mengambil alih pekerjaan sekretaris, selain memberi kesan yang kurang baik dari seluruh pihak.
b. Membicarakan atau membocorkan rahasia perusahaan dengan
sengaja atau tidak sengaja. c.
Menggunakan telepon milik perusahaan untuk kepentingan pribadi, kecuali bila perlu.
d. Terlalu sering menerima tamu pribadi.
e. Sering memperpanjang waktu yang telah ditetapkan untuk waktu
makan siangistirahat. f.
Mengemukakan keluhan yang tidak tepat saluran maupun isi keluhannya.
g. Memberi kritik terhadap pihak lain dihadapan pegawai lainnya.
h. Pinjam meminjam uang maupun perlengkapan dari pihak lain,
kecuali dalam keadaan mendesak. i.
Ramah yang berlebihan, pada waktu menegur bila kebetulan bertemu. Tidak khusus mencari teman untuk bercerita.
j. Menerima sesuatu atau hadian yang oleh pimpinan dianggap tidak
pada tempatnya.
B. Pengertian Sekretaris
Menurut Lawalata 2012:1 istilah sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang artinya something hidden atau rahasia. Dalam bahasa
Latin, orang yang memegang rahasia disebut secretarium atau secretarius, dalam bahasa Prancis disebut secretarie, dalam bahasa Belanda disebut
secretares, dan dalam bahasa Inggris disebut secretary. Berdasarkan arti katanya maka seorang sekretaris dihubungkan dengan secret atau rahasia, yaitu
seseorang yang bisa menyimpan rahasia. Secara defenisi kata sekretaris mempunyai beberapi defenisi menurut para ahli diantaranya sebagai berikut:
Menurut Fowler dan Fowler dalam Lawalata 2012:1 pengertian sekretaris adalah seseorang yang bekerja untuk orang lain untuk membantu
atau melayani dalam bidang korespondensi, arsip, serta untuk mendapatkan informasi dan berbagai hal rahasia lainnya.
Menurut Barnhart dalam Lawalata 2012:2 pengertian sekretaris adalah seseorang yang melakukan pekerjaan dalam bidang korespondensi, mengatur
surat menyurat dan lainnya kepada orang banyak atau organisasi. Menurut Braum dan Roman dalam Lawalata 2012:2 pengertian sekertaris
adalah seseorang yang membantu kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau
mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala atau pimpinannya.
Dari pengertian para ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan berbagai macam tugas
dan pekerjaan yang berhubungan dengan clerical ketatausahaan dan administrasi perkantoran, agar perusahaan dapat menjalankan perusahaannya
dengan efisien dan lancar. Pekerjaan–pekerjaan yang dilakukan oleh seorang sekertaris termasuk menyiapkan informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan,
mengatur dan menjadwalkan pertemuan meeting, mengelompokkan dan
menyimpan data-data atau dokumen perusahaan dalam keragaman bentuk dokumen baik berupa kertas maupun elektronik, membuat rancangan dan
menangani tugas-tugas yang diberikan oleh pimpinan, mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan, melakukan survey atas permintaan pimpinan dan
mendistribusikan informasi baik melalui telepon, surat, maupun e-mail, serta tugas-tugas pendukung lainnya yang memudahkan pimpinan dalam melakukan
pekerjaannya. Sekretaris merupakan pegawai yang bertugas memberikan bantuan kepada
pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan surat-menyurat, pendiktean, stenografi. Sekretaris juga membantu pimpinan dalam menyelesaikan
pekerjaan-pekerjaannya, dengan kata lain sekretaris adalah pembantu seorang pimpinan. Sekretaris bukan sekedar pembantu atasan semata tetapi seseorang
dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab yang sangat besar
dalam memimpin dan menjalankan roda perusahaan atau organisasi. Tugas- tugas ini akan lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang
sekretaris. Sekretaris di masa sekarang ini harus dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi sekaligus memahami cara pandang
pimpinannya. Pada Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara, Kepala Dinas
Pendapatan Provinsi Sumatera Utara mempunyai satu orang sekretaris. Sekretaris Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara mempunyai tugas untuk
membantu tugas Kepala Dinas yang berkaitan dengan public relation, perkantoran dan administrasi.
C. Macam – Macam Sekretaris
