Struktur Organisasi

2.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi di Lembaga Pendidikan komputer Pratama Mulia disusun secara sederhana dengan memperhatikan asas kebenaran personel pada kebenaran tempat. Agar lebih jelas struktur organisasi tersebut disajikan dalam bentuk gambar sebagai berikut :

DIREKTUR Direktorat Pendidikan Komputer PRATAMA MULIA

PELAKSANA HARIAN DIREKTUR Direktorat Pendidikan Komputer PRATAMA MULIA

KEPALA BAGIAN SUPERVISOR

ADMINIST RASI UMUM DAN KEUAN GAN

A KAAN

KEEP DR

PE

SE SE

Direktur Pendidikan mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap kemajuan direktorat/lembaga yang dipimpinnya. Meliputi unsur pengembangan program pendidikan serta pengawasan kurikulum. Tugasnya :

1. Merencanakan, menyusun dan mengevaluasi rencana program di bidang

pendidikan kejuruan

2. Mengembangkan dan menerbitkan petunjuk-petunjuk pedoman kerja, kebijaksanaan dan prosedur-prosedur melalui otorisasi di bidang pendidikan untuk kegiatan pendaftaran peserta, pengaturan proses belajar, ujian dan kelulusan.

3. Merencanakan sumber-sumber kelembagaan untuk pelaksanaan program- program pendidikan serta mengendalikan dan mengawasi penggunaan sumber-sumber tersebut.

4. Menyediakan laporan-laporan (baik bulanan, triwulan, maupun tahunan)

tentang pengembangan pendidikan kejuruan pada Ketua Yayasan dan bila diperlukan pada pihak luar yang terkait.

5. Melaksanakan penilaian prestasi karyawan bawahannya untuk dapat dipertimbangkan penentuan jenjang kepangkatan dan skala gaji.

6. Mengkoordinasi, mengendalikan dan memberi penjelasan mengenai tugas- tugas yang harus dilaksanakan oleh bawahan.

7. Berusaha menambah relasi dan senantiasa memeliharanya demi 7. Berusaha menambah relasi dan senantiasa memeliharanya demi

8. Mengambil tindakan yang sifatnya darurat apabila diperlukan untuk selanjutnya melaporkan kepada Ketua Yayasan.

9. Melimpahkan tugas dan tanggung jawab kepada seseorang, apabila berhalangan hadir/tidak ada di tempat yang dikuatkan dengan surat keputusan atau lebih sebagai Pelaksana Harian Direktur Pendidikan

b. Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan

Kepala Administrasi Umum dan Keuangan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan dan pengendalian kebijaksanaan operasional lembaga dalam bidang pengelolaan, penggunaan, pengadministrasian, pemeliharaan serta mendukung pelaksanaan program pelayanan jasa pendidikan.

Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan membawahi antara lain: Keuangan yang meliputi (Kasir. Kas Kecil, Pembukuan), Administrasi Pendidikan, Front Office, dan Operasional yang meliputi (driver, security, house keeping). Tugas :

1. Bidang Administrasi Umum

1) Menyusun dan mengendalikan petunjuk-petunjuk pedoman kerja dalam hal kepegawaian, operasional dan pemasaran

2) Menyelenggarakan tata perundangan dan penyempurnaan metode organisasi

3) Menyelenggarakan statistik dan kearsipan bidang perkantoran.

4) Menyelenggarakan penyusunan rencana dibidang keadministrasian

5) Melaksanakan penilaian prestasi karyawan bawahannya, untuk dapat dipertimbangkan dalam penentuan jejang kepangkatan dan skala gaji, serta menyusun pengajuan kenaikan gaji seluruh karyawan secara berkala kepada direktur pendidikan

6) Mengendalikan, mengkoordinasi dan menginterpretasikan rencana keuangan tahunan lembaga termasuk proyeksi penerimaan keuangan, biaya-biaya, laba bersih, posisi kas dan kebutuhan-kebutuhan modal

7) Mengembangkan dan menerapkan sistem yang menyeluruh terhadap laporan-laporan keuangan yang berhubungan dengan hasil-hasil operasi (pendapatan) sebagai bahan informasi Direktur Pendidikan

8) Mengembangkan dan menetapkan kebijaksanaan prosedur-prosedur dibidang keuangan untuk kegiatan-kegiatan akuntansi, anggaran, perpajakan, perencanaan dan pengestimasian laporan-laporan keuangan serta pengukurannya

9) Menyediakan laporan-laporan perkembangan lembaga pendidikan kepada pihak luar (badan-badan pemerintah) yang berhubungan dengan data administrasi dan perpajakan

10) Mengkaji ulang dan menganalisa kemajuan keuangan lembaga, membandingkan hasil-hasil nyata dengan rencana-rencana yang sudah disetujui, membuat laporan-laporan rekomendasi untuk tindakan perbaikan jika diperlukan kepada Direktur Pendidikan

11) Mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas yang harus 11) Mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas yang harus

12) Mengambil tindakan yang sifatnya darurat apabila dianggap perlu, untuk selanjutnya melaporkan kepada Direktur Pendidikan

13) Bekerja sama dengan Kepala Bagian Pendidikan membuat proyeksi kelas untuk angkatan baru

14) Memeriksa berkas-berkas/surat-surat keterangan yang akan diajukan kepada Direktur Pendidikan

15) Merencanakan dan menyusun anggaran pendapatan dan belanja pendidikan kejuruan

16) Menyiapkan absensi Sumber Belajar dan melaporkan kepada Kepala Bagian Personalia pada akhir bulan sebagai bahan pertimbangan gaji karyawan

17) Menyiapkan dan menyusun pembayaran gaji tiap bulan dan mengatur pengeluaran uang untuk kebutuhan masing-masing bagian

18) Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang dipandang perlu oleh atasannya

19) Mengeluarkan uang untuk pembayaran gaji, perjalanan dinas kantor, tunjangan-tunjangan lainnya sesuai dengan peraturan yang berlaku

2. Bidang Administrasi Pendidikan

1) Memberikan pelayanan umum dan teknis dengan menyusun rencana kebutuhan perlengkapan lembaga yang berkaitan dengan pendidikan

2) Mengurus dan mengelola administrasi warga belajar baru dan warga

belajar lama, misal perpindahan kelas, penundaan kelas, warga belajar belajar lama, misal perpindahan kelas, penundaan kelas, warga belajar

3) Menyiapkan dan membuat laporan perkembangan warga belajar yang meliputi jumlah baru/lama, jumlah warga baru/lama, jumlah warga belajar yang lulus, jumlah warga belajar yang menunda kelas, jumlah warga belajar yang keluar

4) Menyiapkan dan menyempurnakan pelaksanaan pendaftaran warga baru, sistem pengajaran, sistem pengujian/tes-tes, kebutuhan ijazah dan pemakaian ruang

5) Membuat Surat Keterangan Tanda Belajar di LPKPM bagi warga belajar yang membutuhkan

6) Membagikan bahan-bahan tes kepada Sumber Belajar

7) Menyelenggarakan tugas-tugas lain yang dipandang perlu oleh Direktur Pendidikan

3. Bidang Operasional

1) Memberikan pelayanan umum dan teknis dengan menyusun rencana

kebutuhan perlengkapan lembaga

2) Mengendalikan pemakaian fasilitas kantor seperti : listrik, telepon, kendaran dan peralatan lain yang dipandang perlu agar tercipta efisiensi secara menyeluruh

3) Mengendalikan dan memelihara kebersihan, kenyamanan, keamanan

dan ketertiban lingkungan kantor

4. Bidang Keuangan

1) Menyusun dan menyiapkan Anggaran Pendapatan dan Belanja Lembaga baik rutin maupun berkala

2) Mengelola, mengendalikan, dan melaksanakan pembukuan penerimaan dan pengeluaran kantor

3) Melaksanakan pemeriksaan bon-bon barang dan kuitansi-kuaitansi pengeluaran

4) Menganalisa perkembangan deposito dan giro pada bank setiap hari

5) Menyiapkan dan membantu penyusunan laporan keuangan rutin (bulanan, triwulan dan tahunan) dan berkala kepada Direktur Pendidikan

6) Menerima dan menyiapkan uang pendaftaran/angsuran warga belajar dan selanjutnya secara berkala melaporkan kepada Direktur Pendidikan

7) Menyusun laporan penerimaan keuangan baik rutin (harian, bulanan, semester dan tahunan maupun berkala (sewaktu-waktu diperlukan)

8) Melaporkan penyediaan buku kuitansi pembayaran warga belajar.

9) Merencanakan dan mengurus uang tunai kas dari bank setiap mata anggaran dan mengevaluasi posisi keuangan untuk kepentingan efisiensi

10) Senantiasa melakukan koordinasi dengan Kepala Bagian Pendidikan dalam hal angsuran warga belajar

11) Memeriksa tagihan listrik, air bersih, koran, majalah, telepon dan setoran pajak

12) Menyiapkan laporan rutin dan berkala terhadap perkembangan keuangan 12) Menyiapkan laporan rutin dan berkala terhadap perkembangan keuangan

5. Bidang Front Office

1) Menerima tamu dan pesan untuk disampaikan kepada yang bersangkutan

2) Memberi informasi kepada warga belajar atau calon warga belajar yang memerlukan dan berusaha memberikan dorongan positif

3) Mencatat karyawan yang ijin meninggalkan kantor setelah membuat buku catatan pesan, nomor telepon dan interlokal penting

4) Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan bidangnya

5) Membantu kasir apabila diperlukan (merekap)

6) Membuat salinan daftar warga belajar per kelas yang akan di buka baik jam, tanggal dan bulan

c. Supervisor

Supervisor mempunyai tanggung jawab melaksanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan kebijakan operasional lembaga dalam pelayanan jasa pendidikan komputer. Tugas :

a Mengatur jadwal kelas, sumber belajar dan asisten sumber belajar komputer

b Mengatur dan mengawasi praktek laboratorium komputer

c Menyusun dan menyiapkan bahan-bahan latihan dan ujian

d Bertanggungjawab atas laboratorium komputer d Bertanggungjawab atas laboratorium komputer

bulan, semester dan tahun

f Menyusun laporan perkembangan warga belajar dalam bentuk laporan mingguan, bulanan, catur wulan dan tahunan

g Mengambil tindakan yang sifatnya darurat, untuk kemudian melaporkannya kepada atasan langsung

h Melaksanakan penilaian prestasi karyawan bawahannya untuk dapat

dipertimbangkan dalam penentuan jenjang kepangkatan dan skala gaji

d. Koordinator Laboratorium Komputer

a. Menjaga, merawat laboratorium komputer (maintanance & repair)

b. Melaporkan kepada supervisor setiap bulan masalah yang ada di laboratorium

c. Menyiapkan alat untuk pengajaran di laboratorium

d. Mengikuti seminar TI

e. Sumber Belajar

Sumber belajar mempunyai tanggung jawab terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar sesuai dengan bidang ilmunya masing-masing. Tugas :

a. Menyusun rencana pengajaran dan secara dinamis mengusahakan bentuk dan teknis yang tepat

b. Menyusun bahan-bahan pelajaran, latihan, ujian dan membantu penyediaan b. Menyusun bahan-bahan pelajaran, latihan, ujian dan membantu penyediaan

c. Membantu bagian administrasi pendidikan dalam urusan pengecekan angsuran/penagihan dan urusan warga belajar lainnya

d. Berusaha mengembangkan diri dengan memperluas cakrawala mengenai bahan dan teknis proses belajar mengajar dalam perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi masyarakat

e. Melaksanakan tugas-tugas yang dipandang perlu oleh atasan dan melaporkan kepada atasannya

f. Menciptakan iklim yang kondusif terhadap pelaksanaan belajar mengajar sehingga siswa (warga belajar ) merasakan nyaman belajar

f. Asisten Sumber Belajar

Asisten sumber belajar mempunyai tanggung jawab membantu kelancaran tugas Sumber Belajar terutama dalam pelaksanannya di laboratorium. Tugas :

a. Melaksanakan absensi warga belajar serta mengoreksi hasil-hasil ujian/latihan

b. Menyiapkan bahan-bahan pelajaran yang akan disampaikan oleh pengajar

c. Membantu bidang administrasi pendidikan dalam hal urusan dengan warga belajar

d. Mengawasi dan membimbing warga belajar yang sedang praktek di laboratorium

e. Mengatur warga belajar non aktif yang ingin menggunakan komputer

(Mengatur jadwal praktikum bebas)

f. Membuat evaluasi pelaksanaan kegiatan praktek komputer untuk kemajuan siswa

g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang dianggap perlu oleh atasan/ Sumber Belajar Komputer

g. Perpustakaan

Perpustakaan mempunyai tanggungjawab atas terselenggaranya pelayanan jasa peminjaman buku perpustakaan dan pemeliharaannya. Tugas :

a. Mencatat buku-buku yang dibutuhkan dan menyusun pengajuan berdasarkan skala prioritas

b. Melaksanakan pembukuan dan mempertanggungjawabkan denda buku yang terlambat dikembalikan

c. Memelihara/memperbaiki bahan pustaka agar tetap dalam keadaan baik

d. Menyusun pengajuan buku-buku perpustakaan

e. Mengadakan statistik harian dan menyusun laporan bulanan

f. Merencanakan dan merancang interior ruang perpustakaan agar selalu nyaman