Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008.
USU Repository © 2009
2. Perencanaan Sistem Kearsipan yang Baik
Setiap kegiatan yang mempunyai tujuan, selalu didahului oleh suatu perencanaan, baik yang dibuat secara formal maupun informal.
Perencanaan planning merupakan suatu persiapan untuk tindakan- tindakan administrasi atas tindakan-tindakan kemudian. Perencanaan dapat
memberikan pedoman, garis-garis besar tentang apa yang dilakukan serta tujuan yang akan dicapai. Oleh karena itu, perencanaan sangat penting dalam
melaksanakan suatu kegiatan. Secara rinci pentingnya perencanaan bagi lembaga, organisasi maupun
perusahaan untuk mencapai tujuan dapat dijabarkan kedalam butir-butir yang terdapat dalam buku Pokok-pokok Perencanaan Wursanto, 1987: 13-14, yaitu:
a. Perencanaan menggariskan organisasi sehingga geraknya dapat diarahkan.
b. Melalui perencanaan semua aktivitas lembaga dan organisasi dapat
diarahkan kepada suatu arah atau tujuan yang telah ditetapkan. c.
Dengan adanya perencanaan maka dapat diperoleh tindakan yang tepat dan terkoordinasi dari berbagai unit kerja.
d. Perencanaan menjadi alat untuk menyesuaikan usaha dengan situasi dan
kondisi yang berubah-ubah karena berbagai factor. e.
Perencanaan membantu efisiensi kerja f.
Perencanaan dapat membantu menghindari kesalahan dalam usaha. g.
Perencanaan dapat dipergunakan sebagai alat atau pedoman dalam melaksanakan fungsi pengawasan.
Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008.
USU Repository © 2009
Sistem kearsipan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara telah direncanakan terlebih dahulu dengan maksud
agar : a.
Sistem kearsipan yang dilaksanakan sesuai dengan jenis dan luas lingkupnya kekuatan organisasi.
b. Sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak menimbulkan kesulitan bagi
para pegawai kearsipan, karena sulit dimengerti. c.
Sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak menyulitkan dalam hal penyimpanan, penemuan, pengambilan, pemeliharaan dan perawatan arsip.
d. Sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak menimbulkan pemborosan, baik
hal tenaga, biayadana, maupun peralatan atau perlengkapan yang dipergunakan.
e. Jangan sampai ada suatu arsip yang masih memiliki nilai kegunaan nilai
pakai dan perlu disimpan dalam jangka waktu lama tetapi ikut dipindahkan dari arsip aktif ke arsip inaktif dan kemudian dimusnahkan.
E. Pelaksanaan Kearsipan pada Perusahaan 1. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip.
