membantu tugas Kepala Dinas yang berkaitan dengan public relation, perkantoran dan administrasi.
C. Macam – Macam Sekretaris
Pada kenyataannya, calon sekretaris memiliki dasar pendidikan serta pengalaman yang tidak sama. Walaupun demikian, salah satu syarat penting
yang harus diketahui adalah bahwa sekretaris harus dapat memahami kedudukannya dalam suatu organisasi. Dengan adanya kesempatan yang
didapat atau adanya perkembangan yang terjadi dalam pembinaan karier serta kemampuan diri sekretaris itu sendiri, maka dapat mengakibatkan sekretaris
mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Menurut Lawalata 2012:15-18 macam-macam sekretaris dapat dibedakan berdasarkan:
1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab
Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, sekretaris dapat dibedakan menjadi 3 tiga jenis, yaitu:
a. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah sekretaris yang bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator perantara pimpinan.
Sekretaris pimpinan menangani tugas dan perkerjaan yang dipercayakan pimpinan seperti menjawab telepon yang ditujukan
kepada pimpinan, membuat dan mempersiapkan laporan yang diminta oleh pimpinan, menyambut tamu-tamu dan rekan kerja pimpinan,
menjadwalkan pertemuan pimpinan dengan rekan kerja pimpinan dan perusahaan, menyusun dan mengingatkan agenda kegiatan pimpinan
setiap hari. Sekretaris pimpinan juga melaksanakan tugas-tugas administrasi dan clerical ketatausahaan yang sangat penting bagi
kelangsungan hidup perusahaan yang tidak sempat dikerjakan oleh pimpinan karena keterbatasan waktu pimpinan. Sekretaris juga
bertugas membuat notulen meeting dan membukukan hasil meeting, terkadang juga diminta oleh pimpinan untuk mengatur keuangannya
dan mencatat pengeluarannya. Yang termasuk sekretaris pimpinan adalah sekretaris manager, sekretaris direktur, dan sebagainya.
b. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi atau yang sering disebut dengan personal assistant adalah sekretaris yang melaksanakanaktivitas kantor untuk
membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris pribadi kerap kali harus bekerja sendiri di kantor tanpa
kehadiran pimpinan sehingga sekretaris seperti ini dituntut mandiri dalam mengerjakan tugas dan pekerjaan yang dipercayakan kepadanya.
Pimpinan tidak segan-segan untuk mendelegasikan sekretaris pribadinya untuk mewakili dirinya dalam pertemuan-pertemuan
dengan rekan kerja perusahaan tanpa kehadirannya. Persyaratan utama menjadi sekretaris pribadi adalah dapat menyimpan rahasia pimpinan
dan perusahaan baik dengan rekan kerja di kantor maupun pihak-pihak di luar perusahaan.
Hal ini mutlak diperlukan karena sekretaris pribadi biasanya dipercayakan mengurus berbagai hal menyangkut kelangsungan
perusahaan. Sekretaris pribadi harus terus mengikuti perkembangan atas permasalahan serta isu-isu yang timbul di lingkungan perusahaan,
untuk itu sekretaris pribadi juga harus memiliki pengetahuan yang baik mengenai sasaran dan tujuan dari perusahaan. Ia memberi dukungan
bagi pimpinan dan perusahaan dalam usahanya mencapai target perusahaan dengan strategi-strategi yang telah ditetapkan.
Tugas-tugas sekretaris pribadi adalah membaca, mendiskusikan dengan pimpinan, dan membalas email-email yang masuk dengan
persetujuan pimpinan; menjawab telepon yang ditujukan kepada pimpinan serta menangani permintaan dari klien dan rekan kerja
perusahaan; mempersiapkan surat-menyurat dan bertindak atas nama pimpinan dengan persetujuan pimpinan; ikut serta mengawasi
pekerjaan staff-staff lainnya dengan instruksi dan persetujuan pimpinan; bertindak sebagai penghubung antara staf, klien dan rekan
kerja pimpinanperusahaan; menghadiri pertemuan-pertemuan atau acara-acara yang diselenggarakan oleh rekan kerja perusahaan
mewakili pimpinan; mengatur dan mengawasi pengeluaran- pengeluaran kantor dan melaporkannya kepada pimpinan. Yang
termasuk sekretaris pribadi adalah personal assistant, sekretarisasisten artis, sekretaris pemilik perusahaan, dan sebagainya.
Untuk menjadi sekretaris pribadi ada beberapa hal yang harus diperhatikan, di antaranya memahami strategi-strategi bisnis, sasaran
dan tujuan bisnis perusahaan yang telah dibuat dan dipersiapkan oleh
pimpinan. Ini merupakan hal yang paling penting bagi sekretaris pribadi. Tugas utama sekretaris pribadi adalah membantu pimpinan
untuk mencapai apa yang menjadi tujuan perusahaan. Sekretaris pribadi harus benar-benar memahami standarisasi dan
batasan-batasan yang ditentukan pimpinan. Sangat penting bagi sekretaris pribadi untuk lebih memahami isu-isu penting yang timbul
terkait dengan bisnis perusahaan. Sebagai contoh, sekretaris pribadi perlu memiliki pengetahuan tentang perusahaan-perusahaan yang
menjadi pesaing. Dengan pemahaman yang lebih luas tentang perusahaan dapat menolong sekretaris mengambil keputusan yang
tepat sesuai kerangka kerja perusahaan. Sekretaris pribadi selalu berusaha memberikan dan mempersiapkan solusi serta jalan keluar atas
setiap permasalahan yang dihadapi pimpinan; menjelaskan sebab dan akibat dari pengambilan keputusan tersebut.
c. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi sering disebut dengan sekretaris instansi, business secretary, atau executive secretary. Sekretaris organisasi
mengepalai suatu sekretariat, berfungsi sebagai pimpinan, membawahi staf-staf lainnya, bertindak sebagai pimpinan dan melaksanakan
kepemimpinan. Sekretaris organisasi juga berfungsi sebagai office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang
lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris organisasi mengetahui hal-hal yang menjadi rahasia perusahaan, yang sangat
penting dijaga kerahasiaannya. Menjadi sekretaris organisasi, tugas- tugas administratif dan clerical ketatausahaan bukanlah tugas utama
yang harus dilakukan. Tugas-tugas utama dari seorang sekretaris organisasi adalah
berusaha memperoleh informasi yang diperlukan oleh perusahaan, melakukan penyortiran dan pengelompokkan informasi tersebut
sebelum didelegasikan ke departemen lainnya dalam perusahaan; mengelola data-data atau arsip yang penggunaannya bersamaan dengan
departemen-departemen lainnya dalam perusahaan dengan sistem penyimpanan yang sangat baik. Sekretaris organisasi juga bertugas
memberikan penjelasan singkat tentang skema bisnis perusahaan company profile kepada klien-klien perusahaan. Yang termasuk
sekretaris-sekretaris organisasi adalah sekretaris yayasan, sekretaris dewan, sekretaris dalam negri, dan sebagainya.
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 dua jenis sekretaris, yaitu:
a. Sekretaris Junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya sebagai sekretaris. Yang disebut dengan sekretaris junior adalah
sekretaris dengan pengalaman kerja yang masih minim, belum ada pengalaman karna baru lulus pendidikan fresh graduate sehingga
masih harus banyak belajar dari pimpinan atau staff senior yang berada
pada kantor tersebut. Sekertaris junior masih memerlukan bimbingan dan petunju dari pimpinan. Biasanya masih mengerjakan tugas-tugas
yang sangat dasar atau tugas-tugas rutin seperti menjawab telepon yang ditujukan bagi pimpinan, menyiapkan surat menyurat, mengetik
surat, menyimpan dan menggolongkan dokumen-dokumen atau arsip kantor filling, dan sebagainya.
b. Sekretaris Senior
Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman kerja sehingga mampu bekerja mandiri, tanpa perlu
dibimbing kembali oleh pimpinan. Sekretaris senior biasanya lebih kreatif, inisiatif, dan memiliki sifat arsetif dalam bekerja. Ia bekerja
tanpa harus diperintahkan dan diinstruksikan oleh atasannya; tidak semata-mata mengerjakan tugas rutin tetapi juga tugas-tugas lainnya
yang lebih luas ruang lingkupnya; terkadang dituntut untuk dapat mengambil keputusan sendiri. Contoh tugas-tugas dari sekretaris senior
misalnya melaksanakan dan mengelola proyek perusahaan bersama pimpinan, bertindak sebagai advisor atau konsultan bagi atasannya;
mempersiapkan dan mengatur segala keperluan meeting bagi pimpinan dan sebagainya.
3. Berdasarkan SpesialisasiBidang Khusus dalam Pekerjaan
Sekretaris bidang adalah sekretaris yang memiliki tugas dalam bidang tertentu Wursanto, 2004:14, misalnya:
a. Sekretaris Bidang Sosial dan Polotik.
b. Sekretaris Bidang Kesejahteraan Rakyat.
c. Sekretaris Bidang Administrasi Pemerintahan Umum.
d. Sekretaris Bidang Hukum, dan sebagainya.
Di dalam tata pemerintahan Negara Republik Indonesia, kita mengenal sekretaris yang dapat disebut sebagai Sekretaris Bidang Administrasi
Organisasi dan Ketatalaksanaan, yaitu sekretaris yang menyelenggarakan administrasi organisasi dan ketatalaksanaan atas seluruh unsur yang ada di
lingkungan suatu lembaga. Berbagai variasi sekretaris dijumpai dalam struktur tata pemerintahan
Negara Republik Indonesia. Menurut Wursanto 2012:14, berikut ini yang dapat disebut sebagai sekretaris bidang administrasi organisasi dan tata
laksana, misalnya: a.
Sekretaris Negara yang memimpin Sekretariat Negara b.
Sekretaris Jenderal yang memimpin Sekretariat Jenderal Departemen, Lembaga Tinggi Negara
c. Sekretaris Direktorat Jenderal yang memimpin Sekretariat direktorar
Jenderal. d.
Sekretaris Universitas yang memimpin Sekretariat Universitas. e.
Sekretaris Perusahaan yang memimpin Sekretariat Perusahaan, dan sebagainya.
Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara dapat digolongkan
kedalam sekretaris pimpinan. Karena sekretaris bekerja sebagai staff untuk
membantu pelaksanaan tugas Kepala Dinas dalam pengelolaan informasi dan mediator yang berguna bagi kelancaran aktivitas Dinas Pendapatan Provinsi
Sumatera Utara. Sedangkan jika ditinjau berdasakan kemampuan dan pengalaman kerja,
maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara. Yang ada hanyaah satu orang sekretaris
Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara yang diduduki oleh Ibu Halina, S.H. Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara telah mampu
mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi
Sumatera Utara mampu membantu tugas Kepala Dinas dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi
Sumatera Utara mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja dengan Kepala Dinas dan setiap pegawai di Dinas Pendapatan Provinsi
Sumatera Utara.
D. Fungsi Sekretaris
