Komputerisasi Pengelolaan Informasi

5. Komputerisasi Pengelolaan Informasi

Pada era modern sekarang ini, peranan komputer telah menyentuh segala bidang utamanya bidang informasi. Komputer telah banyak sekali membantu manusia, baik dalam menjalankan kegiatan perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian. Karena sedemikian praktisnya dalam penggunaan, maka semakin banyak perusahaan yang memanfaatkan komputer. Komputer merupakan alat yang sangat penting dalam membentuk sistem informasi.

Komputer mempunyai kelebihan kemampuan dalam memproses data sampai jutaan. Komputer juga mampu membandingkan antara data yang satu dengan yang lain dengan cepat, termasuk juga membandingkan alternatif-alternatif pemecahan masalah. Proses penghitungan data secara otomatis dapat dilakukan dengan menggunakan program yang sesuai. Komputer hampir tidak pernah melakukan kesalahan. Jika teriadi kesalahan munqkin karena kesalahan dalam program atau penggunanya. Namun demikian, komputer merupakan alat yang sifatnya netral. Artinya komputer sangat tergantung kepada siapa yang memakainya. Sebagai alat yang netral, komputer:

1. Selain dapat digunakan untuk tujuan yang baik, komputer dapat juga digunakan untuk maksud jahat.

2. Apabila diketahui cara kerjanya, komputer dapat digunakan untuk tujuan yang tidak baik mengingat komputer tidak dapat berpikir rasional seperti manusia.

3. Komputer tidak dapat mengambil keputusan sendiri, tetapi hanya mampu menyajikan data atau informasi bagi seseorang untuk mengambil keputusan.

4. Komputer hanya dapat mengolah data yang dapat diangkakan (kuantitatif ). Untuk data kualitatif tidak dapat dilakukan dengan komputer.

5. Komputer baru dapat digunakan dengan efisien apabila data kuantitatifnya berjumlah cukup banyak dan kompleks. Apabila jumlahnya hanya sedikit dan perhitungannya sederhana, penggunaan komputer merupakan pemborosan.

a. Penempatan Unit Informasi Komputerisasi

Perancangan sistem informasi tidak dapat dilakukan hanya oleh beberapa pegawai atau oleh pimpinan perusahaan sendiri, tetapi perlu dibantu oleh ahli Perancangan sistem informasi tidak dapat dilakukan hanya oleh beberapa pegawai atau oleh pimpinan perusahaan sendiri, tetapi perlu dibantu oleh ahli

Dalam suatu perusahaan, komputer dapat disentralisasikan oleh unit pusat atau didesentralisasikan ke dalam unit-unit yang lebih kecil. Proses komputerisasi pada unit dapat dipantau langsung oleh pusat. Ada juga pekerjaan yang dilakukan sebagian oleh unit komputer pusat dan sebagian lagi oleh komputer di masing- masing unit organisasi. Antara pusat dan unit-unit terjadi komunikasi timbal- balik dengan saling memberi dan menerima masukan dan hasil. Unit informasi pusat (untuk perusahaan besar) merupakan unit koordinasi informasi, yang siap untuk memberikan informasi yang dibutuhkan pimpinan, dan unit lain yang membutuhkannya. Dengan menggunakan sistem Pengolahan Data yang Disalurkan (Distributed Data Processing, DDP), maka beban unit pusat tidak terlalu berat, karena setiap unit langsung dapat terhubung.

b. Pola Klasifikasi Data Komputerisasi

Sistem informasi terus tumbuh dan berkembang; keinginan untuk mengembangkan dasar data umum (common data base) telah ditingkatkan. Database (dBase) merupakan file (arsip) komputerisasi pusat yang berisi informasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga memungkinkan digunakan untuk berbagai tujuan.

Database terdiri dari file data (data files). Data file berisi serangkaian arsip (sets of records). Dengan kata lain file adalah kumpulan arsip (records). Setiap arsip data berisi data individual. Dengan demikian, urutannya adalah data base, data files, sets of records, dan individual data elements. Contohnya arsip kepegawaian yang telah dikomputerisasikan dapat digunakan sekaligus untuk pembuatan daftar gaji, untuk perencanaan tenaga kerja, untuk menentukan kapan seseorang karyawan itu naik pangkat, pensiun dan lain sebagainya.

Dengan cara tradisional hal ini bukan tidak mungkin dilakukan, tetapi akan membutuhkan waktu yang lebih lama, karena masing-masing harus dibuat daftar tersendiri dan masing-masing hanya untuk satu manfaat atau tujuan saja. Dengan menggunakan komputer dapat dengan cepat diciptakan model-model keputusan sebagai hasil umpan balik informasi dari keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya.