Fungsi Pengelolaan Informasi

4. Fungsi Pengelolaan Informasi

Pengelolaan informasi memiliki tiga fungsi penting yaitu pengumpulan informasi, penyimpanan dan pemrosesan informasi, serta penyajian informasi tersebut kepada manajer/ pimpinan perusahaan.

a. Pengumpulan informasi

Informasi yang dapat dikumpulkan oleh suatu organisasi sangat banyak, seperti catatan tentang pegawai, informasi tentang pesaing, data penjualan, data akuntansi, informasi tentang konsumen dan sebagainya. Dalam pengumpulan informasi terdapat beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi yaitu pengamatan langsung, wawancara, perkiraan dan daftar pertanyaan.

Fungsi utama dari pengelolaan informasi adalah menentukan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan dan mengorganisasikannya ke dalam database. Database adalah suatu kumpulan data terintegrasi yang disimpan dalam satu tempat untuk memudahkan mengakses dan memproses data.

Data dapat diperoleh dari sumber-sumber yang berasal dari dalam maupun luar organisasi. Biasanya sebagian besar data yang dikumpulkan berasal dari:

1. Sumber internal seperti catatan perusahaan atau laporan dan informasi yang disusun para manajer.

2. Sumber eksternal seperti publikasi perdagangan, pelanggan dan kosultan.

b. Penyimpanan dan pengolahan informasi

1. Penyimpanan Informasi

Untuk memudahkan pengaksesan oleh pemakainya, data biasanya disimpan dalam flashdisk, cd atau harddisk eksternal maupun internal komputer. Data yang disimpan haruslah data yang terbaru, oleh karena itu database harus diperbaharui.

Untuk mengelola database secara baik perlu diterapkan Sistem Manajemen Database (SMDP), yaitu sebuah program perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola file-file, mengubah informasi yang disimpan dalam file, menambah informasi baru dan menghapus informasi yang sudah tidak diperlukan, menggabungkan file-file serta memproses data dan mencetak laporan.

a. Penataan Berkas Data Penataan berkas data adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan data

sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera diketemukan kembali. Penataan berkas ini mengarah kepada penyimpanan yang merupakan kegiatan lanjutan setelah berkas tersebut digunakan. Dalam penataan berkas data perlu adanya keseragaman dalam proses dan prosedur.

Penataan berkas yang masih akan dibutuhkan kembali (arsip aktif ) umumnya disimpan pada masing-masing unit pengolah dengan menggunakan sistem Distributed Data Processing (DDP) atau sistem lainnya, sedangkan penataan berkas yang sudah tidak aktif dipusatkan dibagian arsip.

b. Penataan Arsip Penataan arsip dilakukan terhadap dua jenis arsip, yaitu arsip aktif dan arsip

tidak aktif. 1). Penataan Arsip Aktif Dalam penataan arsip aktif, arsip-arsip yang masalahnya sama,

ditata menjadi satu filedan dimasukkan ke dalam satu folder. Kalau tidak cukup dalam satu folder dapat juga ke beberapa folder. Kelompok folder untuk masalah yang berbeda dipisahkan oleh sekat penunjuk (guide) yang sekaligus merupakan petunjuk subyek/masalah. File (folder beserta penyekat) ditempatkan kedalam filing kabinet.

2). Penataan arsip tidak aktif Arsip yang sudah tidak aktif disimpan di pusat arsip (sentralisasi)

dan ditata menurut pola klasifikasi tanpa kartu kendali. Karena jumlahnya sangat besar dan penggunaannya tidak sesering arsip aktif, maka tempat penyimpanannya menggunakan sarana yang berdaya tampung lebih besar. Untuk lebih memudahkan penemuannya, arsip-arsip yang sudah tidak aktif, sebaiknya digolongkan menurut tahun.

c. Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan arsip ini juga berbeda-beda, antara lain tergantung

tujuan organisasinya, volume pekerjaan, jenis peralatan yang digunakan, tersedianya ahli kearsipan masing-masing organisasi, dan kondisi fisik masing- masing organisasi. Penyimpanan arsip secara sistematis akan bermanfaat untuk penemuan kembali dengan mudah dan cepat, pengambilannya mudah tanpa mengacaukan penyimpanan, dan pengembaliannya juga dengan mudah.

d. Perlindungan Arsip Perlindungan arsip dapat diartikan sebagai berikut. 1). Penjagaan tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh

dan menyimpan arsip sehingga arsip itu aman. 2). Suatu perbuatan untuk melindungi arsip dan menjaga arsip yang

dihasilkan. 3). Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan

dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Dengan adanya perlindungan arsip diharapkan agar arsip: 1). Tidak hilang. 2). Tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab/orang

yang tidak berhak atas arsip tersebut. 3). Tidak disalahgunakan untuk kepentingan atau keuntungan

pribadi. 4). Tidak mudah rusak atau terbakar.

e. Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip Faktor-faktor yang menyebabkan arsip rusak terdiri dari faktor internal dan

faktor eksternal. Faktor internal antara lain kertas yang tidak bagus kualitasnya, tinta yang mudah luntur untuk jangka lama, dan lem yang digunakan mudah mengelupas. Faktor eksternal yang menyebakan kerusakan arsip, yaitu kelembapan udara, sinar matahari, debu, jamur, dan rayap atau ngengat.

f. Perawatan Arsip Usaha untuk merawat arsip dapat berupa melindungi, mengatasi, mencegah

dan mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip berikut informasinya (isinya) dari kehilangan, kerusakan dan Iain-Iain. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan:

1). Pengaturan Ruang Arsip Ruangan jangan terlalu lembap. Suhu udara sebaiknya sekitar 26

derajat celcius. Kelembapannya jangan melebihi 65%. Sebaiknya gunakan AC untuk menjaga suhu, kelembapan dan mencegah debu. Jika tidak menggunakan AC, ruangan diberi ventilasi yang cukup untuk mengatur peredaran udara dalam ruangan. Berikan penerangan yang cukup memadai dan hindarkan dari kemungkinan serangan: hama, rayap, ngengat, dan semut.

2). Kebersihan Kebersihan disini meliputi kebersihan ruangan arsip, warkat

beserta alatnya. Untuk menjaga agar kebersihan arsip terjaga hindari merokok dan makan di dalami ruangan arsip, sedot debu yang ada dengan penyedot debu dan kalau ada arsip yang dimakan rayap, supaya dipisahkan.

3). Perawatan Tempat Penyimpanan Arsip • Rak arsip sebaiknya dari logam. • Lemari arsip harus sering dibuka. • Susunlah arsip dalam lemari agak renggang agar mudah

pengambilan dan tidak mudah lembab. • Taruhlah kapur barus untuk pembasmi ngengat dan rayap.

4). Lakukan pengamanan arsip dari segi fisiknya • Restorasi Arsip Restorasi berarti memperbaiki arsip yang telah rusak dan

sulit digunakan. Dengan demikian, agar dapat digunakan lagi dalam jangka waktu yang lebih lama.

• Laminasi Arsip Dengan menggunakan plastik, agar tidak mudah rusak

oleh air, binatang kecil dan Iain-Iain. • Mikrofilm Arsip penting/vital yang sulit direstorasi dan dilaminasi,

diatasi dengan pemotretan mikro film. Kalau ingin membaca isinya dengan menggunakan proyektor khusus.

Dengan menggunakan mikrofilm hemat ruangan, hemat tempat penyimpanan, cukup aman, mudah dipindahkan, lebih tahan lama, lebih efisien. Hanya saja menggunakan mikrofilm itu mahal dan sulit pengoperasiannya.

2. Pengolahan Data

Pengolahan data merupakan masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data untuk menjadi suatu informasi yang bermanfaat. Prosedur pengolahan data yang dilakukan secara manual meliputi kegiatan pengumpulan data, melakukan pengelompokan, pengurutan, penghitungan, yang pada akhirnya menyusunnya dalam sejumlah bentuk laporan, untuk berbagai keperluan di dalam perusahaan.

Prosedur pengolahan data akan berlangsung secara konsisten, dari waktu ke waktu, sampai irasakan perlu untuk melakukan perbaikan, baik karena perbedaan orientasi manajemen dalam sistem pelaporan yang ada, atau karena ada peraturan- peraturan yang harus dipatuhi.

Penanganan informasi atau pengolahan data sebagai serangkaian pekerjaan yang terencana terhadap informasi, supaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan, terbagi dalam dari enam unsur.

a. Pengamatan Kegiatan pengamatan terhadap objek yang akan teliti, mengenai apa saja

yang ada dalam pengamatan kita.

b. Pengumpulan Pengumpulan informasi berarti mengadakan pengumpulan data dari hasil

pengamatan yang telah lakukan. Agar pengumpulan yang lakukan dapat sitematis, terlebih dahulu lakukan klasifikasi dari data yang ada.

c. Pengolahan Pengolahan berarti mengadakan pengolahan data yang telah dikumpulkan.

d. Penyajian

Informasi disajikan kepada orang yang akan mengambil keputusan. Dalam penyajian tersebut yang ditekankan adalah kesederhanaan agar tidak membingungkan orang yang mengambil keputusan.

e. Pengiriman /transmisi Pengiriman dilakukan jika orang membutuhkan informasi menginginkan

informasi tersebut dikirimkan kepadanya atau karena adanya perbedaan tempat tinggal.

f. Penyimpanan Informasi perlu disimpan untuk pengambilan keputusan karena pengambilan

keputusan tidak hanya dilakukan pada masa sekarang, tetapi juga masa pada yang lalu dan akan datang.

c. Penyajian Informasi

Data yang telah diproses harus dimasukkan ke dalam suatu bentuk laporan yang bermanfaat bagi manajer dan pemimpin prusahaan. Informasi verbal dapat disajikan dengan format teks dalam bentuk laporan, garis besar, daftar, artikel, atau buku. Informasi angka dapat disajikan dalam bentuk label atau grafik. Grafikyang biasa digunakan adalah diagram batang, diagram lingkaran, diagram grafis.

Hubungan antara data dan informasi adalah seperti bahan baku dan barang jadi, dengan kata lain, sistem pengolahan data memperlihatkan konsep bahwa informasi bagi seseorang mungkin dianggap bahan mentah bagi orang lain, sebagaimana barang jadi sebuah divisi manufaktur menjadi bahan baku bagi divisi lainnya.

Kesalahan yang dibuat dalam pengolahan data, mengakibatkan kesalahan penyajian informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan, sehingga dapat menyebabkan kesalahan dalam mengambil keputusan. Untuk itu, perlu diketahui. Beberapa hal yang harus diwaspadai dalam penyajian informasi, yaitu sebagai berikut.

1. Kesalahan dalam pengumpulan data pengukurannya.

2. Kesalahan dalam prosedur pengolahan data.

3. Ada data yang hilang.

4. Kesalahan dalam pencatatan data.

5. Penggunaan dokumen yang salah.

6. Kesalahan dalam pengolahan.

7. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja. Agar informasi yang sampaikan sungguh-sungguh bermanfaat bagi

manajemen dalam mengambil keputusan, penanganan yang teliti dan matang harus dilakukan. Penanganan yang teliti dan matang berarti:

1. Tidak melupakan bahwa system informasi yang dikembangkan untuk mempermudah tercapainya tujuan.

2. Bahwa sistem informasi yang dikembangkan dimaksudlan untuk mempertinggi kemampuan organisasi mengemban misinya.

3. Memperhatikan bahwa informasi akan digunakan untuk mengambil keputusan.

4. Mengidentifikasi sumber-sumber informasi yang dapat dan harus diolah.

5. Melakukan penanganan informasi yang terdiri dari langkah-langkah, pengumpulan data, klasifikasi data menurut sumber, fungsi dan sifatnya, pengolahan data, analisis data, interpretasi data serta penyimpanan data.