Bentuk Surat Bagian Surat

a. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu lama. b. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak betanggungjawab. c. Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan kepada pimpinan paling lambat 1 x 24 jam d. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan. e. Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan terlalu lama.

D. Bentuk Surat

Menurut Bratawidjaja, Bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing–masing bagian surat itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan peranannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bentuk surat yang sering digunakan adalah bentuk resmi Indonesia baru new official style. Universitas Sumatera Utara Surat-surat pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi hal ini dikarenakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan bagian dari unit kerja yang merupakan Perguruan Tinggi berstatus negeri sehingga surat-menyurat yang diterima maupun dikeluarkan harus menggunakan format surat yang resmi.

E. Bagian Surat

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi yang menjalankan aktivitas dengan korespondensi. Surat yang merupakan alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : a. Kop surat DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Kampus USU Medan Telp. 8214545 Fax. 061 8214545 Gambar 2.2 Gambar Kop Surat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Kop surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari : 1 Nama organisasi 2 Alamat lengkap Universitas Sumatera Utara 3 Lambanglogo 4 Nomor telepon b. Tanggal surat Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat. c. Nomor surat Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : Nomor : 6325H5.2. 1. 5SDM2009 d. Lampiran Kata lampiran ditulis dibawah nomor surat dan berada disebelah kiri. Contoh penulisan lampiran: Lamp : Satu lembar Nomor urut surat keluar Kode unit kerja USU Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik Kode unit kerja Fakultas Kode unit kerja Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi Kode perihal Sumber Daya Manusia Tahun pembuatan surat Universitas Sumatera Utara e. Hal Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata lampiran secara vertikal. f.. Salam Pembuka Salam pembuka yang sering digunakan pada penulisan surat keluar dibagian Sekretariat Dekan adalah “ Dengan Hormat “. g.. Isi Surat Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengonsep isi surat, hal ini berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat, jelas, lengkap, benar, dan sopan. h. Salam penutup Surat yang di keluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup, karena surat-surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi. Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian dicantumkan nama terang, selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai. Universitas Sumatera Utara i. Tanda tangan penanggung jawab surat Surat yang dikeluarkan Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu Dekan Fakultas Ekonomi USU. j. Tembusan Surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut Rektor, Pembantu Dekan, Pegawai.

F. Pentingnya Keahlian Korespondensi