Berdasarkan analisa-analisa yang telah dilakukan tersebut disusunlah Anggaran Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
E. Anggaran Sebagai Alat Pengawasan
Pengawasan merupakan proses pengukuran dan pengevaluasian kinerja aktual dari setiap bagian dalam suatu perusahaan, dan kemudian melaksanakan tindakan
perbaikan apabila diperlukan. Untuk mengetahui apakah rencana yang telah ditetapakan dijalankan dengan
semestinya, maka dibutuhkan suatu pengawasan atau pengendalian. Seluruh kegiatan yang dilakukan perusahaan harus diawasi secara terus-menerus, jika
pihak manajemen ingin tetap berada dalam batas-batas yang telah ditetapkan. Ackoff 2000:29 mengatakan bahwa pengawasan terdiri dari tiga macam
langkah yang bersifat universal, yaitu : a.
Mengukur hasil pekerjaan b.
Membandingkan hasil pekerjaan dengan perencanaan dan memastikan perbedaannya apabila ada
c. Mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui
tindakan dan perbaikan. Pengawasan dapat dibagi menjadi tiga tipe dasar, yaitu :
1. Pengawasan Pendahuluan Preliminary Control
Pengawasan ini memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya penyimpangan-penyimpangan pada kualitas sumber-sumber daya yang
digunakan sebuah perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
2. Pengawasan Pada Saat Pekerjaan Berlangsung Concurrent Control
Pengawasan ini dilakukan untuk memonitor pekerjaan yang berlangsung, guna memastikan bahwa sasaran yang dicapai sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan. 3.
Pengawasan Umpan Balik Feedback Control Pengawasan ini memusatkan perhatian pada hasil-hasil akhir untuk
menentukan tindakan-tindakan korektif apabila terdapat penyimpangan. Ada beberapa perbedaan dalam mendefenisikan konsep pengawasan,
termasuk di dalamnya pengawasan internal dan pengawasan manajemen. Akuntansi sering menggunakan pengawasan internal dalam mengontrol kegiatan
bisnis suatu perusahaan. Ada tiga elemen dari struktur pengawasan internal suatu perusahaan yaitu :
1. Pengawasan lingkungan yang merupakan kerangka kerja utama diantara
kebijakan pengawasan dan prosedur operasi. 2.
Pengawasan sistem akuntansi yang terdiri dari catatan dan prosedur yang digunakan untuk mencatat, memproses, melaporkan semua transaksi
perusahaan, memelihara tingkat kepercayaan terhadap aset dan hutang perusahaan.
3. Pengawasan prosedur yang merupakan langkah khusus untuk
meminimumkan resiko terhadap ancaman tertentu. Pengawasan manajemen memiliki tiga aspek yaitu :
1. Pengawasan manajemen sebagai suatu bagian dan tanggung jawab
manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Universitas Sumatera Utara
2. Pengawasan manajemen lebih luas dari pengawasan internal termasuk di
dalamnya merancang sistem untuk mengurangi tingkat kesalahan dan ketidakteraturan serta aktifitas yang positif untuk pencapaian tujuan.
3. Pengawasan manajemen yang berorientasi pada karyawan atau pegawai
yaitu dengan memberi fasilitas untuk suksesnya pencapaian tujuan perusahaan.
Dengan adanya pengawasan dapat dilihat seberapa jauh perencanaan yang telah dicapai dan seberapa banyak penyimpangan yang terjadi. Penyimpangan
yang terjadi akan dianalisis guna mengetahui tindakan apa saja yang harus dilakukan untuk memperbaikinya.
Adapun pengawasan yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dalam menjalankan kegiatan operasinya adalah dengan cara :
a. Mengontrol pendapatan melalui pendapatan yang diterima dari Biri Rektor
dan belanja-belanja yang dikeluarkan secara bulanan atau tahunan b.
Disesuaikan dengan keadaan, baik dengan memperhatikan situasi keamanan, politik, dan ekonomi agar tidak melebihi anggaran yang telah
disusun. Perpustakaan Universitas Sumatera Utara melaksanakan pengawasan dengan
cara : 1.
Membandingkan realisasi dengan anggaran. Melalui hasil perbandingan ini perusahaan dapat mengetahui apakah telah terjadi penyimpangan atau
tidak. Selanjutnya dicari faktor-faktor penyebab timbulnya perbedaan
Universitas Sumatera Utara
tersebut dan untuk penyimpangan yang merugikan akan dilakukan tindakan koreksi.
2. Membentuk suatu bagian yang bertugas mengawasi seluruh kegiatan yang
dilakukan perusahaan sebelum menganalisis perbandingan antara realisasi dengan anggaran.
Adapun peranan anggaran sebagai alat pengawasan pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, yaitu sebagai berikut :
a. Mencegah terjadinya pemborosan
b. Memberikan stándar yang memadai untuk mengukur prestasi
c. Sebagai alat pembanding seberapa jauh pelaksanaan rencana kerja yang
telah dicapai perusahaan d.
Mengendalikan operasi dan belanja serta pengeluaran perusahaan Untuk mengawasi kegiatan operasionalnya, Perpustakaan Universitas Sumatera
Utara setiap periode anggarannya memiliki rekapitulasi penggunaan panjar kerja tahun anggaran. Dari hasil tersebut kepala pimpinan dapat mengetahui apakah
seluruh bagian di dalam perpustakaan telah melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
Universitas Sumatera Utara
REKAPITULASI PENGGUNAAN PANJAR KERJA TAHUN ANGGARAN 2010 02 JANUARI 2010 SD 30 DESEMBER 2010
URAIAN MAKMA
PENGGUNAAN PANJAR KERJA PERBULAN Dalam Rupiah JUMLAH
JAN FEB
MAR APR
MEI JUN
JUL AGTS
SEP OKT
NOP DES
BELANJA MODAL BELANJA INVENTARIS
PERALATAN DAN MESIN 53211
o Pembelian rak buku, Kaki tiang rak dan karet penutup
4.951.500 3.303.000
8.254.500 o Pembelian water dispenser, wali
fan dan tangga 2.840.000
2.840.000 o Pengadaan meja kerja bagian
pengadaan 81.269.760
81.269.760 o Pengadaan rak double
84.000.000 84.000.000
o Pengadaan meja kerja baca,locker dan meja komp
69.500.000 69.500.000
o Pengadaan AC Floor Standing 94.000.000
94.000.000 o pengadaan meja kerja kerja
bag.TU 72.563.000
72.563.000 o Pengadaan Human Counter
Statistik 49.800.000
49.800.000 o Pengadaan Inventaris Komputer
97.900.000 195.800.000
293.700.000 o Pengadaan meja kerja bagian
pengatalogan 54.434.100
54.434.100 o Pengadaan peralatan sistem
otomatisgenset 15.625.000
15.625.000 o Pengadaan AC split
49.800.000 49.800.000
o Pengadaan kamera CCTV 44.403.750
44.403.750 o Pengadaan barang inventaris
kursi 24.550.000
24.550.000 o Pengadaan mesin potong
rumput 3.680.000
3.680.000
Universitas Sumatera Utara
o Pengadaan UPS 2.627.000
2.627.000 o Pembelia tenis meja
4.800.000 4.800.000
o Pengadaan self rak dansokong rak buku
58.450.000 58.450.000
o Pengadaan AC split 25.460.000
25.460.000 o Pengadaan meja kounter dan
locker cab.frmsi 49.200.000
49.200.000 o Pengadaan troley buku
49.140.000 49.140.000
o Pengadaan switch,IP camera dan NAS
66.911.000 66.911.000
o Pengadaan inventaris komputer sirkulasi cabang
89.000.000 89.000.000
o Pengadaan rack double cab.farmasi
84.000.000 84.000.000
o Pengadaan Rack double cab. Pertanian
84.000.000 84.000.000
o Pengadaan barang inventarisserver,laptop,LCD,UPS
83.400.000 83.400.000
o Pengadaan barang think clien untuk penelusuran
95.242.500 95.242.500
Universitas Sumatera Utara
F. Hubungan Anggaran dengan Pengawasan
Kategori