Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008.
USU Repository © 2009
memiliki tingkat kelembaban 60 -75
F. Hal ini merupakan kelembaban yang ideal untuk mencegah rusaknya arsipberkas yang disimpan.
2. PenyusutanArsip
Arsip memiliki arti penting sebagai bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi. Dalam prakteknya arsip-arsip yang tidak
mempunyai nilai kegunaan, apabila disimpan terus menerus akan manimbulkan masalah tersendiri baik bagi para pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai
kearsipan dan pimpinan pada khususnya.Untuk mengatasi masalah tersebut, maka perlu diadakan penyusutan tehadap arsip yangbenar-benar ridak memiliki
kegunaan baik untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang. Oleh karena itu tidak semuaarsipmemiliki nilai abadi, maka tidak semua
berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, bahkan dimusnahkan. Hal inilah yang disebut dengan
penyusutan Arsip Inaktif. Kegiatan penyusutan tersebut dimaksudkan untuk mengurangi jumlah arsip dengan cara memusnahkan arsip yang tidak bernilai
guna, serta menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional. Bagi instansi pemerintah penyerahan arsip statis ini merupakan kewajiban yang diatur oleh
undang-undang. Sedangkan bagi perusahaan atau organisasi swasta meskipun penyerahan ini bukan suatu kewajiban, namun tetap dimungkinkan menyerahkan
kepada arsip nasional. Jika tetap menyimpan sendiri kiranya tetap menjaga kelestarian bahan bukti peninggalan kegiatan organisasinya.
Langkah penyusutan arsip inaktif tidak jauh berbeda dengan penyusutan arsip aktif. Hal ini dapat dilihat dari tindakan penyiangan hingga proses
penilaiannya. Perbedaanya terletak kepada pemusnahannya. Bagi instansi
Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008.
USU Repository © 2009
pemerintah pemusnahan baru dapat dilakukan apabila telah mendapatkan persetujuan arsip nasional. Dengan demikian sebelum memusnahkan arsip perlu
meminta persetujuan telebih dahulu. Kenyataan menunjukkan bahwa dewasa ini banyak arsip yang tersimpan
dipusat arsip dalam keadaan tidak terataur. Sebagaimana pelaksanaan penyusutan arsip aktif yang tidak tertib, untuk melaksanakan penyusutan arsip dalam kondisi
demikian bukanlah suatu tindakan yang mudah, bahkan pelaksanaan penyusutan dipusat arsip lebih sulit, karena arsip berasal dari berbagai macam unit kerja yang
memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda sehingga tidak jarang arsip tersebut tercampur sehingga sulit diketahui unit penciptanya. Oleh karena itu, untuk
mengetahui unit mana yang menciptakan hanya dapat dilakukan dengan pengkajian yang mendalam. Keberhasilan pengkajian ini hanya dapat diperoleh
jika para petugas memahami tugas dan fungsi masing-masing unit kerja dalam organisasi.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah
kegiatann pengurangan arsip dengan jalan : a.
Pemindahan arsip in-aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintahan
masing-masing. b.
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. c.
Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional
Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008.
USU Repository © 2009
Penyusutan arsip yang dilakukan dengan cara memindahkan arsip inaktif dari setiap bagian atau unit pengelola ke unit kearsipan pada Kantor Dinas Pemuda
dan Olah Raga harus membuat berita acara pemindahan arsip. Kegiatan penyusutan ini dilakukan dengan maksud untuk mengurangi jumlah arsip yang
tidak memiliki nilai guna. Langkah selanjutnya arsip-arsip yang tidak memiliki nilai tersebut dimusnahkan dengan mmembuat berita acara pemusnahan.
Metode Penyusutan
Sebelum dilaksanakan penyusutan, terlebih dahulu diadakan penilaian terhadap berkas arsip. Setelah itu dilaksanakanlah penyusutan arsip. Berdasarkan
buku Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan Martono, 1994: 26-31, ada 2 macam metode penyusutan arsip yaitu :
Metode Berkala, yaitu metode penyusutan yang dilakukan dalam
jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan berakhir, maka arsip akan disusutkan sekaligus pada
periode tersebut. Metode berkala dapat dibagi 3, yaitu :
a. Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu..
b. Metode berkala 2 kali dalam jangka waktu tertentu
c. Metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum.
2. Metode berulang-ulang atau terus menerus, yaitu suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu.
Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008.
USU Repository © 2009
Langkah Umum Pelaksanaan Penyusutan Arsip adalah sebagai berikut :
- Menyiangi, yaitu memilihmengambil yang tidak berguna agar arsip berkurang - Menyiapkan peralatan penampung arsip yang akan disusutkan
- Membuat catatandaftar tentang arsip yang akan disusutkan.
Tujuan Pemusnahan Arsip adalah :
Untuk mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai
referensi.
Menghemat ruangan, peralatan, perlengkapan, dan biaya.
Mempercepat penemuan kembali arsip
Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaba pemerintah.
Berdasarkan hasil penelitian penulis, metode penyusutan arsip yang digunakan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara
adalah metode penyusutan arsip secara berkala, dimana setelah masa penyimpanan yang telah ditentukann berakhir, maka arsip tersebut akan segera
disusutkan dengan melaksanakan penyiangan pemilihan arsip dan kemudian pemusnahan arsip. Dalam hal penyusutan arsip yang berkala pada Kantor Dinas
Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dilakukan dalam jangka 5 tahun sekali.
Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008.
USU Repository © 2009
BAB III ANALISIS DAN EVALUASI
Dengan berpedoman pada teori yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, pada bab ini penulis akan menganalisa dan mengevaluasi mengenai Sistem
Kearsipan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara apakah telah mengikuti pedoman-pedoman yang ada.
Pada kenyataannya, system kearsipan merupakan suatu system yang dapat dipergunakan sebagai bukti dari tujuan, fungssi, dan prosedu dari suatu
perusahaan atau organisasi. Oleh karena itu kearsipan jelas memegang peranan penting dalam suatu organisasi karena merupakan pusat ingatan dan informasi
bagi setiap kegiatan diantaranya dalam perencanaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban yang setepat-tepatnya. Peranan
Kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi disegala bidang kegiatan.
Dalam menganalisa system kearsipan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara ini, penulis mengadakan
perbandinagan antara system kearsipan pada uraian teoritis dengan praktek yang diterapkan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi
Sumatera Utara. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara penulis, maka dapat diketahui
bahwa system kearsipan yang berlaku pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah system Desentralisasi dan
Sentralisasi.
