan mekanik; yaitu bila terjadi gangguan di dalam saluran komunikasi atau kegaduhan fisik

b. Gangguan semantik; yaitu rusaknya pengertian pesan yang disampaikan karena kesalahpahaman terhadap penggunaan istilah atau perbedaan persepsi antara komunikator dengan komunikan

2) Interest (kepentingan)

Maksudnya adalah bahwa seorang komunikan akan menerima pesan bila memang mengandung informasi sesuai dengan kepentingannya

3) Motivation (motivasi)

Komunikan tidak mempunya gairah (mud) 4) Prejudice (prasangka)

Antara komunikator dengan komunikan satu sama lain memiliki dugaan yang bukan-bukan/memperkirakan hal-hal yang buruk, sehingga kedua-duanya mempunyai sifat subjektif.

2. Hambatan Komunikasi Antar Pribadi

Haryani (2001) menjelaskan bahwa hambatan komunikasi antar pribadi terdiri dari: a. Perbedaan persepsi

b. Kesalahan penyerapan pesan c. Perbedaan bahasa

d. Kurang perhatian

f. Perbedaan latar belakang

3. Hambatan Komunikasi Organisasi

a. Kebanyakan informasi yang disampaikan b. Tingkat kerumitan pesan

c. Penerimaan pesan ganda d. Perbedaan status

e. Kurangnya kepercayaan

f. Komunikasi yang tidak terstruktur g. Kesalahan pemilihan media h. Iklim komunikasi tertutup i. Komunikasi yang tidak etis

1.12 Fungsi Komunikasi Non Verbal

Fungsi komunikasi Non verbal adalah sebagai berikut:

a.

Memberikan informasi baik secara sadar maupun tidak

b.

Untuk mengatur aliran percakapan

c.

Mengekspresikan emosi

d.

Melengkapi, kontradiktif, mengembangkan atau memperjelas komunikasi lisan

e.

Mengontrol atau mempengaruhi orang lain

f.

Memfasilitasi tugas-tugas khusus

1.13 Jenis-jenis Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal terdiri dari : 1. Kontak Tubuh

Bagaimana komunikator bersentuhan dengan komunikan mempunyai arti tersendiri yang bisa dimengerti orang lain

2. Physical Proximity (jarak fisik) komunikator dengan komunikan, terdiri dari; Intimate Zone (15cm - 46cm) dekat secara emosional

Personal Zone (46cm – 1,2 m) teman dalam pesta

Social zone (1,2m – 3,6 m) dengan orang belum kenal Public zone (lebih dari 3,6 m) menyapa sekelompok orang 3. Orientasi

Posisi duduk komunikator dan komunikan menunjukkan arti tertentu, misalnya: Berdampingan, menunjukkan kerjasama/ada persamaan

Bersudutan, menunjukkan masing-masing bersedia membuka pembicaraan Bersebrangan/berlawanan, menunjukkan adanya persaingan

4. Postur tubuh

Kesan dominasi; berdiri tegak, kepala miring ke belakang, tangan di atas paha. 5. Gestur

Merupakan gerak isyarat dari anggota badan, terdiri dari :

- Emblems; bahasa isyarat yang dianggap ekivalent dengan pengertian siatu kata mis acungan jempol tanda memuji

- Ilustrator; bahasa isyarat yang mempertegas bahasa verbal (lisan), misal gerakan tangan ke atas, ke kiri, ke kanan atau memutar.

- Regulator; bahasa isyarat yang diperlihatkan komunikan, merupakan aba-aba/tanda-tanda bagai komunikator untuk mengakhiri pembicaraan, misal melihat-lihat jam atau jari mengetuk-ngetuk meja sambil gelisah.

- Affect display; bahasa isyarat yang memperlihatkan situasi emosi yang

menunjukkan perasaan tertentu, misal mengelus leher bagian belakang sambil menggerakkan kepala tanda capek.

- Adaptor; gerak isyarat yang merupakan reaksi emosional atas suatu situasi, seperti affect display tetapi lebih refleks.

6. Movement

Anggukan atau gelengan kepala menunjukkan setuju atau tidak setuju 7. Facial expression

Yaitu ekspresi wajah baik diperlihatkan oleh komunikator maupun komunikan 8. Gerakan mata

9. Non linguistik

Volume suara, kecepatan berbicara, nada suara, penekanan kata 10. Penampilan; yaitu isyarat di bawah suatu kontrol yang disengaja

11. Elemen non verbal lain

Misal; warna, bunga, tanda lalu lintas, waktu dsb.

1.14 Keterampilan Mendengarkan

Keterampilan mendengarkan secara efektif akan mempengaruhi efektifitas kerja tim. Bovee & Thill (2005) menjelaskan bahwa 45% dari waktu komunikasi yang kita gunakan adalah untuk mendengarkan, sedangkan hasil penelitian para ahli mengungkapkan bahwa dari waktu yang kita keluarkan untuk mendengarkan belum efektif, karena kita maksimal hanya dapat mengingat maksimal 30% dari pesan yang disampaikan. Untuk itu, maka kita mempelajari teknik mendengarkan yang efektif.

A. Jenis-jenis Listening

1. Content Listening adalah mendengarkan dengan tujuan untuk mengerti dan memahami pesan pembicara. Informasi mengalir dari pembicara thd anda. Tujuan komunikasi lebih untuk menyampaikan informasi bukan untuk memperoleh persetujuan.

2. Critical Listening adalah mendengarkan dengan tujuan untuk mengerti dan mengevaluasi arti dari pesan yang disampaikan oleh pembicara pada beberapa tingkatan yaitu; logika argument, kekuatan dari fakta-fakta, validasi kesimpulan, implikasi pesan pada anda dan organisasi, tujuan dan motive pembicara. Critical listening pada umumnya mencakup interaksi dimana anda mencoba untuk menemukan poin-poin pesan pembicara yang dapat dipercaya.

3. Empathic Listening adalah mendengarkan dengan tujuan untuk mengerti perasaan dan kebutuhan dan keinginan pembicara sehingga anda dapat menghargai pendapatnya.

B. Proses Mendengarkan

 Receiving

Mendengarkan secara fisik pesan yang disampaikan dan membuat catatan yang berhubungan dengan topik yang sedang dibicarakan. Hambatan yang sering terjadi pada saat penerimaan pesan dapat terjadi karena gangguan, kerusakan pendengaran, atau kurang perhatian.

 Interpreting

Proses mengartikan bunyi-bunyi yang didengar dipengaruhi oleh nilai yang diharapkan, kepercayaan, ide-ide, harapan, peran kebutuhan, dan sejarah personal.

 Remembering

Menyimpan pesan-pesan yang diterima sebagai referensi  Evaluating

Mengevaluasi pesan yang diterima dihubungkan dengan kerangka referensi yang sudah dimiliki pendengar sebelumnya

 Responding

Memberikan feedback kepada pembicara tentang apa yang sudah didengar.

C. Hambatan Mendengarkan

1. Prejudgement

Prejudgement adalah salah satu dari sekian banyak hambatan komunikasi. Hambatan tersebut menjaadi sulit diatasi karena hal itu merupakan proses yang otomatis. Dalam kehidupannya, manusia harus membuat asumsi-asumsi, yang seringkali dalam situasi baru asumsi tersebut menjadi tidak benar. Banyak orang yang mendengarkan secara bertahan, menanggapi setiap komentar sebagai suatu kritik. Untuk melindungi harga dirinya mereka mengubah pesan menjadi sesuatu yang tidak sesuai dengan pendapat mereka sendiri.

2. Self-centerdness

centerdness mengubah perhatian dari pembicara pada pendengar. Self-centerdness menyebabkan orang-orang mengambil kontrol percakapan daripada mendengarkan apa yang dibicarakan.

3. Melihat pada apa yang dibicarakan secara actual tetapi tidak pada apa yang dipikirkan audiens

4. Perbedaan kemampuan memproses informasi antara pembicara dengan pendengar. Pembicara 120 s/d 150 kata per menit sementara pendengar memproses 500 s/d 800 kata per menit. Sehingga pendengar cenderung menggunakan kelebihan waktunya untuk melamun.

Soal Pre Test

1. Jelaskan mengapa saudara perlu mempelajari komunikasi ! 2. Apa yang saudara ketahui tentang komunikasi

3. Jelaskan tahapan yang harus saudara lalui dalam proses komunikasi ! 4. Jelaskan hambatan –hambatan dalam komunikasi

5. Jelaskan bagaimana agar komunikasi yang saudara lakukan bisa efektif ! 6. Mengapa saudara perlu belajar komunikasi non verbal

7. Jelaskan jenis-jenis komunikasi non verbal 8. Jelaskan fungsi komunikasi non verbal 9. Jelaskan tahapan dalam proses mendengarkan

Soal Post Test

1. Jelaskan mengapa saudara perlu mempelajari komunikasi ! 2. Apa yang saudara ketahui tentang komunikasi

3. Jelaskan tahapan yang harus saudara lalui dalam proses komunikasi ! 4. Jelaskan hambatan –hambatan dalam komunikasi

5. Jelaskan bagaimana agar komunikasi yang saudara lakukan bisa efektif ! 6. Mengapa saudara perlu belajar komunikasi non verbal

7. Jelaskan jenis-jenis komunikasi non verbal 8. Jelaskan fungsi komunikasi non verbal

9. Jelaskan tahapan dalam proses mendengarkan

Soal Latihan:

1. Saudara diminta untuk mencari contoh fenomena komunikasi dalam perusahaan. Berdasarkan fenomene tersebut saudara diminta untuk menjelaskan proses komunikasi, hambatan komunikasi, bagaimana cara mengatasi masalah dan iklim komunikasi. Setelah itu saudara diskusikan dengan kelompok yang lain. 2. 3 contoh mahasiswa diminta untuk presentasi selama masing-masing 5 menit

tentang negosiasi bisnis, kemudian teman yang lain diminta untuk menilai keefektifan komunikasi yang dilakukan baik secara verbal maupun non verbal.



Fair



Tidak memihak



Menghargai hak orang lain



Mempertimbangkan pengaruh suatuucapan atau tindakan terhadap orang lain.

1.11. HAMBATAN KOMUNIKASI

1. Hambatan Individu

1) Noises (gangguan)

a. Gangguan mekanik; yaitu bila terjadi gangguan di dalam saluran komunikasi atau kegaduhan fisik

b. Gangguan semantik; yaitu rusaknya pengertian pesan yang disampaikan karena kesalahpahaman terhadap penggunaan istilah atau perbedaan persepsi antara komunikator dengan komunikan

2) Interest (kepentingan)

Maksudnya adalah bahwa seorang komunikan akan menerima pesan bila memang mengandung informasi sesuai dengan kepentingannya

3) Motivation (motivasi)

Komunikan tidak mempunya gairah (mud) 4) Prejudice (prasangka)

Antara komunikator dengan komunikan satu sama lain memiliki dugaan yang bukan-bukan/memperkirakan hal-hal yang buruk, sehingga kedua-duanya mempunyai sifat subjektif.

2. Hambatan Komunikasi Antar Pribadi

Haryani (2001) menjelaskan bahwa hambatan komunikasi antar pribadi terdiri dari: a. Perbedaan persepsi

b. Kesalahan penyerapan pesan c. Perbedaan bahasa

d. Kurang perhatian

e. Perbedaan kondisi emosional

f. Perbedaan latar belakang

3. Hambatan Komunikasi Organisasi

a. Kebanyakan informasi yang disampaikan b. Tingkat kerumitan pesan

c. Penerimaan pesan ganda d. Perbedaan status

e. Kurangnya kepercayaan

f. Komunikasi yang tidak terstruktur g. Kesalahan pemilihan media h. Iklim komunikasi tertutup i. Komunikasi yang tidak etis

1.12 Fungsi Komunikasi Non Verbal

Fungsi komunikasi Non verbal adalah sebagai berikut:

a.

Memberikan informasi baik secara sadar maupun tidak

b.

Untuk mengatur aliran percakapan

c.

Mengekspresikan emosi

d.

Melengkapi, kontradiktif, mengembangkan atau memperjelas komunikasi lisan

e.

Mengontrol atau mempengaruhi orang lain

f.

Memfasilitasi tugas-tugas khusus

1.13 Jenis-jenis Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal terdiri dari : 1. Kontak Tubuh

Bagaimana komunikator bersentuhan dengan komunikan mempunyai arti tersendiri yang bisa dimengerti orang lain

2. Physical Proximity (jarak fisik) komunikator dengan komunikan, terdiri dari;

Personal Zone (46cm – 1,2 m) teman dalam pesta

Social zone (1,2m – 3,6 m) dengan orang belum kenal

Public zone (lebih dari 3,6 m) menyapa sekelompok orang

3. Orientasi

Posisi duduk komunikator dan komunikan menunjukkan arti tertentu, misalnya: Berdampingan, menunjukkan kerjasama/ada persamaan

Bersudutan, menunjukkan masing-masing bersedia membuka pembicaraan Bersebrangan/berlawanan, menunjukkan adanya persaingan

4. Postur tubuh

Kesan dominasi; berdiri tegak, kepala miring ke belakang, tangan di atas paha. 5. Gestur

Merupakan gerak isyarat dari anggota badan, terdiri dari :

- Emblems; bahasa isyarat yang dianggap ekivalent dengan pengertian siatu kata mis acungan jempol tanda memuji

- Ilustrator; bahasa isyarat yang mempertegas bahasa verbal (lisan), misal gerakan tangan ke atas, ke kiri, ke kanan atau memutar.

- Regulator; bahasa isyarat yang diperlihatkan komunikan, merupakan aba-aba/tanda-tanda bagai komunikator untuk mengakhiri pembicaraan, misal melihat-lihat jam atau jari mengetuk-ngetuk meja sambil gelisah.

- Affect display; bahasa isyarat yang memperlihatkan situasi emosi yang

menunjukkan perasaan tertentu, misal mengelus leher bagian belakang sambil menggerakkan kepala tanda capek.

- Adaptor; gerak isyarat yang merupakan reaksi emosional atas suatu situasi, seperti affect display tetapi lebih refleks.

6. Movement

Anggukan atau gelengan kepala menunjukkan setuju atau tidak setuju 7. Facial expression

Yaitu ekspresi wajah baik diperlihatkan oleh komunikator maupun komunikan 8. Gerakan mata

9. Non linguistik

Volume suara, kecepatan berbicara, nada suara, penekanan kata 10. Penampilan; yaitu isyarat di bawah suatu kontrol yang disengaja

11. Elemen non verbal lain

Misal; warna, bunga, tanda lalu lintas, waktu dsb.

1.14 Keterampilan Mendengarkan

Keterampilan mendengarkan secara efektif akan mempengaruhi efektifitas kerja tim. Bovee & Thill (2005) menjelaskan bahwa 45% dari waktu komunikasi yang kita gunakan adalah untuk mendengarkan, sedangkan hasil penelitian para ahli mengungkapkan bahwa dari waktu yang kita keluarkan untuk mendengarkan belum efektif, karena kita maksimal hanya dapat mengingat maksimal 30% dari pesan yang disampaikan. Untuk itu, maka kita mempelajari teknik mendengarkan yang efektif.

A. Jenis-jenis Listening

1. Content Listening adalah mendengarkan dengan tujuan untuk mengerti dan memahami pesan pembicara. Informasi mengalir dari pembicara thd anda. Tujuan komunikasi lebih untuk menyampaikan informasi bukan untuk memperoleh persetujuan.

2. Critical Listening adalah mendengarkan dengan tujuan untuk mengerti dan mengevaluasi arti dari pesan yang disampaikan oleh pembicara pada beberapa tingkatan yaitu; logika argument, kekuatan dari fakta-fakta, validasi kesimpulan, implikasi pesan pada anda dan organisasi, tujuan dan motive pembicara. Critical listening pada umumnya mencakup interaksi dimana anda mencoba untuk menemukan poin-poin pesan pembicara yang dapat dipercaya.

3. Empathic Listening adalah mendengarkan dengan tujuan untuk mengerti perasaan dan kebutuhan dan keinginan pembicara sehingga anda dapat menghargai pendapatnya.

B. Proses Mendengarkan

 Receiving

Mendengarkan secara fisik pesan yang disampaikan dan membuat catatan yang berhubungan dengan topik yang sedang dibicarakan. Hambatan yang sering terjadi pada saat penerimaan pesan dapat terjadi karena gangguan, kerusakan

 Interpreting

Proses mengartikan bunyi-bunyi yang didengar dipengaruhi oleh nilai yang diharapkan, kepercayaan, ide-ide, harapan, peran kebutuhan, dan sejarah personal.

 Remembering

Menyimpan pesan-pesan yang diterima sebagai referensi

 Evaluating

Mengevaluasi pesan yang diterima dihubungkan dengan kerangka referensi yang sudah dimiliki pendengar sebelumnya

 Responding

Memberikan feedback kepada pembicara tentang apa yang sudah didengar.

C. Hambatan Mendengarkan 1. Prejudgement

Prejudgement adalah salah satu dari sekian banyak hambatan komunikasi. Hambatan tersebut menjaadi sulit diatasi karena hal itu merupakan proses yang otomatis. Dalam kehidupannya, manusia harus membuat asumsi-asumsi, yang seringkali dalam situasi baru asumsi tersebut menjadi tidak benar. Banyak orang yang mendengarkan secara bertahan, menanggapi setiap komentar sebagai suatu kritik. Untuk melindungi harga dirinya mereka mengubah pesan menjadi sesuatu yang tidak sesuai dengan pendapat mereka sendiri.

2. Self-centerdness

Self-centerdness mengubah perhatian dari pembicara pada pendengar. Self-centerdness menyebabkan orang-orang mengambil kontrol percakapan daripada mendengarkan apa yang dibicarakan.

3. Melihat pada apa yang dibicarakan secara actual tetapi tidak pada apa yang dipikirkan audiens

4. Perbedaan kemampuan memproses informasi antara pembicara dengan pendengar. Pembicara 120 s/d 150 kata per menit sementara pendengar memproses 500 s/d 800 kata per menit. Sehingga pendengar cenderung menggunakan kelebihan waktunya untuk melamun.

Soal Pre Test

1. Jelaskan mengapa saudara perlu mempelajari komunikasi ! 2. Apa yang saudara ketahui tentang komunikasi

3. Jelaskan tahapan yang harus saudara lalui dalam proses komunikasi ! 4. Jelaskan hambatan –hambatan dalam komunikasi

5. Jelaskan bagaimana agar komunikasi yang saudara lakukan bisa efektif ! 6. Mengapa saudara perlu belajar komunikasi non verbal

7. Jelaskan jenis-jenis komunikasi non verbal 8. Jelaskan fungsi komunikasi non verbal 9. Jelaskan tahapan dalam proses mendengarkan

Soal Post Test

1. Jelaskan mengapa saudara perlu mempelajari komunikasi ! 2. Apa yang saudara ketahui tentang komunikasi

3. Jelaskan tahapan yang harus saudara lalui dalam proses komunikasi ! 4. Jelaskan hambatan –hambatan dalam komunikasi

5. Jelaskan bagaimana agar komunikasi yang saudara lakukan bisa efektif ! 6. Mengapa saudara perlu belajar komunikasi non verbal

7. Jelaskan jenis-jenis komunikasi non verbal 8. Jelaskan fungsi komunikasi non verbal

9. Jelaskan tahapan dalam proses mendengarkan

Soal Latihan:

1. Saudara diminta untuk mencari contoh fenomena komunikasi dalam perusahaan. Berdasarkan fenomene tersebut saudara diminta untuk menjelaskan proses komunikasi, hambatan komunikasi, bagaimana cara mengatasi masalah dan iklim komunikasi. Setelah itu saudara diskusikan dengan kelompok yang lain. 2. 3 contoh mahasiswa diminta untuk presentasi selama masing-masing 5 menit

tentang negosiasi bisnis, kemudian teman yang lain diminta untuk menilai keefektifan komunikasi yang dilakukan baik secara verbal maupun non verbal.