Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008.
USU Repository © 2009
2. Peranan Arsip
Oleh karena pengertian inti dari pada arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, maka peranan arsip adalah sebagai
sumber dokumentasi. Arsip sebagai sumber informasi dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat
mengenai suatu masalah. Sedangkan arsip sebagai sumber dokumentasi dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuatmengambil keputusan
secara tepat mengenai suatu masalah yang dihadapi. Menurut buku Kearsipan I Wursanto, 1991:26-28 dapat
disimpulkan bahwa arsip memiliki fungsi sebagai berikut : a.
Alat utama ingatan organisasi b.
Bahan atau alat pembuktian otentik c.
Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan d.
Barometer kegiatan suatu organisasi, mengingat stiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Dalam hal peranan arsip, kantor telah mampu menjalankan peranan arsip sebagaimana mestinya. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip
khususnya pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, yaitu :
Sebagai bahan ingatan organisasi dan alat bukti masa mendatang.
Sebagai sumber informasi dalam berbagai macam aktivitas.Misalnya :
untuk keperluan ilmiah yaitu kepentingan mahasiswa dalam hal melaksanakan penelitian riset pada perusahaan.
Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008.
USU Repository © 2009
Sebagai dasar untuk pengambilan keputusan.
3. Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Berdasarkan buku Kearsipan I Wursanto, 1991: 41-42 tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebgai berikut :
a. Menerima warkat
b. Mencatat warkat
c. Mendistribusikan warkat sebagai kebutuhan
d. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system
tertentu. e.
Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip. f.
Mengadakan perawatanpemeliharaan arsip. g.
Mengadakan atau merencanakan penyuutan arsip. Berdasarkan hasil penelitian penulis pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga
Provinsi Sumatera Utara dapat diketahui bahwasanya pelaksanaan system kearsipannya telah sesuai dengan tujuan arsip, diantaranya :
1. Warkat Arsip diterima, langkah selanjutnya dilakukan pencatatan sesuai
dengan pola klasifikasinya, maksudnya dokumen arsip yang hendak disusun dikelompokkan menurut judul masalah dan kepentingannya yaitu
apakah arsip tersebut bersifat internal dan eksternal.
Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008.
USU Repository © 2009
2. Kemudian dilakukan pendistribusian warkat arsip ke masing-masing unit
bagian yang membutuhkan, dengan catatan : a.
Untuk surat yang bersifat internal, maka surat yang diantar ke setiap unit bagian harus menggunakan buku ekspedisi yang merupakan
tanda bukti penerimaan surat harus dibubuhkan paraf tanda tangan oleh sipenerima surat.
b. Untuk surat keluar yang bersifat eksternal, tanda bukti pengiriman
menggunakan buku ekspedisi surat keluar atau tanda bukti pengiriman surat melalui pos atau jasa pengiriman lainnya.
c. Untuk surat yang akan ditandatangani oleh Kepala Dinas harus melalui
paraf koordinasi Kepala Sub BagianKepala Seksi dan Kepala Sub Dinas serta Kepala Bagian Tata Usaha.
3. Setelah warkat arsip diterima dan diproses di masing-masing bagian,
maka warkat tersebut harus disimpan pada tempat yang telah disediakan. Dalam hal ini tempat yang dimaksud adalah menggunakan Lemari Arsip
Filling Cabinet. 4.
Arsip-arsip yang disimpan harus dapat dijaga dan dipelihara dengan baik. Usaha pemeliharaan arsip ini merupakan suatu tindakan yang bertujuan
untuk menyelamatkan arsip serta informasi yang terdapat didalamnya. Oleh karena itu pegawai yang ingin mengambil arsip harus dapat menata
arsipnya kembali sehingga kerapian arsip tetap terjaga. 5.
Warkat arsip kemudian dilakukan penyusutan dan pemusnahan arsip menurut metode jangka waktu yang telah ditetapkan kantor. Dalam hal ini,
Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008.
USU Repository © 2009
kantor melakukan penyusutan dalam jangka waktu 5 tahun dan kemudian dilaksanakan pemusnahan arsip yang disertai dengan berita acara.
D. Ciri-ciri dan Peranan Kearsipan yang Baik 1. Ciri-ciri
