Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang mencakup aktivitas antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan
surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat,
pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keahlian korespondensi bagi seorang
sekretaris dalam mencapai suatu tujuan organisasi.
1. Penanganan Surat Masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain, dari divisi lain dalam perusahaan atau dari perorangan. Surat masuk
adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain eksternal, dari divisi dalam perusahaan maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos
kantor pos maupun yang diterima dari kurir pengirim surat dengan mempergunakan buku pengiriman ekspedisi. Yang dimaksud dengan
penanganan surat masuk adalah proses kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda atau kartu kendali.
Penanganan surat masuk dilakukan oleh seorang sekretaris pada suatu instansi. Kecermatan dan ketepatan merupakan keharusan yang paling utama
dalam pengelolaan surat. Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Sekretaris harus membantu kelancaran
tugas pimpinan sebaik-baiknya, dan menghemat waktu dalam hal pengurusan
Universitas Sumatera Utara
surat. Tugas sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat-menyurat, oleh sebab itu guna mempermudah pemrosesan surat perlu ada perencanaan yang mantap.
Pada dasarnya penanganan surat masuk dibagi menjadi 6 enam langkah, yaitu : 1.
Penerimaan surat 2.
Penyortiran surat 3.
Pembukuan surat 4.
Pencatatan surat 5.
Pemrosesan surat 6.
Pengarahan surat masuk Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang sekretaris
sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan dengan volume surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau ditata rapi untuk
menambah kenyamanan ruang kantor. Peralatan yang digunakan pada Sekretariat Dekan antara lain stepler, punch pelubang kertas, klip file, klip kertas, pensil,
cutter, lem, stabilo, stempel tangga l, selotip, lembar disposisi dan kartu kendali. Lembar disposisi adalah suatu surat yang berisikan pemberitahuan tentang adanya
surat masuk dan pemberitahuan mengenai proses surat selanjutnya.
Lembar disposisi pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.1 :
Gambar 3.1 Gambar Lembar Disposisi
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI LEMBAR DISPOSISI
Universitas Sumatera Utara
Tgl Terima: No. Kendali :
Penting Tanggal Surat :
Rahasia No.Surat
: Segera
Hal Kode :
BiasaRutin Tanggal
Kepada Isi Disposisi
Dari Paraf
1. Mohon pertimbangan
DISPOSISI
2. Mohon pendapat
3. Mohon keputusan
4. Mohon petunjuk
5. Mohon saran
6. Bicarakaan
7. Telitiikuti perkembangan
8. Untuk perhatian
9. Siapkan laporan
10. Untuk diproses
11. Edarkan
12. TIKgandakan
13. File
14. Siapkan konsep
15. Umumkan
16. ……………….
Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Kartu kendali adalah tanda terima surat yang ditujukan atau diantarkan dari Sekretariat Dekan yang ditujukan kepada pejabat lain yang bersangkutan dengan
isi surat tersebut. Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.2 dan dapat dilihat juga keterangan bagian-bagian
kartu kendali :
Gambar 3.2
Universitas Sumatera Utara
Gambar Kartu Kendali
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI MEDAN
KENDALI: PENGELOLA:
__________________________________________________________________ Kode:
Tgl.Surat : Tanggal :
No.Surat : No.U.B.B :
Asal surat :
Lampiran :
Hal :
Catatan :
Tgl. Penerimaan _____________
Paraf _____________
Keterangan bagian-bagian kartu kendali:
1. Kolom kendali
: tempat nomor surat dan kode surat 2.
Kolom pengolah : tempat satuan organisasi yang dianggap
bertanggung jawab di dalam penyelesaian surat
3. Kolom kode
: tempat dengan kode atau tanda klasifikasi dari penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi
arsip yang berlaku 4.
Kolom tanggal : tempat tanggal penerimaan suratsurat diterima
Universitas Sumatera Utara
5. Kolom nomor
: tempat dengan nomor surat yang diterima atau dikirim
6. Kolom U.B.B
: tempat nomor surat dan kode surat 7.
Kolom asal surat : tempat dari siapamana surat dikirim
8. Kolom lampiran
: tempat jumlah lampiran dan macam-macam lampiran yang ada
9. Kolom hal
: tempat perihal yang termaktub dalam surat 10.
Kolom catatan : tempat keterangan yang perlu dicatat atau ditunjuk silang bila diperlukan.
11. Kolom paraf
: tempat nomor paraf yang menerima surat di tata usaha pengolah.
Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi USU
Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat masuk pada bagian
Sekretariat Dekan merupakan surat yang berasal dari lingkungan internal maupun eksternal Fakultas Ekonomi diantaranya ialah surat yang berasal dari Rektor USU,
surat permohonan yang berasal dari mahasiswa dan surat yang berasal dari instansi pemerintah. Adapun penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat
Dekan terdiri dari 9 sembilan tahap yaitu : 1.
Surat yang dikirim melalui pos atau kurir diterima oleh pegawai dan diantar ke bagian Sekretariat Dekan.
Universitas Sumatera Utara
2. Surat diterima oleh Sekretaris Dekan dan Sekretaris Dekan menyeleksi surat
masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada Dekan. Surat masuk diseleksi bedasarkan jenis surat. Apakah jenis surat pribadi, surat penting, surat rahasia,
surat biasa, surat rutin dan surat segera. Hal ini dilakukan agar surat yang penting dan memerlukan jawaban yang cepat dapat segera diproses.
3. Sekretaris akan membuka dan membaca surat yang diterima. kemudian surat
masuk dicatat ke buku agenda lalu diklasifikasikan tergolong surat masuk atau keluar dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, perihal, pengirim surat,
tembusan. 4.
Kemudian sekretaris membuat lembar disposisi atas surat yang telah dicatat kedalam agenda kemudian surat dan lembar disposisi dimasukkan kedalam
blutter dispositon map untuk meletakkan surat masuk yang perlu diproses untuk diserahkan kepada Dekan.
5. Kemudian Dekan akan mengisi lembar disposisi untuk memberikan petunjuk
lebih lanjut terhadap surat masuk. 6.
Lembar disposisi yang telah diisi Dekan diserahkan kembali kepada Sekretaris 7.
Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi. Apabila pada lembar disposisi diberi kode 14. File maka surat tersebut harus
segera dimasukkan ke dalam letter file yang berlabel incoming letter. 8.
Selanjutnya Sekretaris Dekan akan mengisi kartu kendali sesuai dengan lembar disposisi. Kartu kendali terdiri dari dua lembar kertas yang berwarna biru dan
putih. Surat dan lembar disposisi beserta kartu kendali diantarkan kebahagian
Universitas Sumatera Utara
pejabat yang dituju, yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi. Dan diserahkan kepada pegawai pejabat yang bersangkutan.
9. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pegawai pejabat yang bersangkutan,
surat, lembar disposisi dan kartu kendali yang berwarna putih akan diberikan kepada pegawai untuk diserahkan kepada pejabat pengelola sedangkan kartu
kendali yang berwarna biru akan diserahkan kembali kepada Sekretaris Dekan. Kemudian kartu kendali tersebut akan di simpan ke dalam half file yang
berlabel kartu kendali.
Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Pengirim
: Pembantu Rektor I Nomor Surat
: 470H5. 1. R1SSA2010 Hal
: Undangan 2.
Pengirim : LPTQN
Nomor Surat : 003LPTQN-PTSUI2010
Hal : Undangan Rapat Pengurus LPTQN-PTSU
Penanganan surat masuk pada bagian Sekrtariat Dekan sudah baik dan tidak terdapat kendala yang cukup berarti karena Sekretaris Dekan sudah
melakukan penanganan surat sesuai dengan sistem yang baik. Tetapi penanganan surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi sedikit terkendala
Universitas Sumatera Utara
karenakan penanganan surat diserahkan kepada mahasiswa magang pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adanya kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan di buku agenda, pengisian kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat. Hal tersebut
terjadi karena kurangnya ketelitian dan pengetahuan mahasiswa magang. Untuk itu, Sekretaris Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat meminimalisir
kesalahan yang terjadi sehingga korespondensi dapat berjalan lancar dan tercapainya suatu tujuan organisasi dengan maksimal.
2. Penanganan Surat Keluar
