BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh
terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses
penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun
pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi.
Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu
melalui surat. Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus
persen sebagai alat komunikasi didalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien.
Menurut Soedarmayanti 2001:162, surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan
berita. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dengan sarana dengan komunikasi lainnya, kelebihan tersebut kerena surat lebih
praktis, efektif, dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain
1
Universitas Sumatera Utara
secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Berbeda halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut seiring dialami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah
atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi canggih seperti telepon, handphone,
telex, radio, televisi, faximile bahkan jaringan informasi global seperti penggunaan internet. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada
seseorangorganisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu- waktu dapat menjadi alat bukti tertulis
jika diperlukan. Mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan
penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan.
Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi maupun perusahaan. Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam
melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi .
Suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh. Sekretaris sebagai salah satu bagian dari
kerangka tubuh suatu oraganisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran surat menyurat atau korespondensi. Salah satu fungsi dari sekretaris
yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi ini
Universitas Sumatera Utara
antara lain menangani surat masuk mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya.
Penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat , mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan,
pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam surat-menyurat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu
urat nadi kelancaran satu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Berdasarkan uraian terdahulu, dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan
kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar berdasarkan kaidah yang ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai
dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikordinasi dikelola dengan baik akan membuat perusahaan
dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan. Pada bagian sekretariat dekan , penulis melihat dan mengamati bahwa betapa pentingnya keahlian dalam
korespondensi. Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau
instansi, maka penulis memililh judul “Pentingnya Keahlian Korespondensi Bagi Seorang Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara”.
Universitas Sumatera Utara
B. Perumusan Masalah
